Navigation

Inscrivez-vous gratuitement
pour pouvoir participer, suivre les réponses en temps réel, voter pour les messages, poser vos propres questions et recevoir la newsletter

  1. #1
    Membre confirmé
    est-ce légal ne pas créer de boite email pour un poste mais une redirection ?
    bonjour,

    on a un poste de secrétariat qui change souvant (turn-over...).
    à chaque fois on doit créer un compte mail, chaque fois on doit le garder et y penser à supprimer, à chaque fois on doit accumuler des comptes et des mots de passe....à chaque fois on doit se souvenir comment faire.... et à chaque fois on doit payer pour un compte en plus, un quota, une configuration....

    On nous a proposé une solution sans coût, et je voudrais savoir si c'est légal, autorisé ou pas du tout :

    Alors on va crée un compte de messagerie email secretariat@entreprise.fr une bonne fois pour toute et pour chaque personne en poste de secretariat , on lui créerera une redirection email nom.prenom@entreprise.com .
    On dit explicitement à l'employée que ce n'est pas un compte mail personnel, qu'elle ne doit pas recevoir de courrier personnel et dont l'accès sera terminé à la fin de son poste sans durée de rétention (contrairement au compte mail classique, rétention de 6mois je crois).
    Quand la personne écrira un mail, elle pourra le faire sous le nom de secratariat ou son nom à elle, mais la réponse arrivera toujorus dans la boite secrétariat donc elle a les accès.

    La salariée n'aura ainsi jamais de compte email à elle, juste un accès à la boite secrétariat (elle-seule biensûr durant la durée de son contrat et jamais simultanée avec une autre personne).

    voilà, est-ce légal ou pas , car on souhaite faire ça, pour tous les services clés : secretariat, comptable,rh...

    merci de vos avis.

  2. #2
    Expert éminent
    Citation Envoyé par clavier12AZQSWX Voir le message
    voilà, est-ce légal ou pas , car on souhaite faire ça, pour tous les services clés : secretariat, comptable,rh...
    ça va sûrement aider à créer une bonne ambiance de travail, la dépersonnalisation... « Tu es un pion, ne l''oublie surtout pas ! »
    les règles du forum - mode d'emploi du forum
    Aucun navigateur ne propose d'extension boule-de-cristal : postez votre code et vos messages d'erreurs. (Rappel : "ça ne marche pas" n'est pas un message d'erreur)
    JE NE RÉPONDS PAS aux questions techniques par message privé.

  3. #3
    Expert éminent sénior
    Citation Envoyé par clavier12AZQSWX Voir le message
    On nous a proposé une solution sans coût, et je voudrais savoir si c'est légal, autorisé ou pas du tout :
    je ne vois pas à priori ce qui est s'oppose et donc demeure interdit à une telle démarche.
    Cela s'apparente à de la domiciliation d'entreprise.
    Une entreprise peut très bien exister avec seulement une adresse postale...
    La théorie, c'est quand on sait tout et que rien ne fonctionne.
    La pratique, c'est quand tout fonctionne et que personne ne sait pourquoi.
    ( A Einstein)

  4. #4
    Membre confirmé
    Citation Envoyé par Mat.M Voir le message
    je ne vois pas à priori ce qui est s'oppose et donc demeure interdit à une telle démarche.
    Cela s'apparente à de la domiciliation d'entreprise.
    Une entreprise peut très bien exister avec seulement une adresse postale...
    c'est juste qu'on voudrait pas être poursuivi aux prud'hommes pour discrimination vu que certains employés auront une vrai boite mail et d'autres pas.

  5. #5
    Expert éminent
    Citation Envoyé par clavier12AZQSWX Voir le message
    c'est juste qu'on voudrait pas être poursuivi aux prud'hommes pour discrimination vu que certains employés auront une vrai boite mail et d'autres pas.
    Légalement, je ne vois pas de problème.
    Après il va falloir expliquer aux employés pourquoi toi et pas lui
    les règles du forum - mode d'emploi du forum
    Aucun navigateur ne propose d'extension boule-de-cristal : postez votre code et vos messages d'erreurs. (Rappel : "ça ne marche pas" n'est pas un message d'erreur)
    JE NE RÉPONDS PAS aux questions techniques par message privé.

