Discussion :

[solid38]

Bonjour à tous,

J'ai pour objectif de mettre en place Sharepoint dans ma société pour gérer la documentation qui se trouve être un peu éparpillée partout avec des règles de gestions propres à chacun.
Ayant Office 365, nous allons utiliser Sharepoint OnLine pour lequel nos licences sont incluses.

J'ai déjà fait une série d'ateliers avec certains utilisateurs clés de nos différents service pour comprendre :
- les différents types de documents créés
- les différents droits sur ces documents
- les processus de validations éventuels
- le versionning ou non

Comme je m'en doutais, c'est un peu la foire à la saucisse...
Pour un même département, plusieurs workflow peuvent exister.

Si je prends le cas de la R&D, la documentation est gérée par projet / client. Dans mon esprit, je me suis dit qu'il était possible de créer un sous-site pour chaque projet (et même faire un modèle de site pour le dupliquer par la suite) et de définir des bibliothèques et des listes qui seraient propres à chaque projet. Mais voilà, je ne vais pas faire une bibliothèque par document sous prétexte que le cycle d'approbation est différent.
Est-il possible de paramétrer des workflow à la carte ? Du style, à l'enregistrement du document, l'utilisateur va pouvoir choisir qui va approuver et valider le document. (peut être que je rêve )

J'ai le problème pour d'autres services.
Au final, j'ai peur d'avoir trop de bibliothèques et de perdre les utilisateurs.
J'essaie de factoriser un maximum (en incluant des métadonnées), mais parfois c'est compliqué.
J'ai également peur d'avoir trop de métadonnées et de perdre encore une fois les utilisateurs.

Travaillant au service qualité, j'avais imaginé pour notre service :

1. Une bibliothèque de modèles de document
   
   • Type : procédure / manuel / politique / modèle
   • Version
   
   
2. Une bibliothèque de notes du SMQ
   
   • Thème : nom du service
   • Date
   
   
3. Une bibliothèque d’audits
   
   • Destination : Interne / Externe
   • Processus : nom du service
   • Date
   
   
4. Une bibliothèque de certificats / normes / réglementations
   
   • Type : type de certificats
   • Destination : Interne / Externe
   • Date
   • Client :
   • Projet:
   • N° interne:
   
   
5. Une liste de contrôle qualité
   
   • Produit
   • Date
   • Echantillon
   • Etat
   • Commentaire
   
   

Pensez-vous que le nombre de bibliothèques / listes soit trop grand ?


Merci d'avance pour votre aide et bonne journée (en espérant qu'elle soit ensoleillée...ce qui n'est pas le cas par chez moi !)

[Do0dX]

Bonjour,

En ce qui concerne ton workflow et l'approbation, il est tout à fait possible d'imaginer que l'utilisateur rentre le nom d'un approbateur, qui serai stocker dans une variable et lancerai l'approbation en mettant cette variable comme approbateur.
On peut très bien imaginer des conditions qui répartirai tes documents de la manière souhaité.

Quand je vois ce que vous cherchez à faire je ne peux m’empêcher de penser à l’organisateur de contenu dans SharePoint. C'est un endroit unique ou l'on dépose des fichiers et par des règles que vous définirez, les documents seront automatiquement classés dans le site actuelle ou dans la collection de site. On peut même coupler ça avec les métadonnées gérés afin d’éviter que l'utilisateur ne rentre pas n'importe quoi et que les règles de classement fonctionnent correctement dans tous les cas.
C'est un projet intéressant mais comme tu l'as constaté cela peut rapidement devenir une usine à gaz. Il faut bien délimiter les limites et cas possibles pour tous les services.

Lien documentation Organisateur de contenu

Lien documentation métadonnées gérées

Je te laisse étudier cette piste et n'hésites pas si tu as des questions.

[solid38]

Bonjour,

Merci pour la réponse.
Effectivement, d'un point de vue conceptuel ça peut vite être du n'importe quoi...

Le problème est que chaque service à ses propres besoins et ses propres circuits de validation.
J'essaie de facturation un maximum pour éviter de multiplier les bibliothèques et les métadonnées.... parce qu'au final, il est possible de faire une seule bibliothèque et de renseigner 50 métadonnées, mais c'est loin d'être user friendly.
Par contre, vous parlez de règles de classements. A mon sens, je pensais que l'utilisateur devait aller dans la bonne bibliothèque pour y déposer son document en y renseignant bien évidemment un certains de métadonnées pour faciliter les recherches. Aurais-je louper un virage ?

Comment faire pour créer une workflow pour lequel l'approbateur sera choisi par l'utilisateur ? Sharepoint Designer ? Quelle règle ?

Merci d'avance.

PS : je vais lire les articles de vos liens

[Do0dX]

L'organisateur de contenu fonctionne avec des règles, quand la fonctionnalités est activer sur un site, cela créer une bibliothèque nommé : "Bibliothèque de remise" .
De plus dans les paramètres de ton site, deux menu d'entrées vont apparaître dans l'administration du site: "Paramètres de l’organisateur de contenu" "Règles de l’organisateur de contenu" .
Les règle te permettront de classé les documents en bon endroit en fonction de ton type de contenu.

