Gérer les achats

**ClaudeLELOUP** · 13/12/2010, 06h57

Pour faciliter la lecture de la discussion, ce post intègre le contenu des posts : 11 et 15.

Présentation du formulaire fArticles

Points fonctionnels

Ce formulaire est polyvalent en ce sens qu’il sert à la fois d’outil pour gérer la table tArticles, mais aussi de formulaire de recherche multicritères.

* Le formulaire est présenté à la fois :
- enregistrement par enregistrement, en mode simple dans la section Détail (les contrôles sont modifiables)
- en vue d’ensemble, en mode continu dans la section PiedFormulaire (les contrôles sont non modifiables)

* L’enregistrement actif dans le mode simple apparaît mis en évidence dans le mode continu.

* Un double-clic sur un contrôle d’une ligne du mode continu, provoque l’activation de cet enregistrement.

* Dans les listes modifiables, si l’utilisateur introduit un élément non encore prévu dans la liste, l’opportunité lui est offerte de l’ajouter dans la liste.

* Le contenu de la liste des Sous-Catégories est limitée aux cas compatibles avec le choix d’une catégorie

La source du formulaire principal fArticles

La source est en fait une requête qui sélectionne dans tArticles les enregistrements qui satisfont aux critères suivants :
- le nom de l’article : contient une chaîne de caractères spécifiée ou est vierge ;
- la destination : une valeur ou est vierge ;
- la famille : une valeur ou est vierge ;
- l’unité : une valeur ou est vierge.

A l’ouverture du formulaire, tous ces critères étant vierges, c’est l’entièreté de la table qui est affichée.
Dès que l’utilisateur modifie un critère, la source est réactualisée (Me.Requery).

Voici la requête qui va servir de filtre permanent

La requête qui va servir de source sera donc :

La source du formulaire en version continu
est construite en suivant le même principe.

Autres particularités techniques

* Voir les contrôles zdtArticleIdDestination, zdtArticleIdFamille et zdtArticleidUnite.
Ils ont une fonction technique ---> en rouge et non visibles.
Ils reçoivent la valeur de l’id correspondant au choix effectué dans les listes correspondantes.

* Examiner l’événement après MàJ de ces listes
l’instruction

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

 Me.zdtArticleIdFamille = zdlFamille.Column(0)

signifie que [Me.zdtArticleIdFamille] prend la valeur de la 1ère colonne de la requête qui sert de source à [zdlFamille] (column(0) car Access, ici, numérote à partir de zéro)

* La liste des Sous-Catégories est limitée aux cas possibles déterminés par le choix d’une Catégorie.
A la suite de mises à jour d’articles existants, il pourrait arriver que Catégorie et Sous-Catégorie deviennent incohérentes.
Exemple, à l’origine on a
Abricots sirop boite 3/1 Pâtisserie Ovoproduits
et comme notre ami veut maintenant faire du pain spécial au goût d’abricot, il modifie en
Abricots sirop boite 3/1 Boulangerie Ovoproduits
Pour cette mettre cette incohérence en évidence, j’ai prévu un formatage conditionnel pour ces deux champs.
Ce formatage fait appel à une fonction que voici :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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 Public Function CoherenceCategorie_SousCategorie() As Boolean
On Error GoTo GestionErreur
 
'      ? coherenceCategorie_SousCategorie
'en français : le idCategorie du formulaire est-il égal
              'au idCategorie que je trouve
              'dans la table tSousCategories avec le idSousCategorie du formulaire ?
              'si oui, il y a cohérence --> la fonction renvoie TRUE
CoherenceCategorie_SousCategorie = (Forms!fArticles!zdtArticleIdCategorie = DLookup("idCategorie", "tSousCategories", "idSousCategorie=" & Forms!fArticles!zdtArticleIdSousCategorie))
Exit Function
GestionErreur:
Select Case Err.Number
  Case 94  'nouvel article
    Exit Function
  Case Else
    MsgBox "Erreur inattendue dans CoherenceCategorie " _
                & Err.Number & "  " & Err.Description, vbCritical
  End Select
End Function

