Discussion :

[VincentCA]

Bonjour à tous,

Chargé de la planification d’une équipe d’une 50aine de salariés, je souhaiterais pouvoir faire évoluer le système existant par un planning automatisé.
Malheureusement mes connaissances et mes compétences sur Excel rendent la tâche énormément complexe.
C’est pourquoi, j’aimerais pouvoir bénéficier de l’aide de ce forum pour me permettre de mieux travailler mon document.

En PJ, vous trouverez un classeur excel.
Les feuilles aa/bb et cc/dd sont des trames de planning comportant les horaires des salariés. Ces feuilles-là me sont envoyées par la secrétaire du service. Elles sont liées 2 par 2 pour permettre un affichage A3 dans le service mais concernent toujours une même semaine.
aa et bb = semaine6
cc/dd = semaine7

Chaque semaine, le classeur excel s’incrémentera de 2 feuilles supplémentaires.
1ere question : est il possible de concaténer les feuilles de telle sorte qu’elles s’affichent toutes sur une même feuille (en augmentant seulement le nombre de colonne et de ligne) ?

Sur ces trames, il existe un code couleur pour différencier les tranches horaires. Cela permet aux salariés de mieux reperer leurs horaires de travail.

La complexité du planning relève par les horaires qui peuvent varier en fonction des plages horaires / semaine, les absences dans la semaine ou la présence de RTT.
C’est pourquoi il existe du 6h00-13h00, du 6H00-14h00, 7h30-15h15, 7h30-16h15 ... Peut importe, ils agissent tous à travers le code couleur car le plus importante reste l’heure d’arrivée au poste (soit 6h, soit 7h30, soit 8h, soit 12h15 ou 13h15).
La deuxième complexité du planning relève d’horaire continu (une seule ligne/salarié) d’horaire non continu (deux lignes/salariés).

A ce jour, une de mes tâches en tant que manager :
- Inscrire manuellement sur une trame vierge telle cc/dd les postes où seront affectés les salariés en tenant compte de mes impondérables (tant de pers par poste sur telle plage horaire). Ce travail est fastidieux et répétitif.
Est-il possible de rendre cette tâche automatique en tenant compte des tranches horaires et d’une notion de répétitivité de la tache sur la semaine (certaines tâches sont plus contraignantes et pénibles).

- Afin de gérer une certaine équité sur le roulement des postes, je suivrai également le nombre de poste par semaine et par salarié (colonne V à AC).
Est-il possible de réaliser un cumulé au cours des semaines ?

Exemple attendu en feuille « exemple attendu » au mardi 16

En espérant avoir été clair.
Merci d’avance pour tout ce que le forum pourra m’apporter.
Bonne journée.
Vincent

[EricDgn]

Bonjour,

C'est très bien d'avoir mis la feuille "résultat attendu". Il faudrait aussi avoir un exemple des feuilles telles que reçues "du secrétariat".

Il est certainement possible de fusionner les feuilles pour n'en avoir que 1 par semaine.

Pour ce qui est des couleurs, le plus simple est d'utiliser la "mise en forme conditionnelle".
Ruban / Accueil / Styles / Mise en forme conditionnelle / Gérer les règles / Nouvelle règle / Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué ...
Exemple de formule pour poste commençant à 6h: =(GAUCHE(B6;2)="6."), pour poste commençant à 12h: =(GAUCHE(B6;3)="12.")Procédure à répéter/adapter pour toutes les conditions possibles.

Pour ce qui est de l'encodage, il faudrait regarder s'il n'est pas possible d'utiliser la fonction "validation de données".

Il y a un tas de tutoriels qui expliquent ces fonctions "mise en forme conditionnelle" et "validation de données".

Il faut absolument supprimer toutes les cellules fusionnées.

Ce n'est pas une bonne idée d'utiliser le point pour indiquer les heures. Il est vraiment préférable d'utiliser des : qui est le marqueur conventionnel, donc 12:00 , 12:15 , 12:30.

De ce que je vois, il serait préférable d'avoir 2 lignes par personne, la 2e étant laissée vide la plupart du temps. Cela simplifierait les comptages nécessaires pour la "répartition des tâches" sur la semaine.

Cordialement.

[VincentCA]

Bonjour,

C'est très bien d'avoir mis la feuille "résultat attendu". Il faudrait aussi avoir un exemple des feuilles telles que reçues "du secrétariat". les feuilles fournies par le secrétariat sont identiques à cc/dd sans l'exemple attendu du mardi 16. En fonction de l'aide que vous tous m'apporterez, je verrai avec le secrétariat comme améliorer la base de travail pour qu'elle satisfasse davantage au système de codage ou autre...

Il est certainement possible de fusionner les feuilles pour n'en avoir que 1 par semaine ça serait déjà super.


