Discussion :

[maringot]

Bonjour,

Dans ma base je gère les factures clients. J'ai la possibilité d'exporter les écritures comptables vers mon logiciel de comptabilité (d'après le fournisseur) via un fichier Excel.

J'ai lu ceci : http://access.developpez.com/faq/?pa...ataAccessExcel

Mais j'aurais souhaiter savoir s'il était possible d'exporter des écritures depuis plusieurs requêtes vers un fichier Excel ? et si oui comment ? car étant donné la complexité des factures (plusieurs articles et plusieurs tva) je n'arrive pas a créer une seule requête cohérente.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

Pour te répondre, il faudrait
1° connaître ta base de données, comment tes factures sont enregistrées (quelles tables ?), comment détecter les factures qui ont déjà été transmises,etc. et
2° la structure du fichier Excel que réclame ton logiciel.

[maringot]

Bonjour,

Je vais essayer d'être le plus clair possible. Tout d'abord voici les documents fourni avec le logiciel comptable pour importer des écritures :
Pièce jointe 158221

En ce qui concerne l'exportation des écritures, le mieux est de la faire en fin de mois lorsque la facturation est terminée, cela évite les problèmes de doublon.

Voici maintenant le montage des factures, il y a 4 tables: T-FACTURE, T-DETAIL FAC, T-ARTICLES, T-NUMCOMPTABLE
Pièce jointe 158225

Puis des requêtes : RQ-FACTURE FI, RQ-DETAIL FAC, RQ-TOTAL TTC FAC (RQ-TOTAL TVA FAC)
Pièce jointe 158226

J'ai essayé de créer une requête export
Pièce jointe 158224

(j'ai ciblé le résultat pour mieux visualiser les écritures HT qui, comme on peut le constater, correspondes au journal du logiciel comptable)
Pièce jointe 158223

Mais voilà, lorsque je rajoute le compte de TVA dans la requête export c'est la cata, car comme certaines factures contiennent 2 TVA, la requête crée plusieurs lignes de HT correspondant aux différents taux de TVA et le calcul du montant TTC est impossible
Donc je ne sais pas comment faire pour créer une requête et produire le résultat du journal comptable, c'est pourquoi je me demandais s'il était possible d'exporter des écritures vers Excel depuis plusieurs requêtes (une sorte de copier/coller des champs qui m'intéresse).

[nico84]

Bonjour,

En ce qui concerne l'exportation des écritures, le mieux est de la faire en fin de mois lorsque la facturation est terminée, cela évite les problèmes de doublon.

Il me semble plus prudent de marquer les écritures transférées, cela permet un transfert n'importe quand.

Donc je ne sais pas comment faire pour créer une requête et produire le résultat du journal comptable, c'est pourquoi je me demandais s'il était possible d'exporter des écritures vers Excel depuis plusieurs requêtes (une sorte de copier/coller des champs qui m'intéresse).

Pour traiter tous les cas particuliers j'ai un programme en VBA qui exporte les factures une par une et constitue le fichier excel ligne à ligne.

Bon courage !

[ClaudeLELOUP]

Tout d'abord voici les documents fournis avec le logiciel comptable pour importer des écritures

Je n’ai évidemment pas tout lu en détail, mais dans la table des matières, je ne vois rien qui concerne des écritures : on parle de reprise du plan comptable et du solde des comptes, mais pas d’écritures.

[maringot]

Oups il manquait 2 pages, dans le doc joint ils parlent bien d'importer des écritures Pièce jointe 158253

[ClaudeLELOUP]

Ce n’est pas plus clair !
Mais j’imagine que ce que tu dois construire, c’est simplement une feuille Excel avec
- une ligne par mouvement comptable ,
- avec des colonnes qui renseignent : une date, un N° de compte, un montant, un sens (débit/crédit) et un libellé.

Le problème se résume donc à
1° construire au départ de tes tables actuelles (sans doute avec des requêtes), une nouvelle table « tampon » qui contient ces éléments,
2° à alimenter Excel avec le contenu de cette table tampon
3° et à la vidanger pour le prochain cycle.

OK ?

[maringot]

Bonjour,

Effectivement il faut que je puisse récupérer les éléments pour créer un journal des ventes au format Excel qui serait récupéré par la logiciel comptable.

Le hic c'est que jusqu'au HT la requête Export que j'ai créé fonctionne mais si j'ai différents produits (7041 et 7042 par exemple) et/ou plusieurs TVA (445716 et 445717) j'ai plusieurs TTC, or dans le fichier Excel je ne dois avoir qu'un seul TTC et donc là je suis bloqué.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

Tu n'es pas obligé de remplir la table "tampon" avec une seule requête.
Procède en plusieurs étapes :
- une requête pour les éléments où une ligne de tes tables correspond à une ligne dans le tampon ,
- d'autres requêtes (de regroupement) quand tu dois sommer plusieurs lignes de tes tables pour obtenir 1 seule ligne dans le tampon.

Suis-je clair ?

