Discussion :

[martic]

Bonjour à tous,

Je me tourne vers vous car avec mon entreprise nous avons entreprit de passer notre ERP sur la solution Sage X3.

L'analyse à déjà bien avancé et il s'avère souvent difficile d'avoir une vision exhaustives des procédures de chaque métiers !

Je vous demande donc si vous le voulez bien, de partager un peu votre expérience sur l'exercice.

De me faire par de :

• Les procédures/fonctionnalités qui ont été les plus difficiles à définir
• Ce que vous avez pu oublier lors de l'analyse
• Les spécifiques que vous avez du faire ou pu éviter
• Les modules que vous regrettez de ne pas avoir pris
• Inversement ceux qui ne servent pas vraiment
• Etc.

J'ai cherché sans succès un "livre blanc" ou un "best practices" sur l'analyse avant implantation d'un ERP.
Comme par exemple une check-liste des sujet à abordé durant l'analyse.

Je vous remercie de votre participation et suis preneur de toutes expériences et documents.

Martial.

[Alsace]

Bonjour,

Je travaille dans une SSII distributeur de Sage X3.
Je vais donc répondre en vous parlant du côté prestataire mais cela peut quand vous même vous aider.

Premier point la check liste des éléments à aborder : votre prestataire devrait avoir ce genre de document (Sage fournit des entretiens de cadrage qui ne sont pas parfaits mais qui ont le mérite d'exister et de guider)
Des diagrammes de flux (ou processus graphique) peuvent vous aider à gérer tous les cas de figure

Pour l'analyse et par experience, il faut :

• ne pas hésiter à passer du temps sur l'analyse
• que le document résultant de l'analyse soit le plus précis possible avec un maximum de copie d'écran car c'est le meilleur moyen de se rendre compte de ce que vous allez disposer au final
• demander des diagrammes de flux (je trouve qu'ils permettent de mettre plus facilement en évidence si quelque chose a été oublié)
• bien lire le document d'analyse (c'est évident mais ce n'est pas toujours fait)

Il faut (même si c'est difficile) essayer de se projeter au maximum dans le produit. Pour, par exemple, ne pas se retrouver à passer par dix écrans pour effectuer telle ou telle tâche.

En ce qui concerne les fonctionnalités à mettre, ne pas mettre, difficile ou pas difficile cela dépend beaucoup de votre société et de votre métier donc là je n'ai pas assez d'infos pour répondre

Une remarque sur le configurateur : il peut être interessant mais vite compliqué et chronophage donc seulement si vous en avez vraiment besoin (pas pour quelques config par mois)

Selon moi, le plus important est de travailler à la simplicité des flux courants.
Pour un cas de figure exceptionnel (qui aurait été oublié), une solution pourra toujours être trouvée. Et comme le cas est exceptionnel, si la solution est un peu complexe ce n'est pas trop grave.
Par contre le quotidien doit être simple sinon les utilisateurs finaux risquent de trainer les pieds et de raler souvent.

En espérant vous avoir un peu guidé.

[martic]

Merci beaucoup pour cette réponse,

En effet nos consultants on de la documentation de cadrage, surement celle de sage retravailler par leur groupe. C'est justement ce genre de document dont j'aurais souhaité disposer.

Cela pour pouvoir refaire le point au calme sur les sujets abordés et me dire s'il semble nécessaire d'y revenir dessus, et cela avant de recevoir le rapport d'analyse, qui tarde à venir ...

J'ai bien conscience que les modules et les problèmes sont propre à chaque industrie. Mais mon but par ce sujet, c'est d'avoir des expériences de tout horizons. Car dans chaque conseils / problèmes / bonne pratique il peut y avoir des idée à retenir.

Je ne vous cache pas, que le piège qu'on souhaiterais éviter, c'est de tomber dans du spécifique alors qu'on aurait pu adapter notre fonctionnement. Car j'ai l'impression que les consultants écoutent très bien notre besoin, mais ne nous présente que très peu comment l'ERP le gère.

En tout cas il est vrai que nous devons garder à l'esprit que la priorité c'est le quotidien, et comment le simplifier ! Pas toujours évident quand l'analyse part dans des exemples de cas particuliers.

merci,

Martial

[Alsace]

Effectivement, il faut absolument voir comment vos besoins sont gérés dans l'ERP sinon vous allez au devant de certaines surprises.

