Documentation à partir de mails.

Bonjour à tous,
J’ai un problème atypique et je ne sais pas où le poster.
J’ai pris en charge la documentation de mon entreprise.
Depuis une page web et un index, je pointe vers des fichiers pdf.
Et ça marche bien.
Mon problème est que nous recevons beaucoup de mails de modification de procédures et il faudrait être à plein temps pour mettre à jour la documentation.
Du coup, je cherche une solution…
Les procédures par mails, c’est l’enfer et je ne sens pas mon entreprise arrêter cette mauvaise habitude dans l’immédiat.
Un des inconvénients, par exemple, c’est qu’un nouveau arrivé n’a pas accès à l’histoirique de ces mails donc pas accès à certaines procédures.

Du coup, je cherche une solution comme par exemple, copier les mails envoyés dans des fichiers textes par catégories.
Un mail sur les procédures d’une tâche X, je le copie en tête du fichier X.txt
Ainsi tout serait gardé.
C’est intéressant mais cela veut dire oublier les pièces jointes..
Autre solution:
Créer une boîte mail ouverte à tous avec les mails bien classés et qui serait en lecture seule…
Cela est il possible?

Pensez vous à d’autres solutions?
Merci d’avance.

Citation:

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Envoyé par benjea06

J’ai pris en charge la documentation de mon entreprise.
Depuis une page web et un index, je pointe vers des fichiers pdf.

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Hum c'est à ça que se résume le système de documentation chez vous? :?

J'utiliserais un wiki interne. J'ai des clients qui utilisent Redmine pour la gestion de projets mais ça fait office de wiki aussi. Il y a pas mal de plugins, et on peut normalement interfacer avec un système de ticket et GLPI. Par exemple, au départ d'un mail reçu on peut créer un issue automatiquement. Mais c'est quand même une sale habitude d'envoyer tout par mail. Je vous rassure ce n'est pas atypique malheureusement.

Il faudrait que chacun prenne l'habitude de mettre à jour dans la doc ce qui le concerne. Pour cela Redmine est intéressant car l'historique est versionné en git, et on peut attribuer un login à chaque utilisateur. Donc on sait qui a fait quoi et quand. Et normalement on peut aussi recevoir une notification par mail quand des changements ont été effectués à une page.

Je pense que si vous proposez ce genre de solution, les utilisateurs accepteront probablement de jouer le jeu car ils comprendront l'intérêt. J'imagine que si les documents circulent par mail, c'est parce qu'il n'y a pas d'endroit où les utilisateurs peuvent les déposer facilement. Il faut leur donner les outils.

Et n'oubliez pas de rédiger une procédure pour expliquer comment mettre à jour les procédures ;)

>> Et n'oubliez pas de rédiger une procédure pour expliquer comment mettre à jour les procédures

:)

Bon allez, je le dis…
Mon entreprise, c’est l’administration…
:(
Rien à faire, impossible de proposer un logiciel sans que le ministre, le Président et Dieu lui même ne le valident…
J’aurais dû l’évoquer pour ceux qui cherchent une solution soft.
J’ai utilisé en effet par le passé et dans le privé un wiki..
Très bien mais impossible cette fois ci…
Déjà une chance d’avoir pu créer des pages web.

J’en reviens donc malheureusement à ma question initiale:
Messagerie en lecture seule jouable?
Un système de compilation de mail?
Autre chose?
Précision également: ce sont les 4/5 responsables qui mailent à tout va les procédures.
Les agents n’y participent pas, ils appliquent en tâchant de s’y retrouver.
Gare à celui où n’a pas la mémoire d’un éléphant. 😉

Sincère condoléances.
Ce que vous avez mis en place est peut-être la meilleure solution si vous n'avez aucune marge de manoeuvre.
On peut imaginer de scripter en Powershell par exemple, pour extraire des mails dans un répertoire, mais je crois qu'il y a quand même un besoin de classement qui doit être fait en amont par un humain.

Le problème des pièces jointes PDF et autres, c'est qu'il n'y a pas la possibilité de faire des recherches facilement sur base de mots-clé. C'est gérable tant que le volume de documents est limité et qu'ils sont correctement rangés. Mais si cette base grossit, un jour il faudra "forcément" un système de gestion documentaire.

Certaines personnes considèrent leur boîte mail comme leur base référentielle, et créent même plein de folders à cet effet mais honnêtement c'est la pire méthode de travail. Je n'irais pas dans ce sens.

Du coup, j'essaierais de me renseigner pour savoir si le ministère de tutelle ne fournit pas une plateforme d'hébergement, voire des outils exploitables. Ça demandera sûrement de la diplomatie, de naviguer dans les méandres de l'administration et de ne pas froisser la hiérarchie.

Merci pour ta réponse.
Tu as une très bonne vision du problème.
J’ai en effet dû être très strict sur la classification de mes pdf.
Le problème, en effet, est que lorsque qu’un pdf concerne 2 catégories, la classification devient moins évidente.
J’ai pallié ce problème en pointant ce pdf depuis plusieurs catégories/liens sur ma page index web. Ça le fait…
Même si ce n’est pas très orthodoxe.
Concernant les mails, j’en reçois tellement que j’ai en effet créé des dossiers métier dans ma messagerie thunderbird.
C’est en effet une solution très bancale.
Les inconvénients :
La recherche d’info à extraire de plusieurs mails.
Les dossiers qui ne peuvent être visuellement distingués les uns des autres. (Couleurs ou vignettes)
Et le plus gros problèmes: Quid des nouveaux qui arrivent et non pas ces mails…?
Sur la base de ce dernier arguments, je pense donc proposer que les mails soient copier dans des fichiers texte par catégorie par les expéditeurs.
Très contraignant pour eux mais c’est parfait ça les mets face au problème.
Ps: je vois comment exploiter ces scripts powershell.

vous n'avez pas indiqué à quoi correspond ces fichiers pdf, est ce qu'il s'agit d'une procédure par pdf ? qui produit ces pdf ?

si les responsables veulent rester avec leur envoi d'e-mails, vous pouvez très bien faire un wiki qui sera utilisé seulement par les agents.
ainsi au lieu d'avoir une personne qui mets à jour les procédure, tous les agents participent aux mises à jour et le wiki garde une trace des modifications.
pour que cela fonctionne il faudra que ce nouveau système fasse gagner du temps à tous les agents.