Discussion :

[TheBozoDream]

Bonjour,

Je me permet aujourd'hui de venir vous posez quelques questions à propos d'une application Access que j'ai créé dans le cadre de mon travail.

Un peu de contexte ! Je travaille actuellement dans un laboratoire qui intervient entre les sites de prélèvement et la recherche. Nous n'avions aucun moyen de tracer ce que nous réalisions j'ai donc pris l'initiative de créer une base de donnée Access pour faciliter la vie des techniciens. Je suis parti de zéro et aujourd'hui ça fait deux ans que la base de donnée tourne à plein régime sans erreurs majeures !

Mais voilà, dans ma quête de connaissance j'ai parfois eu des questions qui n'ont pas eu de réponse... Je me permet donc de vous les poser ici. Je remercie par avance toutes les réponses qui prendront le temps de lire ce message et qui sait peut être y réponde.


UTILISATION DE PLUSIEURS FICHIER BASE DE DONNEES

Pour la version 2022 j'ai ajouté de nouvelles fonctionnalités à l'application. Le volume de donnée que ça entrainerait était important j'ai donc préféré créé plusieurs fichier contenant les tables utilisé dans l'application. Est ce une mauvaise chose de dispatcher les tables dans plusieurs fichier ou ai je eu raisons dans l'optique d'éviter d'avoir un seul fichier très volumineux ?


PROBLEME DE CONNEXION

J'ai eu cette semaine la désagréable découverte du premier gros bug de mon application. Un fichier contenant des tables était tout simplement inutilisable. J'ai essayé de le supprimer, de remplacer tout le dossier en remettant une sauvegarde du serveur mais rien ne marchait. Le message d'erreur "action impossible le fichier est ouvert dans une autre application" (c'est du moins le sens du message") apparaissait. Si je cliquais directement pour ouvrir le fichier un message d'erreur m'informait de l'indisponibilité du fichier... Je ne demande pas de solution à ce problème mais auriez vous une idée de ce qui peux provoquer ces erreurs ?

SAUVEGARDE DES BASE DE DONNEES

Suite à la mésaventure de cette semaine j'aimerais automatiser la sauvegarde des bases de données. Ici encore je ne demande pas une réponse complète mais juste des pistes... Est il possible, d'en le contexte où je suis sur application Access fractionnée et où chaque utilisateurs à sur son poste une interface d'automatiser des sauvegardes de toutes les bases de données en fin de journée.
Dans ma tête il s'agirait coder en VBA une sauvegarde dans un nouveau fichier de toutes les bases de données en format Excel lors de la fermeture de l'application,
Si il est plus de 17h30
ET Si la sauvegarde n'existe pas déjà dans le serveur (pour éviter une sauvegarde de la base de donnée pour chaque technicien)
Pensez vous cela réalisable ?


Je vous remercie d'avance pour vos réponses !

[marot_r]

Bonjour.

UTILISATION DE PLUSIEURS FICHIER BASE DE DONNEES

Pour la version 2022 j'ai ajouté de nouvelles fonctionnalités à l'application. Le volume de donnée que ça entrainerait était important j'ai donc préféré créé plusieurs fichier contenant les tables utilisé dans l'application. Est ce une mauvaise chose de dispatcher les tables dans plusieurs fichier ou ai je eu raisons dans l'optique d'éviter d'avoir un seul fichier très volumineux ?

À priori un seul fichier c'est mieux, moins tu as de pièces dans ton mécanisme, moins il risque de briser.
Mais il arrive parfois qu'une BD Access dépasse les 2 Go et là pas de choix, il faut fractionner.
Là tu n'as pas dit comment tu as fractionné ta BD, est-ce en mettant certaines tables dans une base et d'autres tables dans une autre comme par exemple BD1 (TableA, TableB, TableC), BD2 (TableD, TableE) ou est-ce : BD1 (TableA, TableB, TableC, TableD, TableE) enregistrements de 1 à 1000, BD2 (TableA, TableB, TableC, TableD, TableE) enregistrements de 1001 à 2000.

