Discussion :

[vidica]

Bonjour à toutes et tous,
Je suis chargé de mettre en place une base de données pour notre association qui oeuvre au Cambodge en faveur des séniors défavorisés. J'ai quelques notions d'Access mais pas suffisamment pour définir précisément les tables et liens qui me permettent de gérer des adhérents, donateurs, parrains, en sachant que certains adhérents ne payent qu'une cotisation, d'autre font parfois des dons ou prennent un parrainage mensuel, trimestriel ou annuel. Et certains font des dons ou souscrivent un parrainage régulier sans pour autant être adhérent. Et bien sur il faut éditer des reçus fiscaux pour les cotisations des adhérents, les dons et les parrainages réguliers. Si l'un ou l'une parmi vous peux me conseiller sur le nombre de tables, le contenu de chacune, et les liens entre elles ce serait très sympa. J'ai essayé des logiciels ERP comme Dolibarr qui est bien, mais qui ne me permet pas de faire efficacement ce que je souhaite. Merci à toutes et tous de m'avoir lu et par avance pour les aides à venir.

[pyloupylou]

pour les tables par rapport à ce que tu dis, une ébauche :

Table tiers ( id_tiers, nom prenom, politesse, adresse,... )
table type_tiers ( type_tiers_id, libelle ) pour les adhérents, donateurs, parrains
table relation_tiers (id_tiers, type_tiers, date ? )
table versement (versement_id, date, id_tiers, montant )

Cela reste vraiment une ébauche
pour la suite, il faut que tu nous détailles un peu plus les règles de fonctionnements que tu veux voir gérées :
- sur les engagements des donateurs comment ça marche, la personne s'engage sur un montant global ou sur une période ? ou autre ?
- un tiers visiblement peut être de plusieurs type adhérent, donateur, parrain , mais ces différentes notions, qu'est ce que ça sous entend ?
-...

Sinon je pense que pour une association humanitaire, tu es au bon endroit pour trouver des gens motivés pour t'aider, et te faire devenir un spécialiste Access

Joyeuses fêtes

[vidica]

Merci à toi pour ta prompte réponse et l'ébauche suggérée. Pour l'instant j'avais juste créée la table tiers avec les champs nécessaires à chaque tiers qui s'engage d'une façon ou d'une autre à nos côtés. Je vais ouvrir une nouvelle discussion, j'y donnerai d'avantage de détails sur le projet access. Je pense que la gestion d'une association humanitaire intéressera d'autres membres, j'ai fait de nombreuses recherches sur le net pour trouver un outil clé en mains mais cela n'existe pas à priori. Bonnes fêtes de fin d'année à toutes et tous.

[pyloupylou]

j'ai cru un moment que ta discussion était à la suite d'une discussion existante, mais ce n'est pas le cas, ou quelqu'un est intervenu.
la création d'un nouveau fil n'est pas nécessaire.

A bientôt

[pyloupylou]

vidica.... serais tu un peu têtu

conserve le même fil et déplace ton autre post dans cette discussion, comme je te le disais ce n'est pas la peine de multiplier les conversations

bon je le fais:

Bonjour à toutes et tous,
Agé de 55 ans j'ai régulièrement oeuvré au Cambodge depuis plus de 15 ans en faveur des enfants chiffonniers (chef de projet formation professionnelles en mécanique auto et métiers du bâtiment). Au printemps 2014 j'ai créé avec quelques amis l'association VIDICA - Vieillir Dignement au Cambodge que je gère avec Excel pour les tiers donateurs et Word pour les reçus fiscaux (publipostage), mais ça devient fastidieux avec l'augmentation du nombre de tiers et les différentes catégories adhérent, donateur, parrain que je vais détailler ci-dessous. J'ai quelques notions d'Access (tables, champs, liens, formulaires, requêtes), mais pas suffisamment pour définir précisément les tables, champs et liens qui me permettront de faire ce que je souhaite. Pour l'instant j'ai créé une table Tab_tiers avec les champs titre, nom, prénom, adresse, code postal, ville, tél fixe, gsm, adresse courriel, etc pour saisir tous ceux qui nous aident financièrement d'une façon ou d'une autre.

