Comment intégrer le workflow dans une application

Bonjour à tous,

Je suis débutante en php et j'aimerais faire une petite application web qui sera exploitée suivant un mode 'workflow' c'est à dire plusieur personnes entrent dans le processus de traitement d'un dossier de demande.
Actuellement j'ai codé quelques fonctionnalité de l'application. des fonctionnalités comme 'faire une demande', s'inscrire, etc...,
Mon problème c'est au niveau du back-office. Comment un workflow peut il etre associé à une application web.
Quelle relation existe -t-il entre moteur de workflow et modélisation de workflow?
Quelle impacte le workflow a-t-il sur l'architecture de déploiement de mon application?

Désolée pour toutes ces questions mais je suis carrément dans le flou.
Merci d'avance à tous ceux qui me répondront. ;)