En reprenant l'exemple de ton Service Qualité.
Tu crées un type de contenu pour chaque type : certificats , procédures , SMQ etc ...
Dans les règles de ton organisateur de contenu, tu viendra créer une règle pour ton type de contenu certificat qui enverra tous les certificats dans ta bibliothèque certificat et ainsi de suite pour les autres type de contenu.

Les étapes sont:
Crée un type de contenu pour chaque type de document.
Créer les bibliothèques associés
Activer l'organisateur de contenu
Créer les règles qui routeront tes documents

Une fois l'organisateur de contenu crée, la bibliothèque de remise sera pour les utilisateurs l'unique endroit ou l'ont dépose les documents. SharePoint lui s'occupera de les classés au bon endroit automatiquement.
Cela t'éviterai dans ton workflow de gérer le routage de tes documents avec toutes les conditions qui en découlent et de te focalisé sur l'approbation.

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Pour ton workflow, je te conseil SharePoint Designer oui, il fera l'affaire.
Tu crée un Workflow sur la bibliothèque où tu souhaites une approbation.
Si tu veux que la personne renseigne un approbateur, il faut que tu ajoutes un champ "approbateur" dans ta bibliothèque. Lors d'un ajout de document l'utilisateur pourra remplir le champ approbateur dans le formulaire d'ajout.
Dans ton workflow tu pourras donc récupérer la valeur de se champ, puis démarrer un processus d'approbation avec comme approbateur la valeur du champ "approbateur".

Je te donne les grandes idées, encore une fois n'hésites pas si tu as besoin de plus de détails ou d'aides dans la conception de ton Workflow ou de l'organisateur de contenu.

[solid38]

Merci pour tous ces conseils !
Pour être honnête, j'ai fait des ateliers avec des acteurs clés de chaque service pour étudier les besoins. J'ai fait un pseudo cahier des charges pour récapituler les besoins.
Est-ce envisageable que tu regardes mes besoins pour me dire ce que tu en penses (5 pages word) ?

[Do0dX]

Pas de soucis, je t'envois un message privé pour te transmettre mes coordonnées.

[edubourg]

Bonjour,

Pour avoir touché de près aux circuits de validation dans un projet similaire au tien, avec consultation des utilisateurs et constitution d'un cahier des charges, je te déconseille d'utiliser Sharepoint Designer, même si c'est faisable évidemment.

Pars plutôt sur Nintex ça s'interface parfaitement avec Sharepoint Online et au niveau des circuits de validation, c'est beaucoup plus fluide et plus simple à mettre en place

Evidemment, Nintex a un coût de licence mais tu as une période d'essai pour voir si l'outil correspond à tes besoins. Ou alors, en concurrent, tu as K2 que tu peux essayer aussi

[solid38]

Nintex ?
Connais pas.
Je vais chercher sur Google

Ca s'interface même avec Sharepoint Online ?

[edubourg]

Oui, Nintex s'interface parfaitement avec Sharepoint Online j'ai eu l'occasion de le tester.

[solid38]

La version d'essai montre t-elle assez de chose ?
Sinon faudra que je vois dans le budget pour un achat.

[edubourg]

C'est une version complète.

La formation que j'ai eu sur Nintex a été effectuée sur une version d'essai, avec toutes les fonctionnalités.

La seule limitation par rapport à une version avec licence (donc achetée), c'est que tu ne peux effectuer des essais que pendant trente jours. Après, tes circuits de validation ne fonctionneront plus.

[solid38]

OK merci.
je l'ai téléchargé, je vais tester.
Juste comme ça, le prix en version complète est de combien ?

[solid38]

Je vais devenir fou...

J'ai créé facilement un workflow avec NINTEX, plus facilement que sous SPD2013... mais j'ai le même problème.
Je n'arrive à mettre l'état du workflow...

Dans l'image 1, j'ai le workflow créé, un workflow simple. J'ai une étape de mise à jour de l'état ("Définir l'état du flux de travail"). Dans cette étape je mets soit "En cours" (au démarrage), soit "Approuvé" (si document approuvé) soit "Rejeté" (si document rejeté).
Dans l'image 2 et dans la colonne "[NINTEX] Approbation]" je m'attendais à avoir ces valeurs.... mais rien.

La colonne "Approbation RxC" est l'état du workflow sous SPD2013... mais pareil, jamais ça ne se met à jour.
La colonne "Etat approbation" ne sert à rien, c'est une colonne que j'ai créé et que je voulais mettre à jour, mais ce n'est pas la solution.




Avez-vous une idée du pourquoi du comment ?
Merci

[Do0dX]

Bonjour,
Alors malheureusement je n'ai jamais utilisé Nintex, donc je ne peux pas trop te dire à quoi cela correspond.
J'ai plutôt l'impression que c'est l'état de ton flux de travail et non pas de l'approbation.

En créant un WF, une colonne se créer automatiquement, avec l’état du flux de travail, l'approbation étant un WF déjà construit, ils ont pris le soins de bien nommé les Stages de ton WF.

L'état d'approbation est lié à la tache (qui est dans une autre liste que celle de ton élément), et la tâche est lié à l’élément, ce qui fait que tu ne peux pas afficher directement l’état d'approbation de ton élément.

L'idée de la colonne est une solution, tu récupères la valeur de l'approbation dans une variable local de ton WF et tu peux ainsi définir ta colonne Etat d'approbation à la valeur de cette variable.