Discussion :

[COMPTAFDP08]

Bonjour à toutes et bonjour à tous,

Je me présente vite fait, je suis Valentin. Je débute sur Access, par le biais de votre site et forum, j'ai réussi plus où moins à construire un projet sous Access 2010. Ce projet est destiné à me simplifier la vie, ainsi que celles de mes collègues, sur mon lieu professionnel.

Maintenant, je vous avoue ne pas êtres super doué sur Acces

Alors je vous explique ce qui est déjà en place :
1x Database fractionnée en Dorsal (juste les tables) - Sur le serveur locale.
1x Database fractionnée en Frontal (quelques formulaires ; requêtes ; états ; ainsi que les tables attachées) - Sur mon poste et par la suite sur chacun des postes.

Voici mes questions :

1. Est-il possible qu'un formulaire gère plusieurs tables ?

Exemple : 3 tables : ASSOCIATION - PRESIDENT - TRESORIER
1 formulaire : Gestion des Associations
Dans ce formulaire existerait une option "A qui envoyer les cotisations ?" avec liste à choix, Président ou Trésorier
Si Président, alors aller chercher table PRESIDENT, association concernée (Clé Primaire = N° d'association unique) et afficher ses coordonnées.

Le but étant que derrière, ce choix soit pris en considération pour un publipostage par exemple, pour les appels à cotisations.

Voila, j'ai plein de questions mais je vais m'arrêter là pour commencer car, mon but n'est pas de vous effrayer

Quoi qu'il en soit, par avance, je vous remercie pour votre implication

Bonne journée,
Cordialement,
Valentin

[marot_r]

Bonjour

Oui tu peux le faire comme cela en mettant cette information dans ta table Association et en faisant 3 requêtes.
Une pour trouver les présidents et une pour les trésoriers. Après tu fais une requête UNION qui va "fusionner" ta requête Président et ta requête Trésorier.

un truc du genre

Code sql :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

1
2
select [reqMailingPresident].* from [reqMailingPresident]
union all select [reqMailingTresorier].* from [reqMailingTresorier]

Une autre méthode mais qui nécessite de modifier tes tables est de faire :

[u]Table Asssociation
ClefAssociation (AutoNum, ClefPrimaire)

Table Role Peut être Président ou Trésorier
ClefRole (AutoNum, ClefPrimaire)

Table AssAssoctaionPersonneRole
ClefAssAssociationPersonneRole (AutoNum, ClefPrimaire)
ClefAssociation (Entier long)
ClefPersonne (Entier long)
ClefRole (Entier long)
EstDestinataireMailing (Oui/Non)

Cette structure permet d'ajouter facilement des rôles (ex : Secrétaire) et d'avoir plus d'un destinataire pour le mailing.

A+

[COMPTAFDP08]

Bonjour.

Merci beaucoup pour ta réponse.

Je vais plutôt opter pour la deuxième option, avec les rôles.

Si je comprends bien, dans ma table "ASSOCIATION", je n'ai qu'à modifié "N°" en "ClefAssociation" qui est donc en Clé primaire.

Ensuite je créé la table "ROLE" qui à pour but de désigner la personne à contacter, j'ajoute un champs "ClefRole" qui fonctionnera comme 1 = Président ; 2 = Trésorier ; 3 = Secrétaire ; ...

Enfin, je créé la table "ASSOCIATIONPERSONNESROLES" dans lequel j'inclus les champs :

ClefAssAssociationPersonneRole (AutoNum, ClefPrimaire) >> ??
ClefAssociation (Entier long) >> Le N° unique d'association
ClefPersonne (Entier long) >> ??
ClefRole (Entier long) >> La fonction de la personne
EstDestinataireMailing (Oui/Non) >> Pour savoir si c'est la personne à contacter ou pas ?

Il me reste encore quelques interrogation pour comprendre le fonctionnement . Je suis très novice :p.

Que mettre dans la ClefPersonne ? Le nom de la personne à contacter ? Si oui, puis-je créer d'autre champs comme son adresse postale, CP, Ville, ... ?

Merci par avance.

