Discussion :

[pierre_vivier]

Bonjour à tous,
Sauf erreur de ma part, je ne trouve pas dans votre liste les deux principaux logiciels de GED, à savoir Alfresco et Documentum.

Je n'ai pas vraiment le temps d'argumenter et de développer, mais il est clair que dans toute étude GED ces deux là ne peuvent pas être ignorés.

Au niveau fonctionnel et technique ce sont les plus évolués, les plus répandus au niveau mondial, bien entendu présents dans le Magic quadrant Gartner depuis plusieurs années.
Alfresco est Open source (version community), tandis que le ticket d'entrée Documentum est quasiment au niveau de FileNet : autour de 60 k€

[zz_benton]

Généralité
• Nom: Silverpeas
• Fournisseur : Silverpeas
• Type de packaging : Offre SaaS disponible ou un package téléchargeable via Java/Maven ou une distribution en version beta RPM/deb disponible sous Linux ou un package d’installation izpack pour windows
• Technologie Java (open source)
• Description générale : portail collaborative open source avec 30 applications prêtes à l’emploi dont une application phare de Gestion Documentaire.

Fonctionnalités générales
• Partie GED la GED permet de constuire une arborescence de dossiers et de gérer votre information avec les publications. A l'image d'un mail, celles-ci offrent la possibilité de regrouper en une seule et même page des fichiers joints (avec suivi des modifications), un contenu libre (Wysiwyg) ou structuré (formulaire), et des méta-données (titre, date, auteur...).Les utilisateurs peuvent commenter les publications, s'abonner aux dossiers, notifier... Les différents rôles et paramètres, les workflows de validation intégrés, permettent de s'adapter à la majorité des besoins.
• Partie BusinessProcess/Workflow: Il est aussi possible de construire de nouveaux circuits de validation grâce au moteur de workflow. Silverpeas permet à un utilisateur gestionnaire, mais non technicien, de définir :
o une nouvelle procedure
o les formulaires associés à chaque étape
o les acteurs participants aux actions
o et les branchements liés aux transitions.
Une fois validée, la nouvelle procédure apparait comme une nouvelle application dans le catalogue des applications disponibles, et pourra être installée dans d'autres espaces collaboratifs.

• Gestion des emails : Oui, integration des emails
• Web Content Management : Gestion de contenu avec un éditeur WYSIWYG, import export par glisser/déposer

Partie technique
• Définition des types de documents : Dictionnaire de synomynes créé par l'utilisation, plan de classement, possibilité de typer des modèles de formulaire réutilisable avec affichage personnalisable.
• Types de documents supportés Les formats supportés PDF / Microsoft Office / Open Office, fichiers images, videos, sons, formats HTML, mails
• Recherche sauvegarde de recherche, recherche fulltext, possibilité d'effectuer des recherches rapides, simples, avancés
• Droits : Gestion très fines des droits

Partie administration technique
• OS et SGBD supportés : Linux, Mac OSX et MS Windows avec SGBD PostgreSQL, MS SQL ou Oracle
• Export/Import possibilité d'effectuer de l'export et import en masse des documents ou des types de documents
• Sauvegarde Liste des points de sauvegarde fournie (à inclure dans une politique de sauvegarde globale au niveau société)

Partie programmation
Oui fourniture d’une API REST (en cours de finalisation sur certaines applications)

Pour une comparaison avec Alfresco voir le lien ci-dessous
GED Silverpeas

[ABCDIGIT]

Généralité

• Nom : myDoc3D
• Fournisseur : ABCDIGIT
• Type de packaging : Application à installer sur chaque PC utilisateur, une ou plusieurs bases de données embarquées partageables par plusieurs utilisateurs sur le même réseau local.
• Technologie : Visual studio .Net
• Description générale : système de GED destiné aux TPE, professions libérales, équipes de projet, petites PME.
  Aucune compétence informatique particulière requise pour installer et utiliser le logiciel.
  Opérationnel immédiatement, simple à utiliser.
• Lien : www.abcdigit.fr

