Proposition de stage


Projet
Gestion informatique des stocks de produits chimiques du laboratoire
(sur plateforme LAMP)


Niveau demandé : IUT, BTS

Laboratoire PPSM, ENS de Cachan
61 avenue du président Wilson
94235 CACHAN Cedex



Contacts :
Laurent Galmiche, IE
tél : 01 47 40 27 27

Stéphane Maisonneuve, AI
tél : 01 47 40 74 90

Jacky Fromont, technicien
tél : 01 47 40 27 01


Introduction

Dans le cadre d’une démarche de rationalisation de la gestion des produits chimiques, le laboratoire PPSM souhaite développer des outils informatiques qui devront permettre :

- aux membres du laboratoire de remplir un cahier de commande en ligne.
- de gérer une base de données des produits chimiques du laboratoire.
- de gérer les entrées/sorties des produits chimiques.
- de réaliser la fiche d’exposition des agents.

Des logiciels de gestion des produits chimiques existent déjà sur le marché mais ils sont peu pratiques à l’usage et ne correspondent pas bien à notre attente (beaucoup de fonctionnalités inutiles, et d’autres absentes). Notre souhait est de disposer d’une solution informatique pour gérer l’intégralité des étapes de l’existence d’un produit dans notre laboratoire, de la commande à l’élimination en passant par son référencement, son stockage, son utilisation.

Ce travail sera réalisé sur une plateforme LAMP (Linux, Apache, My-SQL, PHP). Le résultat de ce travail a vocation à être diffusé gratuitement auprès d’autres laboratoires.

Le PPSM recherche un stagiaire de fin d’étude, BTS ou IUT ou autre, pour concevoir ces outils informatiques. Le cahier des charges ci-après n’est qu’une présentation des fonctionnalités qui nous intéressent. Le cahier des charges pourra évoluer en fonction des suggestions et de l’avancement du travail.



Problématique

Le cahier de commande :

Pour réaliser leurs expériences, les chimistes ont besoin de produits chimiques qu’ils achètent chez différents fournisseurs. Pour limiter le nombre de commande et diminuer les frais de transport, les commandes sont centralisées au moyen d’un cahier papier que les chimistes doivent remplir. Un acheteur se charge d’effectuer les commandes.

Plusieurs problèmes sont apparus avec ce système :

- Les demandeurs ne remplissent pas toujours entièrement les champs demandés

- Les demandeurs ne renseignent pas à posteriori sur l’endroit où sera stocké le produit commandé

- Les demandeurs renseignent parfois de manière erronée le cahier (erreur de référence, erreur de fournisseur…)

- Pour suivre l’avancement de leur commande, les demandeurs sont obligés d’interroger l’acheteur.

- Ce système ne permet pas de prévenir le demandeur de l’arrivée du produit commandé.

La base de données des produits chimiques :

- Une base de données des produits chimiques existe au laboratoire sous la forme d’un fichier Excel. Cette base permet aux chimistes du laboratoire de connaître les produits disponibles avant de passer une commande. Elle permet également, en théorie, de faciliter la localisation d’un produit par son utilisateur potentiel. Cette base de données est complétée par le gestionnaire de la base en fonction des produits commandés.

Plusieurs problèmes sont apparus avec ce système :

- La base de données est complétée par le gestionnaire de la base en fonction des livraisons. C’est une opération manuelle contraignante.

- L’information sur la localisation des produits n’est pas systématiquement disponible car elle dépend du retour d’information de la part des utilisateurs.

- Les références des produits dans la base sont incrémentées selon la chronologie d’achat des produits, sans aucun lien avec leur lieu de stockage. Cela rend difficiles les inventaires périodiques et ne permet de s’assurer que les produits nécessitant un stockage spécifique (réfrigérateur, congélateur, armoire acide-base…) seront correctement stockés.

- Certaines informations utiles (date d’achat, d’ouverture du flacon, pictogramme de sécurité, phrase de risques, classement CMR…) ne sont pas disponibles avec la base actuelle.

- Le système actuel est entropique. Le nombre de produits présents au laboratoire ne cesse de croître au fur et à mesure des achats. Les lieux de stockage sont rapidement saturés et les produits se détériorent avec le temps. Aucune modération du volume globale de produits n’est possible.


