Discussion :

[Dédé6621]

Bonjour,

J'aimerais suivre les équivalent temps plein (ETP) des employé-e-s à travers le temps.

Le total des ETP varie avec le nombre d'employé-e-s (date d'entrée et de sortie), mais également si un ou une employé-e change d'ETP (date de changement d'ETP).

Comment construire une base de donnée simple afin d'obtenir le nombre d'ETP à une date définie?

Le but est d'obtenir un graphique de l'évolution des ETP entre deux dates. Via Excel?

Note:
Contrairement à la question de Patpower (https://www.developpez.net/forums/d1...gements-table/), où chaque numéro de téléphone peut être relié à un client unique, ici un ETP peut correspondre à plusieurs employé-e-s.

Merci d'avance!

[marot_r]

Bonjour.

Peux-tu poster un exemple de ce que tu as comme ETP, employé-e-s et de ce que tu veux obtenir ?

À priori, tu vas avoir besoin d'une table des personnes, d'une table des ETP et une table d'association ETP_Personne.

A+

[Dédé6621]

Bonjour,

Merci pour votre message.

Pour le moment, j'ai deux tables:

Tbl_employe

ID_employe (NuméroAuto)
nom_employe (Texte court)
prenom (Texte court)
date_entree (Date/Heure)
etp_initial (Numérique, Pourcentage)
date_sortie (Date/Heure)

Tbl_etp

ID_etp(NuméroAuto)
ID_employe
nom_employe, facultatif
prenom, facultatif
etp (Numérique, Pourcentage)
date_etp_debut (Date/Heure)
date_etp_fin (Date/Heure)

La première est renseignée, la deuxième est vide.

Au début, la table Tbl_etp devrait contenir le même nombre d'enregistrements que la Tbl_employe, avec un etp égal à l'etp_initial et les dates de début et de fin d'ETP correspondant aux dates d'entrée et de sortie des employé-e-s.
Note: la date de sortie est 31.12.9999 si l'employé-e est toujours là.

Si un-e nouvel-le employé-e arrive, il faudrait qu'un enregistrement soit ajouté à la fois dans la Tbl_employe et dans la Tbl_etp avec les infos correspondantes.

Si un-e employé-e sort, il faudrait que la date de sortie / de fin d'ETP soit mise à jour dans les deux tables.

Si un-e employé-e change d'ETP, il faudrait que:

1. un enregistrement soit ajouté à la Tbl_etp avec comme date de début le moment où le changement prend effet et comme date de fin 31.12.9999;
2. l'enregistrement précédent soit mis à jour avec comme date de fin, la date précédent la date de début du nouvel enregistrement.

La Tbl_etp contiendrait ainsi tous les renseignements pour connaître le total des ETP à un instant t. L'idée serait ensuite d'ajouter des infos et d'en tirer un graphique.

C'est l'idée que j'en ai pour le moment, mais je ne sais pas si c'est possible comme ça et comment m'y prendre concrètement.

Cordialement

[marot_r]

Bonjour.

Je réitère mon message et ma demande précédente.
Là tu as donné la structure de tes tables mais aucun exemple concret de ce que tu veux obtenir.
Un truc du genre

* l'empoye-e X fait 4h, est relié à l'ETP Z qui doit correspondre à 8h donc je dois voir ETP Z, Employe-e X 4h quelque part
* l'empoye-e W fait 4h, est relié à l'ETP Z qui doit correspondre à 8h donc je dois voir ETP Z, Employe-e Y 4h quelque part

Je fais la somme des employé-es pour ETP Z ? Combien de temps ai-je ?

D'après moi, il faut traiter cela comme une comme une commande de produits, quelque chose comme :

• Tu as les commandes (Employé-e)
• Les produits (ETP)
• Les détails des produits. (Association Employe-e/ETP)

Tu peux inverser employe-e et ETP mais la logique globale reste la même.

Et comme tu peux avoir plusieurs employe-e-s sur un même ETP cela te prend forcément une table d'association, le nombre minimale de tables dans ton appli est 3.

A+

[Dédé6621]

Je réitère mon message et ma demande précédente.

J'ai besoin de connaître le total des équivalents temps plein de l'entreprise à une date donnée, puis d'en tirer un graphique.

Je suis débutant et ne sais pas comment m'y prendre. La structure des tables avec leur évolution à travers le temps n'est qu'une simple tentative.

D'après moi, il faut traiter cela comme une comme une commande de produits, quelque chose comme :

• Tu as les commandes (Employé-e)
• Les produits (ETP)
• Les détails des produits. (Association Employe-e/ETP)

Si je te suis, la table des ETP (produits) contiendrait tous les ETP possibles? (mettons 100%, 90%, 80%, etc.)

