Discussion :

[simo1616]

Bonjour à toutes et tous,

Je m'occupe de la responsabilité des bénévoles pour un tournoi de tennis, durant 8 jours alors qu’on reçoit presque 140 bénévoles chaque année.

On est un groupe de 3 personnes à s'occuper de leurs dispatchs, faire le briefing, faire l'appel, et de leurs expliquer les missions de chaque poste.

Le problème qu'on rencontre c'est qu’on n’arrive pas à automatiser le système c'est pour cette raison je sollicite, vivement, votre aide qui va vraiment me rendre un grand service, ainsi à toute mon équipe, toute vos propositions sont les bienvenues n'hésitez surtout pas,

Donc je vais essayer de maximiser les informations pour bien expliquer la situation comme il faut
:

Les bénévoles ont pour rôles de :

• Vérifier la validité des billets et badges (date, photos pour les badges).

• Scanner les billets.

• Ouvrir l’accès au gradin.

• Gestion de la circulation

• Indiquer où sont les places.

• Si une personne tente de sortir à un moment non autorisé, lui signaler son "erreur" et la faire patienter.

• Léger nettoyage dans les gradins, à la fin d'une rencontre.

• Nettoyage poussé à faire à la fin de chaque journée une fois les matchs terminés.

On recense 2 périodes : (comme figurant sur la feuille "Période")

* Période 1 : Commence normalement à 10h jusqu'à 16h avec 3 bénévoles qui doivent commencé plutôt 1h avant pour occupés les postes des entrées principales afin d'empêché le publique d'accédé sur le site sans billet ou badge.

* Période 2 : Commence à 16h jusqu'à 23h

Pour commencer on fait un appel aux bénévoles, comme chaque année, en commençant par contacter par emails ceux qu'ils ont déjà participé aux anciennes éditions, après on peut aussi contacté d'autres organismes ou de faire un appel sur les réseaux sociaux etc.

Puis on reçoive par email un formulaire rempli contenant NOM ET PRENOM, ADRESSE, TEL …etc. ainsi que leurs disponibilités à coché, comme c'est figurant sur le Feuille "DISPONIBILITE", une seule condition est requise : être présent 5 jours/périodes au minimum

Du coup on saisit manuellement, les informations figurants sur les formulaires des inscrits, sur le tableau de la feuille "disponibilités".

Puis une fois on a reçu la "Feuille de match" qu'elle nous permet de visualiser les postes dont on a besoin pour cette période, toute en se basant sur la feuille "Zones" aussi. On établies un planning permettant d'affecter tous les bénévoles présent pendant cette période au postes (feuille "Poste"), de façons équitable, en se basant sur :

* La liste des bénévoles présent pour la période

* La feuille des matchs, figurant sur le feuille "Feuille des matchs", celle-ci qu’on reçoive chaque soir, dont ils nous servent comme moyen pour savoir s'il y a des matchs le lendemain qui se joue sur les courts et sur la centrale.

- Conditions pour établir un planning :

* Le planning doit permettre à chacun des bénévoles, de pouvoir regarder les matchs toute en occupant leurs postes, pour au moins une plage horaire par période.

* Prévoir une pause à chaque bénévole, pour une durée qui ne dépassant pas une plage horaire, pause déjeuné, pause clopes, se reposer …etc. par exemple de 11h30 à 13h,

* Eviter, d'affecter un bénévole 2 fois ou plus au même poste par période.

* Ne pas affecté de bénévoles aux case grisé

- Sur la feuille "DISPONIBILITE" Je cherche une Formule pour avoir les totaux de présence en périodes et en jours sans devoir les compter manuellement.

- Des fois on se heurtent au problème d'absence d'un ou plusieurs bénévoles ou un retards, alors qu'on a déjà établies le planning, ce qui fais qu'on doit tout refaire à la main et de faire attention au doublant dont ca prends énormément de temps, et je me demande si y a un moyen à liés toute les feuilles du fichiers de façons à ce que une fois je modifie le liste présence par exemple ca modifie aussi automatiquement sur les autre feuille dont celle du planning.

- Aussi la même chose pour les retards fréquent qu’on note des fois comme absent, pour le remodifier juste après quand le bénévole se présente et lui attribuer un poste automatiquement sans avoir besoin de tout refaire.

Voilà j’ai essayé d’être le plus claire possible car je sais que c’est compliqué, mais si quelque chose est ambigu ou autre, n’hésitez surtout pas à me répondre et je vous expliquerai.

Merci infiniment pour votre passage et de votre aide

[Pierre Dumas]

Bonjour

Personnellement, c'est un travail trop important en temps pour que je puisse vous accompagner.

Par contre, pour la gestion des bénévoles il existe le site vorg.fr qui peut vous donner des solutions. Je l'ai utilisé, côté bénévoles, lors d'un grand rassemblement (mais je n'étais pas organisateur).