La gestion des entrées/sorties des produits chimiques :

Actuellement, aucun moyen ne permet de savoir ce qu’est devenu un produit qui ne figure pas à son emplacement de stockage. Il peut être emprunté par un utilisateur, mal rangé, épuisé, en recommande, sans que l’utilisateur ne puisse obtenir cette information.

La fiche d’exposition des agents :

Cette fiche permet à l’employeur de répondre à ses obligations réglementaires en matière de prévention du risque chimique (décrets n°2001-97 du 1er février 2001, n°2003-1254 du 23 décembre 2003 et n°2004-725 du 22 juillet 2004).

Cette fiche vise à identifier les personnes exposées aux préparations et produits chimiques dangereux, dont les substances cancérogènes, mutagènes et toxiques pour la reproduction (C/M/R) manipulées au sein du laboratoire et à caractériser l’exposition.

Actuellement, seule la mémoire de l’agent permet d’établir cette fiche en réalisant une liste aussi exhaustive que possible des produits qu’il a manipulés. C’est ensuite à lui également d’apprécier la fréquence d’utilisation et la quantité des produits utilisés.

Plusieurs problèmes sont apparus avec ce système :

- La mémoire des agents est partielle et sélective. Ils ne se souviennent pas de tous les produits qu’ils ont manipulés et oublient souvent les produits manipulés en faible quantité.

- La base de donnée actuelle ne disposant pas de gestion des entrées/sorties des produits, elle ne leur est d’aucune utilité pour établir cette fiche.

- Rien dans la base de donnée actuelle ne les informe des produits qui sont classés CMR, ce qui pourtant permettrait d’attirer leur attention.




Cahier des charges


Le cahier de commande :

La connexion

Le cahier de commande devra être accessible via l’intranet du laboratoire. Les utilisateurs devront utiliser leur identifiant et leur mot de passe de messagerie pour se connecter au cahier de commande. Ils pourront commander un nouveau produit ou suivre l’avancement d’une commande.
Un accès spécifique sera prévu pour l’acheteur


La commande d’un produit vue par l’utilisateur

Pour que leur commande soit prise en compte, les utilisateurs devront remplir un certain nombre de champs obligatoires dont l’absence bloquera la commande. Ces champs renseignent sur :

- Le produit lui-même (Nom, Numéro CAS, lieu de stockage, stockage particulier, pictogrammes de risque, phrases de risque particulières CMR)

- La commande (Fournisseur, référence fournisseur, conditionnement, quantité, prix, équipe/contrat à facturer)

Certains champs disposeront d’un menu déroulant offrant des choix de réponse (lieu de stockage, stockage particulier, pictogrammes de risque, phrases de risque particulières CMR, équipe/contrat à facturer, fournisseur).

La réponse à certains champs conditionnera le menu déroulant d’autres champs (ex : le lieu de stockage est conditionné par le choix de l’équipe et l’existence d’un stockage particulier).

La réponse au champ « lieu de stockage » devra induire une numérotation du produit selon une convention permettant d’identifier le lieu de stockage du produit (ex : A1-27, armoire A, étagère 1, produit 27)

Les « lieux de stockage » ayant une capacité d’accueil limitée (définie par le gestionnaire de la base de données), un message invitant à prendre contact avec le gestionnaire de la base apparaitra lorsqu’un lieu de stockage est plein et la commande du produit concerné ne sera pas possible.

La réponse au champ « phrases de risque particulières » renverra à l’utilisateur un message d’avertissement du caractère Cancérigène, Mutagène ou toxique pour la Reproduction du produit commandé.

En fin de saisie de commande, l’utilisateur devra valider sa demande. Un champ non rempli renverra un message d’avertissement pour obliger l’utilisateur à compléter.

La commande vue par l’acheteur

Les commandes des différents utilisateurs seront compilées et consultables par l’acheteur.

Les lignes de commande devront pouvoir être triées selon certains champs (fournisseur, équipe/contrat à facturer).

Les lignes de commande pourront être sélectionnées en cochant une case.
Un bon de commande sera édité pour les lignes sélectionnées.

