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Access Discussion :

[Article] Envoyer des documents individuels depuis Access


Sujet :

Access

  1. #1
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    Par défaut [Article] Envoyer des documents individuels depuis Access
    Bonjour à tous,

    Je vous présente un nouvel article concernant la génération et l'envoi par e-mails de documents individuels en utilisant Outlook :


    Objectif : mettre en place un système permettant de générer et d'envoyer des documents individuels par e-mails depuis Access.
    J'ai pris comme exemple l'envoi de documents pour des réabonnements dans une maison de la presse.

    Chaque fichier pdf est généré dans un dossier, pour ensuite être transmis à son destinataire.

    Bonne lecture,
    Cordialement,
    Vous trouverez dans la FAQ, les sources ou les tutoriels, de l'information accessible au plus grand nombre, plein de bonnes choses à consulter sans modération

    Des tutoriels pour apprendre à créer des formulaires de planning dans vos applications Access :
    Gestion sur un planning des présences et des absences des employés
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  2. #2
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    bonsoir User,
    bonne initiative ... et
    Quand on est derrière l'écran on n'a aucun clavier sous les mains ...
    ah non ? donc devant l'écran c'est la connectique ?

  3. #3
    Rédacteur/Modérateur

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    Citation Envoyé par tee_grandbois Voir le message
    bonsoir User,
    bonne initiative ... et
    Vous trouverez dans la FAQ, les sources ou les tutoriels, de l'information accessible au plus grand nombre, plein de bonnes choses à consulter sans modération

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  4. #4
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    Bonjour User,

    sujet récurent que de pouvoir envoyer des mails via Access (ou Excel d'ailleurs)
    Merci et bravo pour le tuto (la mise en pdf et le stockage est un plus)

    Curt
    Pas de demande par MP, sinon j'correctionne plus, j'dynamite, j'disperse, j'ventile !!!
    ---------------------------------------------------------------------
    Vous avez un talent insoupçonné... Faites-en profitez les autres. Un p'tit CLIC pour une grande cause.
    Et si vous faisiez un bon geste en 2022 ? Soyez utile, ça vous changera ! Moi, ça m’a changé !

  5. #5
    Rédacteur/Modérateur

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    Citation Envoyé par curt Voir le message
    Bonjour User,

    sujet récurent que de pouvoir envoyer des mails via Access (ou Excel d'ailleurs)
    Merci et bravo pour le tuto (la mise en pdf et le stockage est un plus)

    Curt
    Merci à toi curt
    Vous trouverez dans la FAQ, les sources ou les tutoriels, de l'information accessible au plus grand nombre, plein de bonnes choses à consulter sans modération

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  6. #6
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    Salut à tous,

    J'ai survolé l'article, je n'ai même pas testé le code... mais j'ai des critiques : (j'ai lu succinctement le code quand même )
    - Le module M_Replace ne sert pas. Il serait préférable de ne pas le mettre.
    - nomDossier = CurrentProject.Path :
    il serait préférable :
    nomDossier = environ("temp")
    - il serait préférable d'avoir une variable que de mettre en dur "Réabonnements" (si c'est dans le temp ce n'est plus utile)
    - le pdf généré n'est pas détruit alors qu'il ne sera jamais réutilisé. (le temp ferait dans ce cas encore très bien l'affaire surtout lors d'un arrêt intempestif)
    - il n'y a pas de gestion d'erreur pour EnvoiDocuments dans TestReabonnements alors qu'il est bien traité dans CmdEnvoyerDocuments_Click
    - mais ce que je déplore c'est qu'il n'y pas de gestion sur les erreurs d'envoi. Sans entrer dans quelque chose d'élaboré, je pense qu'à minima il serait bon d'avoir une table ou fichier log.
    ... je regarde pas plus en détail, je voudrai pas te rendre dépressif User

    histoire de pas me faire descendre, un peu de flatterie :
    J'ai apprécié la forme, le codage structuré, clair et bien commenté.

    Au passage Je n'ai pas testé la base, je me suis arrêté avant l'envoi. J'ai eu un doute :
    J'espère que les emails sont factices parce que sinon j'en connais qui vont te maudire.

    Merci pour ta (tes) contribution(s).

  7. #7
    Rédacteur/Modérateur

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    Salut Vodiem,

    Je crois en effet qu'il faudrait que je rajoute une gestion d'erreur, j'essaie toujours de garder juste l'essentiel du code pour que ça soit plus clair pour les débutants, mais ça me semble utile dans ce cas.

    Concernant le module M_Replace, je vais aussi le supprimer.

    Pour l'emploi de CurrentProjet, et l'utilisation du dossier "Réabonnements", je préfère garder un dossier à côté de la base Access, je trouve que c'est plus simple à expliquer et à gérer pour les débutants.

