Discussion :

[maxban]

Bonjour,

Je souhaite organiser ma ged avec WSS 3.0

Quelqu'un a t'il un avis

Merci

[stephane eyskens]

Je suis un peu fade aujourd'hui et j'ai pas envie de chercher sur google, peux-tu détailler ce que signifie l'abbréviation GED?

[maxban]

Voila quelle a été ma demarche sur wikipedia
GED : gestion electronique de documents
GEIDE : gestion electronique de l'info et des documents
CMS : content management
un salon profesionnel, reception de 2 commerciaux, un bouquin la gestion electronique des documents...

comme je suis dans le monde MS, je me suis dirigé vers WSS 3.0 !

Ma problématique est que je rempli 5 armoires de papperasses par an, que si ca continue, c'est 10 et j'ai l'impression que l'on passe la moitié de notre temps sortir et ranger les documents sans parler des manipulations ancestrales, faxer à la main...
Mes problématiques sous jancentes :
- je suis en train de mettre en place un CRM : MS CRM ou autre (la ged doit elle etre dans le CRM ?)
- je suis en train de créer ma base de donnée avec sql server notamment (est ce qu'il existe des solutions de ged en direct avec sql ?)

je suis arrivé au schéma suivant :
- un scan avec la fonction scan to mail, pour l'instant mon multifonction fait l'affaire
- un ORC au besoin et pour plus tard, omnipage pro 16
- une bibliothèque WSS 3.0 avec la possibilité d'y inclure des fichiers par mail
- des métadonnées : champs calculés comme mes contacts voir une instance de dossier. Voila ou j'en suis.

mes idées :
- quand du nouveau contenu arrive dans la biblio de WSS 3.0, je veux générer un mail dans avec le formulaire des métadonnées à remplir, c'est pratique car il y a la visionneuse outlook
- ensuite en fonction des métadonnées il y aura des vues filtrées, fonction des no de contrats et instances ou par exemple nature des documents
- et quand je sélectionne un contact, il apparaitra en dessous l'armoire electronique avec ses documents et l'on pourra choisir une vue de données

maintenant :
- est ce que je prends la bonne direction
- est ce que ms crm le gére
- est ce qu'il existe des webpart déjà préparée pour wss 3.0
- est ce que WSS 3.0 est fait pour ca, tout simplement

si c'est la bonne direction
- je souhaite visionner le document d'un coté et avoir les métadonnées de l'autre afin d'optimiser la saisie
- ensuite, quand, j'affiche un vue de web part d'un contact, je souhaite afficher une deuxième web part qui est sa bibliothèque de documents avec éventuellement un choix des vues filtrées

sinon que faire

Voila en resumé ou j'en suis

[gribouillon]

La réfléxion est déjà poussée, c'est une bonne chose.

Le mécanisme par scan (et éventuellement OCR) puis envoie par mail fonctionne tout à fait avec WSS. La complexité peut se trouver côté métadonnées, selon le type de données manipulées.

La génération du mail est faisable via des alertes, mais le paramétrage du contenu peut s'avérer suffisamment difficile (voire bloquant) pour qu'un WorkFlow soit utilisé à la place (vu le type de WorkFlow, SharePoint Designer permet de faire ce qu'il faut, donc sans code). Par contre dans ce cas, c'est le lien vers la page d'édition de l'Item qui sera envoyé par mail. Pour accéder directement au formulaire d'édition, pas besoin de mail... il faut juste mettre en place la synchronisation entre le client Outlook et WSS.

En ce qui concerne les métadonnées de filtrage, je partirais simplement sur des vues de liste différentes. En ce qui concerne le filtrage par contact, le moyen le plus adapté me semble la connexion entre deux WebParts de liste (la première, fournisseur de données, pour les contacts, la seconde, consommatrice de données, pour les documents).

Attention toutefois à ne pas essayer de reproduire du relationnel avec SharePoint. C'est certes faisable, mais difficile à mettre en oeuvre et à maintenir au delà d'une relation.

La direction me semble bonne !

[KibitO]

Je suis un peu fade aujourd'hui et j'ai pas envie de chercher sur google, peux-tu détailler ce que signifie l'abbréviation GED?

Gestion documentaire..

WSS 3.0 n'est pas réellement une GED par contre il peut très bien être adapté. Pour expérience, on s'en sert un peu comme une GED au boulot, avec synchronisation d'informations CRM, même qi on a un logiciel approprié à côté.