Le bon de commande sera rempli automatiquement sur la base des informations contenues dans les champs de chaque ligne.

L’acheteur devra pouvoir renseigner sur l’état de la commande en modifiant un champ spécifique disposant d’un menu déroulant. Les différents états possibles de la commande sont :

En attente : la commande n’est pas encore traitée par l’acheteur
En cours : la commande est éditée par l’acheteur et rentre dans sa phase administrative
Commandé : la commande est envoyée chez le fournisseur
Livré : le produit est arrivé et disponible
L’état « livré » d’un produit devra provoquer l’envoi automatique d’un courriel à la personne à l’origine de la commande et l’enregistrement dans la base de données.
Les modifications d’états seront datées.


La consultation de l’état des commandes

L’utilisateur devra pouvoir suivre l’état d’avancement de l’ensemble des commandes ou de ses commandes en particulier.

La chronologie des différents statuts de la commande sera accessible à la demande.



La base de données des produits chimiques :

La connexion

La base de données devra être accessible via l’intranet du laboratoire. Les utilisateurs devront utiliser leur identifiant et leur mot de passe de messagerie pour se connecter.

Un accès spécifique sera prévu pour le gestionnaire de la base.



La consultation de la base par l’utilisateur

L’utilisateur ne pourra pas modifier la base de données mais seulement la consulter.

L’utilisateur pourra faire une recherche sur n’importe quel champ de la base.
Certains champs de la base (nom, CAS, localisation, Numéro…) ainsi que certaines informations de sécurité (pictogrammes de risque, CMR) seront accessibles immédiatement.

Des informations complémentaires seront disponibles en cliquant sur le nom du produit via une fiche d’identité du produit. (contenu de cette fiche à définir)

La présence du produit sera décrite par 3 statuts :

Présent : indique que le produit est à sa place
Emprunté : indique que le produit est emprunté
Epuisé : indique que le produit est épuisé
Un produit épuisé pourra être recommandé (directement à partir de cette base de données) ou supprimé (une demande de suppression sera directement soumise au gestionnaire de la base).
Les produits effectivement supprimés seront compilés dans un fichier consultable parle gestionnaire de la base.


La gestion de la base de données

Le gestionnaire de la base de données devra disposer de toutes les fonctionnalités disponibles pour l’utilisateur.
Le gestionnaire devra pouvoir ajouter ou supprimer des champs.
Le gestionnaire pourra modifier les menus déroulant de la base de données.
Le gestionnaire pourra définir et modifier le nombre de produits que peut contenir un lieu de stockage.
Le gestionnaire pourra supprimer ou ajouter des produits.
Le gestionnaire pourra modifier les infos concernant un produit.


La gestion des entrées/sorties des produits chimiques :

Les emprunteurs devront utiliser leur identifiant et leur mot de passe de messagerie pour se connecter à la base de donnée.
Les produits à emprunter seront sélectionnés en cochant une case
Un bouton « emprunt/retour » validera l’emprunt.
L’emprunt d’un produit modifiera son statut
L’utilisateur pourra consulter la liste des produits qu’il a empruntés.
Les produits à retourner seront sélectionnés en cochant une case dans la liste des produits empruntés.
Un bouton « emprunt/retour » validera le retour. Une fenêtre de dialogue demandera à l’utilisateur la quantité utilisée.
Pour chaque utilisateur, une liste des emprunts sera constituée. Pour chaque emprunt, le nom du produit, le numéro CAS, la quantité utilisée, l’indication CMR s’il y a lieu, la date d’emprunt, la date de retour seront indiqués.
Un rappel automatique par courrier électronique sera envoyé à l’emprunteur tous les 7 jours, jusqu’à retour du produit.
La possibilité de fonctionner à terme par lecture de code barre pour les emprunts et retour devra être prévu.

La fiche d’exposition des agents :

Un accès spécifique pour l’ACMO (agent chargé de la mise en œuvre de l’Hygiène et de la Sécurité) du laboratoire sera prévu.
Pour chaque utilisateur, il devra être possible pour l’ACMO d’éditer la liste des produits empruntés sur une période de temps donnée.
Cette liste devra pouvoir être triée selon différents critères.