Discussion :

[SylvainM]

Bonsoir à tous,

Je dois créer un classeur Excel permettant à mes collègues d'avoir un suivi de leurs activités, par nature, et par rattachement budgétaires (certaines missions sont financées et doivent justifier le temps passé).
Je souhaiterai que ce classeur soit le plus rapide à saisir pour mes collègues, qui ne vont pas saisir par gaité de cœur : autant que ce soit efficace !
Ce classeur, pour diverses raisons, a une structure imposée : une ligne par date.

Concernant le suivi des activités, plusieurs activités sont possibles par jour, ainsi que plusieurs rattachement budgétaires, sans qu'il n'y ait de lien entre les 2.
J'ai donc, pour l'instant, envisagé 4 colonnes pour l'activité, 4 colonnes pour le budget, en fixant donc un maximum de 4 activités / budgets par jour (au delà, cela ne nécessite donc pas de suivi).
Le tableau Excel ci-dessous (extrait d'un classeur plus complet) montre l'esprit de la saisie que j'envisage de proposer.

saisie_activites.xlsx

Mais j'avoue que je veux bien votre avis avant, car peut-être y aurait-il des astuces / structurations qui permettrait plus d'ergonomie ?

Que pensez-vous de cette structuration ?

Merci pour vos avis / suggestions.

(je peux aussi tenter de programmer un peu en VBA, mais mes compétences sont très limitées en la matière).

[Daniel.C]

Bonjour,

Personnellement, je trouve qu'il est plus facile de saisir les durées et de calculer les pourcentages.

[SylvainM]

plus facile de saisir les durées et de calculer les pourcentages.

Oui, tu as raison, moi aussi finalement !
Comme quoi c'est bien d'avoir un regard extérieur pour identifier les "évidences" !

Concernant le fait de devoir saisir, pour une même journée, X activités et Y budgets (et demain peut-être Z projets), voyez-vous d'autres solutions que ces colonnes pour chaque activité/budget(/projet) ?

Merci pour vos avis.

Sylvain M.

[Philippe Tulliez]

Bonjour,
Comme ton tableau de saisie devra certainement être retraité par la suite pour des statistiques éventuelles (Tableau croisé dynamique par exemple), j'éviterais les fusions de cellules qui annihile les actions de tri, filtre, et autres outils de gestion de listes.
Il est possible de placer un titre sur plusieurs colonnes sans utiliser la fusion.
Après avoir sélectionné les cellules concernée, Clic droit, Format de cellules, Onglet [Alignement], sélectionner dans la liste de l'alignement de texte Horizontal, Centré sur plusieurs colonnes.
C'est une garantie de pérennité pour toutes analyses futures.

[SylvainM]

Encore une très bonne suggestion que je vais mettre en pratique : merci Philippe.

Concernant la saisie "multi-activités", j'aime beaucoup la macro proposée par Eriiic dans cette discussion.
Elle permettrait de ne saisir les activités que dans une seule colonne, avec choix multiples.
Maintenant, pensez-vous envisageable (théoriquement), d'adapter cette liste à choix multiple pour y attribuer des durées différentes à chaque choix ?

Merci pour vos avis très utiles !

Sylvain M.

[Philippe Tulliez]

Bonjour,

Elle permettrait de ne saisir les activités que dans une seule colonne, avec choix multiples.

Je n'ai pas ouvert le classeur de la discussion dont tu parles mais une liste déroulante ne nécessite pas de code VBA si c'est un choix simple. L'outil Validation de données permet de faire cela.

[SylvainM]

Oui oui, je connais bien la validation des données (je l'ai utilisé dans le modèle que je présente), sans VBA.
Mais l'exemple d'Eriiic que je cite est beaucoup plus puissant : il permet, avec une simple liste déroulante, de sélectionner plusieurs valeurs simultanément (concaténées dans une seule cellule).
C'est vraiment quelque chose d'ergonomique et rapide, mais il manque le moyen d'attribuer des quantités à chaque valeur saisie (bureau:3h;terrain:4h30)*.
Et là, je me doute que cela doit nécessiter un formulaire beaucoup plus avancé, si même cela est possible...
Si quelqu'un a des pistes là dessus (des exemples, ou juste une idée à développer), je prends !

Sylvain M.