    En tout cas merci pour tes remarques

    Cdlt,
    Vous trouverez dans la FAQ, les sources ou les tutoriels, de l'information accessible au plus grand nombre, plein de bonnes choses à consulter sans modération

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  8. #8
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    Par défaut test du code
    Bonjour
    Merci pour cet article très intéressant et surtout pour le code bien détaillé
    Je l'ai testé et j'ai un message d'erreur ' La méthode Run de l'objet Inshell3 a echoué'
    Une idée du problème?

    Merci

  9. #9
    Rédacteur/Modérateur

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    Par défaut
    Bonjour et merci,

    A première vue, c'est possible qu'il tente d'ouvrir Outlook sans succès.

    Le code est au début de la procédure principale d'envoi :

    Code VBA : Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part
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     ' Teste si outlook est ouvert, si pas ouvert le lance :
                If Not IsOutLookRunning() Then
                    Dim oShell As Object
                    Set oShell = CreateObject("WScript.Shell")
                    oShell.Run "outlook"
                    Set oShell = Nothing
                End If

    Il faudrait ôter la gestion d'erreur pour voir la ligne concernée dans EnvoiDocuments.

    Cdlt,
    Vous trouverez dans la FAQ, les sources ou les tutoriels, de l'information accessible au plus grand nombre, plein de bonnes choses à consulter sans modération

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  10. #10
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    Par défaut
    Bonjour,

    Je me permets de vous solliciter.
    J'ai repris votre descriptif et utilisé dans ma base de données.
    Cela fonctionne plutôt bien, mise à part mon filtre qui ne fonctionne pas.

    Il me met "Type de donnée incompatibles dans l'expression du critère".
    Je ne comprends pas, j'ai également mes 2 tables Clients et Planning
    Dans ma table client, un ID Client (Texte) et dans mon Planning (un ID aléatoire, et un champ ID Client (texte également), relié à celui de ma table client. Comme dans votre exemple de table T_abonnement et T_abonné.

    Avez vous une idée ?
    Pour la partie filtre, voici le code noté.
    Code : Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part
    DoCmd.OpenReport "Planning_quotidien", acViewPreview, , "N_Dossier=" & rsReabo!N_Dossier
    Pour info, je débute avec Access!

  11. #11
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    Par défaut
    bonsoir,
    peut-on voir ton code complet ?
    Merci
    Quand on est derrière l'écran on n'a aucun clavier sous les mains ...
    ah non ? donc devant l'écran c'est la connectique ?

  12. #12
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    Par défaut Code
    J'avais repris le modèle, et personnalisé quelques éléments pour que cela fonctionne dans ma base de données.
    Je n'avais pas terminé la personnalisation, je voulais juste être certaine que cela fonctionne.

    Code : Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part
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    Public Function EnvoiDocuments(Optional Automatique As Boolean = False) As Boolean
        'Automatique : argument optionnel indiquant si la fonction s'exécute automatiquement ou pas.
        On Error GoTo err_EnvoiDocuments
        Dim fso As Object ' variable objet FSO
        Dim nomDossier As String ' variable pour le nom du dossier de sauvegarde des documents pdf
        Dim cheminfichier As String ' variable pour le chemin complet du document pdf
        Dim NomAbonne As String ' nom de l'abonné
        Dim db As DAO.Database ' variable objet pour faire référence à la base de données
        Dim rsMsg As DAO.Recordset ' variable objet pour faire référence au recordset lié au message à envoyer
        Dim rsReabo As DAO.Recordset ' variable objet pour faire référence au recordset lié aux réabonnements
        Dim objOutLook As Object ' variable objet pour faire référence à l'application Outlook
     
        Set db = CurrentDb ' référence à la base de données courante
     
        ' on ouvre le recordset basé sur la table T_Message_Reabonnement
        Set rsMsg = db.OpenRecordset("Message_Envoi_Planning", dbOpenSnapshot)
     
        ' on vérifie si l'objet et le corps du message ont été saisis
        If Nz(rsMsg!ObjetMessage, "") = "" Then
            MsgBox ("Saisir un objet pour le message des destinataires !")
            Exit Function
        End If
     
        If Nz(rsMsg!CorpsMessage, "") = "" Then
            MsgBox ("Saisir un message pour les destinataires !")
            Exit Function
        End If
     
        ' on ouvre le recordset contenant la liste des réabonnement en attente n'ayant pas encore fait l'objet d'un envoi
        Set rsReabo = db.OpenRecordset("select * from R_EnvoiPlanning where (EnvoiPlanning2022=False) and nz(Clients_mail,"""")<>"""";", dbOpenDynaset)
     