Fonctionnalités générales

• Partie GED : importation, classement, recherche, visualisation, sauvegarde des documents.
  Prévisualisation des documents.
  Visualisation des documents indépendamment de leur format.
  Import/Export des documents par Glisser/Déposer.
• Gestion des emails : importation des mails depuis un client de messagerie (Outlook, Thunderbird), Webmail, Exchange.
• Records management : oui

Partie technique

• Définition des types de documents :
  Système de classement innovant basé sur 3 critères : Qui, Quand, Quoi, paramétrables en fonction de chaque activité :
  - Qui définit à qui se rapporte le document (client, fournisseur, banque,...)
  - Quand concerne la date de création du document
  - Quoi définit le type de document (appel d’offre, devis, facture, CV, …)
  Des informations supplémentaires peuvent être associées aux documents. Ces informations sont définies pour chaque type de document.
• Types de documents supportés :
  Tous les fichiers numériques peuvent être importés.
  Les formats des fichiers visualisables avec myDoc3D sont : MS Office (Word, Excel, Powerpoint), Open Office (Writer, Calc, Impress), messages Outlook et Thunderbird, pdf, rtf, txt, images.
  Les logiciels qui ont été utilisés pour créer les documents visualisables par myDoc3D ne sont pas nécessaires pour importer, classer, rechercher et visualiser ces documents.
• Recherche : recherche full text de mots clés dans les documents et les informations supplémentaires associées.
  Visualisation des mots trouvés dans le contenu des documents.
  Représentation graphique en 3D des résultats permettant de choisir, d’un coup d’œil, les documents correspondant le mieux à la recherche.
  Possibilité de mémoriser des résultats.
• Droits : accès aux documents et aux fonctionnalités en fonction de profils d’utilisateur paramétrables

Partie administration technique

• OS et SGBD supportés : Windows XP, Vista, Windows 7, Windows 8, SQLite
• Export/Import : Import de listes de documents depuis un scanner (OCR intégré), un disque, le web, des messageries.
  Export des documents au format original (sans aucune altération) ou au format pdf (fichiers visualisables dans myDoc3D)
• Sauvegarde : sauvegarde et archivage des bases de données sur tout support numérique accessible depuis le PC de l’utilisateur.

[Alex01]

CLARISSE
La solution la plus simple d'utilisation et d'administration du marché !
Tarifs affichés en clair sur le site Web du fournisseur.
De nombreux partenariats pour la distribution.
Accompagnement possible par des Qualiticiens pour la mise en service.
Tutoriels vidéo sur le site du fournisseur.


Généralité

• Nom de l'ECM : CLARISSE
• Fournisseur : COGILYS
• Editeur : ACCECIA (made in France)
• Type de packaging entreprise : 1 Serveur Windows 2008 ou ultérieur et un client lourd pour les interfaces (fonctionne avec Windows XP, vista, 7, 8)
• Technologie : DotNet C#; fonctionne avec WebServices
• Description générale : Solution très simple d'utilisation conçue par des professionnels pour des professionnels. Cette solution s'adapte à tout type d'entreprise ou d'administration.
• Signature numérique : A venir au premier semestre 2014
• Gratuité : Oui pour les particuliers et indépendants (ne nécessite pas de serveur pour la version gratuite)
• Lien : http://www.clarisse-ged.com

Fonctionnalités générales

• Partie GED : c'est une GED
• OCR : Oui
• Partie BusinessProcess/Workflow : Oui (flux de travail & flux décisionnels)
• Gestion des E-Mails : Oui (plug'in dans Outlook 2007, 2010, 2013)
• Web Content Management : A venir ...
• Records management: Non
• Alertes par mail : Oui
• Intégration dans Windows : Oui
• Aiguillage des documents : Oui
• Simplicité d'utilisation : C'était la principale contrainte du cahier des charges

Partie technique

• Définition des types de documents : Possibilité de créer des structures de documents
• Types de documents supportés : Tous
• Recherche : Recherche fulltext, possibilité d'effectuer des recherches rapides, simples et avancés
• Droits : Possibilité de gérer les accès sur les types de documents
• Cryptage des données : Oui (pendant le transfert et sur le serveur)
• Accès à l'active Directory : Oui (si présent)
• Compression des documents : Oui (30% de gain en moyenne)