Sinon, un rapide coup d'oeil sur votre fichier indique qu'il faudrait revoir la saisie dans la feuille disponibilité.
Il faudrait faire une simple saisie (présenté sous forme de Tableau Structuré) avec les colonnes suivantes : Nom-Prénom bénévoles | Date | Période

Vous pourrez ensuite, très facilement, sans aucune macro, avoir des Tableaux Croisés Dynamiques (TCD) :
- un TCD par bénévole et jours/période pour savoir qui sera là, combien de temps et quand
- un TCD par Jour et période pour savoir combien de bénévole à ce créneau-là. Un segment (ou un filtre sur la date et la période sera efficace).

En espérant que ces pistes vous aident.

Je vous souhaite une bonne journée

Pierre Dumas

[simo1616]

Bonjour,

Merci pour les solutions proposé, j'ai quand même réussi à automatisé plein de processus d'organisation des tableaux, grâce à des gens sur internet qu'on m'a trop aidés, et je suis très content, par contre il me reste plus que quelques étapes pas mal important aussi.

Par exemple la je bloque sur le fait d'affecter les bénévoles automatiquement à partir d'une liste, celle ci qui se trouve sur là même feuille, sur le tableau de planning journalier.
cette affectation doit prendre en compte quelque conditions comme de ne pas affecter le bénévole au même poste 2 fois ou plus, et de lui permettre une pause, et de faire partie du tableau vert au moins une fois

voila si jamais vous avez une idée je serai vraiment reconnaissant,

merci BENEVOLES 5.xlsm

[EricDgn]

Bonjour,

Pour avancer un peu, je pense qu'il faudrait commencer par ne faire qu'une liste détaillée des postes à occuper par des bénévoles et ne plus s'occuper des postes occupés par des non bénévoles. Il faudrait aussi plus clairement définir ce qui est "du tableau vert", à bien faire correspondre avec la "visibilité des matchs" (voir 2e tableau feuille "Zones"). Après cela il devrait être possible d'attribuer les postes en les attribuant en suivant l'ordre des bénévoles et leurs disponibilités.

Il n'y a rien le 15 juillet.

Pour ce qui est des pauses, je ne vois pas en quoi cela affecte l'attribution des postes. Si on est seul à un poste (comme les 7 et 9), peut-on faire une pause?

Cordialement.

[simo1616]

bonsoir,

merci pour votre aides et votre réponse,

malheureusement il ne s'agit que d'une date fictive ;p

Pour les reste j'aime bien l'idée mais ce n'est pas ce qu'il faut des fois les match dure jusqu'à minuit, et je peux vous avouer que de ne pas avoir un tournus et d'être planté dans un poste où tu ne vois pas de matchs ni joueur ni publique alors qu'il pleut et que tu est debout depuis 16h ce n'est pas trop pratique et qu'aucun bénévole ne souhaiterais revenir le lendemain si c'est le cas.

et je parle par expérience la c'est déjà testé

et si je suis sur ce forum c'est que vraiment besoin d'une macro qui me fais gagné un peu plus de temps pour pouvoir envoyé, par email, le planning avant minuit car il y on a qui dors a cette heure ci

mercieeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeee

[EricDgn]

La question est: une "pause", comment faut-il l'inscrire ?
Cordialement.

[EricDgn]

Bonjour,

Je n'avais pas vu qu'il y avais une série de feuilles avec les plannings du jour, ce qui règle ma question sur les pauses. Mais une autre question: certains bénévoles sont parfois disponibles pour la période 1 et la période 2 du même jour. Dans ce cas, ce bénévole peut-il être employé sur ces 2 périodes de la même journée?

Cordialement.

[simo1616]

Bonjour,

Merci pour votre question, oui effectivement, si les bénévoles ont coché les deux périodes ( 1et2; matin soir) on peut les affecté sans problèmes.

On a pas mal avancé sur l'automatisation comme montre le fichier, par contre on rencontrent pas mal d'obstacles

par exemple :

On souhaitent, avant que les bénévoles prennent leurs poste, d'envoyer automatiquement, un émail, à tous ces derniers affectés pour cette période, une page Word contenant 3 feuilles :

1) Planning des Postes ===========>base: feuille "Planning par Bénévole"
2) Règles des postes ===========> un fichier Word s'appel Règles des postes.docx, contenant 20 pages , chaque page correspondant à un poste des 20 existant.
3) Carte du site (map) ===========> une image du site portant le nom de : SITE.jpeg

après pour les autres problèmes c'est surtout organisationnel, on dois trouvé la bonne Logique combine pour les affectations.

Merci pour votre aides précieux

[simo1616]

J'aimerais bien aussi faire une analyse technique, graphique des âges des bénévoles, sexe, langues etc., à partir de la feuille BDD GENERALE, vide de données mais se remplie au fur et à mesure on importe les données remplie par les bénévoles dans les formulaires d'inscription,

merci

[EricDgn]

Bonjour,

Pour avancer un peu, une autre proposition pour répartir les postes et une autre pour ce qui est de la base de données de départ.