        If Not rsReabo.EOF Then ' s'il y a des documents à envoyer
     
            If MsgBox("Souhaitez-vous envoyer les documents pour les réabonnements ?", vbYesNo + vbQuestion) = vbYes Then ' si on confirme l'envoi
     
                ' Teste si outlook est ouvert, si pas ouvert le lance :
                If Not IsOutLookRunning() Then
                    Dim oShell As Object
                    Set oShell = CreateObject("WScript.Shell")
                    oShell.Run "outlook"
                    Set oShell = Nothing
                End If
     
                'Assigner l'objet Outlook
                Set objOutLook = CreateObject("Outlook.Application") 'New Outlook.Application
     
                ' création de l'objet FSO
                Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
     
                ' indique le chemin du dossier de destination pour les fichiers générés, si pas de dossier d'enregistré dans la table T_Dossier_Documents,
                ' alors copie le chemin du dossier situé dans le répertoire de la base de données Access
                nomDossier = Nz(DLookup("CheminDossier", "T_Dossier_Documents"), CurrentProject.Path & "\Planning") ' indiquez ici le chemin de votre dossier de destination pour les fichiers pdf
     
                If Dir(nomDossier, vbDirectory) = "" Then  '
                    fso.CreateFolder nomDossier
                End If
     
                Do Until rsReabo.EOF  ' on parcourt la liste des abonnements à renouveler
     
                    NomAbonne = rsReabo!N_Dossier ' on copie le nom complet de l'abonné dans la variable
     
                    ' on copie le chemin complet dans la variable
                    cheminfichier = nomDossier & "\Planning 2022- " & NomAbonne & ".pdf"
     
                    ' ouverture de l'état filtré avec l'identifiant de l'abonné
                    DoCmd.OpenReport "Planning_quotidien", acViewPreview, , "N_Dossier= " & rsReabo!N_Dossier
     
                    ' génération du document pdf à partir de l'état filtré avec l'identifiant de l'abonné
                    DoCmd.OutputTo acOutputReport, "Planning_quotidien", "PDF", cheminfichier
     
                    ' fermeture de l'état
                    DoCmd.Close acReport, "Planning_quotidien"
     
                    ' envoi du message au destinataire
                    If EnvoiEmail(cheminfichier, rsReabo!Clients_mail, rsMsg!ObjetMessage, rsMsg!CorpsMessage, objOutLook) Then ' si l'envoi du mail s'est bien passé
                        rsReabo.Edit
                        rsReabo!DateEnvoiPlanning2022 = Date ' on met à jour le champ DateEnvoiReabo pour indiquer que l'envoi a bien été effectué
                        rsReabo.Update
                    End If
     
                    ' on passe à l'enregistrement suivant
                    rsReabo.MoveNext
     
                Loop
     
                EnvoiDocuments = True ' on indique que les documents ont été envoyés
                MsgBox "Documents envoyés !", vbExclamation ' on affiche un message pour indiquer que les documents ont bien été envoyés
     
            End If
     
        Else ' sinon, si pas de document à envoyer
     
            If Not Automatique Then ' si la fonction ne s'exécute pas à l'ouverture de la base
                MsgBox "Pas de document à envoyer pour les réabonnements !", vbExclamation ' on affiche un message pour indiquer qu'il n'y a pas d'abonnement à renouveler
            End If
     
            EnvoiDocuments = False ' la fonction renvoie False
     
        End If
     
    err_EnvoiDocuments:
     
        ' gestion d'erreur
        If Err.Number <> 0 And Not EnvoiDocuments Then ' si une erreur s'est produite et que les documents n'ont pas été envoyés
            MsgBox Err.Description, vbExclamation ' on affiche le message d'erreur
            MsgBox "Erreur au cours de l'envoi !", vbExclamation
            EnvoiDocuments = False
        End If
     
        ' libère les variables objet
        Set fso = Nothing
     
        If Not (rsMsg Is Nothing) Then
            rsMsg.Close
        End If
     
        If Not (rsReabo Is Nothing) Then
            rsReabo.Close
        End If
     
        Set rsMsg = Nothing
        Set rsReabo = Nothing
     
        Set db = Nothing
        Set objOutLook = Nothing
     
    End Function

  13. #13
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    Par défaut
    je ne vois pas le type de données pour N_Dossier, mais par rapport au message d'erreur, si c'est du texte il faut ajouter des apostrophes:
    Code : Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part
    DoCmd.OpenReport "Planning_quotidien", acViewPreview, , "N_Dossier='" & rsReabo!N_Dossier & "'"
    Quand on est derrière l'écran on n'a aucun clavier sous les mains ...
    ah non ? donc devant l'écran c'est la connectique ?

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