PROBLEME DE CONNEXION

J'ai eu cette semaine la désagréable découverte du premier gros bug de mon application. Un fichier contenant des tables était tout simplement inutilisable. J'ai essayé de le supprimer, de remplacer tout le dossier en remettant une sauvegarde du serveur mais rien ne marchait. Le message d'erreur "action impossible le fichier est ouvert dans une autre application" (c'est du moins le sens du message") apparaissait. Si je cliquais directement pour ouvrir le fichier un message d'erreur m'informait de l'indisponibilité du fichier... Je ne demande pas de solution à ce problème mais auriez vous une idée de ce qui peux provoquer ces erreurs ?

Habituellement ce sont des problèmes au niveau de l'OS (Windows). Le système ne s'aperçoit pas que le fichier a été libéré. Il suffit généralement de faire se déconnecter tous les utilisateurs et d'attendre un petit moment pour que cela se replace.
Pour valider si cela vient du fichier, tu peux le copier en local et essayer de l'ouvrir, si c'est l'OS généralement tu peux sinon pas cool ton fichier est vraiment endommagé :-(.

SAUVEGARDE DES BASE DE DONNEES

Hum, normalement les sauvegardes c'est du ressort du serveur, là ce n'est pas tant une sauvegarde qu'une exportation des données dans un autre format.
Dépendamment de comment ta BD est monté (par exemple si tu as des relations) il pourrait être délicat de remettre les données en place en cas de panne.
Si je devais faire cela j'exporterai les tables sous forme de fichier XML. Je pense que ce serait plus facile à recharger en cas de besoin. Je n'ai pas essayé mais doit pouvoir faire cela en VBA.
Excel c'est pratique mais parfois il te fait des changements dans les types de données (ex : du texte qui ne contient que des chiffres est vu comme un nombre dans Excel et tu pers les 0 au début). Avec XML tu ne devrais pas avoir ce soucis.

As-tu parlé à ton administrateur de serveur à propos de tes problèmes de sauvegarde ?
Il vaudra surement savoir pourquoi cela n'a pas fonctionné car c'est assez crucial dans une bonne gestion d'un système informatique.
Pas de sauvegarde ou pire, car on ne le sait pas, pas de sauvegarde fonctionnelle c'est une catastrophe en devenir pour l'entreprise.

A+

[TheBozoDream]

Déjà je te remercie de ta réponse c'est très instructif!

À priori un seul fichier c'est mieux, moins tu as de pièces dans ton mécanisme, moins il risque de briser.
Mais il arrive parfois qu'une BD Access dépasse les 2 Go et là pas de choix, il faut fractionner.
Là tu n'as pas dit comment tu as fractionné ta BD, est-ce en mettant certaines tables dans une base et d'autres tables dans une autre comme par exemple BD1 (TableA, TableB, TableC), BD2 (TableD, TableE) ou est-ce : BD1 (TableA, TableB, TableC, TableD, TableE) enregistrements de 1 à 1000, BD2 (TableA, TableB, TableC, TableD, TableE) enregistrements de 1001 à 2000.

J'ai actuellement une BD1 (TableA, TableB, TableC), une BD2 (TableD, TableE) et ça sur un total de 4 base de données. Je ne sas pas ce à quoi correspond 2giga de donnée avec un tableur access ^^

Habituellement ce sont des problèmes au niveau de l'OS (Windows). Le système ne s'aperçoit pas que le fichier a été libéré. Il suffit généralement de faire se déconnecter tous les utilisateurs et d'attendre un petit moment pour que cela se replace.
Pour valider si cela vient du fichier, tu peux le copier en local et essayer de l'ouvrir, si c'est l'OS généralement tu peux sinon pas cool ton fichier est vraiment endommagé :-(.

