Discussion :

[Gregk84]

Bonjour,

Je découvre access et je souhaiterais avec quelques conseils pour créer une base de donnée et paramétrer chaque champ.

Je ne sais pas si mon idée est bonne donc je vais essayer de vous l'exposer.

Actuellement, je pense créer 5 tables, mais je ne sais pas comment gérer les relations :

1) Famille
2) Clients (est lié à famille)
3) Produits Vendus (est lié à clients)
4) Fournisseur (est lié à produits vendus)
5) Produits (est lié à produits vendus)

Un mot d'explication supplémentaire :

1) Table Famille : On liste les familles (femme, homme, enfants, date de naissance de chaque personne, statut familiale de la femme et de l'homme)

2) Table Clients : On liste les clients (une famille peut contenir 1 ou plusieurs clients)

3) Table Produits Vendus : On liste les produits vendus (un client peut avoir 1 ou plusieurs produits, chaque produit vendu à une date d'anniversaire)

4) Table Fournisseur : On liste les fournisseurs avec qui ont travail (Servira de base pour créer un menu déroulant dans les produits vendu)

5) Table Produits : On liste les produits avec lesquels on travail (Servira de base pour créer un menu déroulant dans les produits vendu)

Ce que j'aimerais que la base de donnée me donne comme information :

1) Lister chaque personne d'une famille (qu'il soit client ou non) qui à son anniversaire avec 1 mois d'avance. Avec une option permettant de dire qu'on a traité le dossier "oui/non" si le dossier à été traité et est donc à "oui" on ne l'affiche plus dans la liste.

2) Lister chaque client avec 5 mois d'avance sur la date anniversaire des produits vendu. Avec une option permettant de dire on a vérifier le dossier "oui/non" si le dossier à été vérifié et est donc à "oui" on ne l'affiche plus dans la liste.

3) Lister chaque client avec 1 mois d'avance sur la date anniversaire des produits vendus. Et imprimer 1 page récapitulative de toutes les données de la famille et 1 page récapitulative de toutes les données des produits vendus.

4) Pouvoir imprimer à tout moment le détail complet d'une famille.

5) Pouvoir imprimer à tout moment le détail complet des produits vendus.

Merci beaucoup de votre aide

[Simplifi]

Hello
il me semble qu'il ne faut mettre dans la table famille que les infos communes à tous les membres (adresse commune, n° du client qui est le "chef de famille" )
ensuite la table client est en fait la liste des membres des familles. on repèrera le fait qu'il soit client ou non par la présence de vente
(date de naissance, sexe, etc...)

quant à la relation fournisseur produit, tu dois choisir si tu veux dupliquer le produit quand il a plusieurs fourniseurs ou si tu veux une relation n à n, donc avec une table de correspondance (bien utile pour socker les diférents prix d'achats)
peut être faut il aller jusqu'à une table d'achat pour servir de table de correspondance et ainsi stocker différents prix d'achat pour le même produit chez le même fournisseur (inflation)

suite de l'analyse après ton début

[Gregk84]

voila j'ai commencé une ébauche.

La table Famille regroupe chaque personne d'une famille.

La table Client regroupe chaque produit vendu.

Les tables Compagnies et Produits servent à créer des menus déroulant dans la table client.

Par contre, je ne suis vraiment pas sur de ma structure...

[Simplifi]

Hello
effectivement, je ne suis pas d'accord avec ta structure, elle ne te permettra pas de faire ce que tu veux
je te propose donc celle là

[Gregk84]

bonsoir et merci pour ton aide

1) j'ai essayé de l'utiliser avec un exemple par contre quand j'arrive à la table "détails_ventes" je ne sais pas ce que je dois indiquer dans le champ "produit".

Dans mon exemple, le champ "produit" est un menu déroulant créé automatiquement sur base de la table "liste des produits".

2) tu as créé une table "achats" et "détails_achats", cependant elles ne sont pas nécessaire car je n’achète rien.

