Discussion :

[GroFlo]

Bonjour à tous,

Dans notre entreprise, nous utilisons Outlook 2016, dans le cadre du pack Office365 avec version desktop.

Nous sommes une toute petite entreprise de moins de 10 personnes, avec une salle de réunion.

Régulièrement, nous avons des rendez-vous téléphoniques ou des points internes à faire à plusieurs dans cette salle. Or comme nous n'avons pas de système de « réservation » de la salle, il arrive souvent que nous nous retrouvions à avoir besoin du lieu en même temps. On s'arrange assez facilement, mais c'est parfois un peu embêtant.
Nous avions créé il y a quelques temps un calendrier partagé de la salle, ce qui permettait d'inscrire des créneaux et d'en informer les autres. Mais le fait de devoir manuellement aller écrire un rendez-vous dans un second calendrier faisait qu'une fois sur deux, les infos n'y étaient pas, ou n'étaient pas à jour, etc.

Puisque lors de la création d'un rendez-vous outlook, il y a une case « emplacement », n'est-il pas possible d'avoir un système simple permettant par exemple d'écrire « salle de réunion » et que ça s'inscrive automatiquement dans un calendrier partagé de la salle ?
Ou voyez-vous d'ailleurs un autre système qui pourrait convenir ?

Merci par avance !

[jerome.vaussenat]

Salut,

En fait, tout dépend de ta configuration. Le top du top mais pour une boîte de 10 personnes ce n'est pas financièrement viable, c'est d'avoir Un serveur Exchange. Ce serveur démultiplie les fonction de travail collaboratif d'Outlook :
Partage d'agenda (comme celui d'une salle de réunion)
Notions de dossiers publics permettant d'avoir des dossiers de contacts, ... partagés avec une notion de sécurité (qui peut faire quoi)
Gestionnaire d'absence du bureau
...
Après il existe des solutions mais ...
https://www.google.fr/webhp?sourceid...ans%20exchange

[Oliv-]

Bonjour,
La question est de savoir où est hébergée la Messagerie associé à OUTLOOK ,
il faut créer un compte pour cette salle au même titre q'un collaborateur.

[GroFlo]

Nous avons bel et bien un serveur exchange.
Après quelques recherches, si j'ai bien compris, c'est à notre administrateur (nous avons un prestataire informatique) de créer un compte de ressource qui serait une salle de réunion, c'est cela ?

Mais en ce cas, quelle sera la marche à suivre pour nous concrètement ? Lors de la création d'un rendez-vous dans notre agenda, on inscrira la salle, et automatiquement si la salle est déjà prise ça nous le dira ?
J'aimerais avoir une petite idée du résultat final pour ne pas demander à notre prestataire quelque chose sans être certain que ça va correspondre à notre besoin.

Merci pour vos réponses !

[jerome.vaussenat]

Salut,

Effectivement, c'est l'admin du serveur qui créé la ressource.
En fait, la salle de réunion va être crée comme un utilisateur "humain".

Donc quand vous souhaitez organiser une réunion, vous recherchez dans le carnet d'adresses (liste globale) les personnes à inviter ET la salle de réunion. En plus quand on organise une réunion, le champ CC est remplacé par ressource ...

On peut donc "inviter" une salle de réunion, un vidéo projecteur. Ces ressources ont un agenda qui leur est propre. On peut donc savoir si elles sont disponibles.
Après, il y a un paramétrage pour que la salle "accepte" les réunions. Généralement c'est le principe du premier réservé, premier servi.

En espérant que mes explications t'ont permis de comprendre comment çà marche.
Sinon, n'hésite pas

[Oliv-]

Bonjour,
c'est tout à fait cela,
Lorsque tu vas créer ta réunion, dans l'"assistant Planification" tu ajoutes la salle comme un autre destinataire et tu vois si elle est libre.

ensuite quand tu envois ela réunion tu recevras un ar d'acceptation ou de refus de la salle.

il faut paramétrer dans exchange la salle pour accepter automatiquement les réunions

voir https://support.office.com/fr-fr/art...f-886ba2a6d36b

[GroFlo]

Super, merci pour vos retours.
3 points néanmoins où je ne suis pas certain de comprendre :

• vous dites qu'on peut voir si la salle est libre, mais cela suppose-t-il forcément d'aller dans l'onglet de planification, ou peut-il y avoir un message du type « ce rendez-vous se chevauche avec un autre rendez-vous dans l'agenda de la salle », un peu comme on a le message si on crée un rendez-vous sur notre agenda dont l'horaire se chevauche avec un rendez-vous existant ?
• à quoi sert la case « emplacement » s'il faut mettre la salle en destinataire ?
• enfin, si je réserve la salle en premier, mais finalement n'ai plus besoin de la salle (mais que je maintiens l'invitation de réunion à mes autres collègues), il me suffit de retirer la salle de la liste des participants pour la rendre de nouveau libre ?

Merci encore.

[Oliv-]

vous dites qu'on peut voir si la salle est libre, mais cela suppose-t-il forcément d'aller dans l'onglet de planification, ou peut-il y avoir un message du type « ce rendez-vous se chevauche avec un autre rendez-vous dans l'agenda de la salle », un peu comme on a le message si on crée un rendez-vous sur notre agenda dont l'horaire se chevauche avec un rendez-vous existant ?

Sur ma version ol2010 ce n'est pas possible il faut effectivement utiliser l'assistant, ou une macro.

à quoi sert la case « emplacement » s'il faut mettre la salle en destinataire ?

A indiquer où à lieu la réunion, la salle va s'y mettre si elle est en DESTINATAIRE

enfin, si je réserve la salle en premier, mais finalement n'ai plus besoin de la salle (mais que je maintiens l'invitation de réunion à mes autres collègues), il me suffit de retirer la salle de la liste des participants pour la rendre de nouveau libre ?

OUI ET ENVOYER LA MISE A JOUR