Gestion de commandes achat

**CaiiLle** · 04/03/2013, 20h03

Jimbolion,

Je te fais parvenir les schémas rapidement je travaille dessus actuellement.

Les devis seront acceptés ou rejetés dans son intégralité.
- Si refus, les employés feront les changements adéquats
- Si acceptation, cette validation entraine la commande unique ou groupée en fonction des cas de figures (cf gestion des validations devis commande.docx)

Caiille

**jimbolion** · 04/03/2013, 21h03

CaiiLle,

Dans ce cas c'est parfait, il suffit juste d’intégrer un nouveau type dans ta commande (qu'on appellera statut) et qui prendra la valeur suivante : Devis ou Commande. Le fait d'être en commande correspond à la validation par le pôle (deux contraintes gérées par une seule opération).

Note bien ces évolutions dans ton modèle, car on risque d'oublier tout çà dans quelques jours. (établissement dans commande, suppression de la contrainte pole_id dans la table fournisseur...)

As tu un estimatif du temps qu'il te faudrait (si les règles en reste là) ?
Les mouvements de sorties doivent t'ils être gérés dans ton projet ? (factures clients....)

De mon côté j'ai une idée du temps qu'il faudrait pour quelqu'un qui maîtrise Access, mais je voudrais avoir ton avis et corroborer avec la durée de ton CDD ! (La définition du planning fait partie des tâches préparatoires à n'importe quel projet)

JimBoLion

**CaiiLle** · 04/03/2013, 21h59

Jimbolion,

Dans ce cas, la question concernant la passation d'une commande groupée lié à 2 ou 3 devis est-elle possible ?
Il est important de pouvoir regrouper les devis entre eux pour ne former qu'une commande finale (à laquelle la responsable indiquera 1 seul lieu de livraison).

Le CDD se termine vendredi. Mais comme j'ai dis au responsable du parc informatique, je me suis engagé à proposer un modèle cohérent, fiable et utilisable. Mon temps n'est pas compté. J'estime cet emploi comme une opportunité pour développer mes connaissances sur l'utilisation "poussée" d'ACCESS.

Pas de mouvement de sortie, type vente. Mais plutôt un mouvement de sortie par utilisation (en fonction des consommations inhérentes aux activités des pôles / établissements).

Je te fais parvenir les schémas idéaux des formulaires, requêtes et états.

Caiille

**jimbolion** · 05/03/2013, 05h35

CaiiLle bonjour,

Je profite de mon insomnie pour répondre à ton message.

Pour la partie modélisation, j'apporterai les modifications nécessaires au modèle afin de corriger les points suivants :

- Suppression de la contrainte id_Pole dans la table Fournisseur
- Rajout de l'établissement dans la table Devis
- Création d'un statut dans la table Devis/commandes (D = Devis, A = Accepté, R = Refusé) et donc d'une LOV (Type_Statut)
- Création d'une ternaire (table de jonction entre les devis et la commande effective). Attention cette table ne peut exister que si le devis est accepté ou rejeté en bloc. Cette table je te le confirme permettra d'associer n devis à une commande.

Une question : peut t'il exister plusieurs adresses de livraison ? (si plusieurs établissements impliqués dans une commande)

Pour la partie IHM fournie, les documents sont trop clairs, mais de ce que j'ai pu y déchiffrer l'analyse me semble cohérente. J'ai adopté une technique un peu différente dans la conception des écrans, mais cela ne reste ue de l'ergonomie (le principe y est).

D'autre part, et là c'est plus problématique ton CDD se terminant Vendredi et mes heures à t'accorder ne pouvant se faire qu'en dehors de mes heures de travail, il va être difficile de monter l'application. Pour la partie modélisation, hormis quelques retouches tu seras prêt ainsi que pour les prémices de l'analyse (il te faudra monter ton cahier tes charges afin de permettre à un développeur de créer le projet).

Un projet de ce type (relativement simple toutefois) nécessite un certain nombre d'écrans (une vingtaine), des contraintes (imposées par le code), des règles (calculs), des contrôles (validité des dates...), des accès à la base (type sql), des reports et éventuellement des règles d'épurations et archivage (devis rejetés, commandes > 1 an....)

Un projet de ce type (partie développement), pour quelqu'un disposant déjà de librairies et d'outils et maîtrisant parfaitement Access devrait mettre entre 8 et 10 semaines (à temps plein). D'ici Vendredi cela me semble illusoire et tiens même du miracle. Si tu arrives à convaincre tes responsables à prolonger ton CDD de 3 mois (qui sait ?), tu pourras leur proposer une solution prête à l'emploi.

Au vu du travail que tu as fourni et la peine que tu donnes,tu pourrais peut être les convaincre. Il y a des objectifs et des réalités.