* Pour ajout éventuel d’une nouvelle Sous-Catégorie, voici le code

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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Private Sub zdlSousCategorie_NotInList(NewData As String, Response As Integer)
    If MsgBox("Voulez-vous ajouter " & NewData & " à la liste des SousCategories ?" _
           & vbLf & "Si oui, la Catégorie doit d'abord être complétée.", _
                        vbYesNo + vbQuestion + vbDefaultButton2, "Ajout") = vbYes Then
        DoCmd.RunSQL "INSERT INTO tSousCategories ( SousCategorie, idCategorie, OrdreListe ) SELECT """ & NewData & """ AS Expr3, " _
               & zdtArticleIdCategorie _
               & "  AS Expr2, DMax(""OrdreListe"",""tSousCategories"")+1 AS Expr1;"
        'En français:
        'insérez dans la table tSousCategorie,
        'pour le champ SousCategoie : la nouvelle valeur proposée ;
        'pour le champ idCategorie : la valeur de [zdtArticleIdCategorie] du formulaire ;
        'pour le champ OrdreListe : incrémenter de 1. ---> ajout à la fin.
        Response = acDataErrAdded
    Else
        Response = acDataErrContinue
        Me.zdlCategorie.Undo
    End If
End Sub

**ClaudeLELOUP** · 13/12/2010, 19h54

Bonjour JeanYves,

* Peux-tu dire :

quelles améliorations souhaitées pour fArticles ?
quelles améliorations souhaitées pour fPrixFournisseurs ?
le ralentissement dû à la scission Frontale/Dorsale est-il gênant ?

* Peux-tu poster une xxxData.mdb avec des données de test réalistes avec des prix fournisseurs.

* Décrire ce que tu souhaites comme formulaire pour établir tes commandes.

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Pour un début, j’ai écrit une fonction qui donne la liste des prix pour un produit donné.

Voici le code :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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Public Function BestOffre(Article As String)
'           ? BestOffre("Jaunes d'œufs")
Dim rst As Recordset, SQL As String
    'construire le sql de la sélection des offres remises pour ce produit
SQL = "SELECT  ""Prix : "" & Format([PrixFournisseur],""#,#0.00 €"") & ""   date : "" & [PrixFournisseurDate] & ""   chez : "" & [FournisseurNom] AS Offre "
SQL = SQL & "FROM tFournisseurs RIGHT JOIN (tArticles LEFT JOIN tPrixFournisseurs ON tArticles.idArticle = tPrixFournisseurs.PrixFournisseurIdArticle) ON tFournisseurs.idFournisseur = tPrixFournisseurs.PrixFournisseurIdFournisseur "
SQL = SQL & "WHERE (((tPrixFournisseurs.PrixFournisseur) Is Not Null) AND ((tArticles.ArticleNom) = """ & Article & """)) "
SQL = SQL & "ORDER BY tPrixFournisseurs.PrixFournisseur;"
    ' Ouverture du recordset
Set rst = CurrentDb.OpenRecordset(SQL)
    'si pas d'offres
If rst.RecordCount = 0 Then BestOffre = "|*|Pas d'offre": Exit Function
     'concaténer toutes les offres en parcourant le RecordSet
rst.MoveFirst
Do Until rst.EOF
   BestOffre = BestOffre & "|*|" & rst("Offre")
   rst.MoveNext
Loop
Set rst = Nothing
End Function

L’idée, c’est construire le sql de la requête dont voici le graphique :

Et ensuite, en lisant le RecordSet, produit par cette requête, concaténer toutes les offres présentes pour cet article.
Dans l’ordre croissant des prix.

Voir la requête rOffreParArticle, pour un exemple d’utilisation de cette fonction.
Elle pourrait servir comme point de départ pour construire le formulaire qui te servira à préparer tes commandes.

**jeanyves31** · 14/12/2010, 19h16

Bonsoir Claude

Désolé d'avoir tardé à te répondre, beaucoup de boulot en ce moment

Pour le formulaire fArticles
-> Possibilité de supprimer un article
-> Bouton ajouter
-> Bouton supprimer le filtre
-> Classer les sous catégorie par ordre alphanumerique

Pour le formulaire fPrixFournisseur
-> Possibilité de supprimer un article chez un fournisseur (notament en cas d'erreur de saisie)

Ensuite j'ai une erreur lorsque je souhaite saisir un tarif a une date différente:
Message -> "Vous ne pouvez pas ajouter ou modifier un eregistrement car l'enregistrement associé est requis dans la table tArticle"
Puis
Message -> "Impossible d'enregistrer cet enregistrement pour l'instant (...)"
Pourtant ces enregistrements sont bien présent dans la table tPrixFournisseur et dans la requete rOffrParArticle.
Au passage super cette requete

Pour moi je n'ai pas de problème de ralentissement dû à la scission Frontale/Dorsale

Maintenant pour mes commandes...

