Discussion :

[Bélimaigle]

Bonjour à tous,
Je suis très débutant sous Access, j’essai de créer une Bd me permettant la gestion des RH. Elle est composée
de 13 tables :
1) Employé : IdEmployé- Nom- Prénom- Date naissance…
2) Situation Pro Actuelle: IdSitPro- Date recrutement- Grade-Indice …
3) Localité: IdLocalité- Entité- Date affectation…
4) Imputations : IdImp- Imputation
5) Catégories : IdCtg- Catégorie.
6) Corps : IdCorps- Cadre.
7) Grades : IdGde- Grade.
8) Positions : IdPos- Position- Date pos.
9) Notation : IdNote- Note- Année- Appréciations…
10) Nouv Sit Pro : IdPromotion- Genre- Date promotion- Nouv grade-Nouv Indice…
11) Congés : IdCongé- Type(Annuel-Maladie-Maternité…)
12) DétailsCongé : IdDétail- Cumul- Année- Durée- Date départ…
13) Formations : IdForm-Thème- Durée- Date début...

Remarque : Les tables sont encore vides et ne disposent pas de clés étrangères.

A savoir :
• un employé à :
* une seule situation professionnelle actuelle,
* une seule localité (tenir compte historique en cas de changement de localité)
* une seule imputation budgétaire (Il existe plusieurs imput budg).
* une seule note professionnelle pour chaque année (tenir compte d’avoir un historique
des années,
* Une seule position (Pos : en activité- Muté- Révoqué- Retraité…)
* plusieurs promotions ds sa carrière pro (Nouvelles situations pro.).
Pour catégories, il y’a plusieurs Ctg (ex : personnel administratif- personnel technique,…)qui regroupent
plusieurs corps(ex : Ingénieurs et architectes- Techniciens,…), un corps regroupe plusieurs grades
(ex :Ingénieurs en chef- Ing princ- Ing.- Arch en chef,…) et enfin, un employé peut subir plusieurs formations
et stages.

Mon problème c’est que je ne sais pas établir de relations quand le nbre de tables dépasse 2, j’ai essayé mais
je n’y arrivais pas. Tous que j’ai cru savoir c’est :
- Relier T_Localité avec T_Employé (1 ----- n)
- Relier T_Catégories avec T_Corps (1 ----- n)
- Relier T_ Corps avec T_Grades (1 ----- n)
- Relier T_ Congés avec T_DétailsCongés (1 ----- n)

Pour le reste, à vrai dire je ne sais pas. Je serais très reconnaissant pour votre aide et merci d’avance.

[fsmrel]

Bonsoir Bélimaigle,

Les tables sont encore vides et ne disposent pas de clés étrangères.

pour définir les clés étrangères, il faudrait déjà que les clés primaires qu’elles référencent le soient d’abord...


Créons par exemple la table CATEGORIE :




Définissons une clé primaire pour la table, construite sur la colonne IdCtg. On ne sait pas quelle est votre version d’Access, supposons qu’il s’agisse d’Access 2013. Pour définir la clé primaire de la table, on peut utiliser l’icône « Primary Key » de l’onglet « DESIGN » :






Ou encore sélectionner la colonne (les colonnes au besoin) et effectuer un clic droit :





Au résultat :



Le type de la colonne est ici une spécialisation du type entier (long), à savoir un auto number (incrémentation automatique), mais vous pouvez préférer tout type qui vous convient.

De la même façon, on définit aussi la structure de la table CORPS, sans oublier de mettre en oeuvre une colonne, appelons-la IdCtg, permettant plus tard d’établir une relation de clé étrangère avec la table CATEGORIE, puisqu’un corps fait nécessairement référence à une catégorie :





Puisque la colonne IdCtg de la table CATEGORIE est du type entier long, la colonne IdCtg doit être du même type, sinon ça coincera lors de l’établissement des clés étrangères. Il va de soi qu’un corps fait obligatoirement référence à une catégorie, d’où « Required » valorisé à « Yes ».