JimBoLion

**CaiiLle** · 05/03/2013, 07h32

Jimbolion bonjour,

Peut t'il exister plusieurs adresses de livraison ?
Lorsque plusieurs établissements sont impliqués dans une commande, la responsable ne choisira qu'un seul et unique établissement de livraison (c'est certain!).

Il me semble impossible de convaincre de prolonger le CDD.

Dois-je leur faire comprendre qu'il faut simplifié la modélisation ? (suppression de la partie accès login ? suppression de la partie validation ? rendre la gestion des stocks manuelle et donc retirer l'automatisation (lorsque que la commande est confirmée) ?

Bonne journée,

Caiille

**jimbolion** · 05/03/2013, 08h03

CaiiLle bonjour,

Même en simplifiant au maximum ton modèle, tu disposes de 4 jours pour mener à bien le développement. Sachant que tu vas devoir poster des questions sur le forum, cela te permettra juste d'établir une ébauche avec quelques écrans (sans règles, sans code)... une maquette tout simplement.

Sur la modélisation, c'est quasi terminé... Je t'apporte les modifications dans la journée mais pour le reste c'est impossible même pour moi (excuse mon humilité mais 20 ans d'expérience sous Access).on

Donc je te laisse envisager la suite...

Tiens moi au courant

JimBoLion

**CaiiLle** · 05/03/2013, 08h50

Jimbolion,

Modélisation

Concernant la suppression de l'id_pole dans la table fournisseur, est-ce nécessaire ? Puisque comme je l'ai déja dis, le fournisseur MERCURO ne sera affilié qu'à 1 seul pôle (nous sommes en présence de [pole 1,n fournisseur])
Je réitère ma demande parceque je ne vois pas comment une requete ayant comme critère : Rechercher via le pôle, l'ensemble des fournisseurs du pôle. Exemple ; Pôle = Médical
Résultat = Fournisseur MERCURO 1, Fournisseur MERCURO 2, Fournisseur MERCURO 3, etc..

Développement
Bien que tu répondes à l'ensemble de mes problématiques, je ne vois pas quels types de questions dois-je poser sur le forum concernant le développement.

Je pensais simplement faire des formulaires rattachés entre eux pour favoriser "l'ergonomie" des saisies.

En cliquant sur les boutons au sein des formulaires, l'ouverture d'un formulaire attaché s'ouvre. Et il est possible de visualiser, de créer, etc..

Ainsi, comme dans la dernière version de la BDD envoyée, tu auras pu voir les deux formulaires fournisseurs. L'un utilisé pour les utilisateurs (sans possibilité de modification/suppression) et l'autre utilisé par les administrateurs (possibilité de modification, ajout, suppression). Je comptais établir le développement sur le même principe (Formulaire Produits).

Pour informations, il n'y aura que 5 utilisateurs "administrateurs".

Enfin, je suis dépité de voir que j'ai accepté une mission dépassant largement mes compétences. Je ne pensais pas que le projet serait aussi évolué lors de sa présentation première.

Merci en tout cas du temps que tu me consacres.

Caiille

**jimbolion** · 05/03/2013, 10h00

CaiiLle,

Tu trouveras ci-joint le modèle finalisé.

J'ai conservé le fournisseur au sein du pôle finalement. Cela permet à juste titre de contrôler qu'un fournisseur est bien rattaché à un pôle (remarque louable de ta part).

J'ai donc rajouté l'établissement dans le devis (renommé de commandes en devis en circonstance).

D'autre part une ternaire (Tbl_Devis_Commandes) permet d'inscrire l'ensemble des devis dans une commande (un filtre contrôle le statut devis : Accepté, Refusé ou Brouillon). La table commande possède également un statut (en cours ou Emis), cela te permet d'enregistrer n devis (Accepté) tant que la commande n'a pas été émise (dans ce cas plus d'ajout possible).

Il s'agit là d'un MLD (il te faudra rajouter des champs dans tes tables bien évidemment).

Je te rejoins lorsque tu dis qu'il faut des formulaires qui vont s'imbriquer les uns dans les autres (la création d'un formulaire et sous formulaire demande toujours reflexion).

Pour une bonne démarche, il te faudra donc peupler (alimenter) les tables pôles, établissements, users, produits, fournisseurs avec des cas précis pour commencer à valider tes formulaires. La pêche à l'info va nécessairement te prendre du temps.

Somme toute le projet est passionnant, il m'aurait vraiment plu de t'aider à résoudre çà avec toi mais en quelques heures à te dispenser cela me semble délicat.

Essaye sur les premiers ihm et tu verras...

