Comprendre fonctionnement GED

Bonjour à tous,

Je ne suis pas un professionnel de l'informatique, mais j'ai une question (qui vous semblera probablement assez étrange) sur le fonctionnement d'un système de GED, et en cherchant "forum ged", je suis tombé ici :D

Bref, on commence à parler dans mon service de mettre en place un tel outil (on en est encore aux balbutiements du projet), et par curiosité je cherchais des informations sur le sujet, mais je me heurte à une totale incompréhension sur un point : mais où sont les documents dans un système de GED ? Si nous avons pour le moment nos documents sur le réseau interne de l'entreprise, vont-ils devoir être déplacés ? Ou on peut les laisser là où ils sont et la GED va se charger de les gérer ? Et dans le cas où l'on aimerait que ces documents soient accessibles en dehors de l’entreprise, existe-t-il un autre moyen que le cloud ? (parce que de prime à bord, ça ne nous rassure pas trop de confier nos documents)

Voila, ce serait vraiment très sympas de m'éclaircir sur ces points, parce que dès que j'essaye d'en savoir plus techniquement, je ne trouve que des réponses très pointues en informatique, et comme dit, ce n'est pas mon domaine :(

Merci d'avance ! :)

Bonjour,

Une GED est un outil s'appuyant en general sur une base de données où tes documents sont définis par des données comme des attributs/proprietes et du contenu qui peut etre un ou plusieurs fichiers.

Le But d'une GED est de gerer la creation, la validation, la diffusion et l'accès aux documents.

DOnc les documents ne seront accessibles uniquement qu'au travers de l'outil, et donc pas accesibles dans une arborescence serveur comme tu as aujourdhui.

Si tu mets en place une GED il te faudra "charger" tes documents de ton serveur vers la base de données.

Concernant l'acces au documents en dehors d'un mode Web, certaines solutions peuvent proposer des réplications locales qui se synchronisent avec le serveur. (SharePoint et Workspace par exemple)

Thierry

Les systèmes de GED sont maintenant de plus en plus full-web, c'est à dire qu'il n'y a pas d'installation nécessaire sur les postes de travail et que les accès se font par un simple navigateur. Les fichiers sont donc stockés en externe sur une base de données présente sur un serveur.
Les accès à l'application passent bien sûr par une connexion avec login et mot de passe et la solution est donc tout autant sécurisée que sur une application qui serait hébergée au sein de l'entreprise.

Pour quelques infos en plus sur ce que cela permet de faire et la gestion des droits d'accès : http://www.lascom.fr/fr/ged-gestion-...ique-document/