Je pense qu'il me faudrai un formulaire avec un systeme de recherche un peu comme dans le formulaire fArticle.

Je sélectionne le produit à commander et il faudrai afficher le tarif (le dernier en vigeur si tarif sur facture, soit le tarif "prix fournisseur" si il y a une offre pour le produit), pour chaque fournisseurs proposant le produit.

Ensuite il me faudrai simplement entrer la quantité à commandé (une fois le fournisseur sélectionné)

Voila comment je vois ce formulaire...

Encore Merci pour ton aide formidable

Bon je joint le fichier xxxData.mdb , ou j'ai entré pas mal de données

**ClaudeLELOUP** · 14/12/2010, 19h49

Bonsoir jeanyves31,

Merci pour le fichier de test qui est bien étoffé !

J'examine tes remarques et te reviens dans un jour ou deux.

Bon travail !

**ClaudeLELOUP** · 17/12/2010, 16h19

Bonjour jeanyves31,

Pour le formulaire fArticles
-> Possibilité de supprimer un article
-> Bouton ajouter
-> Bouton supprimer le filtre
-> Classer les sous catégories par ordre alphanumérique

Possibilité de supprimer un article :

Il suffit de sélectionner l’enregistrement

et enfoncer la touche <Delete>

Bouton ajouter
fait

Bouton supprimer le filtre
fait

Classer les sous catégories par ordre alphanumérique :
fait (voir la requête du contenu de la zone de liste)

Pour le formulaire fPrixFournisseur
-> Possibilité de supprimer un article chez un fournisseur (notamment en cas d'erreur de saisie)
Ensuite j'ai une erreur lorsque je souhaite saisir un tarif a une date différente:
Message -> "Vous ne pouvez pas ajouter ou modifier un enregistrement car l'enregistrement associé est requis dans la table tArticle"

Possibilité de supprimer un article chez un fournisseur
voir plus haut

Ajouter ou modifier un enregistrement
La requête Source n’était pas correcte. Maintenant OK.

**ClaudeLELOUP** · 17/12/2010, 16h23

formulaire fCommandes
________________________________________
Attention, une nouvelle table a été ajoutée au modèle.
Cliquez sur le bouton « Réattacher les tables » du tableau de bord.

Présentation du formulaire fCommandes

Points fonctionnels

Formulaire servant à construire une commande, éventuellement à plusieurs fournisseurs.
- Différents filtres permettent de limiter la liste des articles affichés.
- Les enregistrements articles dont les champs Quantité et Fournisseur ont été complétés sont colorés en jaune.
- Lorsque la commande est complétée, un clic sur le bouton « Imprimer les bons de commande » édite l’état suivant :

Points techniques : cela fonctionne en trois étapes

1ère étape construire la tables des données utiles pour la commande

Le formulaire est basé sur une table, tEncodageCommandes, qui est reconstituée à chaque utilisation du formulaire.
C’est le clic sur le bouton Encoder Commandes du tableau de bord qui provoque cette reconstitution.
Voici le code associé au clic de ce bouton :

Code :

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Private Sub btEncoderCommandes_Click()
Dim sql As String
'alimenter la table tCommandes
DoCmd.SetWarnings False
     'vidange de la table tEncodageCommandes
  DoCmd.RunSQL "DELETE tEncodageCommandes.EncoComArticle FROM tEncodageCommandes;"
     ' reconstitution
  sql = "INSERT INTO tEncodageCommandes ( EncoComArticle, EncoComUnité, EncoComOffres ) "
  sql = sql & "SELECT tArticles.ArticleNom, tUnites.Unite, bestOffre([ArticleNom]) AS Offres "
  sql = sql & "FROM tUnites INNER JOIN tArticles ON tUnites.idUnite = tArticles.ArticleidUnite "
  sql = sql & "ORDER BY tArticles.ArticleNom;"
DoCmd.RunSQL (sql)
DoCmd.SetWarnings True
DoCmd.OpenForm "fCommandes"
End Sub

