Gérer les achats

[jeanyves31]

Bonjour,

Je suis boulanger-pâtissier.
Actuellement j’utilise un tableau Excel comme outil pour gérer les achats de matières premières.
Sans être un spécialiste, je voudrais utiliser ACCESS.
J’ai pensé à
- une table qui contiendrait pour chaque article : le nom, l’unité usuelle (kg, litre, à la pièce...), la destination (pâtisserie, boulangerie, magasin, la famille (farine, chocolat, emballage...)
- une table avec les prix offerts par les différents fournisseurs.

Ce que je voudrais comme fonctionnalités :
- quand je dois réapprovisionner, sélectionner l’offre du fournisseur le moins cher pour établir un bon de commande
- garder un historique des achats pour chaque article (je voudrais des statistiques par article et fournisseur pour négocier des nouveaux prix)
- avoir un formulaire pour valoriser le stock lors des inventaires (avec le prix du dernier achat).
Et sans doute, d’autres fonctionnalités qui m’apparaîtront utiles au fur et à mesure de ma progression.



Merci pour vos suggestions

[Richard_35]

Bonjour Jeanyves31,

Une petite demande pour, finalement, une grosse application...

Je te propose d'étudier ta future application jusqu'à la production de la liste des tables nécessaires avec les bonnes relations entre elles. Après, il faudra que tu "crapahutes" pour créer les requêtes, les formulaires, les états, etc...

Dans ton besoin, il y a trois parties qui sont des applications à part entière :

1. la gestion des matières premières ;
2. la gestion des commandes fournisseurs ;
3. la gestion du stock de ces matières premières.

Je te propose donc de segmenter l'analyse (la modélisation des tables) en trois parties (qui seront liées, en final).

2 questions préliminaires :

1. connais-tu VBA ?
2. es-tu à l'aise avec les requêtes/formulaires/états de Access ?

[marot_r]

Bonjour as-tu regadé ce qui existe sur le marché comme produits ?

Ce que tu demandes n'est pas très compliqué mais va nécessiter quand même un peu de temps.

Si tu veux faire cela selon les normes, il va te falloir :

• Une table des produits

  ClefProduit
  EstActif (pour pouvoir éléminer un produit des listes de sélection en conservant son historique de mouvement)
  

• Une table des destinations
• Une table des unités
• Une table des fournisseurs
• Une table des tarifs :

  ClefTarif
  ClefProduit
  ClefFournisseur
  PrixUnitaire
  ClefUnite
  DateDebutPrix
  DateFinPrix

• Table des mouvements de stock

  ClefMouvement
  DateMouvement
  ClefProduit
  Qte
  ClefUnite
  PrixUnitaireADate (C'est plus simples que de le trouver dans la table des tarifs)
  SensMouvement
  

Et cela c'est seulement pour l'architecture, après il te faudra faire des écrans de saisie et faire la saisie correspondante.

A+

[jeanyves31]

Envoyé par Richard_35

Bonjour Jeanyves31,

2 questions préliminaires :

1. connais-tu VBA ?
2. es-tu à l'aise avec les requêtes/formulaires/états de Access ?

Bonsoir Richard

Je me debrouille mais je ne suis pas un spécialiste....

@+

[jeanyves31]

Bonsoir marot_r

Pour l'instant je n'envisage pas de tenir un inventaire permanent, mais je retiens ton idée pour les tables.

@+

[Richard_35]

Il manque la table des familles.

...la famille (farine, chocolat, emballage...)...

Voilà, tu devrais tout avoir pour commencer... sachant qu'il sera difficile de développer toute l'application via le forum : personnellement, je ne m'y risquerai pas.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour jeanyves31,

Ton projet m’intéresse.

Il y a quelques années, j’ai développé pour ma fille (restauratrice) quelque chose qui ressemble à ce que tu expliques.

Chaque achat d’ingrédients coûteux était systématiquement encodé : date, fournisseur, produit, quantité, prix unitaire.

A l’origine, le but était double :

- tenir à jour un fichier avec le prix de ces ingrédients ---> calcul des prix de revient des recettes ;

- mais aussi, comparer les consommations « théoriques » (calculées d’après les ventes) avec la consommation selon les stocks. Mon idée étant de vérifier que les proportions renseignées sur ses fiches de recettes se vérifiaient dans la réalité. Cela a permis de corriger, mais aussi de constater le coût des pertes sur les marchandises périssables. On a pu aussi constater quelques, disons, « évaporations ».

