Discussion :

[estebanne]

Bonjour,
Je souhaite me lancer dans l'automatisation de certaines taches et cellules qui touchent principalement mon document "gestionnaire" et "facture".

Je joins les 2 feuilles excel que j'ai synthétisées où figurent sur chaque cellule concernée un commentaire détaillant mes besoins:
Copie de Gestionnaire.xlsCopie de facture.xls

J'envisageais tout d'abord dans un même classeur de créer une feuille nommée par ex "paramètres" avec le carnet d'adresse et les coordonnées des clients puis une autre feuille avec d'une part une famille composée des diverses prestations (pauses cafés, déjeuners...) et d'autre part une sous famille avec les types de vins...

Ensuite, dans ce même classeur, j'aurais inséré la feuille "facture" et la feuille "gestionnaire" pour passer ensuite à l'étape d'automatisation" des cellules.

Est ce que ces 2 étapes ci-dessus vous semblent déjà les plus adaptées et pertinentes pour créer la carcasse du projet ou y a t il une trame plus adaptée?

Dans un 2ème temps, pour l'automatisation des cellules, faut il que j'utilise la création d'un menu déroulant ou y a t il aussi une matrice plus adaptée?


Pour info, lorsqu'une facture est réalisée, je souhaiterais que celle-ci soit sauvegardée et non qu'une fois réalisée et imprimée par ex, je reparte de la même base et donc que j'efface l'existant pour créer la suivante.

Merci par avance pour votre aide

[Invité]

Bonjour,

Avant de vous lancer, la question est de savoir si votre entreprise rentre dans le champ de la loi anti-fraude applicable en 2018 : logiciel-facturation-loi-antifraude
Avec ce qu'on appelle de la vente au comptoir, je dirais que oui. Si vous avez un comptable, voyez d'abord avec lui dans quelles conditions il est possible d'entreprendre votre projet.
Sinon vous devrez réaliser vos facturations avec un logiciel accrédité. Si c’est le cas, il est grand temps pour vous de vous préoccuper de cette question.

[estebanne]

Bonjour,
Merci pour votre retour mais pas de soucis de ce côté là.
Cdlt

[Invité]

Bonjour,

Attention : Les conseilleurs ne sont pas les payeurs !

C'est un gros chantier auquel vous vous attelez et vous allez y consacrer beaucoup de temps. Si vous n'en avez pas beaucoup, regardez plutôt du côté des logiciels du marché. Même à 1000 € comme j'ai pu voir sur internet en version pro et en admettant que votre coût horaire soit de 40 €, vous mettrez plus de 25 heures pour y arriver. Bien sûr quand on aime, on ne compte pas....

J'envisageais tout d'abord dans un même classeur de créer une feuille nommée par ex "paramètres" avec le carnet d'adresse et les coordonnées des clients puis une autre feuille avec d'une part une famille composée des diverses prestations (pauses cafés, déjeuners...) et d'autre part une sous famille avec les types de vins...

La solution serait d'utiliser pour cela un fichier modèle (.xltm). C'est à partir d'une duplication de ce fichier que vous pourriez réaliser à la fois votre devis et votre facture pour chaque affaire avec un client. C'est donc dans ce modèle que vous pourriez mettre à jour vos bases coûts et références clients. Le fichier contient également un onglet modèle de devis, et le courrier d'envoi sur le même onglet. Ce que vous saisissez en tête de devis, se répercute sur le courrier d'envoi.

Ensuite, dans ce même classeur, j'aurais inséré la feuille "facture" et la feuille "gestionnaire" pour passer ensuite à l'étape d'automatisation" des cellules.
Est ce que ces 2 étapes ci-dessus vous semblent déjà les plus adaptées et pertinentes pour créer la carcasse du projet ou y a t il une trame plus adaptée?

Regardez s'il n'est pas plus simple de dupliquer le devis déjà effectué et accepté et le transformer en facture le moment voulu.

Dans un 2ème temps, pour l'automatisation des cellules, faut il que j'utilise la création d'un menu déroulant ou y a t il aussi une matrice plus adaptée?

La numérotation des affaires est à sans doute à faire sur un fichier "registre" des devis et factures. Une fois créé ce numéro, celui-ci vous sert également à donner un nom à votre fichier et à votre devis. C'est sans doute dans la mise en forme de l'adresse que c'est plus difficile à automatiser, mais il n'est peut-être pas utile d'aller jusque là.

Pour info, lorsqu'une facture est réalisée, je souhaiterais que celle-ci soit sauvegardée et non qu'une fois réalisée et imprimée par ex, je reparte de la même base et donc que j'efface l'existant pour créer la suivante.

A la facturation, vous pourriez transmettre les informations dans votre fichier registre journal. C'est ce fichier qui vous sert à faire également votre suivi des facturations. Les devis et factures quant à eux pourraient être éditées au format .pdf dans un répertoire par année civile (par exemple). A chaque devis correspond un fichier, il n'y a pas lieu de l'effacer.

[estebanne]

Bonsoir,
Merci pour toutes ces informations.

Je vais regarder cela de plus prêt.

La problématique dans mon cas est qu'entre le devis, les commandes, la facturation, je ne suis pas dans une activité où l'on liste des produits dans un devis en rajoutant ensuite la main d'oeuvre...idem pour la facturation...

Dans mon cas, on n'est avec des prestations à tiroir qui diffèrent en permanence selon les demandes de tel ou tel client et qui doivent ensuite, après avoir été chiffrées, être mises en forme via un devis de plusieurs pages (jusqu'à 20 à 30 environ) qui détaillent cela.

Cdlt