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Microsoft brevète une technologie pour déduire des "scores de qualité globale" des réunions avec des données
Microsoft brevète une technologie pour déduire des "scores de qualité globale" des réunions avec des données comme le langage corporel,
les expressions faciales et bien d'autres
En cette période de pandémie de coronavirus qui a commencé par forcer la plus grosse expérience de travail à domicile en Chine, le télétravail s’est étendu à l’échelle globale. Dans le processus, les employeurs recherchent des moyens de garder la main sur la productivité des travailleurs, de la contrôler, de la stimuler. Microsoft introduit donc un score de productivité des employés au sein de Microsoft 365 pour apporter réponse à ce besoin. L’outil fait l’objet de controverses comme ceux d’autres éditeurs.
Le score de productivité des employés au sein de Microsoft 365 est passé en disponibilité générale il y a peu. L’accès à ce dernier se fait au travers du centre d’administration. L’outil se base sur deux grandes familles d’indicateurs : l’utilisation de la suite bureautique cloud et celle des technologies sous-jacentes. La partie « expérience employé » qui concerne l’utilisation de la suite bureautique se divise en cinq axes : collaboration, communication, réunions, travail d’équipe, mobilité. La partie technologique en comporte trois : terminaux, réseaux, état du parc applicatif. Tous ont le même poids au sein du nouvel outil de suivi des performances des employés. Microsoft note chaque axe sur 100 points. Les logiciels pris en compte sont les suivants : Excel, Exchange, OneDrive, OneNote, Outlook, PowerPoint, SharePoint, Skype, Teams, Word et Yammer. L’accès au score requiert au minimum un abonnement Microsoft 365 Business ou Office 365 Entreprise.
Avant la disponibilité générale de ce score de productivité des employés au sein de Microsoft 365, des employeurs s’appuyaient déjà sur des solutions comme Sneek. C’est un outil de travail collaboratif qui permet aux employeurs de photographier leurs employés toutes les 5 minutes via un service vidéo en continu. L'interface du logiciel permet à l'employeur de disposer d'un "mur de visages" (pour chaque bureau), qui reste actif tout au long de la journée de travail et présente des photos des travailleurs prises par leur ordinateur portable toutes les une à cinq minutes. En fait, ce qu’il faut dire est que l’application permet aux employés de régler leur webcam pour qu’elle les photographie de façon automatique toutes les une à cinq minutes, selon la fréquence à laquelle leur patron l’exige. En sus, l’employeur peut initier un appel vidéo en direct avec un travailleur en cliquant sur sa photo, ce, même si ce dernier n’a pas accepté. C’est un paramètre par défaut du logiciel qui peut être modifié pour conditionner la réception de l’appel à une action manuelle, à condition que cela fasse partie des règles que l’employeur approuve.
Microsoft a affirmé que l'objectif est d'aider les organisations à s'assurer que leurs employés tirent parti d'outils tels que les espaces de travail partagés et le partage de fichiers dans le cloud pour travailler plus efficacement. Cela profite également à Microsoft en encourageant l’utilisation de ses produits tels que Teams et SharePoint au sein des entreprises, ce qui rend les futurs renouvellements de licences Microsoft 365 plus probables.
Mais l'outil a fait les gros titres au cours de la semaine dernière lorsque des rapports ont révélé qu'il permet aux gestionnaires de voir les données des utilisateurs individuels par défaut.
Productivity Score transforme Microsoft 365 en un « outil de surveillance du lieu de travail à part entière », a écrit Wolfie Christl de l'institut de recherche numérique indépendant Cracked Labs à Vienne, en Autriche. « Les employeurs / gestionnaires peuvent analyser les activités des employés au niveau individuel (!), Par exemple, le nombre de jours pendant lesquels un employé a envoyé des e-mails, en utilisant le chat, en utilisant des "mentions" dans les e-mails, etc.»