Cordialement,
Valentin

[marot_r]

Bonjour,

Désolé j'aurai du précsier, il te faut aussi une table Personne

Table Personne
ClefPersonne
Nom
Prenom
Adresse
Autres informations sur la personne

Pour le nom du champ, tu peux garder No si tu le souhaites, c'est la fonction plus que le nom qui est important. Personnellement j'utilise Clef pour les clef numériques et Code pour les clefs alphanumériques mais c'est une préférence personnelle pas une loi :-).

Pour ClefAssAssociationPersonneRole (AutoNum, ClefPrimaire) c'est aussi une habitude : mes tables ont toutes des clefs primaires même si elle ne servent à rien plus tard et tu peux mettre NumSequence si tu préfères.

EstDestinataireMailing (Oui/Non) >> Pour savoir si c'est la personne à contacter ou pas ?

Oui.

A+

[COMPTAFDP08]

Bonjour,

Super merci, je vais essayer de faire tout ça.
Par contre, juste pour savoir si c'est possible où non, :p

Peut-on imaginer ajouter une option pour le type de courrier ?

Exemple :
Appel à cotisation > Trésorier
Lettres d'informations > Président
Documents administratifs > Secrétaire

Est-ce possible ?

EDIT : Voila les relations, suis-je ok ?




Merci par avance.

Cordialement,
Valentin

[marot_r]

On y est presque.

Je te sugère :

Table Personne
ClefPersonne
Nom
Adresse
Autres info sur la personne (Pas la ville de l'asso et pas la clef Asso. Ces informations seront déduites de la table AssPersonneRole).

Pour les noms d'objets il est recommandé de n'utiliser que les lettres (maj, min) non accentuées, les chiffres et le _. Les autres caractètres même si tolérés par Access sont parfois la source de bugs vicieux.

Peut-on imaginer ajouter une option pour le type de courrier ?

Exemple :
Appel à cotisation > Trésorier
Lettres d'informations > Président
Documents administratifs > Secrétaire

Oui, il te faut une table des types de courrier et ensuite, personnellement je l'associerai au role.

Ta table rôle deviendrait

ClefRole
ClefTypeCourrier
Autre info sur le rôle.

Comme cela le trésorier receverai toujours le même docuement qu'elle que soit l'asso.

On pourrait aussi l'ajouter à la table AssPersonneRole dans ce cas tu pourrais envoyer l'appel de cotisation au président ce qui peut être une bonne ou une mauvaise chose. À toi de décider.

A+

[COMPTAFDP08]

Salut,

On va y arriver . Merci de ton aide en tout cas.
Alors alors, j'ai modifié les nom des tables, remplaçant les "-" par des "_" suite à tes conseils.

J'ai créer donc les tables concernant les Types de Courriers :
ASS_TC_APPELCOTISATION
ASS_TC_DISTRIBUTIONCARTES
ASS_TC_ORP
...

Dans les tables, il y à donc :

-Cleftable * Clé Primaire
-ClefAsso
-ClefPersonne
-ClefRole
-EstDestinataire

Alors par contre, la complication (y'en à toujours une avec moi ), c'est que pour chaque association, les différents courriers vont à différente personnes. Par exemple, la 1ère association souhaite que l'appel à cotisation aille chez le président, la deuxième préfère que ça aille chez le trésorier et ainsi de suite. Donc très aléatoire . Est-ce envisageable de réaliser les tables en fonction ?

Concernant la table personne, j'ai ajouté la clef association pour pouvoir lier les personne sur un formulaire de gestion des association. Dans l'idée que j'ai c'est un formulaire avec les info de l'association (siret, RIB, ...) ainsi que les Président/Trésorier/... en place et donc cette fameuse option, à qui envoyer les courriers

Dans l'idée, ça serait parfait, maintenant, en pratique, ça m'a l'air bien compliqué .

En tout cas, merci par avance.

Cordialement,
Valentin

[marot_r]

Concernant la table personne, j'ai ajouté la clef association pour pouvoir lier les personne sur un formulaire de gestion des association.

Cette liaison se fait par la table ASSOCIATIONPERSONNESROLES sinon tu limites la personne à une seule association.