Pour ce qui est de l'envoi des emails, ce tutoriel devrait bien vous aider: Fonctions en VBA pour générer des courriels depuis Excel.

Cordialement.

[simo1616]

Bonjour Eric,

Merci pour cette idée magnifique

y a t il un moyen pour :

- permettre à chacun des bénévoles d'avoir au minimum 1 pause pour une durée 1 tranche horaire.
- modifier le nombre de bénévoles, par exemple 36 le matin et le soir 42 et lendemain 32 ...etc
- fermer des postes pendant des tranches horaires où aucun match ne se joue, et de demander à la macro de n'affecter personne sur une case grisé.

ca pour l'affectation des postes

pour les publipostage, je cherche plutot à exporter sous forme de page word ou pdf un planning concernant le bénévole en question, reprendre le même tableau sur la feuille PLANING PAR BENEVOLE

MERCI BEAUCOUP POUR VOTRE AIDES PRECIEUX

[EricDgn]

Comme il y a 36 postes à pourvoir, il est impossible de donner 1 "pause" quand il n'y a que 36 bénévoles.

S'il y avait 37 bénévoles et 36 postes à pourvoir, il n'y aurait que 1 bénévole à la fois qui pourrait faire une pause (pendant chaque tranche horaire: 1 bénévole en pause, les 36 autres en poste).

Pour que chaque bénévole puisse faire 1 fois 1 pause il faut au moins qu'il y en ait 42 de disponibles pour 36 postes à pourvoir. Exemple en feuille Tbx2.

Cordialement.

[simo1616]

Comme il y a 36 postes à pourvoir, il est impossible de donner 1 "pause" quand il n'y a que 36 bénévoles.

S'il y avait 37 bénévoles et 36 postes à pourvoir, il n'y aurait que 1 bénévole à la fois qui pourrait faire une pause (pendant chaque tranche horaire: 1 bénévole en pause, les 36 autres en poste).

Pour que chaque bénévole puisse faire 1 fois 1 pause il faut au moins qu'il y en ait 42 de disponibles pour 36 postes à pourvoir. Exemple en feuille Tbx2.

Cordialement.

merci pour votre aides

et même avec 42 bénévoles il existe des bénévoles qu'ils ont toujours pas eu de pauses

exemeple le benevoles 1 - 2 -3 - 4 - 5 - 6

merci

[EricDgn]

Effectivement, bien vu! Donc même avec 42 il n'est pas possible d'organiser une pause pour chacun des bénévoles: il en reste encore 6 qui n'auront pas de pause!

Avec 43 bénévoles et 36 postes, il est possible que 42 aient une pause, et 1 restant sans pause (exemple en feuille Tbx3, n°6 n'a pas de pause).

Je n'ai pas de solution pour adapter ces répartitions de postes aux cas de postes supprimés pendant certaines tranches horaires.

Cordialement.

[simo1616]

Effectivement, bien vu! Donc même avec 42 il n'est pas possible d'organiser une pause pour chacun des bénévoles: il en reste encore 6 qui n'auront pas de pause!

Avec 43 bénévoles et 36 postes, il est possible que 42 aient une pause, et 1 restant sans pause (exemple en feuille Tbx3, n°6 n'a pas de pause).

Je n'ai pas de solution pour adapter ces répartitions de postes aux cas de postes supprimés pendant certaines tranches horaires.

Cordialement.

Bonjour,

merci beaucoup pour tout vos efforts ca fais trop plaisir,

et si jamais ce n'est pas obligé que le bénévole passe par tous les zones,
si ca peut aidé ca fais une conditions de moins

ainsi j'ai mis une feuille des Postes avec visibilité si ca peut aidé
on a que 4 personnes en pause et non pas 6

merci encore
Répartition postes 3.xlsm

[EricDgn]

Bonjour,

Le nombre de personnes "en pause" dépend totalement du nombre de bénévoles disponibles.

Si je regarde la "feuille des matchs", il y a 36 postes à pourvoir à partir de 13h (je suppose qu'en général les matchs sur le court 1 qui commencent à 11h ne sont pas toujours terminés avant 13h).

Aussi s'il y a 40 bénévoles disponibles, il n'y en aura que 4 qui seront en pause (40-36=4).
S'il y a 42 bénévoles disponibles, 6 seront en pause (42-36=6).
50 bénévoles --> 50-36=14 en pause.
Etc.

Remarque: la première pause, celle qui commence à 11h, est sans doute sans véritable intérêt.

Cordialement.

[simo1616]

Bonjour ERIC

MERCI POUR TA REPONSE

Oui c'est ca la logique des pauses, et le bénévole peut commencer par une pause au lieu d'être affecté à un poste, comme on a besoin par exemple que de 36 postes.

pas le choix

[EricDgn]

Bonjour,

Ci annexé, une proposition qui fait "de son mieux" pour répartir les postes et les pauses. Les 2 fichiers doivent se trouver dans le même dossier (idem pour les fichiers à joindre aux emails).

Cordialement.