J'ai une série de fournisseur qui propose un ou plusieurs produits/services et je propose ces produits/services à mes clients. J'ai un rôle d'intermédiaire donc pas de stock ni d'achat

donc je pense qu'il serait préférable de créer une table "fournisseur" et une table "produit/service".

En général, chaque fournisseur propose le même "produit/service" seul le "détail", "mode de paiement" et "tarif" va changer.


3) pour avoir plus facile j'ai créé un formulaire mais impossible d'en créer un qui me permette de créer une famille, d'y ajouter des membres de famille, d'y ajouter un ou plusieurs produits/services.

4) a la base, je veux créer cette base de donnée pour remplacer/completer un fichier excel : Voir sujet pour plus de détail

un petit mot d'explication sur l'utilisation de ce fichier excel :

a) Données Clients : permet d'encoder les données de chaque client, des actions établie chez le client (contacté, pris rdv, etc), les produits vendus.

b) Liste des produits par client : résume pour chaque client les produits vendus avec les coordonnées du client

C) Impression : permet de sélectionner chaque client et d'imprimer tout les produits vendu (lettre)

Voici le fichier en exemple :


merci

[Simplifi]

Hello
1) dans détail ventes grâce à la liste déroulante, je mets le numéro de produit
2) j'ai créé une table achat pour servir de table de liaison n à n entre les produits et le fournisseurs (peut être n'est ce pas le cas) et comme en général une vente est précédée d'un achat, j'ai mis un détail achat pour pouvoir approvisionner plusieurs produits dans le même 'bon de commande'
mais effectivement.....
3) le formulaire pour ça est basé sur la table famille, ce qui va te permettre de rajouter.... des familles
avec un sous formulaire pour les membres de la famille on doit pouvoir ajouter ....les membres de la famille
l'ajout de produits services doit se faire par la table de vente et comme on va certainement vendre plusieurs produits dans le même acte de vente, la table détail ventes
il n'est pas du tout impossible d'élargir la notion de vente à tous les actesn accomplis avec le client
un en tête pour préciser le jour, le client, et les données communes aux détails ci dessous
un détail pour lister toutes les actions effectuées dans la même unité de temps:
ex: client 102 (par lien: de la famille 3) date 7/5/11
- action 1: prise rdv
- action 2: envoi plaquette pub et mail
client 102 date 8/5/11
- rdv courtois chez le client
- produit 15 (par lien pommier à fleur bleue) prix 123€
- produit 109 (par lien insecticide bio) prix 4€

Volà la philosophie qui m'a conduit à la réponse précédente.
comme d'hab il faut en prendre et en laisser dans les conseils de Simplifi
Attention à la référence trop rapprochée à un tableur Excel,
en effet la notion de famille peut rtrès bien être traitée par Excel comme une simple proximité de cases alors qu'avec Access on doit défionir formellement le lien.....
Sinon, désolé, je manquie de temps pour examiner ton tableur

[Gregk84]

1) dans quelle table je dois encoder les menus déroulants car je n'ai pas trouvé ?

2) n à n ? (Je suis débutant en access cela fait à peine un moi que je travail dessus donc je ne connais pas encore les mots techniques)

Dans mon cas, je pourrais donc supprimer les tables "achats" et "détail achat" ?

3) si j'ai bien compris ton raisonnement, 2 formulaires :

- le premier sur la table "famille" avec un sous formulaire pour la table "personne" ?
- un deuxiemen sur la table "vente" ?

Après j'ai décroché lol

Voici une explication pour plus de détail :

- Mon fichier excel est un listing de prospect,

- sur ces prospects, je réalise des actions (prise de rdv, envoie de document, ect, ...),

- les actions amènent un résultat (soit il devient client, soit non)

- Si il devient client, je dois ajouter la composition de la famille (dans ton fichier access table famille et table personne)

- si il devient client, je dois aussi ajouter le ou les produits/services qu'il a pris et le/la fournisseur/compagnie.