Cordialement

JimBoLion

**jimbolion** · 05/03/2013, 10h04

CaiiLle,

Une petite rectif sur le devis (j'avais oublié de renommer les champs sur la table detail_devis)

Bonne journée

JimBoLion

**CaiiLle** · 05/03/2013, 12h23

Jimbolion,

J'ai déchiffré avec une certain joie le MLD que tu m'a proposé. C'est super.

Avant dernière question,

Tu as rattaché l'id_etablissement à la Tbl_Devis, ce qui nous permet de connaitre l'établissement à l'origine du DEVIS.

Dois-je intégrer la même contrainte pour la Tbl_Commandes, puisque la Responsable en validant les DEVIS, va genere la commande groupée est donc choisir un lieu unique de livraison ?

Par exemple :
Etape 1
- DEVIS N°D-001 passé par la contrainte - Etabl AAA/Médical/MERCURO/10 pansements
- DEVIS N°D-002 passé par la contrainte - Etabl BBB/Médical/MERCURO/20 pansements

Pour comprendre l'utilisation de la Tbl_Detail_Devis
Le salarié en créant son devis, va rechercher via la Tbl_Detail_Devis le bon tarifs (id_Tarif_FK) du produits à commander et nous ajoutons la quantité nécessaire.

Etape 2
Validation par le changement de statut du devis sur "accepté" par la responsable.

Etape 3
Création de la commande n° C-001, ajout de la date commande et du statut (en cours)

Etape 4
Création de la jonction Devis_Commande
ID_Commande_Devis = C-001 avec D-001 et C-001 avec D-002.

A ce moment précis, la commande C-001 ne possède qu'une ligne de commande intitulé "Pansement", "prix tarifs", "quantité = 30" (10+20) ?

Etape 5
Changement du statut de la facture (émis) !

Etape 6
Choix du lieu de la commande (d'où cette dernière question)

Alleluia

, les devis sont acceptés et la commande est émise. Nous pouvons reitérer le cycle de passation de devis/commande.

Suite à ta validation, je commencerai la création des formulaires et etats (pour les devis et commandes).

J'espère que tu arrives à suivre mon raisonnement.

Cordialement,

Caiille

**jimbolion** · 05/03/2013, 13h56

CaiiLle,

Jusqu'à l'étape 4 ok

C-001 avec D-001 et C-001 avec D-002. nous donne 2 lignes 10 + 20 ce qui donne 30 je te concede (mais tu ne cumule pas : ce sont deux lignes distinctes enregistrées dans la table détail : tu pourrais avoir deux tarifs differents).

Etape 5 : Changement du statut commande en emis (bloque l'ajout de devis dans la table)

Tu peux redescendre le pôle dans la table commande (redondance acceptable: cette zone était identifiable par le user qui valide et rattaché au pôle)

Le raisonnement est parfait

Ps. Au vu de ta réflexion et de tes efforts, juste un regret sur le délai. Mais tu es impressionnant par ton esprit d'analyse. Je suis certain que tu aurais pu faire de cette application un truc hypra pro.

Bonne continuation et bon courage

N'hésites pas si tu as besoin d'infos supplémentaires.

Lorsque la partie modélisation sera terminée, tu marqueras résolu pour ne pas mélanger les genres. Sur des questions d'IHM ou code les membres sont plus ou moins attirés par des sujets ou ils sont à l'aise. N'hésites pas à ouvrir plusieurs tickets si les problèmes sont différents.

JimBoLion

**CaiiLle** · 05/03/2013, 14h58

Jimbolio,

Je marquerai "résolu" dès que possible !!

Changement du statut commande en emis (bloque l'ajout de devis dans la table)
Dois-je paramétrer un code ou une macro pour que le blocage soit effectif ?

Dernière question

Concernant le raisonnement de la gestion des stocks.

Etape 1
Le devis est validé

Etape 2 - Entrée des stocks
Nous lancons la Tbl_Mouvement.

Est-ce que la saisie des informations est automatique concernant l'entrée en stock via :
- ID_Devis
- ID_Tarifs
- Type mouvement (entrée)

Ou l'entrée doit également ce faire manuellement qui dans un souci de "contrôle" des bons de commandes me parait la meilleure solution attendue.

Peut-être à lié à l'établissement ? (probablement effective via la table Tbl_Devis et le champs ID_Etablissement_FK)

Etape 3 - Sortie des stocks
L'employé entre dans la Tbl_Mouvement, est enregistre manuellement les informations de sortie.
- ID_Tarifs (renvoie aux produits)
- Quantité
- Type mouvement (sortie)
- Type nature mouvement (Utilisation [lié à l'activité normal de l'établissement], vol, casse, perte, etc...)