On procède de la même façon pour la table GRADE :




A son tour, la table EMPLOYE fait référence à la table GRADE (colonne IdGde) :





Passons à l’établissement des relations entre tables. On passe par l’onglet « DATABASE TOOLS » et on clique sur « Relationships » :





Un plan de travail apparaît, dans lequel, par clic droit, on provoque l’affichage d’une fenêtre dans laquelle on choisit « Show Table... » :




Apparaissent alors les noms des tables existantes :




Par CTRL-clic , on sélectionne les tables à associer :




Ces tables apparaissent, sans associations, bien entendu :




Pour associer CATEGORIE et CORPS, on effectue un glisser-déposer depuis la colonne IdCtg (table CORPS) vers la colonne IdCtg de la table CATEGORIE :



Cela provoque l’ouverture d’une fenêtre « Edit Relationships », dans laquelle on coche la case « Enforce Referential Integrity » :




On clique sur le bouton « Create », et l’association est établie :





On poursuit avec les associations entre GRADE et CORPS, EMPLOYE et GRADE :




Etc.

[Bélimaigle]

Bonsoir fsmrel,
merci beaucoup pour votre aide,
Pour la suite, j'ai relié les autres tables avec la T_Emloyé, et voilà ce que ça donne:

T_Employé:
- IdEmployé (CP)
-IdGde(C.Etr) provenant de la table: Grades
-IdLocalité(C.Etr) provenant de la table: Localité
-IdImp(C.Etr) provenant de la table: Imputation
-IdPos(C.Etr) provenant de la table: Positions
-IdSitPro(C.Etr) provenant de la table: Sit Pro Actuelle
-IdCongé(C.Etr) provenant de la table: Congés
-IdNote(C.Etr) provenant de la table: Notation

T_Formations:
-IdForm(CP)
-IdEmployé(C.Etr) provenant de la table: Employé

T_DétailsCongé:
-IdDétail5CP)
IdCongé(C.Etr) provenant de la table: congés

T_Nouv Sit Pro:
-IdPromotion(CP)
-IdSitPro(CEtr) provenant de la table: Sit Pro Actuelle

Est-ce exacte? si non, je souhaite que vous me corrigez les erreurs et merci infiniment

[Bélimaigle]

Bonsoir fsmrel,
j'ai oublié de vous dire que je travaille sous Access 2007 et que les clés primaires ont été définies avant (les champs dont leurs noms commencent par ID... et leur TD est: Num/Auto)
merci

[fsmrel]

Bonjour Bélimaigle,



Dans votre 1er message vous mentionnez la table Situation Pro Actuelle :

Situation Pro Actuelle: IdSitPro- Date recrutement- Grade-Indice …

Et dans le message #3, vous établissez le lien :

IdSitPro(C.Etr) provenant de la table: Sit Pro Actuelle

Ainsi, l’employé e1 fait par exemple référence à la situation s17, et il est licite que l’employé e2 fasse aussi référence à la situation s17. Manifestement ceci n’a de sens que si e1 et e2 ont été recrutés à la même date, ont le même grade, le même indice.

Est-ce bien ainsi que vous voyez les choses ?


Je n’ai pas ACCESS 2007, seulement 2003 et 2013, mais de ce côté ça devrait quand même aller...

[fsmrel]

A propos des localités

Dans votre 1er message, on lit :

Localité: IdLocalité- Entité- Date affectation…

Qu’entendez-vous par Entité ?

Manifestement, une localité est affectée, mais à quoi ? Pourriez-vous donnez des exemples concrets, ?


Vous dites encore :

un employé a :
...
une seule localité (tenir compte historique en cas de changement de localité)

Puis (message 3) :

T_Employé

....
IdLocalité(C.Etr) provenant de la table: Localité

A nouveau, si les employés e1 et e2 font référence à la localité l45, ils partageront les mêmes propritéz définies pour cette localité (entité, date affectation).

Tout ça me paraît bizarre...

Qu’en est-il ?

[Bélimaigle]

Bonsoir fsmrel,

- La T_Sit Pro Actuelle avec CP IdSitPro est la même que celle intitulé : T_Situation Pro Actuelle sont les mêmes. Désolé de l’avoir écrit en abrégé dans mon msg 3.
- l’entité, c’est le siège où l’employé a été affecté ( siège principal – sièges annexes)
voilà un exemple
On recrute par ex :

• 1 ingénieur
• 1 architecte
• 3 techniciens (1Gde 3 et 2 Gde 4
• 1 agent (employé de bureau)
• 2 agents techniques

1) Les entités : (leurs affectations)

• l’Ingénieur et l’architecte sont affectés au siège principal (entité est : siège principal).
• pour les 3 techniciens : - 2 sont affectés à annexe 1(entité est : annexe1) et l’autre est affecté à annexe 2 (entité est : annexe 2).
• l’agent, employé de bureau est affecté à annexe 5(entité est : annexe5).
• Pour les 2 agents techniques : 1 est affecté à annexe 2 et l’autre à annexe 4

2) Positions :
Au départ, ils sont tous en position: (En activité) ; mais, elle peut être changée dans le temps. C’est le même cas pour l’entité (affectation).
Dans ce cas, est ce que je peux avoir un historique des mouvements des employés ? par exemple, un employé à été recruté le 10/01/2010 et affecté au siège principal. Par la suite, une sanction de mis à pied de 10 jours lui a été infligée le 15/03/2011. Après, ils l’ont réaffecté à annexe 2 à compter du 01/04/2011 . Ensuite, il a été révoqué à compter du 01/01/2013.