(les produits et service sont des menus déroulants réalisés par deux autres table. Comme cela si ma liste de produit augment, je dois simplement l'ajouter dans la table produits/services. idem pour les fournisseurs/compagnies.)

j'aimerais, si c'est possible, ajouter ma liste de prospect et la possibilité d'effectuer des actions directement dans ma base de donnée access pour n'avoir qu'une application a utiliser. Comment puis je procéder ?

Est ce que tu vois un peu plus clair dans la structure de la base de donnée ?

Comment pourrais je faire pour intégrer le processus/le fonctionnement du fichier excel dans la base de donnée que nous venons de créer ?

PS : si tu regardes et test le fichier excel tu comprendras tout de suite mieux le fonctionnement ;-)

ce que je veux créer en acces a le meme principe de fonctionnement que mon fichier excel en y ajoutant la possibilité des familles et la possibilité d'ajouter plusieurs fois le même produits/services.

je te/vous remercie

[Simplifi]

Hello
1)aucun encodage pour les menus déroulants
bien des solutions, pour ma part j'utilise juste des requêtes sélections que je fabrique avec l'écran de base des requêtes
j'y met la table produit
je descends le nom de produit , son numéro
je vérifie le resultat
je nomme la requête list_produit

dans la case menu déroulant je sélectionne list_produit comme contenu et colonne liée 2
ainsi je vois je nom du produit et je stocke son numéro

2) tu dois décider si, quand tu as deux fourniseurs pour un même produit si tu préfère dupliquer le produit et dans ce cas le N° du fournisseur peut être stocké dans l'enregistrement produit (relation 1 à n (pour 1 fournisseur n produits))
par contre si la description technique du produit est lourde, il peut être interressant de ne pas dupliquer le produit et d'avoir une relation n à n ( 1 produit chez plusieurs fournisseurs et plusieurs produits chez 1 fournisseur)
dans ce cas, le table intermédiaire est nécessaire

conseil: tu peux te limiter à la solution 1 à n mais tu risque d'en rencontrer les limites!!!
3) le premier formulaire est celui qui est nécessaire pour les familles et les clients, il décrit aussi bien les clients que les prospects (tu n'est jamais obligé de renseigner tout de suite la totalité des membres de la famille)

le deuxième concerne les actes de ventes. c'est justement le fait qu'un client ai effectué un achat qui le fait passer de l'état de prospect à celui de client
aucun besoin de case supplémentaire ni tables différentes
liste des clients = liste des personnes avec nb achat>=1
liste des prospect = la même liste mais avec le critère nb achat est null

suite:
ici rien à rajouter pour que les nouveau produits de la table produit apparaissent dans la liste déroulante

comme j'ai vu que tu as vendu plusieurs produits le même jour au même client, ça justifie la structure en-tête - détail des ventes
ça t'évitera d'écrire 4 fois 12 rue...
en plus tes impressions seront bien plus immédiates

NB apparement tu as besoin de stocker des évènnements qui ne sont pas de ventes
soit une table supplémentaire pour les évènements
soit la possibilité de tout intégrer dans la table vente avec la prise de RDV comme un pseudo acte de vente sauf qu'il ferait référence au produit RDV stocké dans la table produit mais avec un o/n décoché pour dire que ce n'est pas une vente

ça permet de lister de façon simplissime tous les actes effectués avec un client et même d'avoir le même jour un accord sur un produit et une absence d'accord sur un autre et encore un suivi sur un produit acheté précédement et encore la pub du tout nouveau, etc
bien sur le filtre sur le o/n permet de ne mettre que les choses facturables sur la ....facture

Question subsidiaire: étudiant ou professionnel?

[Gregk84]

1) j'ai essayé ta méthode mais n'y suis pas arrivé. j'ai donc du utiliser la création de menu déroulant en me basant sur une table comme référence.

2) vu que le produit/service est un mot ou deux, je vais garder la relation 1 à n.

3) j'ai créé mes deux formulaires. pour celui des familles/personnes aucun problème. pour celui des ventes par contre, je ne vois pas comment attribuer ma vente à un client.

Dans mon formulaire, je dois attribuer le numéro du client. Ca veut dire que je dois aller chercher moi même le numéro dans la table client. Est ce que je pourrais autrement ?