Partie administration technique

• OS et SGBD supportés : Windows toutes versions
• Export/Import : Possibilité d'effectuer de l'export et import en masse
• Sauvegardes : Possibilité d'effectuer des sauvegardes

Partie programmation

• possibilité de créer un client indépendant : Oui par développement de l'éditeur; des API.net seront à venir sur le deuxième semestre 2014

Solution exposée au salon DOCUMATION les 26 et 27 mars 2014 à Paris La Défense.
Reportage dans le magazine ENTREPRENDRE du mois de février 2014.
http://www.clarisse-ged.com

[Kezuno]

Généralité

• Nom de l'ECM eltic
• site: Deltic
• Fournisseur : SAGES Informatique
• Type de packaging : SaaS
• Technologie : Full Web

• Description générale :
Logiciel GED intuitif, équipe active et à l’écoute. Documents encryptés et stockés de manière sécurisés.

Fonctionnalités générales

• Partie GED

o Interface intuitive
o Multiples possibilités de dépôts de nouveaux documents (dépôts directs, par mail, scan…)
o Fonctionnalités de recherche par critères ou en entonnoir.
o Reconnaissance de caractères (OCR) intégrée dans le prix, sans limite de volume, facilitant la recherche et l’indexation du documents.

o Facilités d’indexation
- Indexation par clic sur le document (« Click2Index »)
- RAD/LAD avec génération automatique de modèles
- Suggestions d’indexation sur la base des indexations précédentes et du contenu du document. Le logiciel apprend des actions précédentes (IA)

o Ajout de commentaires/tampons directement sur le document, avec possibilité de les afficher ou de les masquer
o Accès à différentes copie du document : document original, document au format PDF, au format Texte
o Extraction des métadonnées par export CSV/XML
o Consultation / Réindexation / Suppression groupée
o Traçabilité des accès

• Partie BusinessProcess/Workflow
o Possibilité d’intégré un workflow s’adaptant à l’entreprise

• Gestion des emails
o Dépôt des documents par mail, avec ou sans archivage du mail en GED, avec ou sans archivage de la pièce jointe en GED
o Possibilité de demander la réception d’un document par mail, pour pouvoir ensuite le transmettre via son client de messagerie préféré (mieux qu’un envoi directement depuis l’outil puisque cela permet de bénéficier de son carnet d’adresse, de ses listes de diffusion, et d’une trace de l’envoi du mail dans sa messagerie habituelle)

• Web Content Management
o Possibilité de consulter les listes de résultats soit sous forme de tableau, soit sous forme de vignette
o Import par glisser/déplacer, par mail, par agent local, ou par imprimante virtuelle

• Records management
o Historisation des accès aux documents
o Historisation des modifications d’index des documents
o Historisation des modifications sur les bases documentaires ou les droits
o Historisation des traitements sur les documents
o Edition d'attestations

Partie technique

• Définition des types de documents
o Plan de classement entièrement personnalisable,
o Différents types de champs (liste de choix fermée, liste de choix modifiable, champ libre, avec ou sans fonctionnalité de complétion automatique, date, email, note de 1 à 5)
o Possibilité de définition de dépendances entre champs : si le champ XXX a valeur A, alors les valeurs possibles pour le champ YYY sont limitées à celle associées avec la valeur A du champ XXX

• Types de documents supportés
o Tous les formats de documents sont supportés
o Les fonctionnalités de consultation en ligne et de recherche dans le contenu des documents ne sont accessibles que sur les formats « documentaires » : PDF, Microsoft Office / Open Office, images, Texte/HTML

• Recherche
o Recherche par critère
o Recherche dans le contenu des documents
o Recherches dans les caractéristiques des documents (date d’archivage, nom du fichier, déposant)
o Recherches dans les commentaires sur les documents
o Recherche par formulaire, par champ libre (type « google ») ou par arborescence
o Possibilité de génération de plusieurs arbres différents à partir d’une même base documentaire (Exemple : Tiers/Type de document/Traitement, et Traitement/Type de document/Tiers, et Type de documents/Tiers)
o Enregistrement des recherches favorites, avec alerte mail en cas de nouveaux documents répondant aux critères de la recherche

