Discussion :

[gwyren]

Bonsoir,
Je suis infirmier anesthésiste et j'ai une mission quelque peu particulière qui relève du médico-légal.
Moi et mes collègues administrons des drogues d'anesthésie et certaines relèvent de la catégorie stupéfiants. Jusqu'à présent la tracabilité se faisait sur feuille papier (un tableau pour chaque drogue déposé dans la pharmacie du bloc). Malgré la vigilance de chacun, certaines ampoules sont oubliées ou non tracées, ce qui provoque des litiges avec la pharmacie centrale qui réclame à la cadre une liste bien définie contenant pour chaque drogue administrée (Date, Nom du patient, nombre d'ampoules administrées, prescripteur, et infirmiere).
Ma mission est de créer une version dématérialisée. Jusque là, pas de problème, un fichier excel.... MAIS:
il faudrait pouvoir tracer les drogues directement depuis la salle de bloc (il y en a 15....).
J'ai d'abord pensé faire un classeur excel pour chaque salle avec un onglet par drogue. Et croiser le tout sur un tableau dynamique croisé.... Impossible: les tcd me livrent des valeurs inexploitables.
J'ai pensé faire un formulaire qui simplifirait la tracabilité, seulement la fonction partage ne prend pas en charge les differentes macros que j'ai créées....
Alors j'ai pensé faire un classeur par salle qui enverrait les differentes informations tracées vers un classeur différent sur le réseau de l'hopital. Ainsi plus de problème pour le partage car pas de travail simultané par les différents professionnels sur les pc en salle.

J'arrive au bout de mon latin et commence à m'arracher les cheveux .... Je suis déjà dégarni, je cherche donc des idées pour ménager mon capital capillaire cranien.
Je vous joins un classeur Excel pour que vous puissiez voir de quoi il s'agit.
J'ai retiré les macros car peu importantes pour la compréhension de la requete....
Je vous remercie parvance pour toutes les idées (enfin mes cheveux aussi )
PS: Je travaille sur Office 2019 sur Mac et par émulation sur Win10. L'hopital est basé sur Win7 et Excel 2013....

[78chris]

Bonjour

L'idéal serait un classeur Excel par salle et la consolidation par PowerQuery (en add on sur 2010 et 2013, intégré à partir de la version 2016 Windows)

Seul le poste qui consolide a besoin de l'installer si add on

Mettre chaque onglet tableau sous forme de tableau serait un plus https://fauconnier.developpez.com/tu...ux-structures/

[Menhir]

Base de données + multi-utilisateurs = SGDB

Ce qu'il te faut, ce n'est pas un tableur comme Excel mais un gestionnaire de base de données comme Access ou Open Base.
Pour opérer, on utilise un bistouri pas un couteau suisse. Certes, le couteau suisse est un outils intéressant (j'en ai toujours un dans la poche) mais quand il s'agit de faire un travail spécifique, délicat et propre, on utilise l'outil spécifique adapté.

Excel, c'est comme le couteau suisse : c'est facile à utiliser, c'est pratique, accessible et ça sait faire une grande variété d'applications (les diverses demandes de ce forum le prouvent tous les jours).
Mais pour faire du travail sérieux, surtout dans un domaine aussi sensible que celui dont il est question ici, il faut investir un minimum de temps de formation et de développement pour passer sur une vraie base de donnée.
Il ne serait pas sérieux de te donner un autre conseil.

[Igloobel]

Bonjour à tous,

Je suis de l'avis de Menhir

Il faut faire une Base de données, j'ai déjà fais une base multi-utilisateurs, et même si c'est une structure un peu particulière c'est stable et bien géré (même une saisie simultanée ne lui fait pas peur )

j'ai deux conseils :

Premièrement : D'abord trouver un stagiaire un peu débrouillard pour que cela avance vite (tu as d'autres choses à faire sans vouloir te vexé )

Deuxièmement : ATTENTION à la sécurité des données nommer expressement un patient par son nom et son prénom risque de ne pas plaire à la CNIL !!!
Je pense qu'un N° de patient devrait suffire.

J'ai regardé ton fichier Excel parce que ce sujet me pationne (ma femme est Manip en radiologie ... dans un hopital, donc je vois très bien que quoi l'on parle )

et lorsque j'ai vu ton formulaire et ta liste de données cela ne m'a fait que me conforter dans le fait que cela doit se gérer par un SGBD

[Menhir]

Premièrement : D'abord trouver un stagiaire un peu débrouillard pour que cela avance vite

Sans oublier de lui demander de faire une documentation (une doc utilisateurs et une doc maintenance, les deux étant très différents) et qu'il soit sérieusement suivit par quelqu'un en interne pour pouvoir continuer à faire vivre le bouzin après le départ de son créateur.