Pour tes types de documents, est-ce que les champs sont très différents d'une table à l'autre ?

Si non, généralement on préfère faire :

Table TypeDocument
ClefTypeDocument
Autres infos

Table Document
ClefDocument
ClefTypeDocument
Autres infos

En relation avec TypeDocument

Cette structure permet de gérer facilement l'ajout ou le retrait de document.

Pour les destinataires j'irai peut-être vers cela :

Table AssociationPersonneDocument (Défini les destinataires de l'asso et les documents qui leur sont destinés.
ClefDestinataireAssociation (clef primaire)
ClefAssociation
ClefPersonne
ClefRole
ClefTypeDocument

En relation avec ASSOCIATIONPERSONNESROLES sur ClefAssociation, ClefPersonne, ClefRole
En relation avec TypeDocument sur ClefTypeDocument

Du coup le EstDestinataire ne sert plus à rien.

Et peut-être une table de suivi des envois :

Table SuiviEnvoi
ClefEnvoi (Clef primaire)
ClefAssociationPersonneDocument
DateEnvoi
Autres informations sur l'envoi

A+

[COMPTAFDP08]

Hop là, ça se corse ,

Alors voila, j'ai réalisé ce que j'ai compris, mais j'avoue que j'ai du mal à voir le fonctionnement.

Voici l'image de mes liaisons, sont-elle ok ?


Par contre, comment je peux faire fonctionner tout ça maintenant ?
Aussi, on arrive tout doucement à ma deuxième grosse question, est-il envisageable de faire un Word (modèle de courrier) et réaliser un publipostage avec Access ?

Merci beaucoup en tout cas, j'adore apprendre !

Cordialement,
Valentin

[marot_r]

Il seput que le modèle change après les 1er essais.

Par contre, comment je peux faire fonctionner tout ça maintenant ?

Avec quelques formulaires et des requêtes.

Pour les formulaires :

1. 1 formulaire par table de base (personne, type de document, ..) pour entrer les valeurs authorisées.
2. 1 formulaires avec liste de sélection déroulantes pour Document
3. 1 formulaire en mode feuille de données avec listes déroulantes de choix pour AssociationPersonneDocument
4. 1 formulaire en mode feuille de données avec listes déroulantes de choix pour AssociationPersonneRole

1 formulaire Association
avec 1 sous-formulaire pour afficher les personnes qui font parti de l'association (on peut se servir de (4))

1 formulaire Document
avec 1 sous-formulaire pour afficher les personnes qui sont destinataires (on peut se servir de (3))

Pour le mailling avec Word oui, c'est possible.

A+

[COMPTAFDP08]

Salut !

Super, nickel, je vais essayer ça de suite et je te tiens au courant

Merci beaucoup en tout cas

Bonne semaine,
Valentin

[COMPTAFDP08]

Bonjour,

Comme promis, voici le résultat du travail réalisé avec votre collaboration. Celui-ci est à la hauteur de mes espérance.



Pour l'onglet Président, Trésorier et Secrétaire, pas de souci, tout roule ! Par contre j'ai du mal pour mon dernier onglet, la gestion des courriers.
Pour rappel, je souhaite avoir la liste de tout les différent courrier répétitif que je peux faire et choisir à qui l'envoyer (le Président, ou le Trésorier, ou au Secrétaire).

Rappel de mes tables :

ASS_DOCUMENT - 0 enregistrement, je me demande si elle n'est pas en trop d'ailleurs

> ClefDocument
> ClefTypeDocument
> Titre Document

ASS_PERS_DOCUMENT - quelques enregistrements histoire d'essayer la bête

> ClefDestinataireAssociation
> ClefAssociation
> ClefPersonne
> ClefRole
> ClefTypeDocument

ASS_TYPE_DOCUMENT - liste de mes différents courriers

> ClefTypeDocument
> Titre Document

L'idée est ensuite, lorsque j'ai un appel à cotisation ou autre à envoyer, Access prennent en compte à qui doit être envoyé le type de document pour faire le publipostage

Dans l'attente et vous remerciant par avance,

Cordialement,
Valentin