Discussion :

[methodidacte]

Bonjour,

je souhaiterais connaître vos avis sur la faisabilité du processus suivant, exploitant Access et InfoPath.

J'ai pour l'instant créé un formulaire connecté à ma base de données. Je souhaiterais que l'utilisateur principal (celui qui dispose de la BDD) puisse réaliser un envoi du formulaire par mail. Pour cela, je passe par la publication.

Est-il possible de "préremplir" certains champs de la requête (idéalement avec le nom de la personne destinataire) avant l'envoi par mail ?

Est-il possible de rapatrier une adresse mail contenue dans la BDD dans InfoPath pour la mettre dans le champ destinataire du mail ? A priori, oui, mais de quelle manière ?

Comment généraliser un envoi mail pour plusieurs destinataires ?

D'avance, je vous remercie pour vos éclairages ou vos questions si la présentation de mon projet n'est pas suffisamment claire.

[billout rm]

Bonjour,

Je penses ne pas avoir suivi toutes les questions (notamment pour l'envoi multiple ou la récupération du mail depuis la base).
Pour un bon début concernant l'intégration InfoPath avec Access, je penses que vous pouvez suivre le mini-tuto suivant qui répondra a quelques unes de vos questions:
http://office.microsoft.com/fr-fr/in...001119950.aspx

N'hésitez pas à poser des questions complémentaires.
Cordialement.

[methodidacte]

Merci pour cette rapide.

J'ai suivi ce tutoriel Microsoft pour arriver à mon formulaire actuel. Je vais reprendre mes questions en essayant d'être plus clair.

Le contexte est le suivant : le service administratif crée des enregistrements concernant les salariés. La finalité du formulaire est de permettre à des employés de l'entreprise de compléter des enregistrements les concernant personnellement et de mettre ainsi à jour la base à travers le formulaire. J'aimerais que le service administratif puisse envoyer le formulaire par Outlook en choisissant le destinataire.

Conformément au tutoriel, j'ai une zone de formulaire qui me sert à construire une requête permettant de remplir l'autre zone de données à modifier ou enrichir.

Ma BDD contient la liste du personnel de l'entreprise. J'aimerais donc envoyer par mail ce formulaire à différentes personnes de l'entreprise. Dans ce mail, j'aimerais que figure, dans la zone de requêtes, le matricule de l'employé.
Chaque employé ayant un matricule unique et un mail associé, je recherche une façon de ne saisir qu'une fois l'information (soit le matricule, soit le mail).

Est-ce plus clair ?
Quel est votre avis sur ce flux de travail, est-il adapté à InfoPath ?

[billout rm]

Bonjour,
J'ai déja réalisé ce genre de formulaire en combinant InfoPath et SQL SERVER. Nous pouvons donc considérer que la méthode est semblable pour Access.

Pour l'application, il s'agissait de réaliser les formulaires de participation et d'intéressement pour prêt de 7000 personnes.

L'enchainement était le suivant:

• Le service RH envoie un mail aux 7000 utilisateurs avec l'url du formulaire InfoPath dans SharePoint,
• Lorsque les utilisateurs ouvrent le formulaire, on recherche leur identifiant unique (mail du SPUser,...).
• Du coup, une fois que l'on possède l'identifiant unique de l'utilisateur au load, il faut récupérer les informations de cet utilisateur dans la base de données en réalisant la fameuse requête.
• L'utilisateur choisit ses choix de placement dans le formulaire puis les informations sont redescendues en base lors de l'enregistrement.

Apparemment vous souhaitez réaliser la même chose sans utiliser SharePoint mais en utilisant uniquement la messagerie.
Ce que je ne comprends pas c'est que votre service administratif va devoir envoyer les mails un par un afin de remplir les mails de chaque utilisateur?
Sinon il faut qu'au load du formulaire, vous récupériez le même principe que dans mon application, c-a-d récupérer l'identifiant unique de l'utilisateur connecté (mais comment savoir son numéro de matricule...) puis rechercher les informations dans la BD.

Cordialement.

[methodidacte]

Merci beaucoup pour cet éclairage, mon projet semble donc réalisable.

Je suppose qu'il est donc nécessaire d'utiliser du code lancé au chargement du formulaire. Dans un environnement sans Sharepoint, je n'aurai pas de SPUser. Avez-vous travaillé à partir de l'identifiant de la session et si oui, savez-vous comment le récupérer ?

J'ai lu des échanges sur ce forum autour du contrôle "Contact Selector" mais je n'en ai pas compris véritablement le fonctionnement. Serait-ce une piste à utiliser dans mon cas de figure ?

[jff42]

Bonjour

Faut-il préremplir le document ?

• L'utilisateur courant est disponible par la fonction NomUtilisateur() (login Windows, ou login Sharepoint dans IPH forms services).
• Vous pouvez affecter un rôle spécifique au service RH ; ensuite vous définissez une regle à l'ouverture :
  condition = l'utilisateur n'a pas le role RH et le champ Employé est vide
  action = définir le champ Employé = NomUtilisateur()
  NB : champ en lecture seule !
• Il suffit au service RH d'envoyer un mel banal avec dedans
  - un lien sur le modèle XSN qu'on stocke sur un partage réseau ou http intranet, accessible à tous en lecture seule
  - une formule de politesse
  Merci de remplir et de cliquer sur le bouton envoi
• Le bouton Envoi déclenche un envoi par mel au RH (on peut désactiver toute autre possibilité d'enregistrement, ou pas)
  

L'avantage est que le service RH envoi un mel banalisé, à des destinataires multiples. Sinon, il faut générer autant de mels que de destinataires.

Bien sûr il y a encore des variantes...

[methodidacte]

Merci pour vos différentes réponses, j'ai pu avancer dans ma réflexion.

Je clos ce sujet et j'ouvrirai sans doute d'autres sujets avec des questions techniques plus précises.