Discussion :

[djiwede]

bonjour
j'ai un projet a realiser qui concernent la gestion de courriers d'un ministere x .
application informatique va répondre aux différents besoins qui se sont sentir. Dans le but de faciliter l’exploitation du courrier,
d’informatiser le bureau d’ordre central et mener en parallèle une action d’innovation des procédures manuelles pour que le maximum du courrier passe par le bureau d’ordre central. mon probleme c'est sur l'elaboration de mon mcd et avec les tables aussi

[Invité]

Bonjour

Ton cahier est trop léger pour établir un schéma, il faut que tu détailles plus, qui fait qui, qui fait quoi, etc...

Philippe

[djiwede]

tous les courriers passe par un bureau d'ordre .ce bureau d’ordre a pour rôle : la réception, l’enregistrement et la transmission du courrier intra ministériel et extra ministériel.
On distingue : Le courrier départ et courrier arrivée
courrier d'arrivé
Une fois un courrier arrive au bureau d’ordre deux cas se présentent :su le courrier est destiné au cabinet dans ce cas pas d'enregistrement le bureau
si non Le courrier est destiné au secrétariat général, dans ce cas le bureau d’ordre saisit les informations du dit courrier dans le registre qui lui est dédié avant de le transmettre au secrétariat général qui a son tour soit le transmet au ministre à titre d’instruction avant le passer à l’entité concernée ou il le fait transmettre directement à la dite entité.
corrier depart
soit externe ou interne passe par le bureau .
c'est je pas compris esque le bureau aussi j le considere comme entité?
merci

[madefemere]

Bonjour,

Est-ce que le modèle proposé dans la discussion ci-jointe est conforme à votre besoin ?
J'espère que oui

Cordialement,

[djiwede]

je pense que j'ai toutes ces tables dja et en plus dans mon cahier charge j'en ai d'autre aussi je pense a ajouté .comme chrono que pas bien compris ,nature
concenant la table classeurs cela meme chose ici que le registre .
Les informations mentionnées dans le registre sont :
Numéro du bureau d’ordre
La référence du courrier.
La date de l’expédition et la date de saisie.
L’objet.
La nature.
Les pièces jointes.
Destinataire.
Expéditeur
L’entité concerné

merci pour votre repons

[madefemere]

Re-Bonsoir !

Je ne comprends pas ton souci. Est-ce que tu as une difficulté particulière pour transformer en MCD ou tables et relations dans Access les règles que je proposais au message #4 dans la discussion ?

Cordialement,

[djiwede]

mon probleme c'est avec le mcd et en plus je n'ai pas compris une chose dans mon cahier : il y a un chrono dois-je l'ajouter comme table à part ou pas ?
et le bureau d'ordre aussi ?

merci

[madefemere]

Est-ce que tu peux montrer ce que tu as fait depuis par rapport à ce qu'on t'a demandé (une copie d'écran) ?
Et tu as quelle connaissance d'Access ou d'un logiciel traitant de base de données ?

Cordialement,

[djiwede]

voici c'est que j'ai fais . desole j 'ai oublié de y a une table qui est vide dans le chemas...merci

[madefemere]

Bonjour,

Je ne suis pas un "vrai" spécialiste des MCD, mais je me pose des questions sur ton schéma.
1- Comme tu disais, pourquoi le "bureau d'ordre" est un entité à part entière (avec 3 attributs) alors que c'est dedans que tout va se passer. Il n'y aura pas normalement de bureau d'ordre n°01,n°02,....
2- Ce ne sera pas "Chaque" Personne qui va enregistrer le courrier arrivé ou sortant. Ce sera toujours la personne qui va travailler au niveau du bureau d'ordre.
3- Pourquoi tu "éclates" l'entité Courrier en 2 (arrivée et départ). A mon avis, arrivée et départ seront des attributs de courrier avec un attribut Date complémentaire qui sera les dates d'envoi ou de réception au niveau du bureau d'ordre.
4- Ton problématique tourne autour du "courrier". Donc la table ou l'entité courrier pour moi sera le coeur du système, après tout va tourner autour.

Aussi, est-ce que tu as essayé de faire la similitude de tes besoins avec

1- Tu as un courrier qui possède un numéro (le courrier peut être entrant ou sortant) et un objet.
2- Ce courrier a une date de rédaction (que ça soit par son expéditeur ou quelqu'un de ton entreprise).
3- Ce courrier a une date de traitement (envoi ou arrivée) au niveau de ton entreprise.
4- Ce courrier a un destinataire ou expediteur en dehors de ton entreprise
5- Ce courrier est destiné ou expédié par quelqu'un de ton entreprise.
6- La personne du point 5 appartient à un service de ton entreprise.

Ce qui donnerait une première ébauche :
1- T_Courrier avec les champs :
a- RefCourrier (Identification unique de chaque courrier)
b- ObjetCourrier (Champ texte libre pour un résumé du courrier)
c- TypeCourrier (Cf. Point 1 du dessus : pour courrier entrant ou sortant).
d- DateCourier (Cf. point 2 : date de rédaction)
e- DateTraitement (Cf. point 3 : c'est ton service courrier qui va l'alimenter)
f- Contact_Exterieur (à priori ce sera un champ libre texte pour saisir les contacts à l'extérieur de l'entreprise.)
g- IdAgent_FK (champ numérique qui va être la personne de ton entreprise à qui est destiné le courrier, ou celui qui expédie le courrier).

