Discussion :

[bibibol]

Bonjour,

J utilise Access2016,
Je ne suis pas utilisateur experimente de VBA mais j ;ai utilisee quelque macro Simple sous Accces.

Maintenant mon besoin est = par exemple - pour la gestion d un refuge d'animaux.

J ai une trentaine de volontaires disponibles.
Le refuge dois compter une paire de volontaire chaque matin, et une le soir.
Certains volontaires peuvent venir 3 fois par semaine,
d autre 1 fois apr semaine,
d autre 1 fois toutes les 2 semaines, etc..
Plusieurs paire de volontaires ne peuvent venir aussi que les Mardi, d autres que les Jeudi, etc..

Alors le probleme est le suivant:
Si je veut faire participer tout le monde suivant leur possibilites et de facon la plus equitable c.a.d/ sans exclure ceux qui ne peuvent venir que 1 fois tt les 3 semaines.
- Comment que j'fait ?

Pour creer un "script moteur" qui pourrait automatiquement me generer les resultats correspondant poru un mois voir plusieurs..
Qu' est ce qui est serait plus adapte ?
- Une formule sous Excell ou Acess ?
- Sous VBA ?
...une MAcro Access
..Autre chose "Perl ? etc..."
ou y a t il des programe tierce qui sont plus ou moins fait pour ce genre de calcul. ?

En resume :
La solution devrait me permetre de lire la disponibilites par semaine/mois des volontaires dans un tableau et - sur un clic - me fabriquer
la sequence des volontaires pour le mois a venir dans un autre tableau, en tenant compte de la disponibilite de chacun d'eux....

Merci pour les expert des calculs de logistique, ou de statistique, je ne sais pas trop sur quelle branche me reposer !


Bibi

[ClaudeLELOUP]

Bonjour bibibol et bienvenue chez nous,

Je trouve ton sujet intéressant, je peux sans doute t’aider à le réaliser avec Access.

Comment je comprends le problème :
- tu as un effectif de 30 personnes qui ont des disponibilités diverses ;
- tu dois organiser le rôle de garde du refuge.

Je crois qu’il faudrait deux choses :
- pour le passé : les prestations effectives des volontaires => enregistrer au jour le jour leurs prestations (pour certains, cela détermine leur disponibilité future) ;
- pour le futur : le planning pour un certain horizon : de demain à demain + n jours. Précise ce que vaut « n » pour ton organisation.
Je suppose que dans la réalité, ce planning doit pouvoir évoluer : des gens qui étaient prévus deviennent subitement indisponibles : maladie, empêchement… Il faut donc prévoir qu’un planning prévu puisse être partiellement revu pour boucher des trous.
Je verrai un algorithme qui commence par affecter dans la grille les volontaires qui sont le moins souvent disponibles.

[bibibol]

Salut Claude et merci pour tes competences...

Oui c est intéressant comme défi... et mine de rien c'est un vrais casse tete a calculer pour être "juste" avec chacun car c est du
volontariat et pas des employees qu on attend tt les jours aux meme heures !

Il y a les réclamations de la part de celui qui ne peut venir souvent et qui est déçu de ne pas voir son nom sur la liste "quand il pense qu'il devrait y être" (il a peut être pas tt a fait tord) et celles
de ceux qui peuvent venir souvent et qui ne se voient plus inscrit la semaine suivante que 2 jours ou 1 jour..


Bref, il faut bien essayer de faire participer tout le monde et ne pas décourager personne..., le case tete royal

Evidemment pour tout simplifier on pourrait se limiter a X personnes qui ne viendrait qu un jour J par semaine...et afficher complet pour les nouveau intéressés
mais je préfère laisser ouvert le nombre de participants quitte a étendre le cycle d un tour a plusieurs semaines voir plusieurs mois.
Donc quand on dit 30 vol, c est 30...a ce jour !

