exporter une base de donnée dans excel

**ptitange** · 29/03/2006, 15h24

Bonjour à tous!

Pour la gestion d'un centre de loisirs, j'ai créé une base de donnée access dans laquelle figure toutes mes fiche d'inscription d'enfants. Je voudrais savoir si il est possible d'exporter des champs d'une requête dans excel? J'ai un model de fiche de présence ds excel et je sohaiterai pouvoir extraire ma base de données pour que le nom et le prénom des enfant s'y mette automatiquement, sachant que pour chaque enfant, le prénom est rempli sous le nom.
Merci de votre aide
Mél

**jean-paul lepetit** · 29/03/2006, 15h30

Salut,

Va voir ici http://cafeine.developpez.com/access/tutoriel/excel/

**ptitange** · 29/03/2006, 19h51

ok, je sais comment exporté une requête dans excel. Mais mon problème est de faire apparaître les données extraites en ligne et non en colone. Pour me faire mieux comprendre voici un exemple:
Dans ma base de données j'ai des listes d'enfants:
PRENOM NOM
Amélie TINTIN
Anthony PINPIN
...

Dans mon document excel qui est ma fiche de présence, je souhaiterai extraire ses données sous cette forme:

Amélie
TINTIN

Anthony
PINPIN

...

Est-ce possible? Je souhaite garder ce document excel, car c'est un document dans lequel j'ai inséré des calculs, des macro...
Merci de m'aider

Mél

**Heureux-oli** · 29/03/2006, 22h15

As-tu essayé via un état. Tu peux y définir de regroupements, par nom par exemple et ensuite les exporter en Excel.

C'est moins esthétique, mais un peu plus facile.

**Frank** · 29/03/2006, 22h23

Envoyé par ptitange

ok, je sais comment exporté une requête dans excel. Mais mon problème est de faire apparaître les données extraites en ligne et non en colone. Pour me faire mieux comprendre voici un exemple:
Dans ma base de données j'ai des listes d'enfants:
PRENOM NOM
Amélie TINTIN
Anthony PINPIN
...

Dans mon document excel qui est ma fiche de présence, je souhaiterai extraire ses données sous cette forme:

Amélie
TINTIN

Anthony
PINPIN

...

Est-ce possible? Je souhaite garder ce document excel, car c'est un document dans lequel j'ai inséré des calculs, des macro...
Merci de m'aider

Mél

Si je comprends bien, vous voulez que le prénom et le nom apparaisse dans la même cellule ?
C'est possible, mais pour cela il faut utiliser l'automation.
Il y a des exemples (le tutoriel de Cafeine entre autre) sur le forum.
Une recherche sur

Automation

sur le forum devrait vous aider.

**Junior_jef** · 30/03/2006, 11h37

Pourquoi ne pas les exporter normalement dans un fichier excel temporaire, et ensuite faire un copier/coller spécial "transposé" ?

Enfin, a condition que tu ne doives pas le faire trop souvent, étant donné qu'il faut le faire manuellement.

**random** · 30/03/2006, 12h03

si ta table est pourvue d'un champ clef ou auto tu peux faire

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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select item from
(SELECT 
 auto, 
nom as item
 from matable
union
select auto,
 prénom as item
 from matable);

**ptitange** · 30/03/2006, 15h41

Non Franc, je ne souhaite pas que prénom et nom soit dans la même célule, mais dans des célules les unes en dessous des autres.

Je souhaiterai avoir plus d'info sur ton code,random.où dois-je le rentré?

Merci pr votre aide

**Heureux-oli** · 30/03/2006, 15h49

Essaie avec un état. On peut les exporter dans le format que l'on souhaite.
Je viens d'essaer et ça fonctionne.

**ptitange** · 30/03/2006, 15h58

Quand j'exporte mon état dans excel, il me met les donnée les unes à côtés des autres, pourtant mon état est bien avec le prénom sous le nom. Comment fais-tu??
J'ai access et excel 2003

**Heureux-oli** · 30/03/2006, 16h01

Pour le nom, j'ai un NomHeader et le prénom dans le détail.
Tu les mets l'un sous l'autre et dans l'export Excel, les données sont dans des cellules différentes.

**Heureux-oli** · 30/03/2006, 16h02

J'ai juste un problème si j'ai deux fois le même nom.

**ptitange** · 30/03/2006, 16h02

heuuuu

Désolé, je suis débutante et j'ai pas trop compris ton explication!

**Heureux-oli** · 30/03/2006, 16h07

J'ai pas fait exprès.

Tu choisis l'assistant état.
Tu choisis ta table.
Tu choisis le nom pour le regroupement.
Tu passes en mode création.
Tu enlèves tout ce qui est cosmétique (lignes, cadre, ...).
Tu mets le nom au dessus du prénom.
Tu visualise.
Tu exporte.

**Heureux-oli** · 30/03/2006, 16h10

Mea culpa, il me mets de cellules vides devant les prénoms.