Annonçant la disponibilité générale de Productivity Score le 29 octobre, la société a anticipé et cherché à résoudre ces problèmes de confidentialité. Microsoft a « un engagement fort en faveur de la confidentialité dans tous nos services », a écrit Jared Spataro, vice-président d'entreprise de Microsoft 365, dans un billet de blog.
« Permettez-moi d'être clair: le score de productivité n'est pas un outil de suivi du travail », a-t-il ajouté. « Le score de productivité consiste à découvrir de nouvelles méthodes de travail, en offrant à vos employés de formidables expériences de collaboration et de technologie. Il se concentre sur des informations exploitables sur la manière dont les personnes et les équipes utilisent les outils afin que vous puissiez apporter des améliorations ou fournir une formation pour poursuivre votre transformation numérique. »
Microsoft affirme qu'il donne aux organisations la possibilité de déterminer qui peut voir les données des utilisateurs individuels, avec la possibilité d'anonymiser ou de supprimer des données individuelles. En outre, selon le billet, « pour aider à préserver la confidentialité et la confiance, les données utilisateur fournies dans le score de productivité sont agrégées sur une période de 28 jours ».
Mais les critiques disent que cela ne suffit pas si les entreprises, et non les travailleurs, contrôlent en fin de compte les paramètres de confidentialité.
Microsoft veut aller plus loin
Microsoft fait donc face à des critiques pour son nouvel outil Productivity Score. Cependant, l'entreprise a des idées encore plus grandes pour utiliser la technologie afin d'aider les entreprises à garder un œil sur les collaborateurs dans l'intérêt de maximiser la productivité organisationnelle.
Les nouveaux dépôts de brevets Microsoft décrivent un système permettant de dériver et de prédire les « scores de qualité globale » des réunions à l'aide de données telles que le langage corporel, les expressions faciales, la température ambiante, l'heure de la journée et le nombre de personnes présentes à la réunion. Le système utilise des caméras, des capteurs et des outils logiciels pour déterminer, par exemple, « dans quelle mesure un participant contribue à une réunion par rapport à l'exécution d'autres tâches (par exemple, envoyer des SMS, vérifier ses e-mails, naviguer sur Internet) ».
Le « système informatique d'analyse des réunions » prédirait alors la probabilité qu'un groupe tienne une réunion de grande qualité. Il indiquerait par exemple les défis potentiels lorsqu'une entité organise une réunion et recommanderait des lieux, des heures ou des personnes alternatives à inclure dans la réunion, par exemple.
« Parce que les systèmes de planification informatisés conventionnels manquent de contexte réel, les utilisateurs peuvent ne pas être conscients qu'ils tentent de planifier des réunions non optimales, ce qui peut entraîner des réunions au mieux improductives », lit-on dans une demande de brevet rendue publique le 12 novembre. Il est également précisé que « de nombreuses organisations sont en proie à des réunions trop longues, peu fréquentées et récurrentes qui pourraient être modifiées et / ou évitées si davantage d'informations sur la qualité des réunions étaient disponibles. »
L'approche s'appliquerait aux réunions en personne et virtuelles, et aux hybrides des deux. Les personnes nommées dans les dépôts incluent des membres des équipes Azure IoT et Microsoft 365 de l'entreprise. Les dépôts de brevets montrent que le concept remonte à au moins deux ans au sein de l'entreprise. Le nouveau dépôt de brevet fait suite à une demande connexe déposée en 2018 et délivrée en août de cette année.
Les dépôts ne donnent pas de détails sur de potentielles protections en matière de confidentialité.
Toutefois, les brevets ne sont pas des produits et rien n’indique encore que Microsoft envisage de déployer ce système hypothétique. Microsoft a mis en place un bureau d'éthique interne de l'intelligence artificielle et un comité à l'échelle de l'entreprise pour s'assurer que ses produits d'IA respectent ses principes d'IA responsable, notamment la transparence et la confidentialité.
Cependant, les dépôts sont une fenêtre sur les idées qui circulent au sein de Microsoft, et ils sont cohérents avec la direction dans laquelle l'entreprise se dirige déjà.
Source : dépôt de brevet, Microsoft, Wolfie
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