* valeurs concaténées que je devrais par la suite "dé-concaténer", mais cela ne me fait pas trop peur en VBA

[Daniel.C]

Regarde le classeur joint. Les saisies sont faites sur la feuille "Saisie" et se reportent automatiquement sur la feuille "SUIVI_QUOTIDIEN". Tout se fait par liste déroulantes excepté les temps. Les formules de cette dernière feuille sont des formules matricielles (validées avec Ctrl+Maj+Entrée).
Note : je n'ai pas traité la partie "Budget". Si tu n'y arrives pas, dis-le.

PJ : SylvainM saisie_activites.xlsx

[SylvainM]

Merci Daniel pour cette proposition qui me permet de découvrir des formules que je tenterai de comprendre et ré-utiliser.
Mais j'avoue que le principe d'une saisie dans une autre feuille, avec une ligne par activité, ne me plait pas trop : j'aimerai rester sur la feuille de "suivi quotidien", qui resterai plus lisible.

En fait, je pense que je vais m'orienter vers un Formulaire (userform), qui sera au final le plus ergonomique.
Je partirai donc vers 2 colonnes (activités et budgets) qui, au double-clic dans la cellule, ouvrent un formulaire multi activités (puis multi-budgets), qui remplira une seule cellule concaténée.

Ensuite, je créerai une macro pour "dé-concaténer" les données, et permettre des analyses croisées dessus (tableau croisés dynamiques).

Je travaille là dessus, mais je pense que je vais bloquer sur certains points : je reviens donc bientôt avec un classeur un peu plus avancé : merci encore pour vos pistes !

A suivre.

Sylvain M.

[Daniel.C]

C'était juste parce que tu avais écrit :

(je peux aussi tenter de programmer un peu en VBA, mais mes compétences sont très limitées en la matière).

[SylvainM]

Compétences très limitées, mais je me soigne !

D'ailleurs, j'ai progressé cet après midi sur mon projet, et j'ai quelque chose qui me semble satisfaisant en saisie.
Le code n'est certainement pas optimisé (j'aurai par exemple certainement dû faire des boucles pour travailler sur plusieurs TextBox simultanément...), mais il fonctionne (sur mon poste pour l'instant !).
Voici donc un classeur avec formulaire, uniquement sur les activités pour l'instant (mais pour le budget, ce sera le même principe).

saisie_activites_userform.xlsm

Donc, pour la saisie utilisateur, ça me semble OK.

Maintenant, il va falloir que je trouve un moyen pour récupérer dans une feuille les données des 6 activités potentielles, en format "1 ligne par activité et par date", afin de pouvoir faire un tableau croisé dynamique dessus.

Pour l'instant, je sèche : donc si sur ce point quelqu'un a une idée, je prends !
(mais je cherche quand même).

N'hésitez pas à me dire si vous voyez d'autres améliorations ou des erreurs grossières !

Merci encore.

Sylvain M.

[Daniel.C]

Qu'est-ce qui t'empêche d'utiliser la feuille "SUIVI_QUOTIDIEN" pour le TCD ?

[SylvainM]

Qu'est-ce qui t'empêche d'utiliser la feuille "SUIVI_QUOTIDIEN" pour le TCD ?

Effectivement, ce serait le plus simple, mais il s'agit d'un tableau croisé complexe : une même activité peut se retrouver en colonne Activité 1, Activité 2, Activité 3, ... Activité n
Et comme, en réalité il y aura potentiellement des 10aines d'activités, je ne peux pas créer une colonne dédiée à chaque activité.

Il faudrait donc, dans mon TCD, analyser les activités (et leur quantité) issues de plusieurs colonnes : j'ai fouillé sur le net, ça semble possible, mais ça semble aussi compliqué.
Soit je crée plusieurs TCD, 1 par colonnes d'activités, et ensuite un TCD qui va consolider les 6 TCD.
Soit je parviens, dans 1 seul TCD, à cumuler différentes colonnes...

A moins que tu vois quelque chose de beaucoup plus simple ???

Bon week-end !

Sylvain M.

[Daniel.C]

Est-ce que tu peux faire un tableau manuel représentant ce que tu veux obtenir dans le TCD ? Avec les données source qui vont avec.

