Discussion :

[me_yassine]

Bonjour

je souhaite mettre en place un workflow de demande de congés :

d'abord j'ai la :
- création du workflow dans une bibliothèque de document par l'utilisateur
- consultation et validation par le responsable
- réception d'une copie par la RH

pour l'instant j'ai créer ma demande de congés et l'intégrer dans une bibliothèque , le problème que je rencontre c'est comment le responsable puisse voir le contenu de cette demande avant de l'approuver s'il n'as pas infopath parceque apparemment quand il clique sur la demande elle souvre avec infopath

autre point c'est comment aviser la RH que quant y a une demande qui vient d'etre approuvé ( a la fin du workflow )

autre point c'est comment empêcher les autres utilisateurs de voir les autres demandes ??

merci bcp

[LefortLudovic]

Bonjour,

Ton problème est un problème courant.



Pour visualiser un formulaire infopath il y a deux possibilité :

• Le client Infopath
• Dans le browser grave à Infopath form Service

Si l'utilisateur n'a pas infopath client, il est indispensable d'utiliser form service. form service est disponible dans MOSS (pas dans wss)
Si il n'a ni le client infopath si form service sur la ferme, il ne pourrat pas voir le fichier.

Si form service est activé, tu dois aller dans les paramêtre avancé de ta form library et dire que les item s'ouvre dans le browser.

Pour décidier qui peut voir ou non une requete il faut utiliser la sécurité de SharePoint. je te conseil de créer un niveau de permission dans SharePoint qui n'autorise que l'ajout. Dans ce cas les utilisateur pourront créer des item mais pas les voir. Si par contre tu veux que l'utilisateur puisse voir uniquement ces item il faut soit changer sur la sécurité des items (avec du code par exemple) ou définir que l'utilisateur ne peut voir que ces items dans les parametre avancé de la liste. (merci à Glucas59 pour la remarque, en effet, uniquement pour les taches créé par exemple pas pour la form library)


J'espere que cela a pu t'aider.

Ludovic,

[glucas59]

+1 avec LefortLudovic pour la partie ouverture d'un formulaire infopath

Par contre, il n'est pas possible dans une bibliothèque de formulaires de "définir que l'utilisateur ne peut voir que ces items dans les parametre avancés de la liste."

Donc pour empêcher les utilisateurs de voir certaines demandes il faut rompre les droits sur l'élément puis les recréer par le code => tu dois créer ton workflow avec Visual Studio.

Pour prévenir la RH, le plus simple semble de lui envoyer un mail à la validation par le responsable.

[lesanglier]

Je suis entrain de faire la même chose.
Pour customiser les workflows, j'utilise SPD.

[me_yassine]

d'abord pour la question d'autorisation je n'arrive pas autoriser aux utilisateurs que le fait d'ajouter un fichier dans une list ou biblio ?

deuxieme probleme c'est que je suis sur le serveur ( donc j'ai infopath et forms services ) mais malgre tout il me sort le fichier xml quant je veux valider une demande ) ceci meme si j'ai deja fait ( display as web page ) , qui a mon avis permet de voir ça a partir de la liste mais pas au moment de la validation !!!

pour le workflow je verrai avec sharepoint designer ou visual studio

merci

[LefortLudovic]

Qu'appels-tu validation ? après quelle manipulation le fichier xml est il affiché ?

Pour les droits, tu peux créer une nouveau niveau de permission que tu appeleras par exemple "AddOnly" et tu n'autorise que l'ajout.

Ludovic,

[me_yassine]

mon responsable au moment ou il reçoit une tache pour valider la demande de congés, il faut quand même qu'il l'ouvre pour la consulter avant de la valider, alors c'est la quant il clique sur la demande ça s'ouvre avec infopath et non avec form services .

sinon pour le AddOnly , ça empeche lutilisateur de voir meme la liste donc il ne peut pas ajouter !!!!

[glucas59]

Pour ton AddOnly tu peux partir du niveau Collaboration que tu copies et tu enlèves les droits 'Modifier des éléments' et 'Supprimer des éléments'.

[me_yassine]

le probleme c'est d'empecher aux users la consulation des elements , tout en laissant l'ajout

alors je suis allé dans Add Permission Level

List Permissions

et je coche Add items et ça coche automatiquement View Items !!!!

alors que moi je veux que les users puissent seulement ajouter sans consulter ( tout en ayant la possibilite d'acceder a la liste biensur )

merci

[LefortLudovic]

mon responsable au moment ou il reçoit une tache pour valider la demande de congés, il faut quand même qu'il l'ouvre pour la consulter avant de la valider, alors c'est la quant il clique sur la demande ça s'ouvre avec infopath et non avec form services .

