[WD-365] Fichiers Modèles *.dotm et Publipostage

Bonjour à tous,

Je travaille dans le contrôle d’équipements sur site. Il s'agit de contrôles périodiques qui m'amènent à visiter les sites de mes clients à intervalles réguliers, et à faire un rapport que je leur transmets ensuite.

Je me suis créé un ensemble de fichiers de saisie sous Word (Office 365)
Dans un souci d'automatisation, j'ai fait une boulette qui m’a à priori flingué mes fichiers de saisie de mes rapports de contrôle…
Je n’arrive pas à trouver ni l’explication, ni la solution parfaite à mon problème (j’ai quelques pistes de résolution).

Tout d’abord je vais vous expliquer comment fonctionne mon système de fichier, puis ensuite je vous détaillerai ce que j’ai voulu faire dans ma folie d’automatisation, et enfin le gros souci que je rencontre et mes pistes de résolution.

Mon système de fichiers : 3 fichiers modèles pour les rapports, 6 fichiers modèles pour les pages des rapports

J’ai tout d’abord 3 fichiers modèles avec macros (extension *.dotm), qui sont mes fichiers principaux de travail :

Fichier "RAPPORT ANNUEL" pour le contrôle annuel
Fichier "RAPPORT TRIMESTRIEL" pour le contrôle fonctionnel
Fichier "RAPPORT MENSUEL" pour le contrôle visuel de routine

Pourquoi ces 3 fichiers avec macros ?
Parce qu’à l’intérieur j’ai créé des macros qui vont appeler les fichiers modèles de page par un menu personnalisé ajouté à mon ruban.
Ils sont composés d’une page de garde, suivie du sommaire, et enfin des tableaux récapitulatifs des remarques.

J’ai ensuite mes 6 fichiers modèles de page que j’utilise lors de la rédaction des rapports, sans macros (extension *.dotx) :

Fichier "Annuel – Page site" qui est la page du contrôle annuel pour 1 site
Fichier "Annuel – Page équipement" qui est la page du contrôle annuel pour 1 équipement
Fichier "Annuel – Page remarques" qui est la page des remarques pour 1 équipement
Fichier "Trimestriel – Page site" qui est la page du contrôle fonctionnel pour 1 site (en fait juste 1 ligne de titre, pour mon sommaire)
Fichier "Trimestriel – Page équipement" qui est la page du contrôle fonctionnel et des remarques pour 1 équipement
Fichier "Mensuel – Page site + équipement" qui est la page du contrôle de routine pour 1 site et l’ensemble de ses équipements

Lorsque je réalise un rapport, j’ouvre un nouveau document basé sur un des 3 modèles selon le rapport à rédiger, j’insère les sites et équipements par le biais de macros placés dans mon ruban personnalisé, et je complète mes pages.

Ce que j’ai voulu faire : dans cette folie d’automatisation….. bon ça fait longtemps que j’y pensais et que je cherchais à faire ça…

J’ai dans chaque rapport sur ma page de garde les nom et adresse du client destinataire du rapport ; et sur chaque page de contrôle de site (rapport annuel) on retrouve un tableau avec les coordonnées complètes du client, qui ne changent donc pas à chaque site.
Du coup à chaque fois que je saisis un nouveau site, je dois remplir ces coordonnées !

Mais je suis un peu « fainéant » mdr…

Jusqu’à présent je remplissais le premier site, et ensuite je copiais-collais ce tableau à chaque nouveau site. Mais je me suis dit qu’il devait y avoir plus simple, et que j’allais trouver une solution qui me remplirait tout ça automatiquement, y compris l’adresse de la page de garde simplement en saisissant le nom du client !

Et puis... l’illumination ! Pourquoi ne pas utiliser la fonction de publipostage de Word ?
D’autant plus que j’ai déjà une base de données de mes clients qui se trouve dans un onglet caché de mon modèle de devis sous Excel.

Donc j’ouvre mon fichier modèle "RAPPORT ANNUEL", je commence par indiquer la source des données, et j’intègre les champs de fusion à la place du texte de la page de garde.
J’insère un site, je remplace les infos client par les champs de fusion.
Ça marche nickel !

Du coup j’ouvre mon fichier modèle "Annuel – Page site" pour faire la manip dans le modèle ; mais pour avoir accès aux champs de fusion, je dois à nouveau indiquer la source de données.
Ok, pas de soucis, je le fais, j’enregistre et je ferme.
Je retourne dans mon "RAPPORT ANNUEL" et j’insère un second site ; parfait, les champs de fusion sont bien là !!

