Bonjour,
Depuis quelque temps, des amis qui sont trésoriers dans des associations me demandent de leur établir une comptabilité simple pour permettre de présenter les comptes et établir les documents de synthèse pour la fin de l’exercice. Certes, il existe des produits sur le marché, mais les associations ou clubs de sports, avec des moyens de plus en plus limités, sont de l’obligation de réaliser des économies sur tous les tableaux.
Pour cette raison, j’ai décidé de répondre favorable à leur demande. Mon objectif reste local et mon intention n’est nullement de le mettre à disposition de tiers inconnus.
Cette technique n’étant pas incluse dans mon métier de base, mais simplement une passion pour certaines choses techniques utiles. Mon dernier*MCD important remonte à quelques années, d’où ma crainte d’oublier un point important avec des conséquences ultérieures difficiles à régulariser.
Voici le résumé de mon approche.
Ma première étape est la rédaction d’un MCD pour rédiger la base de données adaptée à l’objectif fixé. Vous trouvez ci-dessous le schéma qui a été développé avec Looping.
Les règles de gestion que j’ai rédigées ne sont peut-être pas rigoureusement dans les règles de l’art, mais elles doivent permettre de comprendre les choix faits dans la rédaction du MCD. Pour certaines lignes, je fournis des explications complémentaires pour vous aider dans l’analyse des solutions retenues.
Règles de gestion
Identification du dossier
I01 Permettre de créer plusieurs dossiers
I02 Distinguer les particuliers des associations pour l’identification
I03 Le code SIRET et APE n’existe pas pour les particuliers, sauf s’il s’agit d’autoentrepreneurs 1)
Définition des exercices
E01 Un dossier peut comporter un ou plusieurs exercices
E02 La présence de deux exercices dans la même année est rare, mais cela peut arriver pour des raisons diverses. Mise en place du mois et de l’année pour identifier l’exercice 2)
E03 Date de début et date de fin d’exercice doivent être connues
Présentation des journaux
J01 Il existe plusieurs types de journaux (Trésorerie, OD, Achats, Ventes, etc.)
J02 Les journaux d’achats ou de ventes doivent permettre de présenter la TVA sur les factures
Par contre, les particuliers et certains autoentrepreneurs n’ont aucune obligation de TVA 3)
Plan comptable
P01 Un dossier comporte obligatoirement un plan comptable
P02 Un plan comptable ne peut pas être commun, il doit être attaché à un seul dossier
P03 Un numéro de plan créé et affecté ne peut plus être supprimé, même dans la situation de remise à zéro 4)
P04 Sur un exercice suivant, le numéro du plan, si non utilisé, peut être neutralisé. Il restera dans le plan comptable, mais ne sera plus présenté dans la liste affectable. 5)
P05 Le numéro de plan doit être unique, d’où une utilisation comme index. 6)
P06 Chaque ligne du plan comptable est attachée à une sous-classe, laquelle sous-classe dépend d’une classe.
P07 Chaque ligne du plan sera rattachée à la ligne des états (bilan et compte de résultat). Dans l’immédiat, la mise en place des états n’est pas prévue dans ce MCD. En attendant l’évolution, le sigle NAF sera inclus (non affecté).
Schéma des écritures
E01 Les écritures doivent être attachées à un journal et à numéro de plan comptable
E02 Certaines écritures nécessitent de connaître les quantités. Cependant, cette possibilité n’est pas nécessaire pour toutes les lignes d’écriture.
E03 Il est obligatoire de savoir si l’écriture saisie est un débit ou un crédit. Exemple*: D pour débit et C pour crédit.
E04 Les comptes*40 fournisseurs et 41*clients et autres tiers, il doit être possible de procéder à un lettrage des écritures. Le but est de démontrer que le total des débits et le total des crédits marqués en lettrage donnent un solde zéro et que l’écriture est soldée.
Le lettrage peut faire l’objet d’une entité séparée. Ce n’est pas le choix utilisée. 7)
E05 Pour les journaux mentionnés avec TVA (Achats et Ventes), il doit être possible de saisir le montant de la TVA et son taux. Cette approche pourra conduire à saisir plusieurs lignes pour une même facture, si celle-ci comporte plusieurs taux (voir note complémentaire ci-dessous).
Il est possible de mettre en place une centralisation de la TVA (option retenue dans le MCD).
E06 La saisie des quantités est parfois utile, mais pas dans tous les journaux. En réalité, cela dépend du contexte de l’environnement individuel ou association. Il est possible de répéter l’approche de la TVA, mais ce n’est pas celle retenue dans l’immédiat.
E07 Les quantités saisies doivent être qualifiées pour permettre une interprétation objective (kg, L, m2, etc.)
Comptabilisation TVA dans les écritures
Il existe deux méthodes (voir plus) pour comptabiliser la TVA dans un journal d’achats ou un journal de ventes.
Les points qui sont inclus dans les règles de gestion et qui nécessitent une information complémentaire.
1) Il serait possible de créer une entité séparée pour enregistrer le SIRET et APE, sachant qu’un particulier ne possède pas cette immatriculation.
2) Il me semble que la date du début de l’exercice serait suffisante pour assurer son identification, d’où une simplification de cette entité. Votre avis me permettra de prendre la décision définitive.
3) Pour la TVA, il peut exister des approches différentes, d’où l’idée de prévoir une option si le journal doit ou ne doit pas enregistrer la TVA*;
4) Un numéro du plan comptable, au niveau détail, peut être supprimé seulement, s’il n’a jamais enregistré un montant. Pour traiter correctement cette possibilité, me dire si je dois prévoir une ligne complémentaire dans mon MCD (numéro déjà utilisé et coché avec un booléen).
5) Il est possible qu’un numéro créé au cours d’un exercice ne soit plus utilisé ultérieurement. Cependant, et compte tenu de la remarque au 4, il existera toujours dans le plan comptable. La mise en place d’une neutralisation interdisant l’affichage me semble plus que nécessaire, mais elle est obligatoire.
6) La ligne de plan comptable unique est imposée, d’où son utilisation comme index. À long terme, ce choix présente le risque d’être modifié et rendre la correction dans la base quasi impossible. Il me semble qu’une réorganisation générale du plan comptable rendra caduc les logiciels de comptabilité existants (merci de votre avis).
7) Le lettrage des écritures concernant les clients et les fournisseurs est obligatoirement pour permettre une utilisation plus agréable. Cependant, ce lettrage n’est pas nécessaire pour toutes les écritures. Il serait préférable d’ajouter une entité pour traiter ce point (merci de me donner votre sentiment).
D'avance merci pour votre aide.
Amicalement.








Répondre avec citation












Partager