Lors de ces enregistrements de sortie, nous n'avons pas besoin de saisir un ID_Devis_FK.

Mais dans ce cas précis, nous ne savons pas pour quel établissement la sortie est effectuée ? Je pense à un rajout du champs (ID_Etablissement_FK ?)

En d'autre terme, est-il judicieux de rattaché la Tbl_Mouvement à la Tbl_Devis ?
- suppression de la relation Tbl_Mouvement / Tbl_Devis
- Ajout du champs ID_Etablissement_FK (lors de l'entrée et de la sortie)
- Cloissonnement de la partie gestion des stocks (entrée en fonction du contrôle des bons de commandes, sortie hebdomadaire liée aux besoins de l'activité des établissements)

Nous aurons ainsi le stock des produits (en fonction de leurs prix d'achat) répertorier par établissement (que ce soit en entrée ou en sortie).
Ce qui n'empeche pas la création d'une requete recherchant les stocks "produit" globale de la société !!

Franchement, je ne comprends la partie Gestion de stocks du MLD...

Après ta réponse, je te laisserai "en paix".

Bonne aprés-midi,

Caiille

**jimbolion** · 05/03/2013, 17h05

CaiiLle,

Etape 1 - OK

Etape 2 - Entrée des stocks

Dans ce cas 2 solutions :

a) soit une requête de type Insert (avec filtre sur le numéro de commande en jonction de la table detail-devis -> rapide à monter)

b) par code VBA : plus complexe mais avec un contrôle accru sur l'insertion.

Lorsque une commande est intégrée dans le stock, la magie du statut commande te permettra de positionner la valeur à Clôturée.

Etape 3 - Sortie des stocks

Gérer par un IHM (le log du User se fait à l'ouverture de l'applicatif) et te permet d'identifier l'établissement. Dans ce cas tu peux utiliser un contrôle interdisant la sortie par un user du pôle.
Tu n'as pas besoin d'identifier le devis_fk, mais tu peux renseigner la clé de redondance cyclique te permettant ensuite de retrouver le mouvement d'achat. Dans la table mouvement tu peux identifier si tu le souhaites le devis_Id (si je ne l'ai pas mis).

Aucun souci pour déterminer la liste des stocks par établissement (le typage de sortie te permettant également de gérer les vols)

Somme des entrées - somme des sorties = Quantité en Stock

Tu ne me déranges pas, je me permets de te répondre uniquement en fonction de mon temps disponible.

JimBoLion

**CaiiLle** · 05/03/2013, 20h25

Bonsoir Jimbolion,

Merci pour tout !!!

Je suis perdu, j'ai paramétré toute mes tables et enregistré quelles données dans chacune des tables. Dans l'utilisation "brute" de la BDD s'est parfait et s'est exactement ce que j'attendais.

Mais pour automatiser les procédures "gestion des commandes" et "gestion des stocks".
Je me sens incapable de continuer. Ça dépasse de loin mes compétences. Et même si je tentais, je n'arriverai même pas à expliquer mon projet aux personnes compétentes du forum concernant le développement.

Par exemple, lorsque je tente de créer le formulaire prise de Devis, il y a un problème.

Formulaire de la Tbl_Devis (ok)
Quoique l'identification par User passation ou User validation est un concept qui m'est inconnu.

Sous-formulaire Tbl_Détail_Devis

Ensuite tout ce complique !!
Je souhaite mettre en place une sélection par liste déroulante du fournisseur pour qu'ensuite je sélectionne le produit lié automatiquement avec le dernier tarif appliqué et ajout de la quantité.

Et je ne te parle pas encore de la partie validation du devis -> création de la commande finale.

Je ferai un point avec le responsable du parc informatique demain matin.

Bonne fin de soirée,

Caiille

**jimbolion** · 05/03/2013, 21h24

CaiiLle bonsoir,

Malgré tout, je t'ai prévenu que la mise en place d'un tel projet ne peut se faire en quelques jours.

Tout le travail et la ténacité dont tu as fait preuve me laisse penser que tu es tout à fait capable de réaliser ce projet à bout (un peu d'aide c'est sûr mais des compétences évidentes). Aucun membre de ce forum n'aurait mis autant de coeur à croire en la faisabilité d'une telle appli sur un temps aussi court.

Pour l'avenir je ne me fais aucun souci pour toi, la tâche était incommensurable.

Pour les quelques jours qu'il te reste sur ton CDD, j'ose à croire que tes responsables auront un minimum de reconnaissance.

En tout cas, je me suis donné à fond (et dans la mesure de mon temps) parce que j'ai senti que tu en valais la peine (et pourtant je suis de nature plutôt exigeante n'en déplaise à mes techniciens).

Bon courage et bonne chance

JimBoLion