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  1. #1
    Membre du Club
    Acces ou Excel (ou autre ?) pour saisir et éditer des états sur des données simples ?
    Bonjour à tous,

    En quelques mots, je suis dans une petite structure de 3 personnes en tout, on fait du conseil pour des collectivités. On gagne plusieurs fois par an des missions/marchés, qu'on note dans un fichier excel actuellement, du type : nom de la mission | Client | Type de mission | Montant de la mission | Date de début | Date de fin prévue…

    Avec à chaque fois une petite image (le logo de la collectivité).

    Et régulièrement, on doit éditer un dossier de références, c'est à dire extraire certaines missions, ayant moins de 3 ans, et les classer par catégories, etc.
    Or c'est très pénible tel que le fichier Excel a été réalisé, on fait actuellement pour chaque nouveau dossier de référence des copier coller qu'on réorganise en fonction de ce qu'on veut mettre en avant, des types de mission demandées, etc.

    Dans l'idéal, j'avais pensé faire une petite base Access avec nos références, un formulaire pour pouvoir ajouter de nouvelles références, et un formulaire qui sélectionne les critères qu'on veut pour produire un état adapté à notre besoin du moment. Par exemple sélectionner tel et tel type de mission, demander à inclure ou non les références de plus de 3 ans, etc. et qu'un état soit généré avec ces éléments, qu'on peut ensuite sortir en PDF.

    Sachant que l'ajout de référence ou l'édition d'un dossier de référence se fait très ponctuellement, et donc quasi jamais en simultané entre nous tous, en mettant le fichier access sur notre espace partagé, je pense que ça devrait pouvoir fonctionner.

    Seulement, ça nécessite un peu de taf, pour basculer notre dossier en base de donnée (alors que vu le peu de données finalement, un fichier Excel a plusieurs lignes convient bien dans l'idéal,
    voir même un simple Word, c'est uniquement le besoin d'éditer assez facilement un dossier de référence qui pose problème), pour créer un formulaire simple (les deux autres collègues ne connaissent rien en Access / BDD etc. il faut donc que ce soit très basique) et surtout pour faire fonctionner un système d'états conditionnels à partir d'un formulaire de sélection.

    Du coup, je me demande ce qui, d'après vous, serait la solution la plus adaptée. Genre s'il existe une sorte d'équivalent d'états Access pour Excel, ça serait parfait, on pourrait continuer à saisir nos missions sur le même fichier et avec le même format.
    Il y a l'option VBA, j'ai des bases assez solides, mais anciennes, ça nécessiterait certainement un taf assez important.

    Bref, avant de me lancer dans un truc assez complexe, je préfère avoir un regard extérieur, y compris pour me souffler éventuellement des solutions alternatives que je ne connaitrais pas !

    Merci par avance,

    Groflo

  2. #2
    Rédacteur/Modérateur

    Bonjour,

    L'application Access est dédiée au stockage de données, alors qu'Excel est un tableur et un outil de calcul.

    Selon tes besoins et la capacité d'adaptation des futurs utilisateurs de ton outil, voici les choix possibles selon moi (et par ordre de préférence personnelle décroissante)

    - passer 100% Access, données et interface
    - effectuer le stockage des données sous Access, garder les interfaces sous Excel
    - garder 100% Excel, en y ajoutant le nécessaire VBA pour automatiser les tâches les plus fastidieuses


    La problématique de bascule de l'existant d'Excel vers Access n'est pas un gros morceau si tu prends le temps d'analyser ce qui doit bouger
    Cycle de vie d'un bon programme :
    1/ ca fonctionne 2/ ca s'optimise 3/ ca se refactorise

    Pas de question technique par MP, je ne réponds pas

    Apprendre à programmer avec Access 2016 et Access 2019

    Pensez à consulter la FAQ Excel et la FAQ Access

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    Excel et les paramètres régionaux
    Les fichiers Excel binaires : xlsb,

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  3. #3
    Membre du Club
    Merci pour cette réponse.
    L'inconvénient que je vois avec la solution 100*% Access, c'est que ça nécessite, outre le transfert des données Excel vers Access, qui en effet, n'est pas un morceau très compliqué, de créer de*0 un formulaire de saisie, un formulaire de sélection des éléments voulus dans l'état, et un état conditionnel à partir des réponses au formulaire de sélection (et donc j'imagine des requêtes en conséquence).
    Mais autant sur la logique des BDD*et les outils de gestion (Access, PostgreSQL, MSSQL…) je gère à peu près, autant la partie formulaires / états, je pars de 0, de fait ça me semble fastidieux à mettre en œuvre.

    D'après toi, sans y connaitre grand chose sur ces aspects, est-ce jouable, ou est-ce que ça nécessite tout de même un niveau d'apprentissage et de mise en œuvre certain, à mettre en comparaison avec une solution VBA qui ne nécessite finalement (et de façon schématique) qu'un travail sur la création d'une nouvelle feuille dans laquelle copier / coller les éléments existants dans l'ordre souhaité ?

  4. #4
    Rédacteur/Modérateur

    Si tu veux des solutions sans aucun code ou un strict minimum, tu as des solutions web comme Power App, qui se font tres simplement. Les formulaires sont générés automatiquement à partir de ton fichier Excel… Comme tu es en Office 365, tu es dans le cadre
    Cycle de vie d'un bon programme :
    1/ ca fonctionne 2/ ca s'optimise 3/ ca se refactorise

    Pas de question technique par MP, je ne réponds pas

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  5. #5
    Membre du Club
    Citation Envoyé par Jean-Philippe André Voir le message
    Si tu veux des solutions sans aucun code ou un strict minimum, tu as des solutions web comme Power App, qui se font tres simplement. Les formulaires sont générés automatiquement à partir de ton fichier Excel… Comme tu es en Office 365, tu es dans le cadre
    Effectivement je n'avais pas trop regardé de ce côté là, j'avais en tête que les powerapp étaient payantes. Mais non, en tout cas c'est dans ma formule.
    Mais il me semble y avoir une belle courbe d'apprentissage.

    Je regarderai pour l'avenir, mais là, j'ai pu faire quasiment ce que je voulais avec du VBA en fait, donc je vais finalement rester sur cette option. Merci en tout cas pour ces échanges.