  6. #6
    Membre expert
    Normalement c'est le contraire. On fait une "liste de diffusion" secretariat@entreprise.fr qui diffuse le mail a toutes les secretaires: alice@entreprise.fr, bob@entreprise.fr etc...

    Ca permet d'ajouter ou de supprimer des secrétaires facilement.

  7. #7
    Expert éminent sénior
    Sinon, option numéro 2 : une boite de service (ici secretariat) auquel ont accès les utilisateurs qui ont les droits.

    => Toutes les secrétaires ont leur propre mail.

    => Elles ont accès à la boite de service (et peuvent envoyer des mails en son nom)

  8. #8
    Membre confirmé
    Citation Envoyé par yento Voir le message
    Normalement c'est le contraire. On fait une "liste de diffusion" secretariat@entreprise.fr qui diffuse le mail a toutes les secretaires: alice@entreprise.fr, bob@entreprise.fr etc...

    Ca permet d'ajouter ou de supprimer des secrétaires facilement.
    on n'y avait pensé, le problème c'est que ça multiplie les mails et ne permet plus de traiter les mails comme une chose à traiter.
    La solution qu'on privilégie s'assimile à un partage de boite mail alors que la votre est une multiplication des mails sans contrôle (si un virus arrive ou un mail erroné ou délicat, il va être diffusé avant traitement...).

    Dans notre cas, la secrétaire du matin gère, puis laisse la main à celle de l'après midi après le tri et le reste-à-traiter...

  9. #9
    Membre confirmé
    Citation Envoyé par Carhiboux Voir le message
    Sinon, option numéro 2 : une boite de service (ici secretariat) auquel ont accès les utilisateurs qui ont les droits.

    => Toutes les secrétaires ont leur propre mail.

    => Elles ont accès à la boite de service (et peuvent envoyer des mails en son nom)
    bun non, ça revient à l'étape 0 : on ne veut pas avoir à gérer des boites en plus et la durée après fin de contrat et la sécurité et les quotas...

  10. #10
    Membre expert
    Citation Envoyé par clavier12AZQSWX Voir le message
    bun non, ça revient à l'étape 0 : on ne veut pas avoir à gérer des boites en plus et la durée après fin de contrat et la sécurité et les quotas...
    Alors d'accord la raison peut se comprendre. Mais aujourd'hui les services mail on normalement tous un tas de fonctionnalité pour aider à gérer tous cela, voir automatiser la plupart des taches.

    Quel service de messagerie utilisez-vous ? Peut-être qui existe déjà des fonctionnalités natives qui pourrai vous aider à ressourdre ce problème.

    Votre approche ressemble à :
    - Bon j’ai ce bout de code qui pose soucie
    - D’accord bah supprimons ce bout de code. Tu as toujours le soucie ?
    - Bah non…
    - Voilà problème réglé*

    *Discussion totalement fictive bien sur…
    Ce post à été écrit par un panda
    Apollo 11 - AGC revue de code
    -- qwerty keybord

  11. #11
    Membre chevronné
    Citation Envoyé par clavier12AZQSWX Voir le message

    On dit explicitement à l'employée que ce n'est pas un compte mail personnel, qu'elle ne doit pas recevoir de courrier personnel et dont l'accès sera terminé à la fin de son poste sans durée de rétention (contrairement au compte mail classique, rétention de 6mois je crois).
    Quand la personne écrira un mail, elle pourra le faire sous le nom de secratariat ou son nom à elle, mais la réponse arrivera toujorus dans la boite secrétariat donc elle a les accès.
    Comment cet employé fait-il pour gérer les mails personnels qu'il doit envoyer dans un cadre professionnel?
    Contact avec la RH, demande de congé, envoi de justificatifs divers?

  12. #12
    Membre expert
    Citation Envoyé par clavier12AZQSWX Voir le message

    La solution qu'on privilégie s'assimile à un partage de boite mail alors que la votre est une multiplication des mails sans contrôle (si un virus arrive ou un mail erroné ou délicat, il va être diffusé avant traitement...).
    Je comprend pas?!