[gwyren]

Merci pour vos réponses. Malheureusement au niveau de l'établissement, l'utilisation d'une banque de données n'est autorisée que pour le bureau des entrées et la drh. Donc niet pour la base de données.
Ensuite, au bloc on n'a pas de stagiaires, on a des étudiants qui sont juste là pour apprendre la chirurgie ou l'anesthésie, donc pas ce type de "ressource" non plus.
Ensuite la sécurité des données, chez nous les données sont nominatives, comme les prescriptions, c'est légal, elle doit contenir le nom du patient et reste confidentielle, seuls les intervenants sont habilités à y accéder. Donc le CNIL ici n'est pas concerné car géré par d'autres lois. Mais merci pour la leçon....
J'ai réfléchi par contre à la solution d'un formulaire dont les macros seraient inter classeurs ainsi le problème serait résolu.
Quelqu'un sait comment rédiger une macro inter classeur?
Merci par avance....

Oui, merci j'y avait pensé, mais il y a un problème de mise à jour... C'est resté un échec, malheureusement.
Sur Excel, j'ai pensé faire un formulaire avec des macros inter classeurs, ça serait possible?

[Menhir]

J'ai réfléchi par contre à la solution d'un formulaire dont les macros seraient inter classeurs ainsi le problème serait résolu.
Quelqu'un sait comment rédiger une macro inter classeur?

Sans vouloir être désobligeant, j'ai l'impression que la seconde phrase diminue grandement la crédibilité de la première phrase pourtant pleine d'assurance.
Sincèrement, faire du multi-utilisateur avec Excel, c'est mauvais pour la santé : stress, angoisse et énervement garantis.

Juste par curiosité : pourquoi les SGBD sont-ils interdit dans ton service ? Si c'est une question de coût, ça peut s'arranger...

[gwyren]

Sans vouloir être désobligeant, j'ai l'impression que la seconde phrase diminue grandement la crédibilité de la première phrase pourtant pleine d'assurance.
Sincèrement, faire du multi-utilisateur avec Excel, c'est mauvais pour la santé : stress, angoisse et énervement garantis.

Juste par curiosité : pourquoi les SGBD sont-ils interdit dans ton service ? Si c'est une question de coût, ça peut s'arranger...

Eh bien franchement, je suis quelque peu décu, comme je l'ai indiqué je suis novice, alors ce genre de réflexions, c'est pas cool.
Excel est le seul outil auquel nous ayons accès....

Ensuite comme tout le monde le sait, l'hôpital n'a pas d'argent, donc "Si c'est une question de coût, ça peut s'arranger", et bien non.
Nous ne sommes pas considérés comme des services administratifs, donc aucun accès aux logiciels de base de données. Une base de donnée serait un outil surdimensionné car il y a une remise à zéro toutes les deux semaines, donc pas besoin de gros fichiers ou de base de données montrueuses comme celle du bureau des entrées (des milliers de patients). Le volume d'ampoule maxi est de 500 sur deux semaines. Le stock est renouvelé toutes les 2 semaines. Donc une fois la tracabilité actée, elle est détruite.... Donc pas besoin de grosse basse de données.

[Menhir]

Eh bien franchement, je suis quelque peu décu, comme je l'ai indiqué je suis novice, alors ce genre de réflexions, c'est pas cool.

C'était juste une plaisanterie. C'est pour ça que j'ai mis un .

Ensuite comme tout le monde le sait, l'hôpital n'a pas d'argent, donc "Si c'est une question de coût, ça peut s'arranger", et bien non.

Ce que je voulais dire, c'est qu'il existe des solutions gratuites comme Open Base ou Libre Base, les équivalents d'Access respectivement dans Open Office et Libre Office.

pas besoin de gros fichiers ou de base de données montrueuses

Ici, ce n'est pas une question de taille mais de fonctionnalité et de fiabilité.
Tu aurais parlé d'un fichier Excel manipulé par un utilisateur à la fois, ça ne posait pas de problème.
Dans son concept de base, Excel n'est pas fait pour le multi-utilisateur (ni multi-fichiers, ni multi-cession, ni autre "multi").
Il y a bien eu des bricolages qui ont été rajoutés au fil des années pour tenter de palier ces défaut, mais ils ne sont pas totalement fiables.

