Discussion :

[AidezMoiSvp]

Bonjour à tous,

Je viens de récupérer un fichier excel qui servait de fichier "contacts".

Un contact peut être membre de plusieurs groupes. Il y a une feuille de calcul par groupe. Si un contact est dans plusieurs groupes, on le retrouve donc dans plusieurs feuilles de calcul.

Bien évidemment, il y a des erreurs (les adresses ne sont parfois pas les mêmes pour un même contact selon le groupe dans lequel on se trouve, parfois son mail n'apparait pas...).

Je ne sais pas trop comment m'y prendre pour recompiler tout ça correctement.

Est-il possible qu'access me simplifie la tâche ? (parce que le faire manuellement... ça va me prendre du temps et je risque de faire également des erreurs).

Pour le moment je fusionne toutes les données de chaque feuille de calcul... c'est sympa...

Merci !

[marot_r]

Bonjour.

Oui Access peut sans doute t'aider
Le point important est : as-tu un identifiant unique qui te permet d'identifier tes contacts ?
Aussi ce serait bien si tu avais un identifiant unique de groupe.

Et peux-tu poster la structure actuelle de tes données ?

J'imagine que c'est quelque chose comme :

Groupe
IdContact
Nom Contact
Prenom Contact
Tel
Courriel

N'est-ce pas ?

Et combien as-tu de groupes ?

A+

[AidezMoiSvp]

Bonjour.

Oui Access peut sans doute t'aider
Le point important est : as-tu un identifiant unique qui te permet d'identifier tes contacts ?

Non je n'ai rien... Je pensais commencer par là justement. Mais je dois d'abord compiler les différentes feuilles contenant les groupes.

Aussi ce serait bien si tu avais un identifiant unique de groupe.

Idem. Je vais devoir le faire manuellement.

Et peux-tu poster la structure actuelle de tes données ?

Structure actuelle (après avoir compilé les feuilles excel parce qu'évidemment, selon les feuilles, la présentation n'est pas la même... parfois c'est "nom, prénom, qualité..." parfois "civilité, nom, prénom..." parfois avec d'autres colonnes en plus genre "mail", "info complémentaire"...

J'imagine que c'est quelque chose comme :

Groupe
IdContact
Nom Contact
Prenom Contact
Tel
Courriel

N'est-ce pas ?

Tu parles du fichier excel ou de la création des tables dans access ? Mon fichier excel se construit comme ça :

• groupe principal
• sous-groupe
• civilite
• prenom
• nom
• adresse
• tel
• courriel

Et combien as-tu de groupes ?

J'ai une cinquantaine de groupes et environ 300 acteurs.

A+

[marot_r]

Bonjour.

Si tu as des répétitions dans tes structures (par exemple pour un groupe donné, tu as TOUJOURS Civilté, Nom, Prénom tu peux envisager de faire des traitements "par lot". Pour ces données tu vas faire une transformation et pas pour les autres.

Ceci dit avec seulement 300 noms et un traitement que tu ne fait qu'une seule fois, peut-être qu'un traitement manuel dans Excel avant serait le plus simple. Personnellement c'est ce que je ferais.

Tu "normalises" tes données dans une seule feuille, c-à-d que tu crées une feuille qui contient toutes les colonnes nécessaires pour mettre tes différents types d'information de tous tes groupes.
Pour rapatrier tes données dans cette feuille tu peux utiliser des formules (='TaFeuilleSource'!A2) qui t'évite les copier/coller manuels toujours risqués quand on fragmente des lignes de données.

Après tu tries tes données sur le Nom Prénom (tel qu'il est) et tu crées de nouvelles colonnes où tu découpent les informations selon ce qui est nécessaire, donc une colonne Nom, Un colonne prénom, un colonne civilité, etc.
Là aussi si tu peux avoir une batterie de formule pour découper selon la structure de tes données initiales. L'humain est meilleur que la machine pour identifier les répétitions.
Tu peux répéter cela pour les autres info comme les adresses.

Une fois tes données normalisées et découpées tu peux en triant sur les colonnes Nom et Prénom, Groupe, Sous-Groupe repérer les données qui vont ensemble et établir la liste des personnes et leur attribuer un identifiant unique (ex : un numéro séquentiel personne).

Pour migrer vers Access, il te faudra charger les personnes, les groupes et sous-groupes puis charger les appartenances des personnes au groupe.

Si tu mets un index unique dans ta table (ex sur le nom du groupe pour la table des groupes) tu n'as même pas à grouper tes données dans la source, Access refusera les données en double et ne gardera qu'un seul exemplaire de l'information.

A+

[chrtophe]

J'ai une cinquantaine de groupes et environ 300 acteurs.

Donc si j'ai bien compris tu as 50 onglets ? et chaque onglet représente un groupe

Sur le principe :
- j'importerais chaque onglet Excel dans une table Access, ceci permettra de voir rapidement si certaines lignes du tableaux Excel posent problème à l'import
- J’effectuerais une requête en ajout pour intégrer le nom du groupe à tous les éléments de la table, ceci dans une colonne supplémentaire
- Je regrouperais ensuite tous ces éléments dans une seule table globale et supprimerais ensuite les autres tables
- je ferais une requête de recherche en doublon pour voir les enregistrements en doublons et choisir rapidement ceux à supprimer (ex : 2 lignes identiques avec une seule avec adr mail)
- remplacerais ensuite les champs correspondant à des résultats de calculs par les dits calculs refait depuis une (ou plusieurs) requête(s) . Puis ferais ensuites les formulaires.

Tout ceci reste assez facile à faire. C'est automatisable mais demande du travail (et pas forcément facile), intéressant si beaucoup d'onglets et ça te permet de rester en prod sur Excel tant que t'es pas prêt avec Access.