    Les boites mail, incluant les listes de diffusions sont gerees par le systeme de mail . Exchange ou Gmail Pro le plus souvent. Le mail est recu et filtré (anti virus anti spam) comme les autres.


    Y'a deux facons de gerer ce que tu veux et c'est un probleme humain (formation) dans les deux cas. Chaque secretaire ayant sa boite mail.
    Premiere option. Les secretaires utilisent le "repondre a tous" quand elles traitent les emails (inclus le secretaire@entreprise.fr pour que toutes les secretaires voit la reponse). C'est simple et ca permet de voir qui traite de quoi.
    Deuxieme option. Les boites mails des secretaires sont configurees pour repondre comme si l'email provenait de secretaire@entreprise.fr. Ca permet de cacher le nom de la secretaire au destinataire (externe). Ca fout la merde en pratique, chaque secretaire a des email internes et prives (paie par example) qui devraient etre uniquement etre en son nom et pas partir accidentellement sans nom ou revenir au secrétarait tout entier. Bonne chance pour expliquer aux secretaires qu'elles doivent reconfigurer outlook en fonction du message qu'elle veut envoyer et de comment elle veut apparaître au destinataire.


    La solution c'est la premiere, utilisee par 99% des entreprises et tres largement supporté par les services d'emails. J'ai gere de l'email sur de l'entreprise de 20 a 250 000 personnes, je pense que c'est ce que tu recherches.

    Le 1% restant c'est principalement des tres petites entreprises qui essayent de sauver les 5 euros par mois par boite mail, en faisant des emails generiques partagees par plusieurs personnes, pas de compte personnel. Est-ce que le prix de la boite mail pour la seconde secretaire est vraiment bloquant pour vous?

    P.S. Si vous voulez quelque chose de plus avance, par exemple s'assurer que chaque message est suivi et traite, on peut regarder dans des solutions de suivi de demandes (tickets).

  13. #13
    Membre confirmé
    merci yento pour cette réponse vaste.

    Mais il n'y a pas que le prix , des qq euros par mois qui compte, il y a aussi la souplesse du turn-over.
    Nous n'avons jamais plusieurs personnes à ce poste en même temps, juste une qui change régulièrement.
    Dans votre explication, vous parlez de boîte de messagerie alors que moi je parle de compte, ce sont 2 choses différentes surtout sur le plan chronophage des choses à traiter quand on change une identité. NE pas avoir à avertir les partenaires externe par exemple, qu'ils peuvent toujours écrire à secretariat@machin au lieu de nom.prenom@..

    Les listes de diffusions sont totalement à l'opposé de notre besoin : déjà pas plusieurs personne en même temps, et surtout ça multiplie les mails (un mail sera présent dans plusieurs endroit en même temps ce qu'on ne veut pas, en plus ça engendre du réseau..).

    Au moment du changement de poste, avec la solution "redirection", on n'a pas à fermer une boite, attende 6mois que la personneait vider sa boite, penser à supprimer le compte, changer le mot de pase, les erreurs de mail ,la reconfiguration du compte de la prochaine personne...Etc non rien de tout ça. Là on aura juste à changer le mot de passe du compte secretariat et créer une redirection de la nouvelle personne en poste et renommer son "envoyé en tant que"....

    Je clos le sujet, tout ête d'accord pour dire que c'est donc légal.

  14. #14
    Expert éminent
    La difficulté de légalité sera peut etre dans les mails personnels de travail.
    Rh congés etc...

    Si tes procédures prévoient une communication par email ascendante ou descendante, elle doit cette fait en nom propre et pas que un compte générique.

    Tu ne voudrais pas que secrétaire numéro 2 puisse savoir que secrétaire numéro 1 à été licencié, quelle à demande des congés de maladie ou quelle puisse accéder aux bulletins de salaire ou aux primes...
    Mon profil linked in

    Chez Adaptive, nous cherchons un dev senior python / Cloud sur Toulouse sud.
    Nous diffusons de la presse digitale à bord des avions avec les plus beaux partenaires !

    Envoyez moi un mp

###raw>template_hook.ano_emploi###