Développement sur un Client de Messagerie !

Bonjour tous le monde !
Aujourd’hui j'ai un sujet un peu pas comme les autres , ben j'aime bien travailler avec un client de messagerie bien sur open source , l'objectif 1 seul logiciel qui gère l'envoi/réception des mails des bénévoles , les fiches bénévoles et le calendrier (avec une visualisation sur l'écran du mois et du nombre de personnes), tout ceci serait lié de façon à pouvoir aller directement au dernier mail en cliquant sur la case du bénévole dans le calendrier
ce pourrait être basé sur Thunderbird peut être mais aussi sur n'importe quel autre client de messagerie (sauf outlook bien sûr ;-) .
Le bénévole pourrait y avoir un bouton spécial qui permette de créer la fiche du bénévole quand la confirmation arrive par mail (elle serait aussi automatiquement envoyée par mail pour être remplie par le bénévole). Pour moi c important que les gens reçoivent tout par email et n'aient pas besoin d'aller sur un site pour remplir qqch, ça laisse des traces, ils peuvent pas dire "je l'ai fait mais y'a eu un problème technique".
Donc quand l'hôte appuie sur le bouton ça envoie automatiquement un message préparé à l'avance avec la fiche à remplir et aussi la liste de choses à avoir pour venir. L'idéal serait que le logiciel renvoie tout seul un mail tous les 3 jours par exemple pour rappeler aux gens de renvoyer les infos. Quand la fiche revient il faut que les infos soient automatiquement transférées dans le logiciel sur la fiche bénévole (et qu'il annule l'envoi du rappel automatique), si elle revient pas il faut définir un délai après lequel un mail d'annulation part (10-jours max).
une fois que la fiche arrive il faut attribuer des codes couleurs ou signes pour différencier la langue parlée, le régime alimentaire et peut-être d'autres critères de façon à ce que sur le calendrier on puisse avoir toutes les infos importantes sans avoir à retourner sur la fiche de chacun.
Comment je dois procéder , commencer !! quel client de messagerie choisir ? langages forum .... Merci