Discussion :

[salaheddine88]

Bonjour à tous,

Dans le cadre d'un projet RH, je développe un outil avec VBA Access pour automatiser la création et le suivi des sessions de formations au sein de l'entreprise.

Pour résumer, l'outil doit permettre de créer une session de formation (pour un certain nombre d'employés), envoyer des mails d'invitations, générer les feuilles d'émargements et d'en faire la saisie par la suite, générer des évaluations à chaud et à froid.

Je voudrais avoir votre aide sur la partie feuilles d'émargements (Etats). Une session de formation compte une date de début et une date de fin (différentes selon la session). Exemple : Session de Formation Informatique, date début 28/02/2021 date de fin 04/03/2021. Je voudrais savoir comment procéder pour générer une feuille d'émargement par jour de manière automatique. Sachant que j'ai une table "Emargement" (capture ci-dessous)

Mon soucis est que comme les dates diffèrent selon la session, je n'ai pas su adapter ma table pour recevoir ces différente date, sachant que je dois générer une feuille d'émargement par jour

Ci-dessous les captures des tables et les formulaire que j'ai créé :





Voila, je vous remercie par avance pour votre aide

[HDU71000]

Bonjour,
si l'on en croit la table "collaborateurs", le champ "Matricule_Groupe" est l'identifiant du collaborateur.
Pourquoi retrouve t'on ce champ dans la table "Sessions_formations" ?
J'imagine qu'une session de formation peut concerner différents collaborateurs, non ?
Aussi, que ce sont ces "jour1", "jour2" etc dans la tale émargement ? Ce sont les jours où les collaborateurs vont suivre la formation ?
Si oui, tu imagines une formation longue de disons 300 jours, tu voulais créer autant de champ que de jours ??

Je suggère plutot d'utiliser une table de liaison entre tes tables "collaborateurs" et "sessions_formations" contenant les clés primaires de ces 2 tables comme clé primaire.

Ensuite, pour ton émargement, je pense qu'une routine en vba te permettra de remplir une table contenant (matricule_groupe, id_session, jour) à la création de la formation une fois tous les collaborateurs inscrits.

A+

[salaheddine88]

Bonjour et merci pour votre réponse.

Effectivement le matricule groupe est l'identifiant du collaborateur. Je l'ai repris sur la table "session de formation" comme une clé secondaire pour permettre d'identifier le collaborateur inscrit à tel numéro de session. Je vais revoir mes tables selon vos recommandations.

Par contre le souci pour moi c'est qu'une fois la session terminée, je reçois les feuilles d'émargement que je dois saisir sur l'outil. Comme les dates de sessions sont différents, j'ai du mal à visualiser un formulaire qui affiche les dates de telle session ( exemple : une session du 01/03/2021 au 04/03/2021, une autres du 07/03/2021 au 20/03/2021, ...). Comment afficher les dates de sessions sur un formulaire pour permettre de saisir la présence ou l'absence de telle collaborateur (pour chaque jour de la session).

J'espère être assez clair dans mes explications.

Je vous remercie par avance.

[HDU71000]

Re,

Pour être certain de la clarté, la table "Sessions_formations" représente une formation qui peut être suivie par plusieurs collaborateurs ?
Donc tu n'as pas à mettre de clé étrangère de la table collaborateur.

Les jours de présence sont les mêmes pour une même session de formation, n'est-ce pas ?

Donc ce que je te disais, c'est qu'une fois les renseignements de la session de formation saisis ainsi que les différents collaborateurs inscrits à cette session, on crée des enregistrements dans une table qui contient l'id de la session, le matricule du collaborateur ainsi que la date (tu n'en veux pas 2 par jour, souvent, on émarge le matin et l'après-midi en formation).
Donc par exemple, tu auras

id_formation	matricule	jour
1	50	02/03/2021
1	50	03/03/2021
1	50	04/03/2021
1	51	02/03/2021
1	51	03/03/2021
1	51	04/03/2021

Pour la formation avec l'id 1 qui se déroule du 02 au 04/03/2021 et pour laquelle les salariés avec les matricules 50 et 51 sont inscrits.

On peut imaginer un champ booléen (oui/non) en plus dans cette table, qui te permettra de dire si le collaborateur a été présent.

A+

[salaheddine88]

Re,

Absolument, tu as très bien résumé le fonctionnement de l'outil. Je vais refaire mes tables selon tes propositions ! Merci beaucoup.

