Créer une application de gestion d'associations

**Lorraine45** · 16/04/2019, 09h35

Bonjour,

Je suis chargée de missions dans une fédération qui accompagne les administrateurs d'une quarantaine d'associations (au niveau administratif, vie associative, communication...). Mon chef m'a lancé un défi : créer une application de gestion de ces associations sur Access.

Cette application devrait nous permettre de :

Ajouter / Modifier un membre
Ajouter/ Modifier une association (création d'asso, dissolution..)
Gérer les fonctions (président, trésorier...) par associations
Garder un historique des mandats => lorsque j'ouvre la fiche asso, j'aimerais avoir la possibilité de cliquer sur un bouton historique me permettant de rechercher par exemple qui était le président de cet asso en 2010)
Modifier automatiquement la fonction => Lorsque j'ajoute un nouveau président dans une asso, je voudrais que le mandat de l'ancien président passe dans l'historique
Supprimer un membre dans une asso tout en gardant son historique de mandat
Rechercher : un membre, une asso, une fonction => lorsque je cherche une asso je souhaite que tous ses membres et leurs coordonnées s'affichent, idem lorsque je cherche une fonction ex : tous les présidents des assos et leurs coordonnées
Archiver des comptes-rendus par asso => lorsque nous rencontrons une asso, nous faisons un compte rendu, l'idée étant de retrouver ce compte rendu directement dans les archives de l'asso
Envoyer mail/document à toutes les asso, par secteur (nos assos sont divisées en 2 secteurs), par fonction (qu'aux présidents,...) => idéalement un choix multiple

Voilà, je sais que c'est un projet ambitieux qui ne va pas se faire en claquant des doigts, d'autant que je suis relativement débutante (mais j'apprends vite!).

Pour le moment j'ai créé les tables suivantes :

Membres : NumAuto, Civilité, Nom, Prénom,...
Fonctions : NumAuto, Membres, Type Fonction, Date début, Date fin de mandat
Type Fonction : NumAuto; Type Fonction
Associations : NumAuto, Membres, Nom_Asso
Nom_Asso : NumAuto, Nom Asso, Etat Asso (actives, en sommeil, dissoute), Secteur Asso (répartie en 2 secteur), RT (réunion de terroires réparties en 3 territoires)

J'ai relié les table entre elles comme ceci :

Nom : Relations.JPG
Affichages : 939
Taille : 53,7 Ko

Avant d'aller plus loin, pouvez-vous me dire si je suis sur la bonne voie?

Par la suite, je voudrais créer des formulaires de sorte à développer une interface de navigation simple d'utilisation pour mes collègues (2 voire 3 personnes max seront amenées à utiliser cette application, mais je veux travailler sur le long terme en pensant à ceux qui nous remplacerons un jour, le turnover étant assez important).
Mais c'est là que je coince.

Dans quel ordre créer mes formulaires et comment les associer entre eux? Je n'arrive pas à trouver une logique. C'est pourquoi je fais appel à vous. Quelqu'un pourrait-il m'aider?
Je ne souhaite pas qu'on fasse à ma place, j'aimerais vraiment apprendre et réussir à aller jusqu'au bout du défi, même si cela doit prendre beaucoup de temps.

Merci à ceux qui ont eu le courage de me lire jusqu'au bout et merci d'avance pour vos retours.

**madefemere** · 16/04/2019, 14h14

Bonjour,

Ce que tu présentes est effectivement un bon début à mon avis.
Personnellement, je rajouterais :
1- une table des villes (idville ; nomville) pour éviter les erreurs et différences dans les saisies. Modifier de ce fait Membres_ville par idville_FK dans la table Membres.
Ensuite,
2- Peut-être créer une table pour les numéros de téléphone ? peut-être qu'un membre peut avoir plus que le fixe et le mobile avec un champ activé (oui/non) ou des dates d'appartenance ?
3- De même pour les mails ?
4- ensuite pour ces 3 champs : Etat Asso (actives, en sommeil, dissoute), Secteur Asso (répartie en 2 secteur), RT (réunion de terroires réparties en 3 territoires), j'aurais créer une table de chaque et y faire référence dans la table Asso.