• Droits (possibilité de gérer les accès sur les types de documents, ...)
o Possibilité de gérer l’accès aux fonctionnalités de manière très fine (exemple : tel groupe a accès aux fonctionnalités de recherche par arbre et pas tel autre)
o Gestion des droits de consultation, modification des index, suppression, administration des utilisateurs
o Aucune gestion des droits d'impression : à partir du moment où un utilisateur peut consulter un document, il peut faire une copie d'écran et imprimer la copie d'écran -> tout limitation des droits d'impression est vouée à l'échec. Par contre, il est possible de masquer l'icône d'impression.
o Possibilité de filtrer automatiquement les documents visibles par un groupe à une sous partie des documents de la base documentaire


Partie administration technique

• OS et SGBD supportés
o L’interface utilisateur est Full-Web
o L’interface de dépôt utilise du Flash. Une interface Java est disponible si le flash n’est pas disponible, et une interface de dépôt basique est disponible si aucune des deux autres technologies n’est disponible
o L’interface de consultation utilise du Flash, mais se rabat sur le PlugIn d’affichage des PDF intégré au navigateur si le Flash n’est pas disponible, et se rabat sur un affichage d’image si ni le flash ni un plug in PDF n’est disponible
o Tous les OS sont donc supportés pour peu qu’un navigateur standard et un peu récent y soit installé (testé avec IE, FireFox, Chrome, Safari et Opera)
o Le service étant commercialisé en SaaS, le SGBD utilisé est sans importance pour le client final.

• Export/Import :
o Possibilité d’import en masse des documents, indexation comprise
o Import des types de documents et autres tables externes via le support utilisateur.

• Fusion de bases
o Par le support uniquement

• Sauvegarde
o Les sauvegardes sont intégrées à la prestation.
o Les données sont stockées en double exemplaire, sur deux site géographiquement éloignés
o Hébergement haute disponibilité
o Option « Archivage à valeur légale », conforme à la norme NF Z42-013 (et intégrant donc un stockage sur support WORM).
o Les documents sont conservés chiffrés avec une clef spécifique à chaque armoire documentaire.

Partie programmation
• Webservice disponible. Si le besoin est très spécifique, un développement est réalisable en mode projet.
Partie comptabilité
• Passerelle comptable disponible sur une multitude de logiciel de comptabilité
• Export de BAP

[c-log]

Généralité

Nom de l'ECM : EFALIA DOC
Fournisseur : EFALIA
Editeur : EFALIA (made in France)
Type de packaging entreprise : SAAS ou OnPremise
Technologie : 100% WEB
Description générale : Solution de gestion documentaire pour l'ensemble des documents des entreprises publiques ou privées. Disponible dans une suite logicielle compléte de dématérialisation des document et des processus.
Signature numérique : Oui, avec le module Efalia Sign
Gratuité : non
Lien : https://www.efalia.com/efalia-doc/




Fonctionnalités générales

Partie GED : Numérisation, indexation, classement, recherche, visualisation, édition de documents, liens entre document
OCR : Oui
Partie BusinessProcess/Workflow : Oui avec Efalia Process
Gestion des E-Mails : Oui
Web Content Management : Oui
Records management: Oui
Alertes par mail : Oui
Intégration dans Windows : Oui
Aiguillage des documents : Oui
Simplicité d'utilisation : Oui


Partie technique

Définition des types de documents : Possibilité de créer des structures de documents
Types de documents supportés : Tous
Recherche : Recherche fulltext, possibilité d'effectuer des recherches rapides, simples et avancés
Droits : Possibilité de gérer les accès sur les types de documents, les armoires
Cryptage des données : Oui
Accès à l'active Directory : Oui
Compression des documents : Oui


Partie administration technique

Export/Import : Possibilité d'effectuer de l'export et import en masse
Sauvegardes : Possibilité d'effectuer des sauvegardes



Partie programmation

API disponible