Pour le passé en fait je calculai cela sur 30 jours (bien que cela soit une période tt a fait arbitraire et que mon calcul se limitait a un simple "pifometre" global)

Non, je n ai jamais fais le total du nombre de fois X que Pierre ou que Paul a participé durant le mois et je me doute que cela devrait biensur entrer en ligne de compte.
Ajoutons a cela que j'ai parfois 10 volontaires libre les mercredi (et libre QUE les mercredi ou Mercredi+ un jour J) et 2 vol seulement les Jeudi, donc la...c'est tjrs les 2 meme !

1) On ne pourrait pas remettre les disponibilités passées de tous a Zero. ?

2) je piges pas vraiment le calcul J a J+n... Je pensais planifier 2 ou 3 mois dans un premier temps, en fait mon cycle complet etait un peu elastique suivant le nbre de vol.

3) Pour les substituts c est - je pense - réglé, en effet ils y a plusieurs personnes qui sont disponibles sur simple appel tel. suivant des jours qu il définissent au depart,
certains ne voulant pas s engager préfèrent être utiles de cette façon, en general ca fonctionne bien : Pierre est Dispo : Mar. Merc. Jeud. / Paul Dispo. Sam, Dim., etc.. 7j/sem.

Donc en cas d absence pour pépins... on a une liste pour les 7 jours et on appel l un ou l autre des substituts, ca au moins c est plus simple.

Voila, s'il est vraiment possible de mettre toute cette salade dans un mixer, je serais impressioné et admiratif de voir que cela marche...

Bibi

[bibibol]

Le mécanisme de la Chaîne de vélo.

J'imagine que si j avais l'équivalent d'une Chaîne de vélo virtuelle avec des maillons de couleur dif.
je pourrait attribuer une meme couleur a chaque participant et répéter cette couleur pour chacun de ses jours de participation.

Ajouter autant de maillon que je souhaiterais pour inclure tt les participant ainsi que leur(s) jour(s) et faire tourner ma mega-Chaîne devant un repere afin de pouvoir determiner qui passe ce jour la...

Bref, en théorie tt est possible, le tout c'est d'arriver a pondre cela sous forme d'une formule...

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

Soyons plus clair :
- quand je parle des prestations du passé, j’entends un historique qui est constitué au fur et à mesure à partir du moment où le système est mis en place.
- pour la période j à j+n, c’est ce que tu appelles « cycle », on devrait sans doute considérer « n » comme un paramètre que tu pourrais modifier facilement à l’avenir ou plus simplement dire qu’on prépare le planning de telle à telle date.
---------
Une partie délicate me semble être la définition des particularités des volontaires :
- quand sont-ils disponibles ? (Quels jours ? Matin/soir ? Charge maximale sur une période? Disponible sur appel pour remplacement ?) ;
- y a-t-il des paires non souhaitables ? (Tel volontaire aime sans doute les animaux, mais ne supporte peut-être pas tel autre volontaire.)
---------
L’algorithme pour les attributions est une autre paire de manches !
Sans doute faut-il prévoir plusieurs étapes :
- le programme produit un tableau « projet »des rôles depuis j (à venir) => j+n (suivant un algorithme à définir) ;
- le tableau prévu est retouchable à la main pour tenir compte des susceptibilités éventuelles (l’œil du chef !) ;
- on imprime et diffuse le « projet » ;
- on retouche les données à venir au besoin en fonction des réactions éventuelles ;
- au jour le jour, on surcharge (si besoin) les prestations d'aujourd’hui pour qu’elles correspondent à la réalité constatée => on dispose ainsi de l’historique des prestations effectives.
---------
Quant à ta chaîne de vélo, c'est joli... mais, j'essaierais d'abord d'obtenir une liste avec une date et des volontaires.

[bibibol]

Et bien, je ne garde pas d historique comme je le disais je pense...
Je partirais depuis la date du 1er Fevrier par exemple. et "n" serait d'une semaine minimum !
Les dates sont celles du Calendrier...7/7jrs !

Pour les particularités volontaires, oui c est le plus délicats.
En fait je simplifiait en disant que il y a un tour le matin et un le soir.
Il serait plus vrais de dire qu il y a des tours tt les 3 hrs depuis 6AM jusqu'a 6PM. /sans break a midi.
Et bien les jours c est celons les volontaires, ca va de maxi 4 jours disponibles par semaine et mini 1 tt les 2 semaines.
Cote disponibilité horaire cela va du cas de figure : Disponibilité minimum : 3 H, et Dispo maximum 6 Hr d affilées.
Oui il y des volontaires qu on ne peut mettre ensemble, par exemple 2 mineurs et d autre qui veulent êtres ensemble pour le voiturage.
...