Si tu débutes sous Access, il faut commencer par les formulaires basés sur les tables simples sans dépendances. Je dirais des formulaires pour ajouter, modifier, supprimer des valeurs dans les tables "Type Fonction", "Ville", "Etat_Asso", "Secteur_Asso", "Reunion_territoire".

Après, tu peux t'attaquer aux formulaires basés sur les tables qui dépendent d'autres tables.

La présentation dépendra surtout de ton besoin (quel formulaire on accède le plus souvent, etc...) et de ton feeling.

Cordialement.

**Ric500** · 17/04/2019, 09h15

Bonjour,

Ton besoin me parle puisque j'ai développé 2 softs dans ce domaine sur une période de plusieurs décennies: le soft de la FFVL (Fédération Française de Vol Libre, asso 1901) et récemment R² Gescom, une appli/couteau suisse initialement destinée à une asso d'aide à la personne.
Je ne puis évidemment pas te donner l'intégralité de ces applis puisque tu désires maîtriser ton code, chose très honorable. Par contre si je puis t'être d'une aide quelconque côté analyse, je suis à ta disposition.
Parmi les fonctionnalités que je te conseille fortement, la GED (Gestion Electronique de Documents) me paraît indispensable pour des associations croulant sous le papier et les archives. A ce titre je te propose de regarder les vidéos de R² Gescom ici, vidéos de 10 mn chacune au maximum et regroupées par fonctionnalités. Je te conseille également de t'inspirer, pourquoi pas, de la fonctionnalité "eMailing" de R² Gescom, ainsi que de l'archivage automatique de toutes les éditions, mails, RdV... en GED.
Pour ton besoin d'analyse organique, je rejoins madefemere concernant les tables villes, j'en ai une à ta disposition si besoin regroupant 50 000+ communes avec leurs CP...
Cordialement, bon courage pour la suite!

**Lorraine45** · 17/04/2019, 11h38

Bonjour,

Merci à vous deux pour vos réponses ! C'est super gentil !

J'ai pris en compte vos suggestions et ajouté :

une table ville
une table Etat_Asso
Une table RT (réunion de territoire)
Une table Secteur

Cela me donne les relations suivantes :
Nom : Relations2.JPG
Affichages : 856
Taille : 72,1 Ko

Qu'en pensez-vous?

madefemere

2- Peut-être créer une table pour les numéros de téléphone ? peut-être qu'un membre peut avoir plus que le fixe et le mobile avec un champ activé (oui/non) ou des dates d'appartenance ?
3- De même pour les mails ?

Créer une table téléphone et une table mail faciliterait les modifications de contacts? En fait je ne comprends pas bien en quoi cela peut être intéressant? Pourrais-tu m'éclairer?

Ric500

Parmi les fonctionnalités que je te conseille fortement, la GED (Gestion Electronique de Documents) me paraît indispensable pour des associations croulant sous le papier et les archives. A ce titre je te propose de regarder les vidéos de R² Gescom ici, vidéos de 10 mn chacune au maximum et regroupées par fonctionnalités.

Cela me paraît effectivement super, je vais aller regarder tout ça. Merci beaucoup !

Pour les formulaires j'ai créé comme suggéré :

un Etat_Asso
un Ville
un Secteur
un RT
un Nom_Asso
un Type_Fonction

Pour le formulaire Membres, plusieurs tables sont liées, faut-il que je crée une requête ? Et ensuite faire le formulaire en partant de la requête?
Aussi, dans mon interface j'aimerais qu'il y ait deux possibilité : consulter les membres ou ajouter/modifier les membres. Du coup faut-il que je crée 2 formulaires? Un de consultation (qui serait lié à une fiche association) et un de modification?

Je ne sais pas si je suis très claire dans mes questions...

En tout cas un grand merci pour votre précieuse aide

Cordialement.

**Ric500** · 17/04/2019, 11h54

Pour le formulaire Membres, plusieurs tables sont liées, faut-il que je crée une requête ?

Pas forcément nécessaire si tu mets pour les champs comportant des clés externes des listes déroulantes portant, elles, sur des requêtes (tu pourrais y gérer les créations dynamiques sur absence dans la liste ou sur double clic) et garder la colonne clé externe dans une colonne 0 de largeur 0 avec les libellés des tables jointes en colonne 1, 2,...