Je vais essayer demain et reviendrais vous dire si ça a fonctionné. Mais oui je pensais également que ça venait plus du serveur que de la base de donnée.

Hum, normalement les sauvegardes c'est du ressort du serveur, là ce n'est pas tant une sauvegarde qu'une exportation des données dans un autre format.
Dépendamment de comment ta BD est monté (par exemple si tu as des relations) il pourrait être délicat de remettre les données en place en cas de panne.
Si je devais faire cela j'exporterai les tables sous forme de fichier XML. Je pense que ce serait plus facile à recharger en cas de besoin. Je n'ai pas essayé mais doit pouvoir faire cela en VBA.
Excel c'est pratique mais parfois il te fait des changements dans les types de données (ex : du texte qui ne contient que des chiffres est vu comme un nombre dans Excel et tu pers les 0 au début). Avec XML tu ne devrais pas avoir ce soucis.

Oui nous avons des sauvegardes quotidienne du serveur mais je me dis qu'une "sauvegarde" vaux mieux qu'une... Je reçois bien ton conseil sur le format ! Je n'avais pas pensé aux changements de format...

As-tu parlé à ton administrateur de serveur à propos de tes problèmes de sauvegarde ?
Il vaudra surement savoir pourquoi cela n'a pas fonctionné car c'est assez crucial dans une bonne gestion d'un système informatique.
Pas de sauvegarde ou pire, car on ne le sait pas, pas de sauvegarde fonctionnelle c'est une catastrophe en devenir pour l'entreprise.

C'est une mission en soit de contacter l'administrateur du serveur mais je suis en train de faire les démarches...



Dans tous les cas je te remercie pour ton aide ! Sincèrement

[marot_r]

Bonjour.

J'ai actuellement une BD1 (TableA, TableB, TableC), une BD2 (TableD, TableE) et ça sur un total de 4 base de données. Je ne sas pas ce à quoi correspond 2giga de donnée avec un tableur access ^^

2 Go c'est la taille maximale qu'un fichier .accdb (et .mdb après la version 97 de mémoire) peut avoir.
Si tu atteins cette taille Access buggue généralement avec un message bizarre mais sans rapport avec le problème.
Pas de parade magique, il faut aller voir de temps en temps la taille indiquée par Windows dans l'explorateur de fichier et vérifier qu'on est toujours en dessous de 1.9 Go par sécurité.

La structure que tu as choisie et la bonne si tu as un problème de volume (les 2 Go mentionnés précédement) par contre cela veut dire que tu ne peux plus utiliser les relations d'intégrités entre les tables (ex : Clients <-> Commandes).
Si les tables ne sont pas dans le même fichier physique, Access n'autorise que les relations standard, c-à-d que si tu supprime un élément dans une table dans une relation standard Access ne t'averti pas qu'il est utilisé ailleurs et tu peux te retrouver avec des orphelins (ex : des commandes dont le client n'existe plus dans la table des clients) et cela peut être problématique.

A+

[TheBozoDream]

Bonjour,

Je me permet de revenir pour vous faire par de ce qu'il c'est passé ensuite ! (Sujet résolu)

J'ai d'abord vérifié l'intégrité de mes fichiers en les récupérant et en les mettant hors serveurs. Ils fonctionnaient je savais donc que le problème venait du partage.

J'ai ensuite contacté le service responsable des serveurs qui n'ont pas su me dire l'origine du problème et m'ont même affirmé que ça ne venait pas de là.

J'ai donc cogité (longtemps) et je me suis alors dit que ça venait peut être du logiciel lui même. Et c'était le cas. Je vous partage le lien qui m'a permis de comprendre qu'il s'agissait d'un bug empêchant le partage d'une base de donnée Access suite à la mise à jour du pack Office !

Je vous remercie une nouvelle fois pour votre aide et j'espère que ces informations pourront être utiles à d'autres