Discussion :

[patou9999]

Bonjour à tout le monde.

LE CONSTAT

Mon centre de formation va beaucoup se développer et Excel ne me suffit plus pour gérer.
Jusqu'à présent, je ne dispensais que des formations individuelles, chez le client.
Maintenant, non seulement, je vias toujours avoir cette activité de formations individuelles, mais je vais avoir désormais des formations de groupes.
Je vais travailler avec des financeurs (OPCA) pour lesquels ma candidature a été retenue, suite à leur appel d'offre.
Ils proposent des formations dont le plan, la durée et le tarif par apprenant est déjà figé par eux.
Cela m'ouvre le marché des TPE et PME, que mes commerciaux vont démarcher pour vendre ces formations.
Donc, je vais avoir à gérer, désormais, des «*sessions*», des «*lieux de formation» et d'autres données relatives à la formation de groupe.


COMMENT SE PASSE MON ACTIVITE

1 – Le commercial contractualise avec l'entreprise. Elle signe le bon de commande pour les formations. J'administre le dossier.
A chaque formation et pour chaque apprenant, un OPCA finance.
L'entreprise peut travailler avec plusieurs OPCA (par exemple, un pour le dirigeant, et un autre pour son salarié).
Exemple*: si une entreprise commande deux formations, l'une pour le dirigeant, en comptabilité, financée par AGEFICE et une pour son salarié en anglais, financée par le FAFIH, j''ai deux commandes distinctes, dont dépendront deux facturations distinctes.
D'où ma réflexion*: est-ce qu'une table «*OPCA*» est nécessaire, car l'OPCA, pour moi sera rattaché à la session et non au client.


2 - D'avance, j'ai étudié mes coûts en amont, et je sais combien de participants minimum doivent être requis pour que la session ait lieu.
Donc, je n'ai rien besoin de prévoir comme seuil ou autre dans la future base de données.
Pour moi, tant que le nombre de participants n'est pas atteint, le dossier reste sur mon bureau et je ne mets rien en route et je ne saisis rien en informatique, tout est à l'état latent.
Si le nombre est atteint, je déclenche la session.
Si c'est une formation de groupe ou sinon, même en individuel, je considère que c'est une session quand même.
Dans le cas d'une formation de groupe, je l'organise, réserve le lieu, etc..etc...


3 - Je rattache à la session, la ou les formation(s), puis je désigne le(s) formateur(s).
Je n'ai pas besoin de gérer de planning de sessions tout au long de l'année dans la base.
Tous les formateurs, au même titre que les commerciaux, sont des indépendants, ils se gèrent.
Pa essence même la session ne peut se faire que si les ressources sont là (formateurs disponibles)
Là, un simple tableau de planning, au mur, me rend compte des formations de groupe.


FACTURATION

Si c'est une formation individuelle, facturation simple directe, une facture va à l'entreprise et c'est tout.
je suis déjà payé par l'acompte TTC de l'entreprise, qui représente le montant total de la formation, et je le mets en banque quand la formation débute.
L'entreprise se fait rembourser par son OPCA.

Si j'ai des formations de groupe, ce sont, dans mon cas, des formations d'apprenants que m'envoient les OPCA.
Je dois donc faire une facture TTC de la session à l'OPCA qui l'a financée. Ensuite, l'OPCA me paye le HT une fois la session terminée.
La TVA, je la facture aux entreprises des apprenants.

Il me faut donc*: 1 facture pour l'entreprise dans tous les cas, et uniquement pour les groupes, une facture TVA seule à remettre à chaque entreprise dont fait partie l'apprenant.


AUTRES ETATS ET REQUETES

J'ai besoin, pour les formations individuelles seulement, d'émettre un avenant lorsque la période prévue pour faire la formation est dépassée.

La feuille de présence, certes on peut prévoir de la remplir par la base de données, automatiquement, ce serait un «*must*», mais sinon, une feuille standard sera utilisée et remplie à la main. De toute façon, cette feuille doit être signée et scannée.

Après, je dirais qu'il me faut des requêtes qui donnent des renseignements utiles.
Des regroupements, des sommes de coûts, de chiffres divers etc...

Peut-être aussi voir avec ACCESS des tableaux de statistiques....


LA CONSTRUCTION DE MON MCD A CE JOUR

Je vais partir d'une idée, mais je ne sais pas si c'est bon de faire ainsi.

Etant donné que je n'ai pas de notion de «*commande*» à gérer, puisque la commande se passe entre l'entreprise et le commercial et que le bon de commande m'est ramené, je choisis de ne pas créer une entité «*commande*».

Je choisi de ne pas créer d'entité OPCA, car pour moi, l'OPCA est lié à la session.
Pour chaque session, j'attache l'OPCA. Ainsi du même coup j'aurais toujours l'historique des OPCA . Une liste déroulante peut suffire.

Pour le «*commercial*», par contre, j'hésite, car je souhaiterais relier le commercial à l'entreprise par une entité CRM par exemple, pour faire le suivi commercial.
Mon souci est de savoir comment préserver l'historique d'un commercial avec son client, si, subitement ce client est confié à un autre commercial.

Je m'axe sur la «*session*» et je la considère comme le point central de convergence de toutes mes informations.
Je pars du principe que tout va aller rejoindre et garnir les informations de la session*: OPCA, apprenant, entreprise, formation, formateur etc....

Pour la partie «*facture*», je suis encore e train de réfléchir.
Une session peut avoir de 1 à n factures
Une facture peut avoir 1 à n sessions

je m'interroge sur le fait d'avoir ou pas une entité intermédiaire, style «*lignes de facture*»

Voilà ma réflexion et ma vison des choses à ce jour

Voici mon MCD

Je le livre à vos yeux experts.

Bien cordialement

Patrick