Voici l’équivalent graphique de la requête ajout de ce code :

Cette requête utilise la fonction BestOffre que voici

Code :

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Public Function BestOffre(Article As String)
'           ? BestOffre("Jaunes d'œufs")
Dim rst As Recordset, sql As String
    'contruire le sql de la sélection des offres remises pour ce produit
sql = "SELECT  Format([PrixFournisseur],""#,#0.00 €"") & "" le "" & [PrixFournisseurDate] & "" : "" & [FournisseurNom] AS Offre "
sql = sql & "FROM tFournisseurs RIGHT JOIN (tArticles LEFT JOIN tPrixFournisseurs ON tArticles.idArticle = tPrixFournisseurs.PrixFournisseurIdArticle) ON tFournisseurs.idFournisseur = tPrixFournisseurs.PrixFournisseurIdFournisseur "
sql = sql & "WHERE (((tPrixFournisseurs.PrixFournisseur) Is Not Null) AND ((tArticles.ArticleNom) = """ & Article & """)) "
sql = sql & "ORDER BY tPrixFournisseurs.PrixFournisseur;"
    ' Ouverture du recordset
Set rst = CurrentDb.OpenRecordset(sql)
    'si pas d'offres
If rst.RecordCount = 0 Then BestOffre = "|*|Pas d'offre": Exit Function
     'concaténer toutes les offres en parcourant le RecordSet
rst.MoveFirst
Do Until rst.EOF
   BestOffre = BestOffre & "|*|" & rst("Offre")
   rst.MoveNext
Loop
Set rst = Nothing
End Function

L’idée, c’est construire le sql de la requête dont voici le graphique :

Et ensuite, en lisant le RecordSet, produit par cette requête, concaténer toutes les offres présentes pour cet article.
Dans l’ordre croissant des prix.

2ème étape : Ouvrir le formulaire et aménager sa source.
C’est la même philosophie que pour les formulaires fArticles et fPrixFournisseurs.
On se base sur la requête rFiltrefCommandes pour prendre en compte les critères de sélection de l’utilisateur.
Voici sa représentation graphique.

La source du formulaire correspond à ceci :

3ème étape : Ouvrir l’état de cette commande
La source : la table tEncodageCommandes en sélectionnant les enregistrements pour lesquels une quantité et un fournisseur ont été mentionnés.

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Examine à ton aise.
J'attends tes réactions pour continuer.

Cordialement.

**jeanyves31** · 17/12/2010, 16h52

Bonjour Claude

Je crois que tu as oublier le fichier...

Je suis impatient de pouvoir tester....

@+

**ClaudeLELOUP** · 17/12/2010, 16h59

Avec mes excuses.

**jeanyves31** · 17/12/2010, 21h24

Bonsoir Claude

Formidable ton travail!

Tout a l'air de fonctionner...Merci

J'ai une petite sugestion à faire...
En fait je trouve que dans le formulaire fCommandes, les offres des fournisseurs ne sont pas trop lisible...Surtout lorsqu'il y en a plusieurs pour un meme produit;

Serai t il possible de "regroupper" ces offres dans un sous formulaire? du style date, NomFournisseur, Prix

Je m'explique: lorsque on sélectionne un produit, on affiche automatiquement dans ce sous formulaire l'historique des offres, si elle existe.

Bonne soirée, @+

**ClaudeLELOUP** · 17/12/2010, 21h34

Salut,

Tu comptes conserver les offres ?

Mon idée était de ne conserver que la dernière offre pour chaque "article/fournisseur".

Donc s'organiser pour récolter les offres (tarifs que tu reçois sans doute) et les prix sur la facture.
Un nouveau prix pour un "article/fournisseur" chasserait l'info précédente.

Pourquoi aurais-tu besoin d'un historique des offres.
Historique des prix facturés, ça je comprends. Mais des prix offerts...

Quel est ton point de vue ?

