Discussion :

[Joévin]

Bonjour à tous,

Je gère une base de données sous Lotus NOTES.
Celle-ci contient de nombreuses trames de courriers (Word 2003) que mes collègues utilisent au quotidien (plusieurs agences).
Je souhaite trouver une solution pour que, lorsqu'un collaborateur ouvre une trame de courrier, un message lui demande quelle est son agence et que les coordonnées (adresse, tel, fax...) soient renseignées automatiquement à partir d'une base de données Excel.

Avez-vous une idée en sachant que l'outil développé doit fonctionner sous Lotus Notes ?

Je vous remercie pour votre aide

[Heureux-oli]

Salut,

Les fichiers sont ouverts par Word ou sont-ils gérés par Lotus ?

[Joévin]

Ils sont ouverts par Word.

[Heureux-oli]

Salut,

Il suffit d'aller chercher les données dans Excel, mais il faut passer par du VBA pour y parvenir.

On peut travailler par utilisateur, normalement, chaque utilisateur est identifié sur un PC, on récupère son nom et de là, on peut injecter au document les informations qui lui sont liées.

[Joévin]

OK, je vais essayer de m'en sortir avec VBA (déja pratiqué mais à partir d'un code existant...). J'ai vu que tu as rédigé un guide donc je vais m'en inspirer.

Ce n'est pas nécessaire de travailler par utilisateur. En effet, les données variables, càd présentes dans la base de données Excel sont les coordonnées des agences et non pas des utilisateurs.
Je souhaite donc que l'utilisateur sélectionne son agence et qu'à partir de là les données soient renseignées.

[Heureux-oli]

Salut,

Juste que si tu associes un utilisateur à un siège, il ne devra pas faire de choix.
Moins un utilisateur effectue d'actions, mieux c'est.

[smar6ty4]

Bonjour,
Pour information, je travaille sur le même genre de base Lotus Notes. Nous générons nos modèles à partir d'un menu de sélection dans lequel l'utilisateur sélectionne l'agence pour laquelle il travaille (droits d'accès gérés via Lotus Notes - carnet d'adresse interne à la société) le type de document qu'il veut ouvrir (Word - Excel - Powerpoint - PDF), la langue dans laquelle il veut travailler et le type de document qu'il souhaite ouvrir, sachant que nous mettons à disposition plusieurs types de documents-modèles à disposition (neutre portrait / paysage, procédure, lettre, fax, etc.).
La sélection se fait soit par bouton radio (langue, type de document) soit par menu déroulant (type de document, agence).
Un développement Lotus Notes pour la base et des modèles Word, PowerPoint et PDF ont été effectués par des sociétés externes (nous ne disposons pas des connaissances techniques requises en interne).
Des composants Lotus Notes sont reliés à des signets Word afin que, lorsque la sélection du document s'effectue, tous les paramètres du document choisi soient mis en place lorsque la création du document est effectuée.
Ceci permet, pour n'importe quel utilisateur, de générer le document qu'il souhaite selon ses autorisations à éditer des documents pour telle ou telle agence (adresse en relation avec l'agence sélectionnée, langue du document selon sélection faite par l'utilisateur, etc.).
C'est une solution très pratique et qui permet de (presque) sauvegarder la charte graphique de la société.
Peut-être que ce genre de façon de faire peut être appliqué à l'environnement de travail de ta société.
C'était juste pour info. :-)
Bonne journée à tous