Discussion :

[Laure041]

Bonjour,

Je suis nouvelle ici, niveau débutant...et j'aurais besoin d'une petite aide

Voilà la situation: beaucoup de prospects nous contactent car intéressés par nos produits. Le problème est que tout s'entasse dans des classeurs énoooormes, mais rien n'est sur informatique, et donc il y a très peu de suivi!
Mon idée est de construire une BDD pour inscrire tous les prospects de l'entreprise, les contacts qu'on a eu avec eux, si on a envoyé des echantillons etc etc...afin de les relancer.

J'ai donc réalisé pour le moment 3 tables:
1/ Table Entreprise:
- Raison Sociale
- Directeur général
- contact
- Adresse
- Pays
- Tel / Fax/ Mail...
- Type client (centrale, revendeur, export...)
- Tarif appliqué

2/ Table Contact
- Personne contact
- Prise contact (salon, mail, tel, courrier)
- Date 1er contact
- Réponse le
- Date 2e contact
-2e réponse le
....
- echantillons envoyés le
- échantillons envoyés (références)

3/ Table Commande
- Référence commande
- Référence client
- Produits commandés
- Date Commande
- Date Livraison
- Prix

Relations: Contact (table entreprise)--> Personne contact (table contact) et Référence client(Table commande) --> Raison sociale (Table entreprise)

J'ai donc plusieurs questions:
- Est ce que mes tables vous paraissent correctes? (notamment la table contact qui me semble un peu brouillon)

-Faut-il absolument un code client ou la raison sociale suffit comme clé primaire? (Car les prospects n'ont pas de fichiers crées, et je crains de ne les retrouver si je leur met un simple numéro automatique)

-Ma table contact servira a connaître la date du dernier contact avec le client, mais je ne sais pas comment représenter cela vu que le nombre de mails ou courriers envoyés par lui peut varier. J'aimerais une fois la BDD établie, utiliser une requête pour connaître les clients à qui on a répondu le mois dernier et dont on n'a pas de nouvelles, connaître les clients à qui on a envoyé des échantillons mais dont on n'a pas de retour, etc... Comment puis-je réaliser cela dans mes tables? Je pensais créer seulement un champ 'dernier contact' mais cela suppose qu'il faut le modifier à chaque fois. Ou alors créer les champs 'date 1er contact', date 2e contact, date 3e contact, et un champ 'dernier contact' où je rentrerai une fonction de mise en forme conditionnelle (Si date 3e contact ="";"Date 2e contact";Date 3e contact)&Si("date 2e contact="";"Date 1er contact";"Date 2e contact").... Mais bien sûr je ne sais pas mettre une telle fonction sous Access
Je ne sais pas si je suis très claire

- Dernière question (pour le moment): Je compte rentrer tous mes prospects du moment (environ 600 à 800) par le biais du formulaire, est-ce le plus approprié? Mais par la suite, dès qu'une modification devra être apportée pour un client, comment le retrouver? Existe-t-il une fonction recherche dans le formulaire ou faut-il absolument passer par la table?

Je m'excuse pour la longueur, mais je débute, et j'aimerais vraiment arriver à réaliser cette BDD. C'est juste le démarrage qui n'est pas facile

Je vous remercie par avance pour vos réponses!

Laure

[vdbadr]

Salut

J'ai donc réalisé pour le moment 3 tables:
1/ Table Entreprise:
- Raison Sociale
- Directeur général
- contact
- Adresse
- Pays
- Tel / Fax/ Mail...
- Type client (centrale, revendeur, export...)
- Tarif appliqué

2/ Table Contact
- Personne contact
- Prise contact (salon, mail, tel, courrier)
- Date 1er contact
- Réponse le
- Date 2e contact
-2e réponse le
....
- echantillons envoyés le
- échantillons envoyés (références)

3/ Table Commande
- Référence commande
- Référence client
- Produits commandés
- Date Commande
- Date Livraison
- Prix

