L’affaiblissement des processus financiers affecte les résultats des multinationales

Les équipes comptabilité fournisseurs manquent les remises pour paiement anticipé, encourent des pénalités de retard et reviennent radicalement sur les paiements - principalement du fait d’erreurs humaines. Ainsi :
- 35% des services comptabilité fournisseurs n’ont pas payé les fournisseurs en raison d’erreurs financières internes
- 24% savent que leur entreprise n'a pas été payée en raison d'erreurs financières clients/externes.


Paris, France – Le 7 juillet 2010 - L’affaiblissement des processus financiers résulte en des coûts supplémentaires pour les entreprises et entraînent une absence totale de paiement des factures, selon un nouveau rapport publié aujourd’hui par Basware. Ayant interrogé 550 services de comptabilité fournisseurs dans le monde, le rapport a constaté que les erreurs de facturation et interservices ont entraîné une absence de paiement de 35% des fournisseurs et 24% de ces derniers savent que leurs factures n'ont pas été réglées pour les mêmes raisons. Plus d’un quart (26%) des services de comptabilité fournisseurs participant ont même payé le mauvais fournisseur lors du traitement d’une facture. Les inefficacités des services comptabilité fournisseurs étant largement attribuables à l’erreur humaine, il existe un besoin évident de contrôles appropriés et d’améliorations de l’automatisation.

Avec une moyenne de traitement de 93 000 factures par an, les participants déclarent que 7% des factures contiennent des erreurs, ce qui équivaut à plus de 6 000 factures erronées par an pour une entreprise typique intégrée dans l’étude. Le manque de communication entre les services comptabilité fournisseurs et achats est souligné dans le rapport comme étant une cause d’erreurs dans le service comptabilité fournisseurs dans un quart (24%) des sociétés. Seuls 40% des factures se fondent sur les bons de commande et quand ceux-ci existent, un tiers (32%) des services financiers ont des difficultés à rapprocher les factures des bons de commande.

En matière de paiement, au cours des 12 derniers mois, 30% des participants ont manqué des remises pour paiement anticipé et 27% ont encouru des pénalités de retard. Malgré cela, 59% pensent que le service comptabilité fournisseurs a un effet positif sur la rentabilité.

Avec une commande directe sur la trésorerie, les professionnels de la finance subissent une pression croissante pour renforcer les contrôles, chasser les coûts et augmenter l’efficacité des processus. Toutefois, alors que 60% des participants à l’étude pensent que l’augmentation de l’automatisation débarrasse des erreurs de paiement et comptables et que 62% pensent qu’elle peut améliorer la rentabilité, l’automatisation du processus de Purchase-to-pay (de l’achat à la facture) tend à être partielle et n’est pas intégrée. L’automatisation des processus financiers et d’achats résulte non seulement en une réduction des temps de traitement et des économies qui en résultent mais offre également une amélioration du contrôle sur qui dépense l’argent et ce qui peut être acheté – ce qui conduit au final à une amélioration des processus administratifs et de la gestion des capitaux.

Le rapport souligne la « distance restant à parcourir » pour atteindre cet objectif d’un service comptabilité fournisseurs moderne et efficace. 44% des participants pensent que les factures électroniques remplaceront complètement le maniement manuel des factures papier au cours des 5 prochaines années. Mais encore tellement de personnes croient au processus manuel sur papier qu'il reste encore beaucoup à faire.

Le vice-président marketing monde de Basware, Steve Muddiman, a commenté le rapport : « L’enquête ‘Perdu dans la transaction’ (Lost in Transaction) indique que la salle des machines de la trésorerie des entreprises - le service comptabilité fournisseurs - est toujours bien loin du statut automatisé et sans erreur qu'elle souhaite viser. Selon notre étude, il faut 18 jours aux sociétés en moyenne pour traiter une facture dans le service comptabilité fournisseurs, en automatisant le processus, on peut fortement réduire ce temps. La longueur des temps de traitement empêche les sociétés de tirer profit des remises pour paiement anticipé et de répartir les économies de coût dans toute l'entreprise. Les sociétés ne peuvent se permettre de laisser ces procédés à l'état brut mais doivent réfléchir à des améliorations du système et du processus comme un investissement constant et évolutif qui réduit le chaos et garantit que les services financiers sont concernés par les marges bénéficiaires et ne sont pas inhibés par des marges d’erreur évitables ».

Pour obtenir une version complète de l’étude de fond Lost in Transaction, veuillez consulter le site à l’adresse www.basware.com/transaction

A propos de la recherche
L’étude Lost in Transaction a été réalisée pour Basware par une société de recherche indépendante, Loudhouse, entre mai et juin 2010. Elle a porté sur 550 responsables de services comptabilité fournisseur d'entreprises comptant entre 1 000 et 50 000 employés.
Des entretiens téléphoniques ont été réalisés pour présenter une image proportionnelle du monde entier, avec 100 participants interrogés par zone géographique aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Scandinavie et en Allemagne et 50 réponses par région en Australie, au Benelux et en France, soit un total de 550 personnes.
Une entreprise type dans l’étude Lost in Transaction se distingue par le fait que :
- 11 personnes à temps plein sont impliquées dans le traitement des factures au sein du service comptabilité fournisseur
- elle traite 93 000 factures par an
- il faut 18 jours pour traiter une facture (de la réception au paiement)
- 12 % du temps de gestion des factures est passé à gérer les dérogations
- une facture entrante sur cinq (19 %) est une facture électronique
- 7 % des factures entrantes contiennent des erreurs
- 58 % des factures entrantes reposent sur des bons de commande


À propos de Basware
Basware est le leader mondial en solutions purchase-to-pay avec plus de 1500 clients et 1 million d’utilisateurs dans plus de 50 pays à travers le monde. Avec Basware, les organisations peuvent réduire leurs coûts d’achats de biens et services en automatisant les processus manuels liés aux cycles achats/traitement des factures fournisseurs, tout en gagnant en visibilité et contrôle sur l’ensemble de leurs dépenses. Les solutions et services Basware permettent ainsi une réduction substantielle des coûts, en assurant conformité et en offrant un contrôle optimal de l’ensemble des processus, le tout avec retour sur investissement rapide. Les solutions sont distribuées et implémentées directement sur site ou bien comme Service (SaaS), en Europe, Etats-Unis d’Amérique et Asie Pacifique à travers un large réseau de bureaux Basware et de partenaires agréés. www.basware.fr