Bonjour à tous,
J'ai pour objectif de mettre en place Sharepoint dans ma société pour gérer la documentation qui se trouve être un peu éparpillée partout avec des règles de gestions propres à chacun.
Ayant Office 365, nous allons utiliser Sharepoint OnLine pour lequel nos licences sont incluses.
J'ai déjà fait une série d'ateliers avec certains utilisateurs clés de nos différents service pour comprendre :
- les différents types de documents créés
- les différents droits sur ces documents
- les processus de validations éventuels
- le versionning ou non
Comme je m'en doutais, c'est un peu la foire à la saucisse...
Pour un même département, plusieurs workflow peuvent exister.
Si je prends le cas de la R&D, la documentation est gérée par projet / client. Dans mon esprit, je me suis dit qu'il était possible de créer un sous-site pour chaque projet (et même faire un modèle de site pour le dupliquer par la suite) et de définir des bibliothèques et des listes qui seraient propres à chaque projet. Mais voilà, je ne vais pas faire une bibliothèque par document sous prétexte que le cycle d'approbation est différent.
Est-il possible de paramétrer des workflow à la carte ? Du style, à l'enregistrement du document, l'utilisateur va pouvoir choisir qui va approuver et valider le document. (peut être que je rêve )
J'ai le problème pour d'autres services.
Au final, j'ai peur d'avoir trop de bibliothèques et de perdre les utilisateurs.
J'essaie de factoriser un maximum (en incluant des métadonnées), mais parfois c'est compliqué.
J'ai également peur d'avoir trop de métadonnées et de perdre encore une fois les utilisateurs.
Travaillant au service qualité, j'avais imaginé pour notre service :
- Une bibliothèque de modèles de document
- Type : procédure / manuel / politique / modèle
- Version
- Une bibliothèque de notes du SMQ
- Thème : nom du service
- Date
- Une bibliothèque d’audits
- Destination : Interne / Externe
- Processus : nom du service
- Date
- Une bibliothèque de certificats / normes / réglementations
- Type : type de certificats
- Destination : Interne / Externe
- Date
- Client :
- Projet:
- N° interne:
- Une liste de contrôle qualité
- Produit
- Date
- Echantillon
- Etat
- Commentaire
Pensez-vous que le nombre de bibliothèques / listes soit trop grand ?
Merci d'avance pour votre aide et bonne journée (en espérant qu'elle soit ensoleillée...ce qui n'est pas le cas par chez moi !)
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