Relations: Contact (table entreprise)--> Personne contact (table contact) et Référence client(Table commande) --> Raison sociale (Table entreprise)

J'ai donc plusieurs questions:
- Est ce que mes tables vous paraissent correctes? (notamment la table contact qui me semble un peu brouillon)

Pour ta structure, je vais plutot soulever des questions que te dire que c'est correct (tout depend de l'activité de la boite)
-Pourquoi ne pas rassembler Contact/entreprise en une table unique ? vous avez plusieurs contacts par boite ?
-Je creerais une table Contact (non au sens contact/personne maisau sens contact/entretien) dans la quelle je metterais
Date / Personne suivant dossier / un champ avec des actions (entretien simple/demande de renseignements/demande d'echantillons...) / champs de commentaires pour decrire l'action
-Tu aurais plutot interet de cinder ta table commande (entete de commande / detail de commande)
-Creer une table produit serait pas mal aussi

-Faut-il absolument un code client ou la raison sociale suffit comme clé primaire? (Car les prospects n'ont pas de fichiers crées, et je crains de ne les retrouver si je leur met un simple numéro automatique)

Il est preferable un code pour se reperer mais la raison sociale suffit (a moins que tu travailles pour plusieurs site d'une meme boite que tu differencies... passer par le code sera plus confortable alors)

-Ma table contact servira a connaître la date du dernier contact avec le client, mais je ne sais pas comment représenter cela vu que le nombre de mails ou courriers envoyés par lui peut varier. J'aimerais une fois la BDD établie, utiliser une requête pour connaître les clients à qui on a répondu le mois dernier et dont on n'a pas de nouvelles, connaître les clients à qui on a envoyé des échantillons mais dont on n'a pas de retour, etc... Comment puis-je réaliser cela dans mes tables? Je pensais créer seulement un champ 'dernier contact' mais cela suppose qu'il faut le modifier à chaque fois. Ou alors créer les champs 'date 1er contact', date 2e contact, date 3e contact, et un champ 'dernier contact' où je rentrerai une fonction de mise en forme conditionnelle (Si date 3e contact ="";"Date 2e contact";Date 3e contact)&Si("date 2e contact="";"Date 1er contact";"Date 2e contact").... Mais bien sûr je ne sais pas mettre une telle fonction sous Access

Je pense avoir donné la reponse (adopter une stucture avec une table de contact/echange)

- Dernière question (pour le moment): Je compte rentrer tous mes prospects du moment (environ 600 à 800) par le biais du formulaire, est-ce le plus approprié? Mais par la suite, dès qu'une modification devra être apportée pour un client, comment le retrouver? Existe-t-il une fonction recherche dans le formulaire ou faut-il absolument passer par la table?

Les requetes sont la pour interroger tes tables

[Laure041]

Salut




Pour ta structure, je vais plutot soulever des questions que te dire que c'est correct (tout depend de l'activité de la boite)
-Pourquoi ne pas rassembler Contact/entreprise en une table unique ? vous avez plusieurs contacts par boite ?
-Je creerais une table Contact (non au sens contact/personne maisau sens contact/entretien) dans la quelle je metterais
Date / Personne suivant dossier / un champ avec des actions (entretien simple/demande de renseignements/demande d'echantillons...) / champs de commentaires pour decrire l'action
-Tu aurais plutot interet de cinder ta table commande (entete de commande / detail de commande)
-Creer une table produit serait pas mal aussi


Il est preferable un code pour se reperer mais la raison sociale suffit (a moins que tu travailles pour plusieurs site d'une meme boite que tu differencies... passer par le code sera plus confortable alors)


Je pense avoir donné la reponse (adopter une stucture avec une table de contact/echange)


Les requetes sont la pour interroger tes tables

Merci pour la réponse!
Ok pour la table Entreprise et une autre Contact au sens de l'échange. Cependant, quels champs puis-je mettre en relation? 'Personne contact'?

