Discussion :

[nesswaw]

Bonjour,

Je viens poster ici, je ne sais pas si je suis dans le bon forum, faites le moi savoir si jamais.

Je travaille dans une petite entreprise de trois personnes (1 boss et 2 employés) et on communique beaucoup avec les clients par le biais du mail, nous traitons beaucoup de mails par jour.

Nous avons 4 adresses mails (exemple):

info@entreprise.tld => mail général
boss@entreprise.tld => mail du patron
employe1@entreprise.tld => mail d'un employé
employe2@entreprise.tld => mail d'un autre employé

Nous sommes actuellement en POP avec des programme client pour lire les mails (ici l'application Mail sous OSX).

Le soucis c'est que le client envoie des mails à info@ pour poser une question à employe1, ou envoie en même temps à info@ et employe1@, et comme employe1 ne lit pas les mails de info@, c'est déjà arrivé que le client reçois deux fois la même réponse, une fois de info@ et l'autre de employe1@.

Du coup on se mélange les pinceaux, on ne sait jamais si on à répondu à ce client, qui à répondu...etc...un peu le bordel...

Aussi il faudrait que le boss puise voir tout ce qu'on envoie comme mail aux clients, comme ça il peut avoir un suivit si un client téléphone par exemple pour poser une question.

Il faudrait aussi que toute les personnes puissent lire le compte mail info@ et voir qui à déjà répondu. Si la personne par défaut qui lit le compte info@ est absente ou malade pendant quelques jours, les maisl ne sont plus lue, ce qui pose vitre un problème.

Le truc top serait d'avoir un programme qui permet de voir "style un forum" qui à répondu à tel et tel client etc...

C'est pour cela que je viens ici pour vous demander comment les mails sont gérés dans votre entreprise? avec quels outils?

Ou si vous avez des conseils pour mieux gérer les mails.

Merci d'avance

[nesswaw]

Personne?

[cortex024]

Bonjour,

ce que tu demandes ici est assez complexe, dans la mesure ou voir les messages reçus et envoyés pour chaque personne est un peu trop intrusif par rapports aux besoin généralement exprimés.
Imaginons même une interface regroupant les emails envoyés et reçus de chaque personne, je doute que ce soit facilement lisible au moment d'une réponse à faire à un de vos client, et que vous sachiez retrouver rapidement l'historique des emails correspondant. et quand bien même ca le serait, il y aurait un travail d'archivage/classement des correspondances dans ce type d'interface.

si il n'y a pas de problème de confidentialité (ie le patron ne veut pas que vous soyez au courant de tous les emails) ca simplifie déjà un peu.


une solution simple serait de mettre en copie (éventuellement cachée) le compte info par exemple afin de centraliser tout là bas. de répondre/envoyez vos emails systématiquement du compte "infos".



pour te donner un exemple, je travaillais dans une boite ou nous avions une boite email partagée "it@....".
en plus de cela, nous avions une boite "nous@...."

les contacts au service it devaient se faire via l'adresse IT, c'est d'ailleurs celle la qui était communiquée.
Dans le cas ou un email à destination du service et pas personnellement (typiquement dans ton cas un client) nous était envoyé directement, nous transférions cet email vers la boite IT.
ainsi, nous avions tous les contacts clients généraux centralisés dans une même boite, tout en ayant une boite personnelle permettant d'autres types d'échanges et d'envois (internes notamment).

[keitaro_bzh]

Je prends part au sujet, car je suis dans la même optique que toi. Je cherche un outil collaboratif pour bosser ave mon collègue.

Nous avions opté pour une solution CRM (sugar pour être plus précis). Cependant, nous avions trouvé quelques limites au niveau du partage de la messagerie.

En effet, nous avions configuré nos comptes (un "perso" chacun et un commun) en IMAP. On avait simplement configuré le webmail intégré à Sugar de façon à ce que l'on pouvait voir quand un mail était ouvert ou avait été classé. On l'associait à un client, donc on avait l'historique.

Cependant, on s'est aperçu ensuite que pour la recherche d'un vieux mail, c'était très très laborieux. De plus, nous rencontrions des problèmes de rafraichissement. Du coup, nous avons abandonné son utilisation et depuis, on galère pour trouver une autre solution.

Car, on voudrait trouver la puissance de ce CRM (gestion des contacts, des taches, des appels) avec une module mail plus "rapide" et plus souple, avec une fonctionnalité qui ferait que ce serait parfait pour nous: pouvoir mettre un tag à un mail (type "en cours keitaro", ""a faire keitaro") qui serait visible par mon collègue et inversement...

Mais ce genre de fonctionnalités, je trouve pas.

Pour la confidentialité des mails, on s'en moque au contraire, on veut vraiment du collaboratif (puis étant informaticien, je pense que si on veut pas que son collègue consulte notre messagerie, on s'arrange pour en avoir une sous le coude accessible uniquement par nos yeux )

edit: je relance la discussion pour ce dernier point. On sait jamais, si quelqu'un connait une solution (type serveur de messagerie, php mail ou crm,n'hésitez pas)

[nesswaw]

Bonjour,

J'avais déjà entendu parler de SugarCRM, mais jamais eu le temps de l'essayer.
Sinon voici une liste de programme que j'ai trouver, mais pas tester non plus:

http://www.dolibarr.fr/
http://www.tine20.org/
http://www.openbravo.com/

Mais je n'ai toujours pas trouvé mon bonheur...
Le top serait vraiment d'avoir quelque chose de centraliser, on recherche un client et on obtient toutes ses infos, ses fichiers, ses mails...
Parce là ça devient le gros bordel chez nous...chez fichiers dans tout les sens...on pert une chier de temps pour gérer tout ça...