P.-S. Sois attentifs aux éventuels problèmes d'arrondi : dans la compta, une différence d'un centime d'euro, ça compte !

[maringot]

J'ai 2 requêtes qui à elles deux regroupent les infos qu'il me faut pour créer le journal sous Excel.

Ce que je ne comprends pas c'est comment on crée une table "tampon" avec des requêtes ?

[Renardo]

Bonjour tous
Tu fais une table avec les champs que tu as besoin et tu remplis cette table avec tes requêtes (tes requêtes doivent être en mode ajout )

[ClaudeLELOUP]

Ce que je ne comprends pas c'est comment on crée une table "tampon" avec des requêtes ?

1° Tu définis, une fois pour toutes, une table « tampon » avec les colonnes qui correspondent à ce que tu exporteras ensuite.
2° Tu enregistres 4 requêtes :
- une requête du type « Supprimer » pour vidanger la table « tampon » de son contenu de la précédente utilisation ;
- tes deux requêtes actuelles que tu transformes en requêtes Ajout (dans tampon) ;
- une requête qui lit tampon pour vérifier l’équilibre des mouvements que tu viens de créer.

Ensuite dans un formulaire, un bouton au clic duquel on déclenche l’exécution des 3 premières requêtes et qui t’envoie un message d’avertissement si la 4e détecte un déséquilibre.

Clair ? Besoin d’un coup de main ?

[maringot]

Oooouuuuhhh làlà !

C'est bien trop compliqué pour moi effectivement un coup de main serait le bienvenu.

Par quoi on commence ?

[ClaudeLELOUP]

Peux-tu poster un extrait de ta BdD avec :

- les tables concernées ;
- tes deux requêtes.

Arrange-toi pour qu'elle ne contienne pas de données confidentielles.

Cette BdD nous servira de test pour la suite de nos échanges.

[maringot]

Bonjour,

Voici la BD qui comprend les tables, les requêtes et les formulaires qui constituent la facturation

Pièce jointe 158464

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

OK, je peux lire.

Un peu de patience : j'ai d'autres fers au feu.

[maringot]

Pas de problème, c'est le WE on en reparle la semaine prochaine il n'y a pas d'urgence.

Bonne soirée,
Maringot

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

Je ne connais pas ton application, je suppose que les requêtes qui s’y trouvent donnent les écritures de la période à exporter.
J’ai supposé aussi que l’export vers le logiciel comptable se faisait globalement (un seul mouvement global par compte).
J’ai greffé une série de nouvelles requêtes sur celles déjà existantes, tu peux donc simplifier.

Voici le résultat





7 requêtes





Pour déclencher le processus

Un bouton dans un formulaire




Avec ce code associé au clic du bouton :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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Option Compare Database
Option Explicit
 
Private Sub btExport_Click()
  Dim Desequilibre As Double
  DoCmd.SetWarnings False
  'Vidange
  DoCmd.OpenQuery "rExport01VidangetExport"
  'ComptaVentes
  DoCmd.OpenQuery "rExport02AjoutVentes"
  'ComptaTVA sur factures
  DoCmd.OpenQuery "rExport03TVACredit"
  'ComptaTVA sur Notes de crédit
  DoCmd.OpenQuery "rExport04TVADebit"
  'Compta clients Factures
  DoCmd.OpenQuery "rExport05ClientsFactures"
  'Compta clients Notes de crédit
  DoCmd.OpenQuery "rExport06ClientsNotesCredit"
  'Vérification de l'équilibre
  Desequilibre = DLookup("Desequilibre", "rExport07ControleEquilibre")
  If Desequilibre <> 0 Then
      MsgBox "Il y a déséquilibre : la somme des débits - la somme des crédits = " _
             & Desequilibre & " !", vbCritical
      DoCmd.OpenTable "tExport"
    Else
      MsgBox "Équilibre OK.", vbInformation
  End If
  DoCmd.SetWarnings True
End Sub

Même si tu es débutant en VBA, les commentaires devraient te permettre de « sentir » ce qui s’y passe.


D'une manière générale, pour se documenter sur les propriétés d'un formulaire ou d'un état, ou de leurs contrôles :
- afficher l'objet en mode construction ;
- cliquer sur la propriété => elle se met en surbrillance ;
- enfoncer la touche <F1>
=> l'aide Access s'ouvre à la bonne page.
De même dans le code, placer le curseur de la souris et enfoncer F1.
On peut aussi :
• ouvrir l'aide <F1>, choisir l'onglet « Aide intuitive » et suivre les instructions ;
• ouvrir la fenêtre d'exécution (<Ctrl> + G), saisir un mot-clé, y placer le curseur de la souris et enfoncer F1.

La BdD se trouve ici : http://claudeleloup.developpez.com/&...10Maringot.mdb

Fais signe si quelque chose t'échappe.

[maringot]

Bonjour ClaudeLeloup,

Je te remercie infiniment pour le temps qu tu m'as accordé. J'ai adapté ta proposition à ma BD et ça fonctionne parfaitement.

Merci encore pour ton aide

Maringot