En ce qui concerne la table Contact, est-il utile de mettre les champs: Date 1er contact, date 2e contact, date 3e contact, date 4e contact , etc... Ou vaut-il mieux mettre seulement un champ "dernier contact" que je modifierai a chaque fois? Car mon objectif principal serait de relancer les clients qui n'ont pas commandé, mais en fonction de la date de leur dernier email ou courrier. J'ai du mal à imaginer à la façon de mettre en place cela, pourriez vou m'aiguiller?

Encore merci

Laure

[vdbadr]

Ok pour la table Entreprise et une autre Contact au sens de l'échange. Cependant, quels champs puis-je mettre en relation? 'Personne contact'?

En reportant ta cle primaire 'entreprise' dans la table personne contact

En ce qui concerne la table Contact, est-il utile de mettre les champs: Date 1er contact, date 2e contact, date 3e contact, date 4e contact , etc... Ou vaut-il mieux mettre seulement un champ "dernier contact" que je modifierai a chaque fois? Car mon objectif principal serait de relancer les clients qui n'ont pas commandé, mais en fonction de la date de leur dernier email ou courrier. J'ai du mal à imaginer à la façon de mettre en place cela, pourriez vou m'aiguiller?

Faudrait creer une table contact/contact avec comme relation avec la table personne/contact un report la cle primaire de personne/contact

Si tu as du mal a imaginer ca, cree tes tables et mets moi ta base a disposition je te filerai un coup de main

[Laure041]

Je suis désolée, je ne comprends pas bien le message précédent. Je mets les tables que j'ai créees pour le moment, il y a je pense beaucoup à refaire (notamment la table contact)

Merci de votre aide

[vdbadr]

je vois un peu mieux ca que tu veux faire
pour la table contact, il ne faut pas numeroter les "contact"
un seul champ date, reponse, action te suffit (l'hitoire des 1er contact, 2eme, 3eme... va te limiter) ca va te laisser de la latitude et de toutes facons en interrogant ta base tu pourras determiner le n° de ce contact

[Domi2]

Bonsoir Laure...

Pour bien commencer, tu peux lire ce tuto, celui-là, et surtout, pour très bien débuter, je te conseille une lecture de ce tuto.

Dans ce dernier, regarde d'abord comment nommer tes champs dans les tables... Pas d'espaces, pas de caractères accentués, etc...

Ensuite, pour les clés primaires de tes tables, fais au plus simple... Un numauto dans la table "mère" et un champ numérique entier long dans la table "fille"... Access sait très bien faire "parler" ce genre de choses... N'utilise sutout pas de champs "texte" pour faire tes relations...

Enfin, je n'ai jamais fait de suivi de clients, mais je pense qu'Access est parfait pour ça...

Il te faut cependant bien réfléchir à la partie "métier" de ton application... En gros, analyser ce que vous faites aujourd'hui... Quels sont les fluxs d'informations, comment sont-ils exploités, sur quoi débouchent-ils, etc...

Domi2

[Laure041]

Merci pour vos réponses à tous les deux, j'avoue que je suis quand même un peu perdue... J'ai lu les tuto, ils me sont déjà d'une grande aide, je comprends, mais le problème est que je n'arrive pas à l'appliquer à mon cas précis.

Concernant la clé primaire de mes différentes tables, j'avais également pensé à mettre un numéro pour une meilleure identification, mais j'ai une question:
Si je mets un numéro auto dans ma table entreprise, dans ma table contact, je mets le champ IdClient en clé primaire mais quel format je dois mettre: numéro ou alors liste de choix? De plus, j'aimerais dans ma table contact pouvoir voir automatiquement le nom de l'entreprise pour compléter la suite. Comment puis-je faire pour que le nom s'affiche automatiquement avec le numéro? Et dans ce cas, est-ce réellement nécessaire de mettre un numéro en clé primaire?