4)

comme j'ai vu que tu as vendu plusieurs produits le même jour au même client, ça justifie la structure en-tête - détail des ventes
ça t'évitera d'écrire 4 fois 12 rue...
en plus tes impressions seront bien plus immédiates

Je n'ai pas compris

J'ai essayé d'intégrer les actions sur les clients dans la table personne. Peux tu me donner ton avis ?

5) J'ai commencé à essayé de créer les états et requêtes, mais je pense qu'il est préférable que la structure soit d'abord fiable.

Dans ma fonction de voir, qui n'est certainement pas la bonne ;-), voila comment j'avais pensé le développement :

1) Liste des prospects avec les actions entreprises sur ceux ci

Si vente, il intègre :
2) Liste des Familles

Qui contient :
3) Liste des personnes de la famille

Et on attribue à la personne qui est devenue client :
4) Liste des produits/services

Voila pourquoi j'ai un peu de mal à comprendre le raisonnement.

Voici mon fichier et encore merci de ton aide.

[Simplifi]

Hello
voilà le résultat en pièces jointes
1) voir la requête list_produit
pour info en SQL

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

SELECT Produits.N°_Produit, Produits.Désignation, Produits.Prix_vente FROM Produits;

2) pour produit service, tu parles d'une relation 1 à n et tu dans les faits, tu passes par une table intermédiaire ! ! ! contradictoire
de plus la table des détails de vente n'a rien à faire entre le produit et le fournisseur
3)je préfère faire moi-même les sous formulaires
4) dans ton fichier Excel, on retrouve 4 fois les écritures 12 rue....
ce qui fait que tu risque d'en modifier 1 sans modifier les autres, risque supprimé sous Access si tu as pris la précaution de stocker 12 rue... dans une seule table
5) pour les requêtes, ne pas attendre que tout soit parfait
pour les états, on pourra y revenir
+)tu verras les listes déroulantes sur les conditions de vente et de livraison, elles sont autoalimentées par les saisies dans la même table
+)j'aime bien les formulaires double affichage
++) dans le détail de vente, on duplique les infos: contradiction? erreur?
oui et non!! en effet, le prix d'un produit va forcément évoluer et sa désignation peut aussi changer légèrement. il est pourtant nécessaire de retrouver la facture telle qu'elle a été renseignée à l'origine. ce qui est la raison de la duplication

+++) tu auras aussi besoin d'un formulaire de démarrage Pour te donner une image, tu peux télécharger une version simplifiée de ma base sur le site d'échange dl.Free tu pourra y voir aussi ce que j'ai lentement été obligé d'incoporer dans l'entête de facture... etc....

[Simplifi]

En plus
il me semble urgent de sortir les colonnes action xxx de la table des personnes et de les mettre dans une table des . . . actions
ou peut être de les assimiler à des ventes ????? à creuser

[Gregk84]

1) ok ^^

2) ok. Par contre; je ne comprend pas l'utilité de la table "produit" dans ton fichier ni à quel moment je dois remplir le formulaire "produit".

Quand j'encode un client, je passe par :

a) formulaire famille
b) formulaire ventes

3) ok ^^

4) Pour explication : dans mon excel, les "données clients" sont (logiquement) unique, elles sont dupliquées par contre dans la feuille "détail produit". Si je modifie l'adresse dans les données clients, les détails produits liés sont mis à jour.

Maintenant, tu soulèves un des points et une des raisons qui me pousse à devoir passer sur access. Trop limité avec mon excel ! (Par exemple, je suis incapable d'attribuer 2 fois le même produit au même client)

5) oui, je me doute surtout si nous faisons encore des modifications sur la structure de la base de donnée.

6) J'ai regardé ton fichier, mais je serais incapable de réaliser une telle base de donnée ... C'est impressionnant !

7) Je vais suivre ton conseil et sortir la table action. Je suppose que je dois la lier à la table personne.