Pour les fonctionnalités, selon moi, il faut faire attention à :
- la préparation (la livraison) des commandes
- le contrôle de gestion (valorisations des mvts de stock, de la production, coût standard, actualisé, PMP,prix de revient,...)
- le suivi de production (cela peut devenir lourd en fonction des suivis que vous allez utiliser)
- les tarifs
- la comptabilisation des factures (cela peut être vite fait bien fait mais il faut le définir correctement lors de l'analyse)


Derniers points : bien définir les éléments de la reprise de données (et bien vérifier les données lors des premiers tests).

Bon courage.

[martic]

La gestion des tarifs est un gros morceau chez nous et l'analyse en est difficile car les grilles tarifaire de X3 ne fonctionne pas du tout comme notre actuel ERP. Et ça créé des difficultés car nous avons adapté notre fonctionnement à notre ERP actuel.

bien définir les éléments de la reprise de données (et bien vérifier les données lors des premiers tests).

J'avoue que ça, sa fait peur ! car nous devons prendres des données dans 2 ERP différents ...

[castorameur]

Bonjour,

Le nerf de la guerre de l'implentation d'un ERP c'est :
=> le temps des opérationnels.

Il faut que toute l'entreprise soit mobilisé, du directeur, à la comptable, en passant par le chef des ventes, des achats, ...
Les meilleurs implentations que j'ai vu, c'est lorsque le directeur décide de recourir à de l'intérim pour seconder les opérationnels, afin que les opérationnels puissent passer plus de temps en réunion et en test.

Sinon quel est le critère qui vous fait changer d'ERP ?
Est ce fonctionnel, technique ?
Avez vous priorisé vos besoins ?

Enfin quel est votre profil et comment souhaitez vous administrer X3 une fois l'implémentation terminée?
La réponse à ces questions vous permettra d'orienter la présentation des fonctionnalités par les consultants

Et en ce qui concerne la reprise de données il faut déterminer en interne le niveau de détail que vous voulez reprendre service par service.
Vous pouvez faire des anouveaux en compta, stock, ne reprendre que les échances et gérer l'historique sur vos anciens ERP.
=> là encore c'est à vous décider en fonction des besoins et des moyens que vous voulez mettre

En tout cas ne vous précipitez pas

[martic]

Salut,

Merci pour la réponse. je vais vous donner plus d’information.

Sinon quel est le critère qui vous fait changer d'ERP ?
Est ce fonctionnel, technique ?
Avez vous priorisé vos besoins ?

Les trois grandes raisons sont :
L'ERP actuel ne gère pas le multi-site, et nous avons donc 2 bases de données avec pratiquement tout en double pour gérer les deux sites.
L'ERP actuel est difficilement paramétrable et la législation concernant notre industrie demande de plus en plus de gestion d'information spécifique.
L'ERP actuel ne gère que très peu la logistique et nous devons faire appel un logiciel Tiers pour ça. (les échanges d'informations entre logistique et ERP sont laborieux)

Enfin quel est votre profil et comment souhaitez vous administrer X3 une fois l'implémentation terminée?

Moi je suis ingénieur info et j'ai aussi un DESS de gestion de projet (Mais ça, ce n'est que de la théorie) + 5ans d'expérience en developpement et un peu admin sys.. Je devrais administrer X3 après sont implantation. Que ce soit le serveur, l'ERP, les backups, les éditions, etc.

En tout cas ne vous précipitez pas

On s'est accordé 1ans et demi pour passer sur le X3.

Cdt,

Martial

[castorameur]

Bonjour Martial,

Avez vous déjà créé votre équipe projet en interne ?

Les problématiques techniques sont souvent gérable, mais pour la partie métier ils faut du monde
Qui se "sent" également intéressé par le projet en interne, le DG ? directeur de production ? le DAF ?

Sinon pour le multi site pas de soucis pour X3 (et pour le reste aussi d'ailleurs)

---- je rajoute ---
Il faut que votre intégrateur vous propose la reprise de données en projet parralèle au projet principal.
Il faut que la reprise de données soit vu sous plusieurs angles : reprise totale, saisie manuelle, utilisation d'un double système, ....
avec un tableau avec les coûts.
=> la reprise de données est très couteuse et votre direction doit avoir toutes les informations pour choisir.