3) la fiche Actuelle des 3 techniciens sera comme suit :

	Technicien 1	Technicien 2	Technicien 3
Nom :	X	K	R
Prénom :	j	p	s
Entité :	Annexe1	Annexe1	Annexe 2
Imputation :	B. Princ	B. Princ	B. Annexe
Ctg :	Pers. techniques	Pers. techniques	Pers. techniques
Corps :	Techniciens	Techniciens	Techniciens
Grade :	Technicien Gde 3	Technicien Gde 4	Technicien Gde 4
DateRecrut :	1/2/2015	1/2/2015	1/2/2015
Indice :	270	250	250
Position :	en activité	en activité	en activité

4) Nouv Sit Pro (nouvelle situation professionnelle) : chaque employé bénéficiera dans sa carrière de plusieurs promotions, soit d’échelon, soit de grades (des avancements) et ce selon leurs notes pro.

Merci infiniment pour le temps que vous consacrez à mon problème

[fsmrel]

Bonjour Bélimaigle,


Le thésaurus des règles de gestion des données commence à s’enrichir

Traitons maintenant du cas suivant, celui des notes :

Selon votre présentation, l’attribut IdNote de la table EMPLOYE fait l’objet d’une clé étrangère {IdNote} par rapport à l’attribut IdNote (clé primaire) de la table NOTATION, c'est-à-dire qu’une notation serait une référence pour un employé. Mais la table NOTATION est porteuse d’un attribut Appreciation, or une appréciation donnée ne caractérise qu’un employé donné. Autrement dit, il faudrait renverser la vapeur : une appréciation étant celle portée sur un employé, une notation fait donc référence à un employé. Cela est d’autant plus vrai, qu’un employé peut être l’objet de plusieurs notations, une par année, et c’est la table NOTATION qui est porteuse d’une clé étrangère {IdEmp} faisant référence à la clé primaire {IdEmp} de la table EMPLOYE :




Au passage, comme je n’ai pas Access 2007, je reviens au besoin à Access 2003 (version française).

Le diagramme correspondant est le suivant (je ne fais pas figurer l’ensemble des attributs de la table EMPLOYE) :




Êtes-vous d’accord sur ce point ?

[Bélimaigle]

Bonsoir fsmrel,
je viens de me connecter pour vous présenter toutes mes excuses de mon absence.
(Pour rire un peu, j'ai renversé la vapeur et ça, m'a provoqué la grippe).
C'est vrai j'ai la grippe et je suis très fatigué à cause de la fièvre. J'ai besoin d'un petit repos si vous le permettez.
Au sujet de ce que vous m'avez proposé, je le trouve exacte, Expert, une notation fait référence à un employé et non pas l'inverse. Pour les autres tables, je vais vous donner plus de détails dans un exemple.
Merci infiniment pour vos explications de haute valeur, et je tiens toujours à votre aide et à votre assistance.

[fsmrel]

Bonsoir Bélimaigle,


Heureusement que le virus de la grippe ne se transmet pas via DVP...

De mon côté, j'ai plein, plein de boulot..

Prenez votre temps, revenez quand tout ira bien.

Je vous souhaite de bien vous rétablir.

[arbano152]

merci mon ami j'ai l'honneur de bien vouloir vous demander de m'envoyer cette base de données merci inffininement car je suis nouveau pour la programmation access pour la gestion du personnel et mon affectation au service des ressources humaines merci beaucoup..

[escartefigue]

Bonjour arbano,

Le présent fil de discussion date de 2015 !

Si vous avez des questions sur l'utilisation d'access, ouvrez un nouveau sujet en décrivant clairement le besoin (nombre de personnes utilisatrices, contraintes de disponibilité, règles de gestion, volume traité estimé...).
À partir de là, vous pourrez trouver de l'aide, mais personne ne vous livrera une base de données clefs en mains.