C'est vraiment étrange ça ... si forms service est configuré correctement et que la form library est bien configuré les form dans le brower, ça doit fonctionner, je l'ai fait des 10aine de fois.

De quel manière est ce que le form est ouvert ? depuis la bibliothèque ou depuis un lien ? si la form est ouverte depuis un lien verifie le parametre DefaultOpen dans l'url il doit etre égal à 1.

Ludovic,

[me_yassine]

forms services est bien configuré
depuis la bibliotheque les elements souvrent en mode web

mais quant un utilisateur recoit une demande de validation a travers un woirkflow par exemple il recoit ça :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
 
 
x Delete Item 
 
  This workflow task applies to test.  
 
Feedback Requested
From: System Account
Due by:  
Please review test
Type your feedback:
....

avec ça comme lien du mot test en haut :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

http://monserveur:24849/Docs/Demandes/test.xml

et lutilisateur en cliquant sur test il a la fenetre qui souvre pour ouvrir le fichier avec infopath ou lenregistrer s'il n'est pas instalé

[LefortLudovic]

Ok, voila le problème. C'est un lien vers le fichier xml mais pas vraiment un lien pour ouvrir le form avec form Service.

Voici un example de lien :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

1
2
 
http://[WebSite]/_layouts/FormServer.aspx?XsnLocation=http://[WebSite]/[Library]/Forms/template.xsn&SaveLocation=[Url de la liste pour sauver le doc]&Source=[Url De redirection apres fermeture du form]&DefaultItemOpen=1 (pour ouvrir dans le browser)

Avec ce type d'url ça fonctionnera si le form est publié dans une document library. Si tu utilises des template "centralisé" l'url sera légerement différente.

Ludovic,

[me_yassine]

oui mais ce lien c'est pas moi qui le configure
c'est dans la page ou on valide la demande de congé qu'on voit ce lien
et a mon avis il me semble que c'est impossible de modifier ce lien

d'ailleurs j'ai vérifie dans la liste des documents de ma biblio, quand je pointe sur un element , il a le meme lien avec .xml a la fin

et quand je clique cest la ou ça souvre avec form services et j'ai le lien que toi tu m'as donné

mais dans le cas d'une validation avec un workflow quant on clique il souvre pas avec form services !!!

[LefortLudovic]

Quel est le workflow utilisé ? D'après le mail envoyé ce n'est pas un workflow out-of-the-box de SharePoint.
Comment ce workflow a-t-il été dévelopé ?

[glucas59]

C'est sur l'élément qu'il faut gérer aussi les autorisations.

[me_yassine]

c'est un workflow developé avec sharepoint designer

[me_yassine]

C'est sur l'élément qu'il faut gérer aussi les autorisations.

si j'ai un ou 2 elements mais si j'ai 1000 elements ce n'est pas gerable

[LefortLudovic]

Pour le workflow : il faut donc modifier le workflow pour l'url soit correcte (comme défini précedemment)

Pour la sécurité tu peux développer un event handler sur l'ajout d'élement qui viendra définir les permissions que tu veux.

Ludovic,

[me_yassine]

Pour le workflow : il faut donc modifier le workflow pour l'url soit correcte (comme défini précedemment)

Pour la sécurité tu peux développer un event handler sur l'ajout d'élement qui viendra définir les permissions que tu veux.

Ludovic,

il est possible de modifier le lien ? ou est ce que je peux faire ça ?
a ma connaissance j'ai jamais vu une partie ou on peut faire ça

sinon j'ai un autre probleme avec le wrokflow lui meme :

d'abord il ne demarre pas avec le compte system
ensuite avec les autres comptes j'ai une erreur :

Error updating a list item

j'ai recherché un peu sur internet et j'ai trouvé qu'il faut activer ( require documents to be cheked out before they can be edited )

maintenant il demarre mais il reste sur starting

est ce qu'il existe un outil ou un moyen pour savoir ou se bloque un workflow ?

[LefortLudovic]

J'ai un peu de mal à comprendre, si tu as développez le workflow dans SharePoint designer, il y a un moment où tu as du définir le contenu du mail à envoyer non ? c'est au même endroit que tu peux définir le format de l'url.

Les workflow s'éxécute toujours avec les droits de la personne connecté, il n'y a pas de raison de faire tourner un workflow avec le compte système. Pourquoi veux-tu faire cela ?