Voila merci

[Simplifi]

Hello
bin.... la table produit permet d'éviter de ré-écrire à chaque fois sa désignation et son prix.
cette table doit contenir toutes les données techniques et commerciales propres au produit
Ah oui j'ai oublié le petit VBA sur sortie de la case produit qui recopie la désignation et le prix
et puis aussi quelques petits VBA simplissimes pour calculer la TVA et le TTC

[Gregk84]

Hello,

Je viens de faire quelques petits tests et j'ai rencontré quelques petits soucis.

- Table famille ok
- Table personne ok

Table Détail des ventes et Table Produit

J'ai du mal dans l'utilisation de la table détail des ventes et quand j'indique un prix unitaire et clic sur le bouton rien ne se passe.

La table produit me pose problème dans mon utilisation. Elle ne peut pas servir de table ou je décris le produit et donne son prix car son prix peut varier.

Exemple :

Fournisseur 1 -> propose des pommes prix : 10€
Fournisseur 2 -> propose des pommes prix : 11€
Fournisseur 3 -> propose des pommes prix : 9,50€

C'est le même produit, la même description, un prix différent.

Et comme dit précédemment, tout les services proposés sont les même. Ce qui change c'est le fournisseur et son tarif. (Le tarif pouvant aussi varier d'un client à l'autre en fonction de son mode de payement ou nombre de prestation).

- Dans la table "produit", j'aurais donc besoin d'un : "numéro de produit", "produit"
- Dans la table "détail des ventes", je devrais ajouter : "Description courte", "Prix de vente", "Fournisseur"

Table Commission

J'ai lié la table "commission" à la table "ventes" et elle a pour but de calculer les commissions gagnées avec un client. Mais je ne suis pas sur de la mettre à la bonne table. J'hésite avec la table "détail des ventes". Pour toi quelle serait la meilleur solution ?

Table Action

Au niveau de la table action, tu en penses quoi ? je l'ai placée au bon endroit ? Je pense qu'il va s'agir d'une série de liste de choix comme dans mon excel et de date.

Par contre, est il possible que chaque action soit enregistrable et listable ? Et par exemple que je puisse imprimer pour un client toutes les actions entreprises sur les 2 dernières années ?

[Gregk84]

Autres questions

Actuellement, je sais que si une vente n'est pas associée à une personne cela signifie qu'il est prospect.

Par contre, comment pourrais-je modifier ma table : Famille et Personne
pour avoir :

1. Liste des prospects,
2. Actions réalisées sur les prospects,
3. Liste des personnes devenues clients,
4. Détail de la famille,
5. Ventes associées à la personne de la famille devenue client ?

A la base, j'encode toujours la liste de prospect et voici l'un des problèmes rencontrés.

Si j'encode chaque prospects comme étant 1 famille, cela m'arrive que je créé plusieurs familles par erreur :

• Monsieur dans la famille 5
• Madame dans la famille 9
• Le fils majeure dans la famille 18
• Etc

Alors que c'est logiquement la même famille, donc pas pratique...

Car quand j'encode un prospect, ou une liste de prospect, je ne connais pas la composition de famille.

Pour éviter la duplication d'information, je me demandais si un bouton ne permettrait pas de copier les prospects devenu client dans la table : "Liste des personnes devenues clients"

Ou

Ajouter un champ "client" dans la table : "liste des prospects" qui peut être mis à "oui" ou à "non".

Oui => il est client
Non => il est prospect

Mais je trouve cela moins pratiques...

[Simplifi]

Hello,
réponse rapide:
aucune modification des tables, ce que tu cherche est dans des requêtes
pour éviter de saisir des personnes d'une même famille, c'est une question de procédure, de la même façon qu'on pourrait procéder avec des fiches carton:
il faut donc d'abord afficher les familles avant de saisir un client et ensuite édicter les règles qui interdisent d'avoir 2 fois la même adresse (à moins d'avoir des règles plus élaborées)

il n'y a aucune copie de la table prospect vers la table client
c'est juste une personne
si la requête lui trouve des ventes, alors on l'appelle client
sinon, c'est un prospect
la suite dès que j'ai du temps