Concernant la table contact, que dois-je mettre à la place de 'contact1' 'contact2', 'contact3'...? Sachant que je veux relancer les prospects en fonction de la date de leur dernier contact.

J'espère être assez claire, j'avoue que je suis un peu perdue dans mes tables et relations... Merci d'avance pour votre aide!

Laure

[Domi2]

Bonjour,

Par exemple

tblEntreprises
EntrepriseId (numauto)
EntrepriseNom
EtrepriseEtc...

tblContacts
ContactId (numauto)
ContactEnt (lien avec la table tblEntreprises - numérique - entier long)
ContactEtc...

Ensuite, il ne faudra pas travailler directement sur tes tables, mais en utilisant des formulaires ayant comme sources des requêtes.

Ainsi, dans ton formulaire Contacts, tu pourras faire la sélection d'une entreprise en utilisant une liste déroulante. Si tu utilises l'assistant pour créer ta liste, c'est le premeir choix "je veux que..." puis tu te laisses guider...

Et bien que tu doives utiliser le numéro de l'entreprise pour permettre de faire le lien, dans la liste déroulante, tu pourras ne faire apparaître que le nom.

Regarde dans la base exemple Les comptoirs livrée avec Access. Cela traite de commandes, mais le principe est identique pour les contacts...

Domi2

[Laure041]

Merci beaucoup, tout de suite je comprend mieux, et en effet, c'est plus simple comme ça.

Toutefois, j'ai toujours un petit problème, je n'arrive pas à me représenter ma table "'contact". Mon but à long terme étant de relancer les prospects en fonction de la date de leur dernier courrier envoyé.
Ex: Un prospect nous contacte pour avoir notre catalogue et nos tarifs. Je leur envoie. Dans ce cas là c'est simple, mais envisageons le cas où: un prospect me demande un catalogue, je lui envoie, puis me réecrit pour me demander les tarifs, je lui envoie, puis envoie un troisieme message pour avoir des renseignements sur tel ou tel produit... En tout cela fait 3 messages envoyés par lui. Comment puis-je illustrer cela dans ma BDD? L'idée de 'contact1' 'Reponse1' 'Contact2' Reponse2 'Contact3' 'reponse3' ... ne me plait pas trop, car le nombre de demandes faites par un client n'est pas fixe.
J'aurais aimé ne mettre qu'un champ 'contact' et 'réponse' et une fois rempli dans le formulaire, que cela génère un autre champ 'contact2' et 'réponse2'. Mais je ne sais pas comment faire et ne suis pas sûre que ce soit la meilleure solution. Pourriez vous me donner un coup de main là dessus?

[Domi2]

J'aurais aimé ne mettre qu'un champ 'contact' et 'réponse' et une fois rempli dans le formulaire, que cela génère un autre champ 'contact2' et 'réponse2'. Mais je ne sais pas comment faire et ne suis pas sûre que ce soit la meilleure solution. Pourriez vous me donner un coup de main là dessus?

Non, ce n'est effectivement pas la bonne solution...

Ceci n'est qu'un exemple :

tblContacts
ContactId
ContactEnt (lien avec la table tblEntreprises - numérique - entier long)
ContactDate
ContactType (téléphone, courriel, courrier, etc...)
ContactAction (renseignements, envoi catalogue, envoi liste prix, etc...)
ContactCommande (oui ou non)

Une entreprise a plusieurs contacts, tu auras donc plusieurs ligne...

Id Ent Date Type Action Commande

25 01 25.02.2008 Téléphone Renseignement Non
28 01 26.02.2008 Courriel Envoi catalogue Non
36 01 04.03.2008 Courriel Liste prix Non
45 01 17.03.2008 Téléphone Renseignement Non
58 01 26.03.2008 Courrier --- Oui

Avec une structure de ce type, il est assez simple, en utilisant des requêtes, d'extraire quantités d'informations de la table...

