Discussion :

[nicobros]

Bonjour,

Etant plus que novice dans l'utilisation d'Access, je m'y suis lancé pour créer une base de donnée pour l'école dans laquelle je suis bénévole. Je vous explique mon projet et mon soucis.

Nous devons mettre en place un logiciel de facturation pour les cotisations annuelles, je me suis dit qu'une base Access nous permettrait d'automatiser tout cela, mais je n'y connais pas grand chose en Access, d'où ma présence ici.

J'ai compris comment créer une table en important mes données excel, mais là où je bloque c'est la mise en relation de mes tables (table parent d'enfant, table montant scolarisation) pour créer une facture automatiquement.

J'essaye de me dépatouiller avec des tutos sur internet sur le comment créer une facture via access mais nous n'avons pas besoin que la facturation soit aussi poussée, car nous n'avons ni tva, ni beaucoup de ligne de facturation.

Si une âme charitable est dans le coin pour m'aider à mettre en place cela (je précise : je ne demande pas qu'on le fasse pour moi, j'ai envie de comprendre le fonctionnement, la mise en pratique), je lui en serai reconnaissant et tous les membres associatifs aussi.

De plus j'aimerai aussi mettre en place la création d'un fichier XML indiquant les coordonnées des parents et les IBAN pour les parents voulant payer en prélèvement.

Enfin dernière question : sur mon fichier excel, certains parents apparaissent plusieurs fois (pour chaque enfant) est-il possible de mettre en place une "routine" qui ne ferai qu'une facture avec le nombre de scolarisation augmentant selon le nombre de fois où les coordonnées parents apparaissent en faisant attention que ce ne soit pas des homonymes (différenciation par rapport à l'adresse) ( par ex si j'ai deux fois monsieur durand qui habite place de la mairie, alors je n'obtiens qu'une seule facture avec une quantité 2 sur la ligne scolarisation)

Merci d'avance pour votre aide

[Jeannot45]

Avant de commencer quoique ce soit, je pense qu'il est nécessaire que tu lises (je ne sais pas ce que tu as trouvé sur le net ) les deux tutos suivants qui vont te permettre de mieux appréhender la construction des tables et les relations qui peuvent exister entre elles.

Access - Les Bases
Comprendre les jointures dans Access

Quand tu auras bien assimiler ces tutos, dépose sur le forum "modélisation" le schéma de ta base afin de demander si celle-ci est bien bâtie. C'est là tout le problème. Démarrer sur du bancal ne rime à rien.
Le soutien de toute l'équipe t'est acquise

Bon courage

[nicobros]

Bonjour

Un grand merci pour ta réponse, je vais lire tout ça à tête reposée, je me demande si mon projet n'est pas trop démesuré par rapport à mon niveau

[Jeannot45]

Ne t'inquiète pas on sera là pour t'épauler.
Ton premier Job est de bien mettre à plat ton projet pour une bonne construction. La suite ne sera pas forcément si compliquée ...

[mennick]

Bonjour,

Sujet passionnant, tu as raison de vouloir bien comprendre, plus facile à dépanner en cas de problème.
Avant de commencer renseigne toi tout de même sur le stockage des compte IBAN (RGPD), il serait bien délicat de se faire voler ses données servant pour le prélèvement.
Sinon pour la base :
mise en relation de mes tables (table parent d'enfant, table montant scolarisation) : avant de mettre en place des relations, bien créer les tables, je pense à une table parents (champs adresse, nom enfants, coordonnées...), une table facture, une table lignes de factures, une table école ou tu pourras mettre le champ montant scolarisation.

certains parents apparaissent plusieurs fois (pour chaque enfant) est-il possible de mettre en place une "routine" qui ne ferai qu'une facture avec le nombre de scolarisation augmentant selon le nombre de fois où les coordonnées parents apparaissent en faisant attention que ce ne soit pas des homonymes (différenciation par rapport à l'adresse) ( par ex si j'ai deux fois monsieur durand qui habite place de la mairie, alors je n'obtiens qu'une seule facture avec une quantité 2 sur la ligne scolarisation)
: Oui c'est le travail classique d'une base de données

Bon courage.