Excuse moi

**Julien Dufour** · 30/03/2006, 16h25

Utilises l'export de données à partir d'un recordset.
en gros, tu fais en deux phases :
1/ Ouverture d'un recordset avec comme source de données le code suivant :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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SELECT item FROM
     (SELECT auto, nom as item, 'NOM' FROM matable 
      UNION 
      SELECT auto, prénom as item, 'PRENOM' FROM matable
      ORDER BY 1, 3);

Désolé random pour le pompage sauvage

2/ Ensuite tu utilises la méthodes d'export des données d'un recordset dans Excel

Et le tour est joué

enfin en théorie

**ptitange** · 30/03/2006, 16h42

recordset?? C'est quoi? et comment je fais ça??
Ah les débutant!!!
Merci

**Julien Dufour** · 30/03/2006, 16h51

Arg ça va être hard...

En gros il s'agit d'un mode d'accès au données qui te permet de traiter les données ligne par ligne par l'intermédiaire du code.
En ce qui nous concerne, tu n'auras qu'à utiliser des méthodes simples.

Il faut que tu crée un module de code VBA puis que tu saisisses le code d etraitement des données (cf FAQ et Tutoriels sur ce site).

Si tu me laisse 2' je t'envoie un code à mettre dans ton appli.

**ptitange** · 30/03/2006, 16h53

ok j'attend ton envoi!
Merci pr ton aide

**Julien Dufour** · 30/03/2006, 17h10

Comme promis

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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Public Sub create_Excel_file()
On Error GoTo Err_create_Excel_file
'**** DECLARATION DES VARIABLES
Dim xlApp As Excel.Application
Dim xlWkb As Excel.Workbook
Dim xlSheet As Excel.Worksheet
 
Dim rstData As DAO.Recordset            ' recordset contenant les données à exporter
 
Dim strFile_name As String
Dim strFile_path As String
 
Dim intNb_Ligne_Max As Long         ' Nombre de ligne maximum dans une feuille Excel
Dim intCpt As Integer
 
'**** INITIALISATION DES VARIABLES
    intNb_Ligne_Max = 65534
    '--- Détermination du nom du fichier
    strFile_path = "Ton Chemin"
    strFile_name = strFile_path & "Ton nom de fichier"
 
'**** CODE DE LA PROCEDURE/FONCTION --------------------------------
'--- Ouverture d'un nouveau fichier selon un modèle
    Set xlApp = CreateObject("Excel.Application")
 
'--- Ouverture du fichier destination
    Set xlWkb = xlApp.Workbooks.Add()
 
'--- Chargement des données à exorter dans le recordset
    Set rstData = CurrentDb.OpenRecordset("SELECT item FROM " & _
                                                     "(SELECT auto, nom as item, 'NOM' FROM matable " & _
                                                      "UNION " & _
                                                      "SELECT auto, prénom as item, 'PRENOM' FROM matable " & _
                                                      "ORDER BY 1, 3);")
 
'--- Exportation des données
    '---     Vérification des données à transférer
    If rstData.EOF = False Then
        rstData.MoveLast    ' obligatoire pour avoir le nb de ligne (pb access)
        If rstData.RecordCount > intNb_Ligne_Max Then
            MsgBox "Votre sélection contient trop de ligne." & vbCrLf & _
                   "Le nombre de ligne maximum supporté est " & intNb_Ligne_Max & vbCrLf & _
                   "Modifiez les critères de votre requête avant de retenter une exportation", vbCritical
            GoTo Exit_create_Excel_file
        End If
        rstData.MoveFirst  ' obligatoire pour charger toutes les données dans excel
                            ' et non juste les record suivant le record actif (pb access)
    Else
        MsgBox "Vous ne pouvez pas exporter une sélection vide." & vbCrLf & _
                "Modifier les critères de votre requête avant de retenter une exportation", vbCritical
        GoTo Exit_create_Excel_file
    End If
 
    '--- Exportation des données dans le fichier excel
    Set xlSheet = xlWkb.Worksheets(0)
    xlSheet.Activate
    xlApp.Range("A1").CopyFromRecordset rstData
    rstData.Close
 
'--- Sauvegarde du résultat
    xlApp.DisplayAlerts = False ' évite les msg de warning si le fichier existe déjà
    '--- Sauvegarde du fichier
    xlWkb.SaveAs strFile_name
 
Exit_create_Excel_file:
    xlApp.DisplayAlerts = True
    xlApp.ScreenUpdating = True
    xlApp.Quit
 
'**** LIBERATION DE LA MEMOIRE
    Set xlSheet = Nothing
    Set xlWkb = Nothing
    Set xlApp = Nothing
 
    Set rstData = Nothing
 
    Exit Sub
 
'**** GESTION DES ERREURS
Err_create_Excel_file:
    MsgBox Error$
    Resume Exit_create_Excel_file
End Sub

C'est un copie un peu modifiée d'un code que j'utilise depuis un an maintenant.
Il compile mais je ne sais pas s'il tourne correctement après modifcation, je n'ai pas le temps de faire le test.
Il faut que tu mettes ce code dans un module VBA puis que tu lances la fonction create_Excel_file quelque part dans ton appli access.
Attention, il faut que tu modifie certains trucs dans le code pour insérer les données propres à ta base et à ton fichier.
Je n'allais quand même pas tout te faire. Ce sera un très bon exercice

exporter une base de donnée dans excel

Access

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