Quelles entreprises n'ont plus eu de contacts depuis plus de 6 mois, lesquelles n'ont rien commandé cette année, à quand remonte le dernier contact avec telle entreprise, etc... etc...

Domi2

[Laure041]

Si je comprends bien le champ 'ID' en numéro auto permet en fait de ne pas repasser à chaque nouveau contact par la fiche du prospect en question?

Je veux dire par là, si un prospect X me contacte une première fois le 2janvier, j'inscris tout dans le formulaire.

Le 10 février, il me recontacte, je repasse par le formulaire en inscrivant de nouveau le nom de l'entreprise, le contact (mail, tel, courrier...), la date d'envoi, la demande, la date de réponse, l'envoi des échantillons ou non, etc... Je n'ai donc pas besoin de "retrouver" la fiche du prospect X en question que j'avais remplie le 2 janvier?

J'espère être assez claire, en tout cas c'est vraiment sympa de répondre aussi rapidement!

[Domi2]

Si je comprends bien le champ 'ID' en numéro auto permet en fait de ne pas repasser à chaque nouveau contact par la fiche du prospect en question?

Ce sont les champs EntrepriseId dans la table des entreprises et le champ contactEnt dans la tables des contacts qui permettent de faire la relation.

Je veux dire par là, si un prospect X me contacte une première fois le 2janvier, j'inscris tout dans le formulaire.

Le 10 février, il me recontacte, je repasse par le formulaire en inscrivant de nouveau le nom de l'entreprise, le contact (mail, tel, courrier...), la date d'envoi, la demande, la date de réponse, l'envoi des échantillons ou non, etc... Je n'ai donc pas besoin de "retrouver" la fiche du prospect X en question que j'avais remplie le 2 janvier?

Non, tu n'as pas besoin de retouver cette fiche...

Il faut simplement établir une relation 1 à plusieurs entre la tables des entreprises et la table des contacts (à établir dans la fenêtre des relations).

Ainsi, une entreprise pourra avoir 2, 10 ou 44 contacts, qu'importe.

Et tu pourras les afficher très simplement dans ton formulaire Entreprises en utilisant un sous-formulaire. Avec des requêtes bien construites (et triées), le formulaire affichera tes prospects dans l'ordre alphabétique (ou autre) et le sous-formulaire tous les renseignements sur les contacts (avec un tri décroissant sur la date, par exemple).

Domi2

[Laure041]

Merci beaucoup Je viens de comprendre l'intérêt du sous formulaire

Je joins mes tables du moment, je ne sais pas si la table 'commande' est vraiment bien faite.

J'aimerais en fait intégrer les commandes à mon sous formulaire. Vaut-il mieux créer un 2nd formulaire?

Sinon, j'aimerais également mettre les références des produits commandés, ou des produits envoyés en échantillons. J'ai fait ça avec une liste de choix, mais ce n'est pas judicieux, car je ne peux sélectionner qu'un produit à la fois, et on peut bien entendu envoyer plusieurs produits en échantillons, comment puis-je faire cela?

Merci encore, je vois que ça commence à prendre forme

[Domi2]

J'aimerais en fait intégrer les commandes à mon sous formulaire. Vaut-il mieux créer un 2nd formulaire?

Oui, les contacts et les commandes sont 2 choses distinctes...

Sinon, j'aimerais également mettre les références des produits commandés, ou des produits envoyés en échantillons. J'ai fait ça avec une liste de choix, mais ce n'est pas judicieux, car je ne peux sélectionner qu'un produit à la fois, et on peut bien entendu envoyer plusieurs produits en échantillons, comment puis-je faire cela?

Pour cela, tu dois créer une table de détail de la commande qui sera liée à la table commande par une relation 1 à plusieurs.

Idem pour les échantillons... Mais je ne sais pas s'il est vraiment judicieux de lier cette table avec les contacts... A voir

Ce que tu peux faire, c'est créer une nouvelle base et tu choisis modèles généraux, il existe une base traitement des commandes. Ainsi, tu aura un exemple de gestion des commandes.