Pour ce qui est des couleurs, le plus simple est d'utiliser la "mise en forme conditionnelle".
Ruban / Accueil / Styles / Mise en forme conditionnelle / Gérer les règles / Nouvelle règle / Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué ...
Exemple de formule pour poste commençant à 6h: =(GAUCHE(B6;2)="6."), pour poste commençant à 12h: =(GAUCHE(B6;3)="12.")Procédure à répéter/adapter pour toutes les conditions possibles.c'est déjà ce qui est fait par la secrétaire. Quand je parlais de couleur, je souhaitais que le code couleur de la tranche puisse être un indicateur pour le positionnement automatique des postes

Pour ce qui est de l'encodage, il faudrait regarder s'il n'est pas possible d'utiliser la fonction "validation de données". avez vous une idée de ce que cela apporterait ?

Il y a un tas de tutoriels qui expliquent ces fonctions "mise en forme conditionnelle" et "validation de données".

Il faut absolument supprimer toutes les cellules fusionnées j'en ai déjà parlé a la secrétaire, en journée non continu code orange, il y aura 2 lignes. Puis pour les tranches horaires, actuellement fusion de 2 cellules, une premiere cellule avec la tranche horaire et le fond de couleur et une deuxième cellule avec le poste.

Ce n'est pas une bonne idée d'utiliser le point pour indiquer les heures. Il est vraiment préférable d'utiliser des : qui est le marqueur conventionnel, donc 12:00 , 12:15 , 12:30.Ok

De ce que je vois, il serait préférable d'avoir 2 lignes par personne, la 2e étant laissée vide la plupart du temps. Cela simplifierait les comptages nécessaires pour la "répartition des tâches" sur la semaine.ok

Cordialement. MERCI

[VincentCA]

Sur la nouvelle PJ, j'ai repris en planning 1, une version telle que la secrétaire me la transmet actuellement.
En planning2, j'ai apporté manuellement quelques modifications visant à rendre les horaires plus conventionnels par le remplacement d'un . par un :
J'ai également défusionné toutes les cellules ; cellule 1 de chaque colonne pour l'horaire, la cellule 2 pour l'affectation automatique du poste. Si horaire non continu, couleur orange, alors deux lignes pour un salarié (une ligne "matin" et une ligne après midi".

Merci d'avance,
Cordialement.

[EricDgn]

Bonjour,

Je proposerais de commencer par améliorer ce que fait le secrétariat.

Il pourrait déjà mettre tous les noms sur une seule feuille et utiliser pour la "mise en page" la fonction "Lignes à répéter en haut" pour que les 5 premières lignes soient automatiquement reprises à l'impression.

Par ailleurs, pourquoi 3 colonnes pour le samedi ? et même pourquoi 2 colonnes pour chaque jour ? Théoriquement cela devrait être plus simple pour lui s'il n'y avait qu'une colonne par journée, mais c'est peut-être obtenu via une autre application.

Enfin pourquoi une si grande taille de caractères ... qui oblige ensuite à mettre le zoom à 30%.

Je n'ai pas l'impression que la mise en forme conditionnelle soit utilisée, aucune règle n'étant présente.

En attaché, une proposition de mise en page pour ce qui concerne la taille des caractères et la mise en page (et pas les colonnes et la mise ne forme conditionnelle).

Pour la suite, pour vous permettre d'ajouter les postes de travail, le plus simple sera sans doute d'utiliser une macro pour passer de la présentation secrétariat à votre présentation.

Cordialement.

[VincentCA]

Bonjour, une nouvelle version qui prend en compte la défusion des cellules et 2 colonnes par jour : 1 pour l'horaire, la seconde pour l'affectation du poste en auto; MERCI

Bonjour,

Je proposerais de commencer par améliorer ce que fait le secrétariat. En attaché, une nouvelle version qui est la trame d'extraction de la secrétaire sur laquelle j'ai juste ajouté des règles conditionnelles.

Il pourrait déjà mettre tous les noms sur une seule feuille et utiliser pour la "mise en page" la fonction "Lignes à répéter en haut" pour que les 5 premières lignes soient automatiquement reprises à l'impression.

Par ailleurs, pourquoi 3 colonnes pour le samedi ? et même pourquoi 2 colonnes pour chaque jour ? Théoriquement cela devrait être plus simple pour lui s'il n'y avait qu'une colonne par journée, mais c'est peut-être obtenu via une autre application Oui il s'agit d'une extraction réalisée à partir d'un logiciel de gestion du temps et de planification.

Enfin pourquoi une si grande taille de caractères ... qui oblige ensuite à mettre le zoom à 30%. je suis passé à 100% en taille 11

Je n'ai pas l'impression que la mise en forme conditionnelle soit utilisée, aucune règle n'étant présente.

En attaché, une proposition de mise en page pour ce qui concerne la taille des caractères et la mise en page (et pas les colonnes et la mise ne forme conditionnelle).

Pour la suite, pour vous permettre d'ajouter les postes de travail, le plus simple sera sans doute d'utiliser une macro pour passer de la présentation secrétariat à votre présentation.

Cordialement.