Il y a 4 catégories de soutiens financiers :
- des adhérents administrateurs qui payent une cotisation annuelle de 30€ et qui siègent au conseil d'administration
- des adhérents simples qui payent une cotisation annuelle de 30€ et qui ont droit de participer aux AG avec droit de vote
- des donateurs occasionnels qui font un don quand ils le souhaitent, ils peuvent être adhérent ou non selon leur choix
- des parrains qui s'engagent à verser tous les mois ou trimestres une certaine somme (10 à 50€ en général) pour aider dans la durée à nourrir, habiller et soigner à minima une personne âgée démunie. Les parrains peuvent aussi être adhérent ou non, et effectuer des dons occasionnels supplémentaires s'ils le souhaitent.

Toutes ces aides donnent droit à réduction d'impôts à hauteur de 66% dans la limite de 20% du montant imposable et doivent donc nous permettre d'éditer un reçu fiscal par tiers et par année civile.

Voilà en gros ce que je souhaite mettre en place début 2015, pour migrer d'excel-word à Access qui me semble plus adapté à condition de partir sur des bases saines.

Si parmi vous ce projet inspire fortement l'un ou l'une fan d'ACCESS pour m'aider à élaborer la BD qui va bien, n'hésitez pas une seconde à me faire part de vos avis, suggestions, conseils, ou travaux dans ce sens. J'ai essayé des logiciels ERP comme Dolibarr qui évolue et qui est bien, Garradin qui stagne, mais aucun ne me permet pas de faire efficacement ce que je souhaite. Merci à toutes et tous de m'avoir lu et par avance pour les aides à venir.

[pyloupylou]

donc je te disais

Table tiers ( id_tiers, nom prenom, politesse, adresse,... )
table type_tiers ( type_tiers_id, libelle ) pour les adhérents, donateurs, parrains
table relation_tiers (id_tiers, type_tiers, date ? )
table versement (versement_id, date, id_tiers, montant )

cela a besoin d'être affiné mais
- il y a une notion d'engagement avec un montant et une périodicité
adhérent --> 30 € par an
parrain --> montant et durée
à ces notions j'ajouterai une date de début

A partir de cela on pourrait générer une sorte d'échéancier

Ensuite il y la notion de règlement reçus ( soit par rapport aux appels faits ( est ce que la notion existe ?), ou aux dons recus )

Est ce que pour l'instant je ne dis pas trop de bétises ?

[vidica]

Merci pyloupylou pour ton post.
En effet il y a des adhérents à 30€ par an, et une date de début et fin d'adhésion est nécessaire
Le montant des parrainages est libre, c'est un engagement dans la durée à verser une certaine somme par mois ou par trimestre afin de pérenniser nos actions sur le terrain. Un parrain peut mettre fin quand il le souhaite à son parrainage. Donc là aussi il faut une date de début et une date de fin.
L'idée de l'échéancier est judicieuse, il faudrait que d'un simple clic depuis la fiche adhérent on puisse voir s'il s'agit d'un sympathisant, adhérent, parrain, donateur, avec le suivi de ce qui est payé et de ce qui est du selon qu'il soit adhérent ou parrain, puisque ces 2 s'engagent dans la durée alors que le donateur fait un don quand il le souhaite sans engagement préalable ou ultérieur. Il faut toutefois le suivre pour tenter de le transformer en parrain ...

Il faut évidemment gérer clairement chaque somme donnée avec date, montant, mode de règlement (esp, virt, chèque avec réf du chèque). Et au 31/12 la BD Access devra permettre d'établir des reçus fiscaux à tous ceux qui auront versé une cotisation d'adhérent, ou fait un ou plusieurs dons, ou ayant souscrit un parrainage.

J'espère avoir été clair dans ces précisions, sinon ne pas hésiter à demander, j'essaierai de faire mieux.