[Philippe Tulliez]

Bonjour,
Si tu décides de programmer en VBA, je suis de l'avis de Daniel.
Il est préférable d'avoir une feuille avec le détail, géré comme une table dans Access et utiliser le tableau avec des formules comme tableau de bord.
C'est le problème habituel des utilisateurs d'excel, c'est de confondre feuilles de données et tableau de bord qui doit être la synthèse des feuilles de données.
Un planning doit être le résultat de recherche fait sur une ou plusieurs feuille de données.
Par exemple, si je prends un planning de rendez-vous très simple
Feuille : Données (Feuille nommée Data)
Colonne A : Key (Clé de recherche qui est le résultat de la concaténation des colonnes B et C)
Colonne B : Date
Colonne C : Heure
Colonne D : Nom
Colonne E : Lieu
Colonne F : Type
et ainsi de suite (durée du rendez-vous, etc.)
Feuille : Planning
En colonne les heures, en lignes les dates
Les cellules contiennent cette formule

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

=SIERREUR(RECHERCHEV(C$2 +$B3;tblData_BodyRange;EQUIV(pData;tblData_Label;0);FAUX);"")

où
tblData_Label est la référence à la plage des étiquettes de colonnes données de la feuille [Data] cellules $A$1:$F$1
tblData_BodyRange la plage de données de la feuille [Data], cellules $A$2:$F$9
pData fait référence à cellule $L$1 qui contient une liste de choix (Nom, Lieu, Type) qui permet d'afficher dans le planning une de ces données.
Une liste permet de sélectionner, le mois, la semaine, etc.

Voir l'illustration ci-dessous


Un clic droit permet de visualiser l'ensemble des informations du rendrez-vous (pour l'illustration il n'y a que le nom.



Un double-clic permet de faire une création, modification et suppression du rendez-vous



L'ensemble du code VBA ne fait que 60 lignes de code.

[SylvainM]

Merci beaucoup pour vos conseils, et désolé pour ce long silence ! (je suis comme souvent sur de nombreux chantiers en simultané ! )
Je vais bientôt revenir avec une version améliorée de mon tableau de saisie, en ayant tenu compte de vos conseils.

Mais avant, je bloque sur un tout petit détail.

L'un de mes formulaires s'ouvre actuellement par double clic dans une colonne, identifiée de cette manière :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Private Sub Worksheet_BeforeDoubleClick(ByVal Target As Range, Cancel As Boolean)
If ActiveCell.Row > 2 Then
Select Case Target.Column
    Case 4
        Cancel = True
        frm_activ.Show
    Case 3
        Cancel = True
        frm_onglet.Show
End Select
Else
End If
End Sub

Dans la version améliorée de mon tableur, le formulaire devrait s'ouvrir par double-clic dans les cellules d'une ligne, toutes les 10 lignes à partir de la ligne 9 (donc ligne 9, 19, 29, 39, 49, ... etc.), pour les colonnes C à I (3 à 9).
(vous comprendrez pourquoi par la suite ! )
Je pense que ce doit être très simple, mais je ne suis pas doué en "boucles", donc si vous pouviez m'aider sur ce point, j'avancerai énormément !!
(même si j'aurai encore plein d'autres questions à venir... )

Je commence pour montrer que je cherche quand même !

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

1
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Private Sub Worksheet_BeforeDoubleClick(ByVal Target As Range, Cancel As Boolean)
 
Dim lignesmacro As Integer
Dim interval As Integer
Set lignesmacro = 9
Set interval = 10
 
' pas sûr d'être sur la bonne voie...
 
If ActiveCell.Row > 8 And ActiveCell.Column > 2 And ActiveCell.Column < 10 Then
Select Case Target.Column
    Case lignesmacro
        Cancel = True
        frm_activ.Show
End Select
Else
End If
End Sub

Je devrais peut-être creuser du côté des "While" ou des "For"...

Merci à vous pour ce (tout) petit pas pour l'Homme, mais grand pas pour moi !

Sylvain M.

[SylvainM]

C'est bon : j'ai trouvé la solution avec le Modulo !!!

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Private Sub Worksheet_BeforeDoubleClick(ByVal Target As Range, Cancel As Boolean)
If (ActiveCell.Row - 9) Mod 10 = 0 Then
Select Case Target.Column
    Case 3 To 9
        Cancel = True
        frm_activ.Show
End Select
Else
End If
End Sub

Je poursuis mes investigations : à suivre donc !

Sylvain M.