Et comme tu peux avoir plusieurs employe-e-s sur un même ETP cela te prend forcément une table d'association, le nombre minimale de tables dans ton appli est 3.

Ok

Comment gérer les changements?

Cordialement

[marot_r]

Bonjour.

Si je te suis, la table des ETP (produits) contiendrait tous les ETP possibles? (mettons 100%, 90%, 80%, etc.)

Pour le moment ce que j'ai compris de tes ETP c'est que c'est une sorte de poste virtuel que tu combles avec 1 ou plusieurs employé-e-s. Donc si tu as 2 employé-e-s qui travaillent à mi-temps cela te donne un ETP à temps plein.
Donc mettons que tu as 3 ETP et 10 employé-e-s et chaque employé pourrait travailler sur un ou des ETP parmis les 3 jusqu'à concurrence du temps "complet" de l'ETP. … mais je ne suis pas certain que ce soit cela.

C'est pourquoi je te demande un exemple (avec des noms d'employé-e (fictifs), des ETP et du temps employé-e) de ce que tu fais actuellement.
Pas besoin que ce soit exhaustif, quelque lignes suffisent.
Met aussi un exemple de cette histoire de changement d'ETP.

Ça va aider à modéliser et répondre à tes autres questions.

A+

[Dédé6621]

Pour le moment ce que j'ai compris de tes ETP c'est que c'est une sorte de poste virtuel que tu combles avec 1 ou plusieurs employé-e-s. Donc si tu as 2 employé-e-s qui travaillent à mi-temps cela te donne un ETP à temps plein.

Parfaitement exact.

C'est pourquoi je te demande un exemple (avec des noms d'employé-e (fictifs), des ETP et du temps employé-e) de ce que tu fais actuellement.

Met aussi un exemple de cette histoire de changement d'ETP.

Actuellement, j'ai un tableau Excel qui ressemble à ça:

Nom	Prénom	ETP	Date d'entrée	Date de sortie
BOUCHARD	Louise	100	01.01.2019	31.12.9999
BOUCHARD	Charles	50	01.01.2019	31.12.9999
ROY	Cécile	100	01.07.2019	29.02.2020
ROY	Cécile	50	01.03.2020	31.12.9999
TREMBLAY	Joseph	50	01.01.2020	31.01.2020
TREMBLAY	Joseph	100	01.02.2020	31.12.9999
YOUNG	Claire	100	01.07.2020	15.10.2020

Note: la date de sortie peut aussi signifier un changement sans que l'employé-e quitte l'entreprise.

Dans une feuille à part, j'ai un tableau récapitulatif du nombre d'ETP qui varie selon la date que l'on insère dans une cellule.

Dans l'exemple, Louise fonde une entreprise le 1er janvier 2019.
Elle travaille à 100% et Charles, son fils, aux études, travaille à 50%.

Le 1er juillet 2019, Cécile, la copine de Charles, entre dans l'entreprise familiale à 100%.
Après un heureux événement, Cécile décide de passer à mi-temps.

M. Tremblay vient en renfort dès le 1er janvier 2020, mais comme il a un autre engagement par ailleurs, il commence d'abord à 50%.
Le 1er février 2020, il peut se libérer complètement et passe à 100%.

La petite entreprise est florissante et Mme Young est engagée à temps complet le 1er juillet 2020.
Cependant, cette dernière est débauchée par un chasseur de tête et quitte l'entreprise le 15 octobre 2020 sans demander son reste.

On a donc 5 employé-e-s sur la période allant du 1er janvier 2019 au 31 décembre 2020.
En terme d'ETP, ça donne:

1.5 du 01.01.2019 au 30.06.2019
2.5 du 01.07.2019 au 31.12.2019
3.0 du 01.01.2020 au 31.01.2020
3.5 du 01.02.2020 au 29.02.2020
3.0 du 01.03.2020 au 30.06.2020
4.0 du 01.07.2020 au 15.10.2020
3.0 du 16.10.2020 au 31.12.2020

À partir de là, j'aimerais faire un graphique de l'évolution des ETP entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2020.

Par la suite, j'aimerais arriver à d'autres applications, toujours liées aux informations des employé-e-s qui varient à travers le temps.

Ça va aider à modéliser et répondre à tes autres questions.

Merci pour ton aide!

[marot_r]

Bonjour et merci de ces informations.