Aussi, dans mon interface j'aimerais qu'il y ait deux possibilité : consulter les membres ou ajouter/modifier les membres.

Tout peut dépendre de l'appel de ton formulaire: depuis un formulaire menu principal ou depuis un ruban (si tu débutes, je te conseille la première solution): si tu y détailles les options (lecture/modif-ajout) le formulaire peut-être appelé sur différents modes et ainsi tu ne travailles que sur 1 seul form.

**Lorraine45** · 17/04/2019, 12h58

En fait je n'arrive pas à créer mon formulaire "membres" avec mes tables "membres" et "ville".
Dans ma table ville il y a : le nom des villes et leur code postal (j'ai rempli ma table avec les villes de mon département car cela est suffisant, je n'ai pas besoin de toutes les villes de France)

Comment faire pour que dans mon formulaire "membres" la table "ville" apparaisse ?
Aussi, est-il possible d'envisager que le formulaire propose automatiquement les villes correspondants au code postal saisi ? Et inversement, que le code postal se mette automatiquement lorsque le nom de la ville est saisi?
J'avais bien envisagé de faire une liste déroulante, mais avec plus de 300 villes ça ne va pas être pratique lors de la saisie..

**Ric500** · 17/04/2019, 13h38

Tu peux t'inspirer pour ton formulaire membres de l'exemple ci-joint.
Regarde les propriétés du contrôle CP (y-compris sa propriété After_Update.) Formulaire.rar

**madefemere** · 17/04/2019, 14h10

Bonjour,

Créer une table téléphone et une table mail faciliterait les modifications de contacts? En fait je ne comprends pas bien en quoi cela peut être intéressant? Pourrais-tu m'éclairer?

La structure de ta table Membres actuelle ne te permet pas d'avoir pour 1 membre plus de 2 numéros de téléphone ou plus d'un mail.
Avoir une table téléphone avec les champs : Idmembre_FK, Numtel, typetel (mobile ou fixe), activé ne te limite pas dans le nombre de numéro de téléphone à enregistrer pour chaque membre.
De même pour les adresses mail.

A toi de voir pour ton contexte. Nous ne sommes là pour les conseils

Cordialement.

**Lorraine45** · 17/04/2019, 15h18

Ric500

Tu peux t'inspirer pour ton formulaire membres de l'exemple ci-joint.
Regarde les propriétés du contrôle CP (y-compris sa propriété After_Update.)

Super j'ai mis du temps à tout comprendre mais j'ai réussi merci ! Du coup je peux opter pour la même procédure pour associer un membre à une asso et à la fonction qu'il occupe, non?

madefemere

La structure de ta table Membres actuelle ne te permet pas d'avoir pour 1 membre plus de 2 numéros de téléphone ou plus d'un mail.
Avoir une table téléphone avec les champs : Idmembre_FK, Numtel, typetel (mobile ou fixe), activé ne te limite pas dans le nombre de numéro de téléphone à enregistrer pour chaque membre.
De même pour les adresses mail.

A toi de voir pour ton contexte. Nous ne sommes là pour les conseils

Ok je vois. Je ne pense pas que ce soit nécessaire pour la fédération. Enfin, je vais y réfléchir quand même.

Merci pour tous ces conseils qui m'aident beaucoup !

J'avance lentement, mais sûrement !

**Jean-Philippe André** · 17/04/2019, 21h54

Salut,

à toute fin utile :
https://claudeleloup.developpez.com/...s/association/

**Lorraine45** · 18/04/2019, 07h57

Jean-Philippe André

Salut,
à toute fin utile :
https://claudeleloup.developpez.com/...s/association/

Merci, je l'avais déjà trouvé.

Ce tuto est en permanence ouvert sur mon navigateur afin de m'en inspirer !

**Lorraine45** · 23/04/2019, 08h03

Bonjour,

Merci pour tous vos conseils. Je vais pouvoir avancer sur ce projet. J'estime que le sujet principal est résolu, j'ouvrirais une discussion plus spécifique si besoin lors des prochaines étapes.
Encore merci =D

Créer une application de gestion d'associations [AC-2013]

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