Par contre, les SGBD, de part leur conception, ont de tout temps été conçus pour assurer ce besoin.

Les SGBD d'Office (quelque soit le "Office" en question) n'ont rien de monstrueux.
Certes, ce n'est pas aussi accessible que Excel ni aussi intuitif, mais ça n'a rien à voir avec des Oracle ou autres systèmes réservés à des développeurs professionnels.

Cela dit, tout ceci n'est que conseils issu des expériences de chacun.
A toi de faire ton propre jugement pour acter de leur pertinence ou non.

[gwyren]

Nous n'avons pas le droit d'installer quoi que ce soit sur les ordinateurs, donc là encore un blocage... J'ai pourtant essayé de negocier avec le service informatique.

Quant à l'idée du formulaire, je pense que je me suis mal expliqué (désolé le francais n'est pas ma langue maternelle). Ce que je voulais dire, c'est avoir un formulaire excel bien défini sur chaque poste qui envoie les données sur un seul et même fichier central mais pas dans le même classeur. Ainsi nous resterions dans le dommaine du mono-utilisateur.

[78chris]

RE

Oui, merci j'y avait pensé, mais il y a un problème de mise à jour... C'est resté un echec, malheureusement.
Sur Excel, j'ai pensé faire un formulaire avec des macros inter classeurs, ca serait possible?

Non avec PowerQuery aucun problème de mise à jour. C'est bien plus optimisé que le VBA pour traiter des données puisque cela utilise une logique base de données.

Si tu cherches des posts sous mon nom avec PowerQuery tu pourras voir que plusieurs demandes sont largement satisfaites par cet outil...

[Menhir]

Quant à l'idée du formulaire, je pense que je me suis mal expliqué (désolé le francais n'est pas ma langue maternelle). Ce que je voulais dire, c'est avoir un formulaire excel bien défini sur chaque poste qui envoie les données sur un seul et même fichier central mais pas dans le même classeur. Ainsi nous resterions dans le dommaine du mono-utilisateur.

Une solution pourrait être que chaque utilisateur fasse ses enregistrements dans un fichier nominatif individuel et qu'ensuite une consolidation soit faite en "concaténant" l'ensemble des fichier en un seul et en remettant au passage les fichiers individuels à blanc.
S'il n'y a pas trop d'intervenants, ça peut se faire à la main. Sinon, une petite macro assez simple peut s'en charger.

Ce serait sans doute plus simple que de créer des formulaires.

[gwyren]

Une solution pourrait être que chaque utilisateur fasse ses enregistrements dans un fichier nominatif individuel et qu'ensuite une consolidation soit faite en "concaténant" l'ensemble des fichier en un seul et en remettant au passage les fichiers individuels à blanc.
S'il n'y a pas trop d'intervenants, ça peut se faire à la main. Sinon, une petite macro assez simple peut s'en charger.

Ce serait sans doute plus simple que de créer des formulaires.

Oui, j'y avais pensé, mais je n'ai pas reussi à le faire. ou Excel me dit que aucun des fichiers n'a été consolidé ou en essayant autrement impossible d'obtenir le résultat voulu.
J'ai même essayé de faire des Tabeaux Croisés Dynamiques mais le résultat est peu probant: toutes les données sont mélangées et je ne vois pas comment y remedier.

En passant par un formulaire j'ai lu sur des forums de chez moi qu'on pouvait ecrire une macro du style:
Case B1 du fichier "formulaire.xlm" copier valeur dans case C2 du fichier "Tracatox.xlsm"
ou un truc du genre.
J'ai pu le faire d'une feuille à l'autre, dans un même classeur, mais puis je le faire vers un autre classeur?

[Escapetiger]

Base de données + multi-utilisateurs = SGDB

Ce qu'il te faut, ce n'est pas un tableur comme Excel mais un gestionnaire de base de données comme Access ou Open Base.
Pour opérer, on utilise un bistouri pas un couteau suisse. Certes, le couteau suisse est un outils intéressant (j'en ai toujours un dans la poche) mais quand il s'agit de faire un travail spécifique, délicat et propre, on utilise l'outil spécifique adapté.

Excel, c'est comme le couteau suisse : c'est facile à utiliser, c'est pratique, accessible et ça sait faire une grande variété d'applications (les diverses demandes de ce forum le prouvent tous les jours).
Mais pour faire du travail sérieux, surtout dans un domaine aussi sensible que celui dont il est question ici, il faut investir un minimum de temps de formation et de développement pour passer sur une vraie base de donnée.
Il ne serait pas sérieux de te donner un autre conseil.