[nicobros]

Bonjour,

Merci pour vos réponses, j'ai lu les deux tutos et essayé de comprendre le fonctionnement de ce que j'ai pu réfléchir :

1/ créer une table "parent d'élèves" avec les coordonnées (nom, adresse, nom des enfants, rib), aucun soucis pour le rgpd on est aux normes et si j'arrive à créer ma base, elle sera sécurisée.
2/ créer une table "frais de scolarité" avec le montant pour 2019-2020, les cotisations optionnelles et la remise si plus de 3 enfants.
3/ créer une table "facture" avec le nom des parents, le nombre d'enfants (quantité), les frais de scolarités et le total

J'avais pensé aussi à une table prélèvement automatique avec le nom des parents, le rib et le montant du prélèvement

Qu'en pensez-vous ?

[Jeannot45]

Il manquerait la table T_Enfants qui aura une relation avec la table T_Parents
Que contiendrait la table T_FraisScolarité : l'inscription (fixe ou revalorisée annuellement), le détail des montants des diverses fournitures pouvant être acquises par l'intermédiaire de l'établissement, le tarif de la cantine en fonction de l'age de l'enfant.
La table T_Facture devrait être accompagnée d'une table T_DetailsFacture si la table T_FraisScolarite contient divers éléments à joindre dans la facture

A propos de la table des prélèvements automatiques, je ne suis pas sur qu'elle soit nécessaire étant donné que chaque Parent ne te donnera qu'une seule information bancaire, celle-ci pourrait être stockée dans la table T_Parents.
par contre, la facture peut-elle être réglée en plusieurs fois ? Si oui, faudra alors avoir un suivi des paiements dans une table (qu'ils soient par Prél Auto ou par tout autre moyen de paiement) avec édition d'un reçu (envoi numérisé ou impression papier)

[morobaboumar]

Bonsoir membres du forum !
Bonsoir nicobros !

Permettez moi de vous envoyer une copie de la BD que j'ai conçue avec l'aide des membres imminents du forum.
Dans l'espoir que ceci pourrait vous aider.

Cordialement.

[morobaboumar]

Il manquerait la table T_Enfants qui aura une relation avec la table T_Parents
Que contiendrait la table T_FraisScolarité : l'inscription (fixe ou revalorisée annuellement), le détail des montants des diverses fournitures pouvant être acquises par l'intermédiaire de l'établissement, le tarif de la cantine en fonction de l'age de l'enfant.
La table T_Facture devrait être accompagnée d'une table T_DetailsFacture si la table T_FraisScolarite contient divers éléments à joindre dans la facture

Bonjour membres du forum,
bonjour Jeannot45,
Pourriez vous nous aider en donnant des exemples de champs pour les différentes que Jeannot45 a énumérés ?

T_Enfants
T_Parents
T_FraisScolarité
T_Facture
T_DetailsFacture
T_FraisScolarite

création d'un fichier XML indiquant les coordonnées des parents et les IBAN pour les parents voulant payer en prélèvement.

Pourriez vous m'expliquer quel est l'intérêt d'un fichier XML par rapport à Access ?

Les IBAN , qu'est ce que c'est ?

Cordialement.

[Beaubour]

Les IBAN , qu'est ce que c'est ?

Cordialement.

Bonjour,

Pour le XML, no sabe mais pour iban : international bank account number : format internationale des numéro de comptes bancaires.

Voilà...
JC

[morobaboumar]

Bonjour,
Pour le XML, no sabe mais pour iban : international bank account number : format internationale des numéro de comptes bancaires.
Voilà...
JC

Bonjour,
Tiens voila un exemple de création de facture et de gestion d'école.
C'est cadeau.
A toi de les adapter à ta recherche.
Je serais très heureux de recevoir une pièce de ta méthode.
Pièces jointes.
Cordialement.