[SylvainM]

Bonsoir à tous,
Me revoici donc enfin !
Bon, de mon côté, je progresse doucement en VBA et Formulaires (sans être encore très à l'aise, donc lorsque vous lirez mes codes ci dessous, je vous demande de l'indulgence ! )

Voici donc l'état d'avancement de mon classeur et du formulaire de saisie d'activités (et bien plus). Ce dernier se lance au double-clic dans les lignes rouges de l'onglet "SAISIE_HEBDO".
Saisie_Horaires_v3_activites.xlsm
En saisie, il répond à 100% des besoins (pas encore terminé tous les onglets, mais c'est en bonne voie), sâchant que les besoins sont multiples : tout le monde ne remplit pas chaque onglet, mais au moins un ou 2 selon les exigences de son poste.

Maintenant, étant donné les analyses (tableaux croisés) qu'il faudra faire derrière, je vois 2 options :

1] (celle vers laquelle je suis parti, par facilité) Enregistrer les données du formulaires dans la feuille "SYNTHESE_JOURS", où j'ai une ligne par jour (et 1 seule), et n colonnes par activités, n colonnes par budgets, ... Le problème, c'est qu'il faudrait créer une macro (certainement possible), qui redispose les données en une ligne par activité, pour permettre les analyses croisées (cf. 2]).

2] (celle qui me semble plus logique, en terme de Base de données, mais sur laquelle je bloque techinquement) Enregistrer les données dans une feuille de base avec une ligne par activité (donc jusqu'à n ligne(s) par jours), une ligne par budget (n ligne(s) par jour)... Les points de blocages que je rencontre dans ce cas, c'est :
- comment alimenter une base de donnée avec un nombre de ligne par jour non défini, et surtout comment faire en sorte qu'à l'ouverture du formulaire, les données saisies précédemment se recharge comme je le fais actuellement ?

Donc, si vous avez des exemples qui me permettrait de lever ces points de blocages, je suis preneur !

Voici ce à quoi pourrait ressembler la table de sortie, qui permettrait les analyses croisées :
[en mettant tout dans un seul tableau, mais on peut aussi imaginer de créer 1 table / feuille par type de suivi (= onglets du formulaires) ]

date	type	valeur	duree
15/01/2015	total horaires	total	8 h
15/01/2015	activite	bureau	5.5 h
15/01/2015	activite	terrain	2.5 h
15/01/2015	budget	opération XFAZ34	8 h
15/01/2015	projet	projet 156	4 h
15/01/2015	projet	projet 169	4 h
16/01/2015	total horaires	total	6 h
16/01/2015	activite	bureau	5 h
16/01/2015	activite	terrain	1 h
16/01/2015	budget	opération XFAZ34	6 h
16/01/2015	projet	projet 156	3 h
16/01/2015	projet	projet 169	3 h

Merci de vos avis et suggestions !

Sylvain M.

[(WOLF)]

Bonjour, j'ai regardé le fichier par curiosité, c'est un sacré travail que vous avez fais là mais je m'interroge, vous n'avez pas d'E.R.P sur votre lieu de travail ?

[SylvainM]

Pas d'E.R.P. non... (je découvre d'ailleurs ce terme !)

Nous sommes dans une petite collectivité (au budget limité), d'une 30aine d'agents, mais travaillant sur des missions très variées et avec des attentes différentes en fonction des missions et des financeurs...
Il en résulte que certains agents doivent actuellement renseigner leurs activités/horaires sur plusieurs outils, ce qui les décourage ! (double ou triple saisie).

L'idée de ce tableur, c'est de permettre de centraliser la saisie sur un seul tableau, simple (tout le monde utilise Excel), et que ce tableau réponde aux différentes attentes.
Bien sûr, il existerait certainement des outils plus performants (saisie web, base de données, ...), mais je doute qu'ils répondent, clé-en-main, à nos besoins spécifiques. Donc il y aura forcément un coût de développement/adaptation.
De mon côté, le temps que j'ai passé sur ce tableur est certes non négligeable (d'ailleurs, pas suivi ! ), mais il me permet d'apprendre pas à pas des fonctionnalités Excel que je ne connaissais pas (VBA, userform, ...). Donc le temps "perdu" ici sera certainement gagné pour d'autres applications ! (déjà plein en tête, dont certaines déjà opérationnelles)

En tout cas, merci pour vos avis / conseils, car ils sont toujours bons à prendre ! (et là, tu m'auras permis de découvrir un monde à part avec les "Progiciels de gestion intégré").

Bonne après midi !

Sylvain M.