Domi2

[Laure041]

Merci!
Je ne connaissais pas les BDD toutes prêtes sous Access, elles sont vraiment top, mais peut être trop détaillées pour mon cas! Mais en tout cas ça va pouvoir bien m'aider!

Sinon, question toute bête, mais je suis embêtée depuis un moment avec ça: une fois le formulaire crée, est-il possible de le modifier? Je voudrai rajouter un sous formulaire commande notamment, mais je ne trouve pas comment le faire, du coup j'ai recommencé mon formulaire à plusieurs reprises, il doit y avoir un moyen plus simple...

[Domi2]

Bonjour,

Sinon, question toute bête, mais je suis embêtée depuis un moment avec ça: une fois le formulaire crée, est-il possible de le modifier? Je voudrai rajouter un sous formulaire commande notamment, mais je ne trouve pas comment le faire, du coup j'ai recommencé mon formulaire à plusieurs reprises, il doit y avoir un moyen plus simple...

Bien sûr que tu peux modifier tes formulaires...

Quand la fenêtre de ta base de données est affichée, tu sélectionnes Formulaires dans le menu à gauche, puis ton formulaires.

Dans la barre de menu du haut de la fenêtre, tu cliques sur modifer...

Pour insérer un sous-formulaire, tu passes en mode création (modifier), puis tu cliques sur la boîte à outils (l'icone avec le marteau et la clé). Une petite fenêtre s'ouvre avec tous les contrôles disponibles...

Autre solution, toujours en mode création, tu positionnes ton formulaire de façon à voir ta fenêtre de base de données, et tu "dragues" ton sous-formulaire dans le formulaire...

Attention : de mémoire, avec cette dernière solution, tu dois définir manuellement les champs père-fils dans les propriétés (ils sont capitaux pour une utilisation correcte du sous-formulaire).

Domi2

[Laure041]

Ce forum est vraiment bien, avec des utilisateurs vraiment sympas pour nous aider à résoudre nos problèmes

J'avance doucement dans ma BDD, elle commence à prendre forme; finalement elle n'est pas si élaborée que ça mais je pense que ça ira pour ce que je veux en faire.

Concernant les requêtes, j'aimerais pouvoir les faire 'automatiquement', au lieu de retaper ma formule régulièrement, n'y aurait-il pas une autre méthode qui consiste à cliquer sur un bouton, et qui calcule automatiquement les prospects dont on n'a pas de nouvelles depuis X temps?

[Domi2]

Bonsoir (bonjour) Laure,

Ce forum est vraiment bien, avec des utilisateurs vraiment sympas pour nous aider à résoudre nos problèmes

C'est vrai

J'avance doucement dans ma BDD, elle commence à prendre forme; finalement elle n'est pas si élaborée que ça mais je pense que ça ira pour ce que je veux en faire.

Ouach... Pas si élaborée... Pas si sûr... L'essentiel est de toujours créer la bonne (juste) structure de données... Après, cela se met en place de manière assez "intuitive" grâce aux assistants, par exemple...

Concernant les requêtes

Il y'a un espace dédié pour cela... Une question par discussion ouverte... (on a déjà dépassé largement le quota... ).

Si tu penses en avoir fini avec ton modèle conceptuel de données, tu "tagues" résolu... Quitte à ouvrir une nouvelle discussion sur un point spécifique plus tard.

Pour les requêtes, tu ouvres une nouvelle discussion dans l'espace adéquat...

Bon dév !

Je te souhaite plein de succès...

Domi2

[Laure041]

Oui j'y ai pensé après avoir posté hier

Merci encore, et je reviendrai sûrement faire un tour, je suis sûre qu'il manque encore des choses

En tout cas merci beaucoup, ton aide m'a été très utile!

Laure