2- T_Agent avec les champs :
a- IdAgent (Clé primaire pour identification de chaque agent)
b- NomPrenomAgent (Pas de commentaire je pense).
c- IdService_FK(champ pour l'identification du service auquel appartient l'agent)
Cette table sera liée vers la table T_Courrier en relation 1 à plusieurs avec intégrité référentielle par les champs IdAgent et IdAgent_FK.

3- T_Service avec les champs :
a- IdService (Clé primaire pour identification de chaque service)
b- NomService (pas de commentaire).
Table liée vers la table T_Agent en relation 1 à plusieurs avec intégrité référentielle avec les champs IdService et IdService_FK

Qui à mon avis répondrait à ton problématique à part :
- Ajouter peut-être un champ N°Courrier_Chrono dans la table RefCourrier (soit en numéro automatique, soit par encoder par VBA) qui va te servir de numéro d'enregistrement dans ton registre.

Cordialement,

[djiwede]

merci pour ton explication j pense que les tables que tu m'as subgerer repondent a mon cahier de charge.
je essayé de regrouper ttes les informations que j'ai le remplis les tables.
sa me reste les associations entres les tables et plus jusqu'a ce q j pas bien compris le bureau d'ordre
dans mon projet on m'expliq que Le bureau d’ordre a pour rôle : la réception, l’enregistrement et la transmission du courrier intra ministériel et extra ministériel.
Processus courrier Arrivée :
Une fois un courrier arrive au bureau d’ordre deux cas se présentent : le courrier est destiné directement au cabinet, dans ce cas, il n’est pas enregistré dans le bureau d’ordre. Et le traitement finit à cette phase.
Le courrier est destiné au secrétariat général, dans ce cas le bureau d’ordre saisit les informations du dit courrier dans le registre qui lui est dédié avant de le transmettre au secrétariat général qui a son tour soit le transmet au ministre à titre d’instruction avant le passer à l’entité concernée ou il le fait transmettre directement à la dite entité.
comment savoir q le courrier est destine au secretariat ou a une autre service?
et comment faire la trasmission et l'enregistrement? je suis un peu confondu la ici merci pour votre aide!!

[madefemere]

Bonjour,

A mon avis, les règles utilisées ou proposées sont assez légers :

Une fois un courrier arrive au bureau d’ordre deux cas se présentent : le courrier est destiné directement au cabinet, dans ce cas, il n’est pas enregistré dans le bureau d’ordre. Et le traitement finit à cette phase.

Un courrier "arrivé" au bureau d'ordre devrait toujours être répertorié, qu'importe son destinataire final. Il faudrait enregistrer le "Cabinet" comme un destinataire prévisible des courriers comme le secrétariat général ou les autres services.

Le courrier est destiné au secrétariat général, dans ce cas le bureau d’ordre saisit les informations du dit courrier dans le registre qui lui est dédié avant de le transmettre au secrétariat général qui a son tour soit le transmet au ministre à titre d’instruction avant le passer à l’entité concernée ou il le fait transmettre directement à la dite entité.

Dans ce cas le courrier devrait être enregistré plusieurs fois dans le système :
- Au moment où il arrive au Ministère.
- Sa transmission au SG ou au Ministre
- Sa transmission au service concerné.
Un système pour moi qui est chronophage et ferait tarder le traitement du courrier. Mais si c'est le rôle du Bureau d'ordre,...
Il faudrait dans ce cas réfléchir au moyen d'identifier "uniquement" chaque courrier dans le système en créant une clé primaire composée.

Comme les "courriers" arrivés ne sont pas nominatifs, il faudrait aussi remplacer l'attribut id_agent_FK par l'Id-service_FK

Cordialement,

[djiwede]

Dans le cas des courriers arrivés comment peut-on expliquer le passage du courrier du bureau d'ordre au secrétariat général qui à son tour le transmet au ministre à titre d’instruction avant de le transmetre à l’entité concernée.Sachant qu'un enregistrement est effectué à chaque etape.
MERCI D AVANCE

[madefemere]

Bonjour,

ça, ce n'est pas à l'application informatique d'expliquer. C'est au niveau de ceux qui mettent en place les règles de gestion qu'il faut voir quand est-ce qu'on enregistre le courrier au niveau du bureau d'ordre.
Pour moi le fait d'enregistrer des courriers qui passe d'un service à un autre au sein du même organisme est une aberration. Pour moi, en tant que personne "extérieure" au Ministère je n'ai pas à me poser des questions sur le fait que mon courrier adressé au service X n'arrive chez lui que 15 jours après parce que c'est passé par A-B-C et D. Pour moi, la date de réception de mon courrier par le Ministère est la première datedonc je peux râler 2 jours après. Maintenant au Ministère de faire en sorte que mon courrier soit traité dans les plus brefs délais.

Bonne continuation