Très vite, moins de 6 mois, le système a été abandonné : ma fille ayant décidé que cela lui demandait trop de travail administratif : je lui demandais trop souvent de faire un inventaire des marchandises en stock.

Je vois que comptabiliser les entrées/sorties n’est pas ton souci actuel.

Je crois qu’il serait possible de « récupérer » des morceaux de cette application pour ton usage.

Je cherche à occuper mon temps libre (surtout l’hiver !) en aidant ceux qui demandent de l’aide sur le Forum.

Si cela t’intéresse, je suis disposé à t’aider à réaliser un outil à tes mesures.

Mes conditions sont les suivantes :
- tu expliqueras plus en détail les besoins « métier boulanger-pâtissier»
- nous réaliserons ensemble un modèle avec des données anonymes, mais réelles (en permanence sur le forum)
- tu dois disposer d’une version compatible avec ma version Access2000
- les échanges doivent se faire d’une manière suivie, je suis parfaitement conscient que tu as autre chose à faire, mais je ne m’investis pas dans un système où les réponses arrivent quand j’ai déjà eu le temps d’oublier la question et son contexte.

Pour te donner une idée, voici quelques exemples de ce que j’avais fait :

* Un formulaire pour accéder à la table des prix unitaires des ingrédients



* Un double-clic dans la colonne Historique des prix, donne ceci :



* Le fait de taper homa dans sélection d’une marchandise, provoque ceci :



* A la demande pour un fournisseur,



l’état suivant :



* Pour l’encodage des factures, le fait de taper « cana », provoque le déroulement de la liste des items possibles.



* Le choix dans la liste entraîne ceci :



Le poste s’inscrit dans le 1er champ libre.
Le curseur est positionné pour encoder la quantité.
L’historique est affiché dans la fenêtre.

Et ainsi de suite, pour les autres postes suivis de la facture du 8/12 du fournisseur ISPC.

In fine, le clic sur Enregistrer, archive les données dans les tables concernées.


Si le coeur t'en dit, fais signe.

Quoi qu'il en soit, bon succès pour ton projet ... c'est du gâteau !

[ilank]

Bonjour à tous,
pour pouvoir mettre tes fournisseurs en concurrence tu as besoin de trois tables, une table pour les produits, une table pour les fournisseurs et une table de jonction produit-fournisseur pour établir des catalogues fournisseurs.

[jeanyves31]

Envoyé par ClaudeLELOUP

Bonjour jeanyves31,
Si le coeur t'en dit, fais signe.

Quoi qu'il en soit, bon succès pour ton projet ... c'est du gâteau !

Bonsoir Claude, c'est avec plaisir que j'accepte ton aide...

[ClaudeLELOUP]

Bonjour JeanYves31 et vous autres,

Je propose de progresser comme ceci.

Une BDD [Access2000] en pièce jointe pour servir d’exemple concret.
Elle évoluera au fur et à mesure.
Mon but est double :
1° construire l’application aux mesures de JeanYves31 ;
2° expliquer comment on fait techniquement, de manière assez détaillée, pour que des participants moins familiers avec la programmation puissent suivre au prix d’un effort raisonnable.
Si des points restent obscurs, posez la question.
Vos suggestions sont bienvenues.

Mes propositions sont « à casser ». Si vous avez mieux, proposez-le de manière concrète, par exemple en postant une version modifiée de la BDD.

Voici un début.
Pour la structure des tables, je me suis fortement inspiré des propositions des messages précédents
Il s’agit du formulaire qui va servir à administrer la table des Produits.
Si JeanYves31 est toujours d’accord, je lui demande d’étoffer la table tArticles au moyen du formulaire fArticles, avec des exemples du terrain.
L’objectif :
- faire émerger les réactions du type « ce serait bien si … » qui nous permettront d’affiner l’outil ;
- nous constituer un environnement de test réaliste.

Dans le post suivant : les explications relatives au formulaire fArticles

[ClaudeLELOUP]

Pour faciliter la lecture de la discussion, le post 21 intègre le contenu des posts 11 et 15, en les actualisant.

[jeanyves31]

Bonjour à tous

Comme Claude me la demandé j'ai ajouté à la table tArticles un certains nombre de produits représentatif....

