Architecture SP pour Gestion Affaires / Dossiers / Experts/Avocats
Bonjour,
Je suis débutant dans SP Online. J'ai un abonnement Office 365 Business Premium, et donc accès à SP Online, PowerAutomate (Flow)...
Pour mon job, expertises / diagnostics bâtiments & assurances, j'ai besoin de gérer plusieurs "affaires" ou "dossiers" en parallèle. Je sais qu'il existe des logiciels prêts à l'emploi pour les diagnostiqueurs ou les experts assurances / judiciaires / avocats, mais ils sont souvent très cher, complexes, pas multiplate-forme, et ne répondent pas mes 2 besoins (diag / expertise) en même temps. Pour la facturation/devis, j'ai déjà une service en SAAS proposé par le comptable.
Mon objectif, ou besoin, est d'avoir une base de donnée de l'ensemble de mes affaires, en cours ou archivées, que je puisse consulter à tout moment, quelque que soit le device (PC / Mobile / iOS / Android), et utiliser les informations contenues dans cette base de donnée pour générer automatiquement des document .docx et .xlsx (comme un publipostage) et des entrées dans l'agenda Outlook...
Par exemple, un client me saisi pour une expertise à son domicile, il me faut créer une nouvelle affaire, avec une référence unique (ma référence de dossier qu'il me faut rappeler dans mes courriers/emails/Devis/Factures), qui contient les coordonnées du client, l'adresse du chantier, les coordonnées et références de son assureur, de l'expert et avocat (et parfois il peut y avoir plusieurs parties dans une même affaire), puis provoquer des réunions et envoyer des convocations aux différentes parties, par email ou courriers. Puis rédiger des comptes rendus et rapports.
Pour l'instant, je gère cela manuellement, en créant des dossiers dans OneDrive, avec parfois des erreurs de numérotation dans les références, des fichiers excel qui me servent à remplir mes modèles de document Word avec des collages avec liaison, je tente de tenir à jour manuellement mon agenda Outlook, et mes email Outlook avec des sous répertoires pour chaque affaire, mais c'est finalement très fastidieux et chronophage (beaucoup de copier/coller et beaucoup d'erreur à la clé).
Je pense que SP + PowerAutomate possède tous les ingrédients pour répondre à mes besoins.
Je me suis lancé en créant plusieurs listes dans un même site que j'ai appelé "Dossiers" : Contacts DO, Contacts Clients, Dossiers
Contacts DO = liste de contact récurent (mes apporteur d'affaire)
Contacts Clients = liste des contacts facturés
Dossiers = liste contenant les colonnes : Référence dossier, Type Dossier, Adresse chantier, Client, DO, Réf. DO, Réf. Client....
La référence dossier se numérote et incrémente automatiquement grâce à un flux PowerAutomate (sous la forme AAnnn)
Donc chaque ligne de ma liste correspond à un dossier/affaire.
Néanmoins, je ne pense pas que ce soit la bonne architecture.
Ne serait-il pas mieux que chaque dossiers correspondent à un "site" dont le titre serait ma référence de dossier ?
Dans lequel, il y aurait une liste "les parties" (contenant les contacts avec leur référence, leur qualité d'intervention (expert/assurance/avocat)), une liste "RDV", des "documents" générés à partir de modèles, pré-remplis avec les informations des listes "RDV" et "Les Parties" pour générer automatiquement les courriers/e-mails avec les dates / lieux des RDV, adresses et références correspondantes, des rapports pré-rempli avec les informations de base de chaque affaires... (je crois Power Automate pourrait faire cela)
Par ailleurs, j'utilise un logiciel qui s'appelle Kizeo Forms, qui permet de créer des formulaires, utilisables sur iOS/Android, avec une grande variété de champs (Adresses, sliders, photos, schéma, calcul, tableaux...) pour saisir des données sur le terrain. Ces informations peuvent ensuite être injectés dans des modèles de documents Word/Excel/Pdf pour générer des rapports, compte rendus... Cela m'est très pratique, et il est possible de connecter cette application à des listes SharePoint, pour que SP soit une source de donnée, ce qui serait top pour moi, car cela m'éviterait de re-saisir dans les formulaires Kizeo Forms les informations déjà existante dans SP (comme l'adresse du client, du chantier, les références...). Le problème, c'est que si j'éclate ma liste de dossiers/affaires en "plusieurs sites", je pense que je ne pourrais plus envisager cette connexion.
En gros, je patauge, et je ne sais pas quelle direction de développement je dois prendre pour répondre à mon besoin.
Toutes mes excuses pour cette longue lecture, et merci d'avance à ceux qui seront arrivés jusqu'au bout de ce post, et pourront m’aiguiller.
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