[martic]

Avez vous déjà créé votre équipe projet en interne ?

C'est une équipe informelle constituée des directeurs de services mais il est vrai qu'il faudrait que j'arrive à un peu plus les impliquer.

Qui se "sent" également intéressé par le projet en interne, le DG ? directeur de production ? le DAF ?

Oui ils le sont, la direction est très (trop?) impliquée. Elle pilote un peu trop le projet vers ce qu'elle veut.

Il faut que votre intégrateur vous propose la reprise de données en projet parralèle au projet principal.

Le choix à été de la faire en interne par moi et une personne qui gère la partie ERP de l'entreprise depuis toujours.

Merci pour ces conseils !

ça me permet de mettre en évidences des axes d'amélioration de l'analyse.

[castorameur]

Oui ils le sont, la direction est très (trop?) impliquée. Elle pilote un peu trop le projet vers ce qu'elle veut.

Attention cela peut être une bonne chose. Je ne sais pas ce que veut ta direction, mais un "bon" projet erp est un projet métier, pas technique.

Le meilleur ERP du monde sera considéré comme mauvais par les utilisateurs si :
- ils n'ont pas été impliqué et ne comprennent pas le vocabulaire ou que leurs besoins ne sont pas satisfait
- ils ont mal été formés et rechignent à l'utiliser.
- etc...

Le choix à été de la faire en interne par moi et une personne qui gère la partie ERP de l'entreprise depuis toujours.

J'espère que cette personne à de l'expérience. La reprise de données peut être TRES TRES consommateur de temps.
Les mapping, les rejets, les compteurs, la réactivation de compte/article inactif, et j'en passe et des meilleurs.
De plus une reprise n'est pas QUE technique.

[MARCELBENH]

Bonjour,

Voici un résumé de ma démarche en entreprise (cela fait plusieurs ERP -3 - que j'implante en tant que directeur de projet)

Ceci résume ma démarche... sans obligation d'achat

1 - Je constitue l'équipe de la façon quivante :
- 1 directeur de projet (souvent le PDG en PME)
- 1 chef de projet - toi
- un keyuser par processus.

2 - Chaque keyuser doit te permettre de valider les processus. Ton rôle n'est pas de définir ni de choisir à leur place. Pour être complet, si un responsable est connu pour ses critiques à l'égard de toute évolution dans l'entreprise, je le prend comme keyuser (avec validation de ses processus).

3 - Expression de besoins en partant du client interne N°1 (le boss)
(avec un document sympa sur excel sur lequel on renseigne à gauche les informations d'entré pour le processus, au milieu la description des besoins, à droite les informations de sortie)

4 - Une fois rédigée, je la fait valider par les keyusers (étape impérative où je leur demande si j'ai bien compris ce qu'ils m'ont dit)

5 - Rédaction du cahier des charges avec mise en avant des processus et encore un fois validation des keyusers
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A partir de là, on dresse une short-list
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6 - Etape cruciale : Mise en place d'un jeu d'essai.
Il s'agit de demander aux entreprise de la short list de venir faire une démo avec nos données, pas les leurs. Ce jeu d'essai sera transmis aux finalistes 3 à 4 semaines avant la dernière démo. Chaque finaliste doit faire sa démo (1 jour/ démo généralement) selon un timing défini.

7 - Au moment de la démo, chaque keyuser vient assister aux parties qui l'intéressent avec une grille de notation point par point.

8 - Récupération des grilles de notations qui permettent de remplir un tableau décisionnel avec des coefficients pour chaque critères (définis par utilisateurs) et des coefficients pour chaque processus (définis par le chef de projet et son directeur) - On rajoute aussi d'autres critères (prix , taille de l entreprise, présentation, démarche)

A partir de là, le choix s'impose souvent de lui-même ET en plus il est réputé consensuel.

[martic]

Merci pour ce retour, la méthode de sélection du prestataire est très intéressante. Dans mon cas, le choix est fait et l'analyse commencée, mais j'admire la démarche qui permet de fédérer les keyusers.

Je pense que ça peut vraiment être utile à quelqu'un qui commence un projet.