Serai t il possible de limiter la liste dans le formulaire tArticles le choix de la Famille?
Je m'explique:

si on seléctionne comme Destination Pâtisserie, alors on aurai acces dans la liste déroulante Famille à: Chocolat, ovoproduits, Sucre, Fruits frais, etc...

si on sélectionne comme Destination Magasin, alors on aurai acces à Revente, Cartonage, etc....

si on sélectionne comme Destination Boulangerie, alors on aurai acces à Farine, etc....

La liste des Familles peut à terme devenir assez importante...

@+

[ClaudeLELOUP]

Bjr,
Ok, je prends en charge.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

Serait-il possible de limiter la liste dans le formulaire tArticles le choix de la Famille?

Pour prendre cette demande en compte, j’ai modifié le modèle de données pour y ajouter la notion de Catégorie et Sous-Catégorie (anciennement Destination et Famille)

[ClaudeLELOUP]

Pour faciliter la lecture de la discussion, le post 21 intègre le contenu des posts 11 et 15, en les actualisant.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour JeanYves31 et autres participants,

Pour vous documenter sur la notion de frontale et dorsale, voyez ici :

http://dolphy35.developpez.com/artic...sesreseaux/#LI

Ici, notre but n’est pas de travailler en réseau.
J’ai pensé, cette structure pour permettre de progresser en parallèle dans un environnement de test et dans celui des données opérationnelles.
Dans l’exemple que je vous propose, les deux BDD sont logées dans le même répertoire (peu importe lequel, mais le même).
Vous pouvez donc avoir un répertoire « en production » dans lequel vous logez les frontale et dorsale de production.
Et d’autre part un répertoire « pour tester » dans lequel vous logez la frontale à modifier et la dorsale de test.
Vous apportez les modifications aux différents objets (requêtes, formulaires…) et quand les tests sont terminés, il suffit de copier la frontale modifiée dans le répertoire opérationnel.
Sous réserve, bien entendu, que votre modification n’ait pas entraîné des changements dans la structure des tables (nouveaux champs, nouvelles relations, nouvelles tables…)

Attention, ce qui est d’application dans l’exemple en annexe ne vaut que :
- si dorsale et frontale se trouvent dans le même répertoire ;
- si la dorsale est nommée xxxxxxxData.extension et si la frontale est nommée xxxxxxxSoft.extension.

En effet, j’ai prévu, dans la frontale une Macro « Autoexec » qui, à l’ouverture de la BDD vérifie s’il y a lieu de rafraîchir les liaisons.
L’algorithme est basé sur la comparaison entre le nom complet (ex C:\MesDocuments\.......\ ACHATSData.mdb) de la BDD dorsale qui était utilisée lors de la précédente utilisation de la BDD (cette info est mémorisée dans la table système MSysObjects). Si vous avez changé le nom des BDD ou leur emplacement, il y aura un nouveau chemin et le processus se déclenche.

Cet algorithme, appelé par la macro Autoexec, est programmé dans le module mAchats. En voici le code :

Code :

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Public Function AttacheData()
Dim Db As Database, tdfLoop As TableDef
'Détecter s'il est nécessaire de rafraîchir les liens
If DLookup("Database", "MSysObjects", "Database <> null") = CheminData Then
      Exit Function 'le répertoire n'a pas été changé
   Else    'pour attacher les tables de data
      Set Db = OpenDatabase(CheminData)
         For Each tdfLoop In Db.TableDefs
                'dans cette boucle, pour chaque table dans data, ...
             If Left(tdfLoop.Name, 4) <> "MSys" Then '... pour les tables non système ...
                DoCmd.DeleteObject acTable, tdfLoop.Name ' ... on supprime
                                                ' la table correspondante dans Soft...
                ' ... et réattache.
                DoCmd.TransferDatabase acLink, "Microsoft Access", _
                      CheminData, acTable, tdfLoop.Name, tdfLoop.Name
             End If
         Next tdfLoop
         Db.Close
End If
MsgBox "La liaison a été rétablie entre " & vbLf _
              & CurrentDb.Name & vbLf & "et" & vbLf & CheminData(), vbInformation
End Function
 