[vidica]

Ayant encore du temps libre jusqu'à lundi (jour de reprise pro), j'en profite pour bosser sur mon projet.
Pour l'instant j'ai créé une table T_Contacts qui contient 24 champs de types variés dont entre autres un champ "N° contact" en type "NuméroAuto" et un champ "Nom"
En clé primaire j'ai choisi le "NuméroAuto" indexé sans doublon

Question :
Pour gérer les adhésions, dons et parrainages, je ne sais comment procéder.
-Faut-il créer une table pour chaque catégorie donc 3 tables ("Adhésions", "Dons", "Parrainages") ou une seule ("Paiements") connectée(s) directement à la table "Contacts"?
Je précise que dans la première table T_Contacts j'ai 4 champs "Adhérent" avec choix Oui/Non, "Donateur" avec choix Oui/Non, "Parrain" avec choix Oui/Non et "Sympathisant" avec choix Oui/Non.
Cela me permet de saisir pour chaque contact sa situation et son engagement financier éventuel, et me permet de mixer les options, par exemple un adhérent peut aussi être donateur.
- Faut-il créer une table de liaison entre la table "Contacts" et les tables "Adhésions", "Dons", "Parrainages" ou la table "Paiement" si une seule table permet de gérer ces 3 options?
- Quel(s) champ(s) de liaison utiliser entre ces tables?

Dans l'attente de vos conseils éclairés, merci par avance.

[pyloupylou]

Bonjour Vidica,

Je vais manquer de temps pour t'aider efficacement, et donc je lance un appel à la communauté si il y a des gens intéressés par le sujet, qu'ils n'hésitent pas à prendre la main...

Je précise que dans la première table T_Contacts j'ai 4 champs "Adhérent" avec choix Oui/Non, "Donateur" avec choix Oui/Non, "Parrain" avec choix Oui/Non et "Sympathisant" avec choix Oui/Non.
Cela me permet de saisir pour chaque contact sa situation et son engagement financier éventuel, et me permet de mixer les options, par exemple un adhérent peut aussi être donateur.

pour ma part je verrai plus une table référentielle type de contact ( avec identifiant et libellé ) et une table de liaison entre cette dernière et contact

Faut-il créer une table pour chaque catégorie donc 3 tables ("Adhésions", "Dons", "Parrainages") ou une seule ("Paiements") connectée(s) directement à la table "Contacts"?

quelque soit le type de "reglement" j'ai le sentiment que les informations sont sensiblement similaire, donc je n'aurai qu'une seule table et je ferai intervenir la table de type ( précdemment évoquée ) pour identifier à quel titre le règlement intervient

[vidica]

Merci pour ta réponse, j'y travaille dur et perdu beaucoup de cheveux ce week-end :-(

Je prends note de tes observations et vais continuer à faire divers essais, ça progresse mais c'est laborieux ! Bonne école d'apprentissage en tous cas d'avoir les mains dans le cambouis avec les bouquins Access à côté, et ce forum en prime. Oui, pour les règlements les infos sont sensiblement similaires, les différences étant que l'adhésion est unique chaque année avec un seul versement, les donateurs peuvent faire un ou plusieurs dons, et les parrains versent tous les mois ou trimestres la somme de leur choix, en principe même somme au fil du temps à partir d'une date de début.

Merci à toi, et à ceux qui m'aideront à progresser dans mes connaissances et me guider vers l'élaboration d'une BD efficace pour gérer au mieux ceux qui font confiance à notre association humanitaire.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour à vous deux et aux autres s’il en est…

...et donc je lance un appel à la communauté s'il y a des gens intéressés par le sujet, qu'ils n'hésitent pas à prendre la main...

Moi, maintenant, c’est dimanche tous les jours !

Pour baser les propos sur du concret, pourrais-tu poster dans le fichier joint (j’utilise Access2000) tes tables en les peuplant de quelques cas typiques avec des données (anonymes bien sûr !). Cela constituera notre jeu de test.

[vidica]

Merci Claude pour ta participation, je pars au boulot, je fais-ça en soirée.
Bon dimanche :-)

Bonjour à vous deux et aux autres s’il en est…



Moi, maintenant, c’est dimanche tous les jours !

Pour baser les propos sur du concret, pourrais-tu poster dans le fichier joint (j’utilise Access2000) tes tables en les peuplant de quelques cas typiques avec des données (anonymes bien sûr !). Cela constituera notre jeu de test.

[ClaudeLELOUP]

je pars au boulot

Veinard !

[vidica]

Oui, en quelque sorte oui ...
Je bosse sur Access 2010 et j'ai voulu enregistrer mon travail en .mdb pour le poster dans le format que tu m'indiquais. Je vois que je n'ai hélas pas cette possibilité dans "enregistrer sous", seulement format .accdb. J'en déduis que certains paramètres de ma base sont spécifiques à 2007/2010... Que faire?

