Discussion :

[Nosmoht]

Bonjour,


Dans le cadre d'un projet en entreprise, je dois réaliser un site SharePoint utilisant la template "Employee Training" de Microsoft.

Actuellement, lorsqu'une personne s'inscrit, un item associé apparaît dans une liste dédiée ("Registrations"), qui va attendre une approbation.
Cette demande d'approbation est envoyée par mail aux Trainers, l'adresse mail étant à préciser dans la conception du Worklow.


Ma question est : est-il possible d'envoyer les demandes de validation à telle ou telle personne en fonction du nom de l'inscrit ?
Je m'explique ; tel que c'est maintenant, c'est une seule et même personne qui gère les validations.
Or il faudrait que la demande de chaque employé soit respectivement envoyée à son manager (le workflow sera à modifier ensuite si je réussis à créer cette colonne).

J'avais pensé à une colonne "lookup" qui se baserait sur le nom du créateur de l'élément (champ "Created by" dans l'item associé à l'inscrit), et sur une liste sharepoint associant chaque employé à son manager.

Cependant, j'ai constaté dans mes recherches et mes essais qu'il n'est pas possible de créer une colonne de type "lookup" se basant sur un champ "Person or group".


Pensez-vous que mon idée d'association employé/manager est réalisable ?


Merci d'avance,

Antoine

[Lapinpanda]

Bonjour,

non il n'est pas possible de faire un lookup '"person".

Pensez-vous que mon idée d'association employé/manager est réalisable ?

Oui absolument, elle contiendra 2 colonne de type Person, une employé et une manager.

Ensuite il faudra faire matcher "employé" avec le "Created"

[Nosmoht]

Je ne comprends pas très bien.

Comment la 2ème colonne "manager" nouvellement créée va être approvisionnée, si un "lookup" sur le premier champ "created by" (soit la personne venant de s'inscrire) est impossible ?

[Lapinpanda]

Bonjour,

2 listes.

Liste A > Contient votre référentiel, Employée / Manager. Est alimenté une fois et ne bouge pas / n'est pas modifié par le WF.

Liste B > Votre liste actuel, contient la colonne Created By.

Votre workflow dans la moulinette va recherché un Employée.ID == Created By.ID, qui sera unique dans votre référentiel, on a donc identifié de manière unique le manager de votre employée

[Nosmoht]

Merci beaucoup, en effet c'est une alternative !

Il me vient une autre question ; si j'agrémente cette nouvelle liste, ce ne seront que des lignes de textes (j'ai une liste excel, que je copie via l'option "Edit in datasheet" de la liste).

Comment le workflow pourra retrouver les coordonnées e-mail de la personne (manager) si ce n'est pas une valeur du type "Person or group" ?

A moins qu'il ne soit possible de générer une liste complète à partir d'un groupe SharePoint déjà existant, composé uniquement de plusieurs éléments "Person or group" ?

[Lapinpanda]

Bonjour,

Si vous ne mettez pas une colonne de type person or group, vous pourrez toujours bidouiller mais ce ne sera pas viable, et vous allez complexifier votre code pour "rechercher" votre employé de façon unique.

En mode datasheet le copier coller de person or group ne fonctionnera pas car vous avez je pense dans votre excel "Nom Prenom" dans une colonne alors que sharepoint attend "LoginName".

Je vois pas d'autres solutions que d'alimenter votre source référentiel à la main, mais une solution en deux temps peut vous aider grandement.

Colonne "Employé" de type Person ,
Colonne "Manager" de type Person,
Colonne "Nom Employe" de type texte,
Colonne "Nom Manager" de type texte,

Ainsi vous avez la possibilité de généré une liste de référentiel pré-rempli. Ya plus qu'a remplir les cases de type Person

[Nosmoht]

D'accord, donc si je comprends bien, vous suggérez d'insérer toutes les personnes et leurs managers en "texte", et manuellement d'aller les chercher pour remplir les champs "Person or group" ?

[Lapinpanda]

Absolument, le bénéfice des colonnes Person or group est trop important pour s'en priver!

Il est possible une fois ce traitement effectué de sauvegarder via le mode data access toutes la liste pour un backup au cas ou

[Nosmoht]

Je vous remercie, c'est exactement les réponses que je cherchais !

[Nosmoht]

Après quelques essais et recherches, je me suis aperçu que ça ne fonctionnerait pas ; les ID de la liste des inscrits changent constamment (nouvelles formations, nouveaux inscrits), alors que ceux de la liste "Employés/Managers" sont fixes ; comment effectuer cette comparaison ?

