Discussion :

[vidica]

Bonsoir Claude,

Quand je disais enregistrer directement un paiement lors de la saisie je ne voulais pas dire alimenter la table contacts avec des données financières mais bien alimenter la table tDons en partant du sous-formulaire sfEngts où l'on rajouterait un bouton de validation pour passer l'engagement saisi en don et alimenter les tables tDons et tBanque.

Mais après réflexion je te rejoins, lorsqu'on reçoit un chèque il vaut mieux saisir d'abord un engagement dans le sfEngts qui se trouve dans fContacts, puis saisir le montant dans fBanque en pointant le relevé correspondant lorsque l'argent sera bien arrivé sur le compte, ce qui permettra un contrôle exact de la concordance entre les 2 ce qui évitera des anomalies.

Pour la procédure que tu suggères pour les dons en espèces ça me va bien aussi, un formulaire fCaisse similaire à fBanque sera adapté et permettra de gérer nos entrées et dépenses en espèces.

Pour la gestion de la DB à priori ce sera sur un seul poste au siège de VIDICA (mon domicile), mais je vais voir avec un ami informaticien si un hébergement sur son serveur sécurisé 24/24 est possible, ce qui me permettrait la saisie des contacts et des engagements reçus par courrier au siège de VIDICA et au trésorier habitant à 30km de saisir les chèques et de pointer les extraits qu'il reçoit. Mais mon ami informaticien est un linuxien performant qui attrape des boutons lorsqu'on parle de MS. Il aurait souhaité que je gère tout ça avec un logiciel opensource sous Linux, j'en ai testé un bon que j'ai déjà adapté et utilisé pour une association sociale et culturelle durant 4 ans, mais qui est trop généraliste pour VIDICA. Malgré le paramétrage, il ne me permettrait pas une gestion aussi précise et adaptée que ce que tu as réussi à concocter sous MS Access.

Merci pour le lien vers "Tenir une compta avec Access", j'ai jeté un oeil, tu es un excellent pédagogue et tu as fait un travail de Titan. Je reviendrai plus longuement dessus dès que j'en aurai le temps, les journées passent bien vite et les nuits sont hélas trop courtes ! Quand je pense qu'il y en a qui s'ennuient ...

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Joseph,

J'ai ajouté un formulaire fCaisse.

Pourrais-tu encoder quelques opérations représentatives (en t’inspirant de cas réels) dans les trois formulaires pour faire émerger les manquements.

[vidica]

Bonsoir Claude,
Oui, je peux faire demain des essais sur cas réels , merci de me mettre la DB en lien.

[ClaudeLELOUP]

Toujours au même endroit : http://claudeleloup.developpez.com/&...ICA/Vidica.mdb

[vidica]

Premiers essais proches du réel plutôt concluants, les champs liés vont bien, à priori pas de soucis dans les calculs entre champs et tables d'après ce que j'ai pu voir dans les formulaires de saisie.
Juste 2-3 petits détails pratiques :

- Sur "fBanque", dans "Dons et Cotisations" il y a un champ "Mode" qui offre une liste de choix "Cotisation", "Parrainage" ou "Ponctuel".
Il faudrait plutôt que "Mode" propose "Chèque" ou "Virement" et qu'il y ait un champ "Type de don" avec la liste de choix "Cotisation", "Parrainage mensuel", "Parrainage trimestriel" ou "Ponctuel"

- Dans fBanque il faudrait aussi rajouter un champ "Références" pour pouvoir saisir à chaque opération le nom de banque du donateur et numéro de chèque par exemple, ou un numéro de virement

- Dans fCaisse il conviendrait de remplacer "Mode" par "Type de don"

Questions :
- Comment saisirais-tu un retrait en espèces du compte banque pour alimenter la caisse?
- Comment saisirais-tu une sortie de caisse pour alimenter la banque?

N'hésite pas à me dire si tu vois les choses autrement, ou s'il y a un truc que je n'ai pas bien compris. Je te laisse faire ces petites modifications, afin de ne pas être à 2 à procéder à des modifs et ensuite on ne saurait plus trop où on en est. En tous cas voilà une DB qui prend forme. On parlera ensuite des états, dont le premier sera la liste des dons par contact pour une période donnée afin de voir s'il y a des trous dans la raquette pour les parrainages par exemple, et aussi pour la délivrance des reçus fiscaux, ce sera l'étape ultime.

Merci Claude pour ton excellent travail !

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Joseph,


Voici : http://claudeleloup.developpez.com/&...ICA/Vidica.mdb

[vidica]

Bonjour Claude et merci pour ta réactivité et les modifs faites, c'est tout à fait ce que je souhaitais. Je vais encore faire quelques test grandeur nature aujourd'hui et demain pour m'assurer que tout va bien.
Encore une chose, serait-il possible dans le formulaire contact, à droite de "Ses engagements" d'avoir un SF qui affiche "Ses dons", juste en lecture seule sans possibilité de modifier depuis le FContacts.
Cela serait très utile d'un coup d'oeil depuis la fiche du Contact affiché de voir ses dons.
Bon dimanche à toi.

[ClaudeLELOUP]

Voilà M'sieur !