Veinard !

[pyloupylou]

il faut utiliser l'option enregistrer et publier ( juste avant aide ) dans le menu fichier et sur la droite tu as les différents formats

... petite remarque: tu es dans des mains expertes.... ( Mr Leloup)

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

Je bosse sur Access 2010 et j'ai voulu enregistrer mon travail en .mdb pour le poster dans le format que tu m'indiquais. Je vois que je n'ai hélas pas cette possibilité dans "enregistrer sous", seulement format .accdb. J'en déduis que certains paramètres de ma base sont spécifiques à 2007/2010... Que faire?

Je peux t’aider si tu es d’accord, dans un premier temps, de te passer de ces quelques fonctionnalités qui t’empêchent de transformer.

Il y a nonante-neuf pour cent de chances que le problème réside dans les formulaires sauf si tu as opté pour des champs calculés dans les tables (ce qui n’est pas toujours une bonne idée !).

Avant de parler des formulaires (comment montrer les choses), nous devons discuter de quoi montrer, c’est-à-dire les tables.
Pour récupérer ce dont tu disposes, essaie ceci :
- copie ta bdd ;
- dans cette copie, supprime tous les objets sauf les tables ;
- compacte ;
- essaie de convertir cette bdd en version Access2000.
Si cela marche, c’est que les fonctionnalités nouvelles sont logées dans un formulaire. Poste le fichier .mdb et on avisera pour la suite.

[jimbolion]

vidica,

Si malgré tes essais tu n'y arrivais pas, envoie ta base au format 2010, je me chargerai de la convertir au format 2000.

jimbolion

[ClaudeLELOUP]

Merci Jean-Marie !

[vidica]

3 messages arrivés pendant mon sommeil, merci Pyloupylou, Claude et Jean-Marie pour votre solidarité.
Le premier post de pyloupylou m'a permis d'enregistrer mon travail d'Access 2010 en .mdb , je n'ai donc pas fait d'autre manip, merci Jean-Marie pour ta proposition de conversion. Et Claude avait évidemment raison (nonante-neuf pour cent? Tu es en Suisse?), ce sont les formulaires qui posaient soucis, ils ont donc carrément disparus à la conversion vers .mdb , on verra ça plus tard quand les tables et liaisons seront optimisées.
Voilà donc ce que j'ai réussi à faire pour l'instant, et qui est évidemment très incomplet au vu des objectifs fixés.
A ce stade, mes questions sont les suivantes :
- 2 tables sont-elles suffisantes pour gérer les contacts et les diverses formes d'aide financière que nous recevons ? (adhésions annuelles, dons ponctuels irréguliers, parrainages mensuels, trimestriels ou annuels). Si oui je peux rajouter des champs dans la table T_Adhésions (par exemple "type d'aide", "fréquence", "paiement dû", "paiement versé", "dates paiements", etc) mais ça me semble compliqué puisqu'un parrain peut faire jusqu'à 12 virements par an (1 chaque mois) et il faudrait garder trace de tout ça. Serait-il judicieux de créer une table par type d'aide financière?
- comment procéder pour que les paiements divers aillent alimenter une table banque avec un compte dépôt et un compte courant, ceci afin de faciliter le travail du trésorier?
- la cerise sur le gâteau sera au final l'édition de reçus fiscaux au format cerfa en vigueur, je saurai faire le modèle word ou pdf par exemple mais j'aurai besoin d'aide pour l'export des données nécessaires dans le bon format, mais on n'en est pas encore là et il nous reste du temps jusqu'à la réception de ces envois sous plastique sombre qui ne font jamais plaisir ...
Encore merci pour vos coups de mains d'experts, en particulier à Claude qui "tombe à pic"

Oups, je n'arrive pas à joindre mon fichier, message d'erreur "Les erreurs suivantes sont survenues :Vidica06012015.mdb: Fichier non valide."
Je sens que je vais encore apprendre plein de choses :-)

Merci Jean-Marie !

[jimbolion]

Vidica bonjour,

Oups, je n'arrive pas à joindre mon fichier, message d'erreur "Les erreurs suivantes sont survenues :Vidica06012015.mdb: Fichier non valide."
Je sens que je vais encore apprendre plein de choses :-)

en le compressant (format ZIP) tout simplement !


Jean-Marie