(.../...)

Eh bien franchement, je suis quelque peu décu, comme je l'ai indiqué je suis novice, alors ce genre de réflexions, c'est pas cool.
Excel est le seul outil auquel nous ayons accès....

On est dans un cas typique de Shadow IT particulièrement dangereux vu le contexte. On ne s'improvise pas informaticien comme on ne s'improvise pas infirmier anesthésiste n'est ce pas ?

Voici, ci-dessous, un sujet de 2016 qui explique le distingo entre le tableur (Excel chez toi) et la base de donnée (avec certaines dérives habituelles rencontrées):

Le logiciel de bases de données le plus utilisé au monde n'est pas un logiciel de bases de données.
Sujet : Débats sur le développement - Le Best Of

ps:
Entre l'Hôpital qui "n'a plus un rond" (cf. supra la DSI), la Chef de service qui parle de bidouiller une solution, la seule solution qui vaille est de remonter l'information par écrit sur ce besoin vital.

De mon point de vue et par expérience, je considère que que ce n'est pas de ton périmètre de responsabilité et que tu pourrais éventuellement avoir des soucis sérieux en cas de dysfonctionnement de ta solution informatisée.

A bon entendeur,

[gwyren]

Merci pour ta réponse, mais je n'ai pas besoin de ce genre de critique mais d'une solution.

[Menhir]

Oui, j'y avais pensé, mais je n'ai pas reussi à le faire. ou Excel me dit que aucun des fichiers n'a été consolidé ou en essayant autrement impossible d'obtenir le résultat voulu.

Si tu ne montres pas ce que tu as fait, difficile de savoir ce que tu as pu faire comme erreur.

En passant par un formulaire j'ai lu sur des forums de chez moi qu'on pouvait ecrire une macro du style:
Case B1 du fichier "formulaire.xlm" copier valeur dans case C2 du fichier "Tracatox.xlsm"
ou un truc du genre.

Il n'empêche que pour écrire dans le fichier de destination, il va falloir l'ouvrir et que si deux personnes le font en même temps, ça va créer un conflit (au sens informatique, bien sûr) qui est complexe à géré en VBA.
A moins de passer par des méthodes se rapprochant de bases de données (voir le lien ci-dessous) mais je doute que ce soit à la portée d'un débutant.
http://silkyroad.developpez.com/VBA/ClasseursFermes/

La méthode que je proposais me semble bien plus simple : que chacun fasse ses saisies dans son fichier personnel et, une fois par semaine, regrouper ces fichiers en un seul par un simple copier/coller.

[gwyren]

Je suis au travail, je te réponds rapidement. Oui je vais inclure les fichiers ce soir dans la discussion. Moi je mon côté je vais relancer le service informatique pour qu’ils me laisse utiliser access ou un autre logiciel de base de données. Je me dis qu’il vaut mieux aller sur un logiciel un peu plus pro... mais ca ne dépend malheureusement pas de moi... la discussion va être serrée.

[Menhir]

je vais inclure les fichiers ce soir dans la discussion.

Beaucoup de participants n'ouvrent pas les fichiers joints.
Je te conseille donc plutôt de montrer ton code entre balises CODE (l'icone # dans l'éditeur de messages) et des copies d'écran.

Moi je mon côté je vais relancer le service informatique pour qu’ils me laisse utiliser access ou un autre logiciel de base de données. Je me dis qu’il vaut mieux aller sur un logiciel un peu plus pro... mais ca ne dépend malheureusement pas de moi... la discussion va être serrée.

Je pense aussi que ce serait plus propre.
Mets en avant les problèmes de sécurité et fiabilité.
Bon courage et bonne chance.

[gwyren]

Lol, merci... je viens de relancer le directeur du service informatique. C’est limite du harcèlement mais peut-être que qu’à force il lâchera quelque chose.... à voir. Si il accepte j’aurai certainement besoin d’un ou deux petits conseils si j’ai gain de cause... SI.... merci en tout cas

[Menhir]

Si il accepte j’aurai certainement besoin d’un ou deux petits conseils

Passer aux bases de données a indéniablement un coût en temps de formation et implique une certaine réflexion préalable avant de commencer la construction.

Pour info, ce forum possède aussi une rubrique Access : https://www.developpez.net/forums/f4...office/access/
Des tutoriels Access : https://access.developpez.com/cours/
Ainsi qu'un FAQ, des sources, etc.

Ainsi qu'une rubrique plus modeste pour les Offices libres : https://www.developpez.net/forums/f1...e/bureautique/