[ClaudeLELOUP]

Bonsoir,

Je propose de commencer par l'inventaire des volontaires actuels.

Pour nous aider à formaliser les disponibilités pour ensuite les loger dans une table, pourrais-tu établir une liste (word ou Excel par exemple)

- une colonne avec l'identification (nom/prénom)
- une colonne avec du texte qui décrit sa disponibilité.

Par exemple

Jean lundi matin, jeudi soir
Pierre tous les jours matin ou soir, mais maximum 3 présentations par semaine. Ensemble avec Jean
André dimanche matin, une semaine sur deux
Jules n'importe quand
....


Ce qu'il faudrait, c'est que dans la 2^e colonne on trouve tous les cas actuellement possibles (ou imaginables) pour nous permettre de déterminer les critères qui caractérisent la disponibilité, on réfléchira ensuite comment synthétiser tout cela dans une table.

[jimbolion]

ClaudeLELOUP , bibibol bonsoir

Je sens poindre le graal du tutoriel sur ce coup !

Jean-Marie

[ClaudeLELOUP]

Bonsoir Jean-Marie,

C'est un sujet qui me plairait en tout cas... mais je n'ai pas encore d'idée précise sur la manière de concevoir l'algorithme pour affecter au mieux les affectations.

Tu es évidemment le bienvenu.

[bibibol]

LISTE MODELE
Extrait d une table

Pour pouvoir jongler avec mes combos de choix par heure/jour, j ai du presenter mes horaires en plusieurs colonnes, la structure peut être modifiée au besoin...
pour l instant ca vient comme cela.

[bibibol]

ClaudeLELOUP , bibibol bonsoir

Je sens poindre le graal du tutoriel sur ce coup !

Jean-Marie

Le probleme avec les "Graals" c est que jamais personne a mis la main dessus si je ne me trompe !

[jimbolion]

Claude,

Je te remercie de ta sollicitation et ne manquerai pas d"être attentif à ce fil de discussion des plus intéressants. L'aide substantielle de certaines personnes ne sera pas de trop dans la constitution de certaines requêtes pointues que je subodore. Donc en fonction de mon temps et mes sensibilités sur certains points, je serai là comme chantait Véronique Sanson.

Il faudra partir je pense partir des contraintes les plus fortes vers les contraintes les plus basses.

mais je n'ai pas encore d'idée précise sur la manière de concevoir l'algorithme pour affecter au mieux les affectations.

J'avoue humblement pour l'instant être dans le même cas, mais la réflexion va mûrir ces prochains jours...

Bibibol,

Le probleme avec les "Graals" c est que jamais personne a mis la main dessus si je ne me trompe !

Claude va te prouver le contraire (j'espère ne pas lui avoir mis une grosse pression !)

Pour l'heure peut on définir des plages horaires fixes avec un découpage logique (système de tranches : sachant qu'un volontaire peut occuper plusieurs plages), et quel pas donner à ces tranches horaires (1/4 heure, 1/2 heure ou heure pleine) ? Même si tu y a répondu lors d'un post précédent, je suis persuadé que sur une tranche de 3 heures il peut y avoir des exceptions !

Alos signifie quoi dans ton exemple ?

Cordialement

Jimbolion

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,



Les volontaires
On disposerait d’une table des volontaires que l’on alimenterait à l’aide d’un formulaire de ce genre :



Pour établir le planning
Prévoir un formulaire qui permet à l’utilisateur de donner une date de départ et une date d’arrivée.
Le programme vérifie que la date de départ est le lendemain de la date de fin du dernier planning.
Si NOK => message.
Si OK, le programme raisonne tranche horaire par tranche horaire :
- qui est volontaire pour cette tranche => liste de volontaires ;
- éliminer de la liste les candidats pour lesquels les contraintes ne seraient pas respectées (référence à l’historique) ;
- affecter le volontaire « prioritaire » ;
- boucler sur la tranche horaire suivante, jusqu’à la fin du planning.