 
Public Function CheminData()
' XXXsoft.mdb --> XXXdata.mdb
Dim i As Integer
i = InStr(1, CurrentDb.Name, "soft.", vbDatabaseCompare)
If i <> 0 Then
     CheminData = Left(CurrentDb.Name, i - 1) & "Data." & _
                 Mid(CurrentDb.Name, i + 5, Len(CurrentDb.Name) - i - 4)
  Else
     MsgBox "Le nom de la BDD n'est pas de la forme attendue xxxxSoft.extension", vbCritical
End If
End Function

Pour introduire cette modification à la Achats.mdb de départ, j’ai procédé comme ceci :

1° copier ACHATS.mdb en AchatsSoft.mdb et en AchatsData.mdb ;
2° dans AchatsSoft.mdb, garder (provisoirement) les tables MAIS supprimer les relations.
3° dans AchatsData.mdb, supprimer tous les objets autres que les tables.


Appel à testeurs
Je voudrais m’assurer que cela fonctionne avec des versions Access postérieures à 2000.
Pour tester, c’est simple :
Placez les deux BDD dans un même répertoire.
Ouvrez AchatsSoft.mdb ---> vous devez recevoir un message signalant le rafraîchissement.
Fermez et ouvrez à nouveau ---> plus de message.
Merci déjà.

Avertissement
Ce procédé risque de ralentir le fonctionnement.
Nous verrons plus tard si les avantages valent le prix de cet inconvénient.

[jeanyves31]

Bonjour à tous

Claude j'ai testé ta fonction sous Access 2010, pas de problèmes...

A la 1ere ouverture j'ai bien un message qui m'indique que la liason à été établi entre:
CheminComplet\AchatsSoft.mdb et CheminComplet\AchatsData.mdb

Pour les ouvertures suivantes ce message disparai.

Par contre j'ai un souci lorsque je veux modifier une Sous-Catégorie. Si je tape une nouvelle Sous-catégorie, j'ai la fenetre Ajout qui s'ouvre, je click oui, j'ai donc une nouvelle fenetre qui m'indique que je vais ajouter 1 ligne (...), je click Oui, et la j'ai un message d'erreur:
"Microsoft Access ne peut pas ajouter tous les enregistrements de la requête Ajout."

De même lorsque je souhaite encoder un nouvel article j'ai un message d'erreur:
"Erreur d'exécution '94':
Utilisation incorecte de Null"

@+

[ClaudeLELOUP]

Salut JeanYves,

Claude j'ai testé ta fonction sous Access 2010, pas de problèmes...

Merci, je crois dès lors qu'il n'y aura pas de problème avec les autres versions.

Par contre j'ai un souci lorsque je veux modifier une Sous-Catégorie. Si je tape une nouvelle Sous-catégorie, j'ai la fenetre Ajout qui s'ouvre, je click oui, j'ai donc une nouvelle fenetre qui m'indique que je vais ajouter 1 ligne (...), je click Oui, et la j'ai un message d'erreur:
"Microsoft Access ne peut pas ajouter tous les enregistrements de la requête Ajout."

Je dois examiner.
En attendant, peux-tu les ajouter, au préalable, à la main.
Je reviens sur le sujet.

De même lorsque je souhaite encoder un nouvel article j'ai un message d'erreur:
"Erreur d'exécution '94':
Utilisation incorecte de Null"

Ok corrigé : nouvelle Soft en annexe.


Ce soir ou demain matin, j'aurai terminé le formulaire d'encodage des prix.

@+

[ClaudeLELOUP]

La correction pour l'ajout d'une Sous-Catégorie.

[ClaudeLELOUP]

Présentation du formulaire fPrixFournisseurs




Points fonctionnels
* Lors de l’encodage de nouveaux enregistrements, certaines données de l’enregistrement précédent sont automatiquement reportées. C’est le cas pour Date de l’offre et le fournisseur.
* Dans la section Détail, les enregistrements défilent un à un, dans l’ordre : Fournisseur, Date.

* Dans la section Pied du formulaire, on affiche la récapitulation de tous les articles qui font partie de la même offre que celle de l’enregistrement en cours dans la partie détail. Les postes apparaissent dans l’ordre de leur encodage.

* Un double-clic sur le champ date ----> = la date d’aujourd’hui.


Particularités techniques
* pour le report systématique :
Voir dans module mAchats
Global FournisseurPrecedent As String
Global DatePrecedente As Date
Voir le code associé à l’événement « Après MàJ » de [zdtPrixFournisseurDate] et [zdlFournisseur]

En pièce jointe, l'état actuel de l'environnement de test