Tu as déjà presque tout avec cela :

Nom | Prénom | ETP | Date d'entrée | Date de sortie

J'ajouterai simplement un identifiant d'entreprise donc ça donnerai quelque chose comme :

tblPersonne

IdPersonne
Nom
Prenom
Autres infos sur la personne.

tblEntreprise

IdEntreprise
Nom
Autres infos sur la personne.

tblTempsTravail

IdTempTravail
IdEntreprise
IdPersonne
DateDebut
DateFin
TauxImplication (ton ETP)

En relation avec :

• tblPersonne sur IdPersonne
• tblEntreprise sur IdEntreprise.

Cela suppose que tes personnes travaillent toute le même nombre d'heure à 100% ex : 7h par jour.
Sinon au lieu d'enregistrer les ETP, tu voudras peut-être enregistrer ce nombre d'heures travaillées et ensuite calculer la proportion qu'il représente.
Ex si une personne est très impliquée, elle pourrait travailler 8h/j au lieu de 7h/j et donc avoir un ETP supérieur à 100.

Pour la partie graphique, sincèrement je te recommande d'utiliser Excel qui bât Access à plat de couture en matière de facilité d'utilisation de souplesse et de diversité.
Donc ce que tu peux faire c'est stocker tes infos dans la BD Access et ensuite les exporter et les présenter en Excel.
De même les tableaux croisés de Excel devraient te permettre de présenter, regrouper, tes données plus facilement.

D'ailleurs, tu devrais t'interroger pour savoir si tu dois vraiment utiliser Access, si c'est aussi simple que cela EXcel pourrait être un outil plus facile à vivre.

A+

[Dédé6621]

Merci de ta réponse.

D'ailleurs, tu devrais t'interroger pour savoir si tu dois vraiment utiliser Access, si c'est aussi simple que cela EXcel pourrait être un outil plus facile à vivre.

Excellente question!

Je me la suis posée et suis prêt à remettre cette option sur le tapis.
J'ai commencé par là et ai même pu faire le graphique voulu.

Cela implique de calculer dans un tableau la somme quotidienne des ETP à partir des données de base décrites dans mon dernier message.
Comme le but est de filtrer avec d'autres informations (période, situation géographique, département), je passe ensuite par un tableau croisé dynamique (en effet).
Du TCD, je fais un graphique.

Au vu des autres informations, le nombre de ligne prend vite l'ascenseur: 365j / an x nb de régions x nb de départements, tout ça dans un tableau rempli de formules.
Tout cela n'est pas pratique à maintenir dans un grand classeur contenant par ailleurs une feuille par département (et sous-département), feuilles que je mets à jour par macro fréquemment. Ça commence déjà à être lent...
Du coup, un informaticien m'a conseillé de passer par Access pour en extraire une base de donnée plus digeste pour Excel. Sans bien sûr m'expliquer comment faire...

Pour la partie graphique, sincèrement je te recommande d'utiliser Excel qui bât Access à plat de couture en matière de facilité d'utilisation de souplesse et de diversité.
Donc ce que tu peux faire c'est stocker tes infos dans la BD Access et ensuite les exporter et les présenter en Excel.
De même les tableaux croisés de Excel devraient te permettre de présenter, regrouper, tes données plus facilement.

Par contre, là-dessus, vous êtes d'accord

Après, l'idée est d'étendre les fonctionnalités avec d'autres intervenants. Le nombre d'informations à traiter va encore augmenter.

Aussi, j'aimerais tester cette application simple avec les ETP sur Access pour voir si ça fonctionne avant d'aller plus loin.

Tu as déjà presque tout avec cela :

Nom | Prénom | ETP | Date d'entrée | Date de sortie

Cool, ça m'arrange

J'ajouterai simplement un identifiant d'entreprise

Quelles info iraient dans cette table tblEntreprise?

Je suppose que la table tblTempsTravail serait le résultat des deux premières, juste?

Cela suppose que tes personnes travaillent toute le même nombre d'heure à 100% ex : 7h par jour.
Sinon au lieu d'enregistrer les ETP, tu voudras peut-être enregistrer ce nombre d'heures travaillées et ensuite calculer la proportion qu'il représente.
Ex si une personne est très impliquée, elle pourrait travailler 8h/j au lieu de 7h/j et donc avoir un ETP supérieur à 100.

Le nombre d'heures travaillées est le même pour tout le monde. Un souci de moins. Merci d'y avoir pensé.


Pour le moment, je n'ai que mon fichier Excel et la base Access issue de ma première tentative.

En supposant que tout fonctionne, la base Access deviendrait le fichier de référence dans lequel les changements seraient enregistrés.

Cordialement

[marot_r]

Bonjour.

Quelles info iraient dans cette table tblEntreprise?

