Pierre Fauconnier

Si vous voulez performer avec Excel, il vous faut connaître les 5 piliers d'Excel



Salut


Dans ma pratique quotidienne d'Excel, que ce soit lors des formations que je donne ou lorsque je travaille avec mes clients sur leurs fichiers, j'entends souvent ceci:

• Excel c'est compliqué, on y arrive toujours mais quelle perte de temps;
• Moi et les maths, ça fait 2... Alors tu penses, Excel, j'ouvre ce truc le moins possible;
• Mais comment tu peux aimer ce bidule?
• Moi, je n'ai pas l'esprit logique, alors je n'y comprends forcément rien;
• ...

Objections, Votre Honneur


Les maths

Excel n'a rien à voir avec les maths. Faites-vous souvent des maths lorsque vous travaillez avec Excel? Allons allons. La plupart des classeurs que je rencontre se contentent de SOMME, MOYENNE, SI, RECHERCHEV et quelques autres fonctions. Pas vraiment des maths, ça. Combien de fonctions différentes utilisez-vous avec Excel? Parmi celles-ci, quelles sont celles qui sont vraiment liées au maths?

Au mieux, on pratique un peu d'arithmétique, et parfois, rarement, on touche les maths du bout des doigts

La logique

C'est vrai qu'il en faut. Un SI sans logique, c'est de suite plus compliqué. Mais souvent, vos SI seront aussi "compliqués" que: SI il fait beau ALORS je vais me promener SINON je reste au coin du feu... Pas de quoi en faire un fromage. Bon, j'admets que parfois, un SOMME.SI.ENS ou un SOMMEPROD (surtout le SOMMEPROD) demande un peu de travail au cerveau (oui oui, vous avez un cerveau et vous pouvez l'utiliser... ), mais généralement, on reste vraiment dans les bases de la logique.

Aimer ce bidule

On apprend à aimer ce que l'on connait. Apprenez, pratiquez, et vous commencerez, comme moi, à aimer ce bidule.

Excel c'est compliqué

Forcément, vu le nombre de fois où j'entends "Ca sert à quoi tes formations sur Excel? Tout le monde connait Excel"... Oui, c'est vrai. "Tout le monde" connait Excel, mais le connait en général très mal, et le pratique encore plus mal. Se former sur Excel, c'est aller à la découverte de ses possibilités, de ses outils. C'est comprendre comment articuler un classeur pour rendre les formules et les manipulations plus simples, plus compréhensibles, plus rapides...

Formez-vous à Excel et Excel deviendra un outil simple et agréable à utiliser. Et formez-vous autour des 5 piliers d'Excel


Les 5 piliers d'Excel

1. Les tableaux structurés

Les tableaux structurés ou tables de données constituent le premier socle d'Excel. Sans eux, tout devient vite "compliqué". J'ai écrit un tuto sur ces tables de données pour que vous puissiez les prendre en main, les maîtriser et faciliter votre travail bien plus que vous l'imaginez.

2. Power Query

Power Query est l'outil par excellence pour l'agrégation et la préparation de vos données pour l'analyse. Il est intégré à Excel nativement depuis la version 2016, mais vous pouvez l'utiliser à partir de la version 2010. Pour 90% de vos besoins d'agrégation de données, l'outil se pilote par clics et sa prise en mains demande à peine une journée de formation. En lien direct avec le premier piler, Power query récupère les données d'Excel sous forme de tableaux structurés et restitue les données en tableaux structurés.

3. Tableaux croisés dynamiques

L'analyse des données sans formules. L'outil est équipé pour regrouper les données et les analyser par segments, sans que vous ayez besoin de formuler. Les capacités d'analyse vont bien au delà de la somme et du tableau à double entrée. Vous pouvez calculer des sommes, des moyennes, mais aussi des écarts, en valeurs absolues ou en pourcentages sans devoir écrire la moindre formule.

Les trois premiers piliers sont véritablement le fil conducteur de l'analyse de vos données:

• Stockage dans des tableaux structurés;
• Agrégation et préparation avec Power Query;
• Analyse par segments avec les tableaux croisés dynamiques.

4. Les graphiques

Un dessin vaut mieux qu'un long discours. Traduit en Excel, cela devient: Un graphique vaut mieux qu'un long tableau de chiffres... Faire parler vos données, mettre en évidence les chiffres-clé, c'est le rôle des graphiques. Si vos données sont bien préparées, vos graphiques seront créés en quelques clics. En les appuyant sur vos tableaux croisés dynamiques, vous donnerez vie à vos données.

Si vous pouvez créer 90% de vos graphiques en quelques clics, Excel permet de la fantaisie et vous pouvez créer un Gantt, un graphique de type tachymètre, une jauge pour évaluer rapidement des KPI. Maîtriser les graphiques, c'est maîtriser "la façon de faire parler les données".


5. Les formules

Ben oui, quand même! Il faut bien y arriver, à ces formules. Même si les 4 premiers piliers permettent +/- de s'en passer pour des analyses rapides de vos données, la nécessité de savoir formuler pointera vite le bout du nez.

Ici aussi, on peut "faire compliqué": Ne pas se former, copier-coller bêtement des trucs vus sur le net sans les comprendre et donc sans les adapter, râler parce que Excel est méchant, il ne fait jamais comme je veux...

On peut aussi adopter une méthodologie, apprendre la syntaxe des formules et des fonctions, et en quelques heures de formations, exercices compris, devenir autonome dans l'art de formuler avec Excel.



Conclusions

Excel n'est pas un outil compliqué lorsque l'on l'aborde avec rigueur et méthode. Pratiquez en respectant "les bonnes pratiques", suivez les experts lorsqu'ils vous recommandent telle ou telle conception, n'ayez pas peur de remettre l'ouvrage sur le métier. En vous formant, même légèrement, sur ces 5 piliers, vous allez donner des ailes à vos classeurs, et je gage que vous prendrez goût à "ce truc compliqué de matheux"


Bonne semaine avec Excel!