Reste à creuser
- Comment déterminer « la priorité » ?
- Quid si on ne trouve pas de candidat pour une tranche ?
- Le processus de retouches (modifs manuelles du planning établi par le programme).

[jimbolion]

Claude,

Le fichier fourni par bibibol laisse entendre que les plages fournies par les volontaires ne correspondent pas systématiquement à des 3 heures d'où ma question suivante sur le post précédent :

Pour l'heure peut on définir des plages horaires fixes avec un découpage logique (système de tranches : sachant qu'un volontaire peut occuper plusieurs plages), et quel pas donner à ces tranches horaires (1/4 heure, 1/2 heure ou heure pleine) ? Même si tu y a répondu lors d'un post précédent, je suis persuadé que sur une tranche de 3 heures il peut y avoir des exceptions !

J'imaginais que pendant ces plages nous pourrions avoir une représentation de ce type :



En définissant une plage horaire sur une granularité plus fine, cela donnera plus de latitude quant au remplissage de notre planning !

Ensuite pour les affinités et contre-affinités, une liste n'est elle pas plutôt envisageable : je peux m'entendre avec Claude, Robert, Jean et Kimberley ... mais pas avec toto, titi et tata

Mais ce n'est qu'une suggestion

Jean-Marie

[ClaudeLELOUP]

Laissons d'abord Bibibol se réveiller : il est 06:34 à La Paz !

[bibibol]

Ben oui, le cafecito chauffe encore...mais oui, c est bien vu tt les 2.

A savoir...
Pour les tranches horaires:
Au depart j avais (en grand seigneur) laissé le champs libre par une offre du genre : Si vous le souhaitez, inscrivez-vous pour 7:45 !
Mais ca devient instantanément "ingerissimable" car cela créé des zones de mini absence "incompletables"

Bref ...a la pratique:
Une tranche de 1 Hr, c est sans doute l ideal bien que plus laborieux a gérer.
Pour la cas d'un autre type de volontariat, genre Garderie de bebe, éventuellement ca serait le cas...
(sinon cela sera dispo ds la version Pro... )

Mais "dans mon cas", j'utilise une tranche de 2 heures:
1) a causes des contraintes réelles, depart au boulot, etc...
2) Parce que sans Logiciel c est mathématiquement 2 fois simple !
3) Apres c est une question de management tt a fait relatif, decider d impliquer qq pour un service de 2hr plutôt que 1/2 hr.
Tps perdu a "venir/repartir" 1hr...pour aider 1hr...
Bref, je demandais que ds cet exemple la tranche soit de 3hr pour "simplifier la representation du projet".
...qui comme je le constate ...semble avancer plus vite que la recherche du Graal"

Pour le formulaire de definition des horaires et jours / Volontaires, c est tout a fait ca, ca ressemble a celui que j utilise.
Remarques sur le formulaire:
Bien vue pour l option des contraintes: pouvoir ainsi associer X avec Y ou ne pas vouloir l associer avec W..c est impecable !

Citant Jim - Oui, dans l ideal une liste - mais pour éviter trop de "remplissage de contrainte par la suite" pour ma pomme...en fait je sait pas, je pense que si l on garde cela comme
le montre le formulaire ca résoudrait deja un gros %% des cas d incompatibilités...

Je découvre les options
A) Jour/sem
B) Nbre entre 2 pest.
C) Max Hr d affilée
Ca ne me derange pas ds la mesure ou ca permet au calculateur de bien fonctionner...
Pour l instant je ne l utilise pas - car le nbre de mes volontaires n est pas suffisamment large pour vouloir le limiter ainsi.
On peut laisser tt ca ouvert si on a tjrs le choix d'inscrire par defaut A) 7/7jr..il peut venir tt les jours,,, B) = 0..2 jrs d affilée ou plus... et C) 6hr d affilee
J ai aussi ce cas de figure de 6hr d affilée...
*faudrait p'tet se méfier ou il va finir par me piquer ma place !