Il faut ensuite indiquer le destinataire unique du rapport, donc je me créé un bouton "choisir le client" dans ma barre de menu personnalisé, qui appelle la commande "fusion et publipostage : destinataires" déjà existante dans le menu publipostage ; mais ainsi je n’ai pas besoin de changer d’onglet de menu, j’ai tout sur la même barre !

Bon, je suis plutôt content de moi, j’ai modifié mes 3 fichiers modèles de rapport et mon fichier modèle de page "Annuel – Page site", j’enregistre le tout et je ferme Word.

C’est parti pour le test final !! Et là, c’est le drame…..

Le gros souci que je rencontre : parce que forcément, rien ne se passe jamais bien ☹
J’ouvre Word, nouveau document, modèle personnel, je clique sur "RAPPORT ANNUEL" et une fenêtre s’ouvre :
Pièce jointe 380984

Bon ok, il me prévient de la requête SQL, pourquoi pas, je clique sur oui (c’est mieux si je veux que mes champs fonctionnent ^^)
D’ailleurs il m’avait demandé la même chose lorsque j’ai inséré ma seconde aire de jeux après avoir modifié ma page « VCA – Aire de jeux » lors de ma phase de création.

Et là, seconde fenêtre :
Pièce jointe 380988

Aaaaaaaaaaaargh !! Bon bah ça tombe bien, j’avais rien d’autre à faire que résoudre des problèmes…..
Et c’est pas tout : même dans mes anciens fichiers (testé avec un rapport annuel de juillet 2017) il fait une requête SQL à l’ouverture, alors qu’il n’y a aucun champ de publipostage dans ces anciens rapports… Bon c’est moins grave, mais quand même !

Mes pistes de résolutions : parce qu’avant de de vous poser la question, j’ai cherché sur le web et je me suis creusé la tête…..

La piste de réparation de fichier… qui ne marche pas !

J’ouvre mon fichier "RAPPORT ANNUEL" en utilisant la fonctionnalité « Ouvrir et réparer » et ça marche, je me retrouve dans un fichier appelé "Modèle 1".
Tout est là, je fais 2-3 tests et ça semble fonctionner comme avant.
Donc j’enregistre sous "RAPPORT ANNUEL" en écrasant l’ancien, et je ferme.
Je relance Word, nouveau document, modèle personnel, je clique sur "RAPPORT ANNUEL"….. et fuck le souci reste le même ☹

La piste qui fait que mon fichier marche, d’une manière détournée…

Au lieu d’ouvrir un nouveau document basé sur mon fichier modèle « RAPPORT VCA », j’ouvre le fichier déjà existant en utilisant la fonctionnalité "Ouvrir et réparer".
Ça va m’ouvrir non pas un document mais un nouveau modèle nommé "Modèle 1" dans lequel je retrouve le contenu de mon modèle "RAPPORT ANNUEL" et où mes macros et mes building-blocks fonctionnent, comme dans la piste précédente.
Je fais mon rapport, j’insère les sites et les équipements, j’intègre les photos, les remarques, les suggestions, les récap travaux…
Et j’enregistre mon nouveau rapport et je le publie de suite en pdf, parce qu'ensuite lorsque que je vais tenté d'ouvrir mon rapport word, le souci va se représenter.

Donc je peux transmettre un rapport pdf à mon client, mais je ne peux plus l'ouvrir sous word...

La piste ultime de retour vers le futur ! (sans la Dolorean ^^)

Bon ok, j’ai écrasé mes fichiers par les nouveaux qui utilisent le publipostage…
Mais je peux donc mes modèles de juillet 2017 que j’ai sur le gros laptop (j'avais bossé ça sur le netbook que j'utilise pour la saisie terrain) !
Je perds quelques améliorations que j’avais faites entre-temps pour l’optimisation de saisie sur tactile (pc ou iphone), comme des listes déroulantes pour les types d'équipement, les fabricants, les types de sol, et la sélection du résultat de test en 1 clic (tu cliques dans la case et ça met un X)

Dans le pire du pire du « au pire des cas » je peux remettre en place ces optimisations sur mes anciens fichiers, mais du coup je perds le remplissage automatique des coordonnées clients….. ☹

Bref, voilà le caca dans lequel je suis aujourd’hui, si jamais vous avez des idées, une explication ou même la solution… je suis preneur !
(j'aimerai quand même comprendre où je me suis planté...)