Ex son adresse. Des info en rapport seulement avec l'entreprise.

Je suppose que la table tblTempsTravail serait le résultat des deux premières, juste?

En fait ce n'est pas un résultat mais une association entre les 2 autres tables qui contient l'info voulue.
Ce sont les données "de base" sur lesquelles tu vas pouvoir faire tes calculs.
Il y a un travail à faire pour la parie période concernée par les calculs mais c'est ta source principale.

De ce que tu as décrit, oui Access paraît un bon outil.

A+

[Dédé6621]

Bonjour,

Ex son adresse. Des info en rapport seulement avec l'entreprise.

J'avoue ne pas saisir la finalité. Il n'y aurait qu'un enregistrement? Soit celui de l'entreprise?

En fait ce n'est pas un résultat mais une association entre les 2 autres tables qui contient l'info voulue.
Ce sont les données "de base" sur lesquelles tu vas pouvoir faire tes calculs.
Il y a un travail à faire pour la parie période concernée par les calculs mais c'est ta source principale.

Ok merci.
Maintenant, comment arriver à ce résultat?

De ce que tu as décrit, oui Access paraît un bon outil.

Ok merci de cette confirmation. Je vais tâcher de persévérer

À bientôt

[marot_r]

Bonjour.

J'avoue ne pas saisir la finalité. Il n'y aurait qu'un enregistrement? Soit celui de l'entreprise?

Oui j'avais supposé que tu gérais les employé-e-s de plusieurs entreprises en même temps.
Si tu n'as qu'une seule entreprise alors cela ne sert à rien.

Maintenant, comment arriver à ce résultat?

La partie un peu compliquée va être de déterminer les jours dans la période qui t'intéresse.

Il y a 4 cas possibles, du moins je n'ai pas réussi à faire plus simple même si je sens qu'il y a une meilleure façon.

• La période de travail commence dans la période qui t'intéresse et termine après, nombre de jours = date fin période - date début travail +1
• La période de travail commence avant la période qui t'intéresse et termine dans cette période, nombre de jours = date fin travail - date début travail +1
• La période de travail commence avant la période qui t'intéresse et termine après cette période, nombre de jours = date fin période - date début période +1
• La période de travail commence dans la période qui t'intéresse et termine dans cette période, nombre de jours = date fin travail - date début travail +1

A+

[Dédé6621]

Bonjour,

Je reprends tes indications dont je te remercie une nouvelle fois.

J'ai créé une table simple avec nos 5 personnes employées:

TblPersonne
IdPersonne
Nom
Prenom

IdPersonne	Nom	Prenom
1	BOUCHARD	Louise
2	BOUCHARD	Charles
3	ROY	Cécile
4	TREMBLAY	Joseph
5	YOUNG	Claire

Maintenant, si je comprends bien, le résultat à obtenir (pour le moment) est la table:

tblTempsTravail
IdTempsTravail
IdPersonne
DateDebut
DateFin
TauxImplication (ETP)

Comment compléter les informations manquantes pour arriver à ce résultat?

Cordialement

[marot_r]

Bonjour.

tblTempsTravail n'est pas un résultat, c'est une table à créé dans laquelle tu dois entrer les informations nécessaires sur les périodes de travail des différentes personnes.

Quelque chose comme :
Id1, 2020-01-01, 2020-01-31, 100%
Id1, 2020-02-01, 2020-02-15, 50%
Id2, 2020-02-10, 2020-11-02, 25%

Après tu peux faire une requête de sélection pour savoir par exemple qui était la 2020-02-12 ou quel était le taux d'implication des présents du 1er janvier au 31 décembre.

Voir mon poste précédent sur la gestion des périodes pour trouver les % d'implications adéquat.

Note que tu peux te contenter d'exporter tes données sur les périodes de travail dans Excel et faire les calculs de début et de fin là. Ça peut être plus facile.

Si tu restes dans Access il peut être aussi plus simple de faire une requête pour chaque cas de périodes. Ça fait des requêtes avec une logique de sélection plus simple à comprendre. Ensuite tu mets les résultats ensemble avec une requête union all (le all évite que Access élimine les doublons).

Un truc du genre :

Code sql :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

1
2
3
4
select reqEncadrePeriode.* from reqEncadrePeriode
union all select reqDebutDansPeriode.* from reqDebutDansPeriode
union all select reqFinDansPeriode.* from reqFinDansPeriode
union all select reqDebutFinDansPeriode.* from reqDebutFinDansPeriode

Note que les requêtes union ne peuvent pas être "dessiner" via l'éditeur de requête mais qu'elles doivent être écrite à la main.

A+