Autrement:
Vu que la liste sera consultable avec qq jours/semaines d avance, on aura tjrs la possibilité de la modifier a la volee et ainsi faire participer les Substituts en attente.
A tient a ce propos il y a un formulaire de substitut qui s apparente a celui des volontaires a part que leur tranche est plus large:
Disponibilités come substitut ainsi:
Jean : tt les Mardi de 6AM a 12AM
Jeanne : tt les Mercredi de 12AM a 6PM
Jeanne : tt les Samedi de 12AM a 6PM
Pas d option incompatibilité prévue, car le substistu demande généralement avec qui il sera et a le choix d'accepter ou rejeter sur le champs de tt façons.
...dans ce cas on n appel le substituts suivant..

Voila, faut que j y aille le cafecito refroidi deja..

[bibibol]

Claude,

Le fichier fourni par bibibol laisse entendre que les plages fournies par les volontaires ne correspondent pas systématiquement à des 3 heures d'où ma question suivante sur le post précédent :




J'imaginais que pendant ces plages nous pourrions avoir une représentation de ce type :



En définissant une plage horaire sur une granularité plus fine, cela donnera plus de latitude quant au remplissage de notre planning !

Ensuite pour les affinités et contre-affinités, une liste n'est elle pas plutôt envisageable : je peux m'entendre avec Claude, Robert, Jean et Kimberley ... mais pas avec toto, titi et tata

Mais ce n'est qu'une suggestion

Jean-Marie

Ta representation est on ne peut mieux a mon avis !!!
Le fait meme de decouper en 1 Hr plutot qu en 2 hr, est encore plus simple a visualiser - pour moi.
J ai juste le cas de figue ou certains volontaires souhaiteraient debuter a 6AM et d autres a 7AM..
Laaaaa.. ca coince...car ca me decalerais tt les autresde 1hr...et le faire a la main, c est a perdre son latinus.. (que je n ai jamais aqui de tt facon)

...Donc...pour faire simple....je leur ai dit, bon, tt le monde comencera a 6H et si vous ne pouvez pas, le prochain train pour Po est a 8Hr !
C est vraiement retord ces histoires de volntarisme...

[jimbolion]

bibibol,

Ta representation est on ne peut mieux a mon avis !!!
Le fait meme de decouper en 1 Hr plutot qu en 2 hr, est encore plus simple a visualiser - pour moi.
J ai juste le cas de figue ou certains volontaires souhaiteraient debuter a 6AM et d autres a 7AM..
Laaaaa.. ca coince...car ca me decalerais tt les autresde 1hr...et le faire a la main, c est a perdre son latinus.. (que je n ai jamais aqui de tt facon)

Si la présence de deux personnes s'impose à 6 heures, faudra lui trouver un remplacant (mais qui daignera se lever pour un intervalle aussi court à une heure aussi matinale ?)

(sinon cela sera dispo ds la version Pro... )

Oui mais là sors le chéquier

JM

[bibibol]

...au vu du retour d'experiences aller aider pour 60 minutes seulement, est plus contraignant que pour 2 ou 3 hr. parce que cela
chamboule toutes activite en cours demande un temps de préparatifs,etc... alors que le temps consacre au déplacement + aide réelle
reste en contrepartie un peu dérisoire.

Je ne parle pas de cas d urgence ou d autre type d aide qui pourrait le justifier..mais cote pratique 2hr Mini semble un meilleur compromis minimal !
Il y a plein de leve tot par ici mais si je devais jamais sortir un chéquier pourrait-on encore appeler cela... "du volontaria" ?

PS : J.C.. il est fait avec quel Soft, ton ptit formulaire gris ?

[ClaudeLELOUP]

J.C.. il est fait avec quel Soft, ton ptit formulaire gris ?

J.C. Jésus-Christ ?

Si tu fais allusion au formulaire que je propose pour encoder tes volontaires, c'est avec Access bien sûr. (Access2000 précisément.)

Remarque que la partie « contraintes » est, sauf erreur de ma part, ce qui permettrait de formaliser les exemples que tu as donnés dans tes billets précédents.