Je ne vois pas du tout comment, à partir du champ "Person or group" correspond à l'inscrit, aller chercher le nom du manager associé.

Il faut également savoir que je n'ai pas accès à SharePoint Designer ; lorsque j'ai une modification à faire, je dois passer par l'administrateur.

Merci d'avance,

Antoine

[Lapinpanda]

Bonjour,

Il faut utiliser l'objet SPQuery, qui permet de requeter des éléments, je recommande l'utilisation de Caml Builder, mais yen a d'autres.

Je ne vois pas du tout comment, à partir du champ "Person or group" correspond à l'inscrit, aller chercher le nom du manager associé.

Une personne s'inscrit, le champ Created By contient un objet SPUser. (CF MSDN)

Il est très simple via votre liste de référentiel + une requete CAML de rechercher dans cette liste le SPUser correspondant, et donc son manager.


Est ce clair?

[Nosmoht]

A-t-on besoin de droits particuliers et d'accès à SP Designer pour utiliser cet outil ?

Il est très simple via votre liste de référentiel + une requete CAML de rechercher dans cette liste le SPUser correspondant, et donc son manager.

Egalement, pour des soucis de maintient de la liste, il n'est pas pratique d'ajouter une colonne "Person or group" pour recopier tous les utilisateurs ;

est-il possible de comparer un SPUser avec un objet de type texte (import de données excel) ?

[Lapinpanda]

A-t-on besoin de droits particuliers et d'accès à SP Designer pour utiliser cet outil ?

Pas du tout.

est-il possible de comparer un SPUser avec un objet de type texte (import de données excel) ?

Comme je l'ai déjà dit, oui c'est possible, mais le développement pour avoir un algo qui cherche dans votre AD en fonction de valeur textuelles (nom + prénom) me semble bien plus compliqué et lourd à mettre en place que de manuellement indiquer à SharePoint dans les colonnes le bon SPUser...

[Nosmoht]

J'ai pensé à une autre solution :


Lorsque la personne clique sur une formation pour s'enregistrer (clic sur le nom de la formation, puis clic sur un bouton "My Registration"), un résumé apparaît (son nom, le nom de la formation, les dates de début/fin) avant qu'elle puisse valider par "OK".
Une fois validée, son inscription, comme je l'expliquais, crée un nouvel item dans la liste "Registration".

L'idéal serait d'ajouter un champ "Manager" à remplir juste avant qu'elle ne valide, et que ce champ vienne aggrémenter la liste "Registration", tout comme le nom de la formation et le "Created by", qui porte le nom de l'inscrit.

Ayant pu explorer mon site grâce à SP Designer, voici ce que j'ai pu constater : ce résumé correspond en fait à une "data view web part", qui se base sur la page détaillant les infos de la formation après avoir cliqué dessus (la page contenant le bouton "My Registration", en somme).


Comment pourrais-je ajouter un champ sur cette page, de type "Person or Group", qui doit être rempli par la personne avant de valider, et qui transmettrait l'information à la liste "Registrations" ?

[Nosmoht]

Travaillant également toujours sur la 1ère option, je me suis rendu compte de quelque chose : il n'est pas possible d'utiliser les requête CAML de manière automatique ?

C'est à dire que lorsque la personne s'inscrit et créé automatiquement l'item dans liste "Registrations", n'est-il pas possible de compléter la colonne "Manager" en identifiant celui-ci automatiquement, de manière transparente ?

[Lapinpanda]

il n'est pas possible d'utiliser les requête CAML de manière automatique ?

Le CAML est a destination des développeurs, et est massivement à utilisé soit même, il existe des tools permettant de minimiser le travail, mais bon...

C'est à dire que lorsque la personne s'inscrit et créé automatiquement l'item dans liste "Registrations", n'est-il pas possible de compléter la colonne "Manager" en identifiant celui-ci automatiquement, de manière transparente ?

Edit :
Bah si, mais pas avec sharepoint designer, il faut faire un peu de dev, que se soit par code c# ou par (javascript + caml), et une liste référentiel pour matcher qui est le manager

[Nosmoht]

C'est dommage, avec SP 2010 le Workflow permet de faire simplement ceci, par le biais d'un "workflow lookup for a user", mais nous avons 2007, et je n'ai pour l'instant rien trouvé s'approchant de cette idée.

Pensez-vous qu'il existe une autre voie, "simple" ?
J'ai essayé de copier le nom de l'utilisateur par le biais de lookup (impossible avec un champ "Person or group"), ou de sources liées, pour pouvoir le comparer ensuite via un "Workflow lookup", ou "Lookup (Query base filtering)", mais ça ne fonctionne pas.

Merci beaucoup pour votre avis.