[vidica]

Trop fort ! Merci.
Bon dimanche

[vidica]

Bonsoir Claude,
Dans fContacts comment afficher les dons par ordre de date? Voir par exemple enregistrement numéro 2.
Semaine assez chargée, je poursuis mes essais dans les jours à venir, tu seras un peu moins sollicité :-)
Bonne semaine à toi.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

J'ai modifié. Les dons sont par ordre chronologique décroissant :



Ça te convient ?

[vidica]

Merci Claude, c'est parfait. Demain je passerai une heure dessus avec le trésorier pour des saisies réelles depuis la création de notre association. Je te tiens au courant de la suite :-)

[vidica]

Bonjour Claude, je ne voudrais pas que tu t'ennuies ce week-end :-)
Tests concluants avec le trésorier, pas de dysfonctionnement ni d'incohérences relevés, on a saisi quelques adhérents, donateurs, et fais les pointages bancaires correspondants sur 3 mois, ça roule.

Au niveau utilisation il nous faudrait encore pouvoir rechercher aisément n'importe quel contact en tapant son nom dans un formulaire de recherche, afin de pouvoir rapidement voir les engagements et dons de n'importe quel contact.

Et 2 états affichables, imprimables et exportables (Excel) nous seraient utiles :
- une liste de tous les contacts de la base avec nom, prénom, adresse, type d'engagement, tél 1 et mail 1.
- une liste de tous les contacts et tous les dons avec choix de date à date (exemple 1/1/2014 au 31/12/2014) avec nom, prénom, adresse, code postal, ville, montant don, mode paiement, date don en vue d'établir un publipostage word pour les reçus fiscaux. Il faudrait donc totaliser les dons par mode de paiement.

Et la question piège, sais-tu comment indiquer à access un chemin vers un serveur distant pour lier une table frontale (en local sur mon ordi et celui du trésorier) et une table dorsale (sur serveur distant)? J'ai réussi à le faire chez moi en réseau local mais pas sur serveur distant connecté par internet. L'objectif étant de me permettre ainsi qu'à mon trésorier qui habite à 35km de chez moi d'accéder et de modifier notre base de données sans être obligés de nous rencontrer tous les 8 jours. J'ai scindé ma base en 2 fichiers .mdb (un dorsal et un frontal) par la fonction de fractionnement de la base de données, mais je ne sais où et comment indiquer un chemin vers un site distant. Access me propose seulement de sélectionner sur mon ordi ou mon réseau local le fichier dorsal depuis mon fichier frontal, mais pas de chemin ftp possible à priori... J'espère que ça peut se faire ...

A bientôt.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Joseph,

Au niveau utilisation il nous faudrait encore pouvoir rechercher aisément n'importe quel contact en tapant son nom dans un formulaire de recherche, afin de pouvoir rapidement voir les engagements et dons de n'importe quel contact.

OK pas de problème

… un publipostage Word pour les reçus fiscaux

Peux-tu poster l’exemplaire type d’attestation.

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J’ignore tout des réseaux !
J’aurais fait comme ceci :
- scinder (éventuellement) en frontale et dorsale,
- quand c’est toi qui as la main, c’est toi qui modifies le contenu des tables ;
- quand tu as terminé, tu envoies la dorsale par mail au trésorier ;
- c’est maintenant lui qui a la main pour compléter ;
-quand il a terminé, il te renvoie la dorsale complétée et c’est à nouveau toi qui reprends la main.

[vidica]

Voici le modèle d'attestation.

Je vais procéder de la sorte en échange par courriel, ça sera gérable comme cela, pas de soucis.

A bientôt.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

Pour ne pas allonger cette discussion, Joseph et moi avons échangé quelques e-mails qui m’ont aidé à comprendre les différents besoins d’une association caritative.
Ensemble, nous avons mis au point l’application qui est décrite dans cet article :
Tutoriel pour gérer une association avec Access
que vous pouvez lire ici : http://claudeleloup.developpez.com/t...s/association/

Une base en version Access2000 est jointe à l'article.

Vos remarques sont les bienvenues.

[C15nantes]

Bonjour Claude,

Chapeau pour ce travail remarquable .

Il y a quelque temps tu m'as grandement aidé à repenser la structure d'une base gérant aussi une association et tu m'avais conseillé de m'inspirer du travail en cours pour Vidica.

Je n'ai pas tout pris car mes besoins ne sont pas tout à fait les mêmes, mais tout cela marche parfaitement.

Encore bravo et merci.

C15Nantes

[vidica]

Voici venu le moment des remerciements.
Tout d'abord merci à ceux qui animent ce site, quels qu'ils soient, quelles que soient leurs compétences, la solidarité dans tous les domaines est capitale dans la vie.
Ensuite merci à Pyloupylou qui avait été le premier à me répondre, avant de me laisser dans les mains expertes de Claude.
Et ensuite un GRAND MERCI à Claude Leloup qui a pris ce projet à coeur, et qui durant 3 mois a donné sans compter son temps. Compétences de haut niveau, toujours à l'écoute, clarté dans les explications, jamais de lassitude ou de non-réponse prolongée, il a su donner de son temps et de son coeur, en partageant ses compétences. Chapeau bas et MERCI Claude.

[ClaudeLELOUP]

C'était avec plaisir Joseph !

Plein succès pour ton association.

À la prochaine.