Une dernière question stp ! Quand je renseigne le formulaire pour créer une session, je saisi une date de début, et une date de fin. Comment faire pour générer sur le champ date de la 3 ème table les dates jour par jour comme sur ton exemple

Exemple : date début 02/03/2021 date de fin 04/03/2021

id_formation	matricule	jour
1	50	02/03/2021
1	50	03/03/2021
1	50	04/03/2021
1	51	02/03/2021
1	51	03/03/2021
1	51	04/03/2021

Merci infiniment par avance !

[HDU71000]

Re,

il faudra que tu crées une routine VBA qui utilisera 2 boucles, la première pour parcourir les collaborateurs inscrits et la seconde pour boucler sur les jours concernés (ou vice versa) et qui inscrit dans la table emargement les infos

L'algo sera :

Se positionnner sur le premier collaborateur inscrit
Tant que l'on a pas parcouru tous les collaborateurs inscrits
Jour=date debut formation
Tant que jour <= date fin formation
inscrire id formation, matricule collaborateur, jour
jour = jour +1
Fin tant que
Passer au collaborateur suivant
Fin tant que

A+

[salaheddine88]

Merci beaucoup pour toutes vos réponses ! Si vous avez un exemple de code je suis preneur, sans abuser de votre gentillesse

[HDU71000]

Re,

il faudra le nom des tables créées après correction.

Tu peux enrichir tes connaissances ici - https://warin.developpez.com/access/...=partie_5#L5.3

Une fois que tu auras créé la table "collaborateurs_formation" (table qui fait le lien entre tes tables "collaborateurs" et "sessions_formations" qui stocke donc les collaborateurs inscrits aux différentes formations), ça donnerait quelque chose comme :
(à exécuter depuis un formulaire qui contient l'id de la formation et les dates debut et fin

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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Dim num_formation As Integer
Dim date_debut, date_fin As Date
num_formation = Forms!formation!id_session
date_debut = Forms!formation!date_debut
date_fin = Forms!formation!date_fin
Dim oRst As DAO.Recordset
Dim oRst2 As DAO.Recordset
Dim oDb As DAO.Database
Set oDb = CurrentDb
 
Set oRst = oDb.OpenRecordset("SELECT id_session,Matricule_Groupe FROM collaborateurs_formation WHERE id_session=" & num_formation) 'on ouvre un recordset basé sur une requête qui liste les matricules dans la table collaborateurs_formation pour la formation en cours dans le formulaire
 
Set oRst2 = oDb.OpenRecordset("Emargement", dbOpenTable) 'on crée un recordset sur la table "Emargements"
If Not oRst.EOF Then
      'S'il n'est pas vide on va au premier enregistrement
      oRst.MoveFirst
      'Tant qu'on est pas arrivé à la fin du recordset
      While Not oRst.EOF
            jour = date_debut
            While jour <= date_fin
                oRst2.AddNew 'on crée un nouvel enregistrement dans la table "Emargements"
                oRst2.Fields("Id_formation").Value = oRst.Fields("id_session") 'on affecte au champ "id_formation" de la table "Emargements"  le champ "id_session" de la table "collaborateurs_formation"
                oRst2.Fields("matricule").Value = oRst.Fields("Matricule_Groupe") 'on affecte au champ "matricule" de la table "Emargements"  le champ "matricule_groupe" de la table "collaborateurs_formation"
                oRst2.Fields("jour_emargement") = jour 'on affecte au champ "jour_emargement" le jour de la boucle
                oRst2.Update 'on met à jour la table
 
                jour = jour + 1 'On passe au jour suivant
             Wend
          oRst.MoveNext 'on passe au collaborateur suivant
      Wend
End If
 
'Libération des objets
oRst.Close
oRst2.Close
oDb.Close
Set oRst = Nothing
Set oRst2 = Nothing
Set oDb = Nothing

Code que je n'ai bien entendu pas testé et à adapter avec le nom de tes champs.

A+

[salaheddine88]

Vraiment merci beaucoup ! Je vais essayer tout ça

[salaheddine88]

Vraiment un grand merci, j'ai testé le code en l'adaptant à mes tables, champs et contrôles ! Il fonctionne parfaitement. Cette problématique m'a permis de me replonger sérieusement dans la compréhension des recordset. Merci infiniment !!!

[HDU71000]

Bonjour,

tu peux fignoler en gérant les week-end et jours fériés.

Mais quoiqu'il en soit, tu as un bouton "résolu" en bas.

A+

[salaheddine88]

Merci beaucoup