**ClaudeLELOUP** · 17/12/2010, 21h51

A l'occasion, retire les pièces jointes périmées

20101211ACHATS.zip

20101214AchatsData.zip

**ClaudeLELOUP** · 18/12/2010, 11h20

Bonjour,

Vois si ceci te convient mieux :

Pour chaque enregistrement actif, les offres (actuellement max 10) s’affichent dans la section entête.
Un double-clic sur une offre affichée ---> le champ fournisseur est complété et le curseur se positionne sur la quantité à commander.

**jeanyves31** · 18/12/2010, 17h06

Bonjour Claude

Ta derniere version me convient parfaitement! juste une petite chose si c'est réalisable, ce serai de mettre dans une couleur différente l'offre la plus intéressante, mais bon c'est plus du "confort"....

Je ne souhaite pas garder l'historique des offres, d'ailleur ca ne servirait pas à grand chose. l'Historique des commandes oui....

Voila...
@+

**ClaudeLELOUP** · 18/12/2010, 17h09

C'est toujours la 1ère à gauche !
Elles sont classées dans l'ordre croissant des prix.

**jeanyves31** · 18/12/2010, 17h13

Envoyé par ClaudeLELOUP

A l'occasion, retire les pièces jointes périmées

20101211ACHATS.zip

20101214AchatsData.zip

heu suis nul! comment fait t'on pour retirer les pieces jointes...

**ClaudeLELOUP** · 18/12/2010, 17h18

Je ne souhaite pas garder l'historique des offres

Il faut donc prévoir, dans le formulaire d'encodage des offres, que :
- si pour cet article, il y a déjà une offre de ce fournisseur, il faut l'évacuer avant d'introduire la nouvelle.

OK ?

-------------------------

l'Historique des commandes oui....

Ce n'est pas plutôt les factures fournisseurs qui devraient servir de base.
Parfois, il ne peux livrer ce que tu as commandé et en plus, le prix pourrait être différent de celui stocké dans la tPrixFournisseurs.

**ClaudeLELOUP** · 18/12/2010, 17h22

heu suis nul! comment fait t'on pour retirer les pieces jointes

Tu cliques sur Tab. de bord dans le bandeau ci-dessus.
---> nouvel écran avec sur la gauche une bande bleue Tableau de bord
Tu cherches la rubrique pièces jointes et tu suis les instructions.

**jeanyves31** · 18/12/2010, 17h32

Envoyé par ClaudeLELOUP

Il faut donc prévoir, dans le formulaire d'encodage des offres, que :
- si pour cet article, il y a déjà une offre de ce fournisseur, il faut l'évacuer avant d'introduire la nouvelle.

OK ?.

Tout a fait ca

Envoyé par ClaudeLELOUP

Ce n'est pas plutôt les factures fournisseurs qui devraient servir de base.
Parfois, il ne peux livrer ce que tu as commandé et en plus, le prix pourrait être différent de celui stocké dans la tPrixFournisseurs.

Oui biensur c'est la facture qui doit servir... entre les ruptres, les prix qui changent....
Au faite ponctuellement certain produits peuvent être en "promo". Ce n'est donc pas une "offre", car ce tarif est limité dans le temps. Opération souvent lier à l'achat en grande quantité...
Peut être que lors de la validation du bon de commande, avec la facture, il serai bien de pouvoir le précisser, via une case à cocher par exemple.

@+

**jeanyves31** · 18/12/2010, 17h33

Envoyé par ClaudeLELOUP

Tu cliques sur Tab. de bord dans le bandeau ci-dessus.
---> nouvel écran avec sur la gauche une bande bleue Tableau de bord
Tu cherches la rubrique pièces jointes et tu suis les instructions.

Ok Merci!

**ClaudeLELOUP** · 18/12/2010, 17h42

N'oublie pas que pour traiter l'information, il faut encoder.
Tu dois éviter que l'utilisation ne devienne un fardeau !
A mon avis, quand le papier "commande" est imprimé, tu attends de recevoir la facture, tu vérifies et tu mets le bon à la poubelle (papier à recycler !).

Tu encodes la facture pour l'historique.
A cette occasion, on devrait peut-être décider (case à cocher) si le prix facturé doit venir remplacer le prix offert éventuel.

OK ?

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